南方技师学院深圳分校报销费用管理细则定稿.docx

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南方技师学院深圳分校报销费用管理细则定稿

广东省南方技师学院深圳分校

费用报销管理细则

一、目的：

为了完善预算管理制度，合理控制费用开支，降低成本，提高工作效率，达到费用控制的规范化。

二、范围：

符合教学工作及其他经营需要的差旅费、业务招待费、通讯费、办公费、低值易耗品、物料消耗、汽车费用以及其他与经营活动有关的费用支出。

（一）差旅费

1、公司员工出差，必须详细填写《出差申请单》（见附表一），经部门主管审核、校长审批后办理出差借款手续，无《出差申请单》或者不符合审批程序，不予借款或报销差旅费。

2、差旅费报销标准如下表：

（教职员工市外出差）

职务

交通工具

住宿标准（元/天）

餐费补贴（元/天）

交通费

备注

飞机

火车

轮船

汽车

一类城市

二类城市

三类城市

校长

普通舱

硬卧/软座

二等舱

按实

报销

300

200

150

40元／天

早：

10元

中：

15元

晚：

15元

按实报销

部门主管

普通舱

硬卧/软座

二等舱

按实

报销

200

150

120

乘飞机需经董事长批准

职员

普通舱

硬卧/硬座

三等舱

按实

报销

180

130

100

乘飞机需经董事长批准

说明：

（1）、一类城市：

北京、上海、广州、深圳、天津、重庆

（2）、二类城市：

省会及地级市

（3）、三类城市：

除一、二类以外的城市。

（4）、招生老师按“招生协议书”条款执行，不适用上述差旅费报销标准。

（5）、交通费是指：

出差地点市内交通费，交通工具仅限公汽、中巴、地铁，特殊情况需要乘坐出租车的，需经董事长批准。

（6）同性别的人员出差时按二人一间报销住宿费，同性别不同级别的人员住宿标准按较高级别标准执行。

3、出差员工应在返回学校后5天内，办理差旅费报销的有关手续。

报销完毕后未缴清借款，在当月工资中扣清。

4、住宿费超过标准部分不予报销，在亲友家投宿按住宿补助标准给予50％的补助。

在火车、轮船、汽车上过夜，按每夜给予50元在途补助。

5、连续乘硬座超过8小时按硬座票价给予50％补贴。

6、伙食补助，若有按规定发生的业务招待费，在报销时按实际发生次数扣除每餐伙食补助。

7、外出参加会议，交纳会议费用中包括吃、住、交通费用的，不再报销住宿费用及会议期间的伙食补助、交通费。

8、教职员工外出办事误餐费补贴标准为15元/天（需有随同人员签字证明、部门主管签字确认）。

9、招生人员外出伙食补助报销，要求填写外出走访学校登记表，由各招生组负责人审核签字后按报销审批流程审批，补助标准依据“招生协议书”执行。

注：

招生人员凡参与生源学校招待用餐，招生人员当天无外出生活补助。

（二）业务招待费

1.原则：

业务招待应是与学校教学工作或其他经营活动有关的招待，与学校工作无关的招待，一律不得报销，业务招待费严格执行年度预算。

2.业务招待费申请

（1）业务招待费申请单应列明：

申请部门、招待时间、招待地点、招待对象、招待原因、参加人员、预算金额等（详见附表二）。

（2）教职员工申请招待，应提前一天以上提出申请，填写申请表。

招待费标准：

校长级：

80元/人均，主管级：

60元/人均，其他职员：

40元/人均。

（3）临时决定的招待，如来不及填写申请表，应按审批权限电话向上级领导提出申请，批准执行后，应补有关手续。

3.业务招待内容

原则上仅限于用餐，未经批准不得到娱乐场所消费，特殊情况需要安排娱乐活动的，必须报董事长批准后方可执行，否则所发生的费用，财务一律不予报销。

4、招生人员应酬费用标准依据“招生协议书”执行，因特殊情况超出招待费申请标准应及时向董事长请示，否则不予报销；

5、业务招待必须到学校指定的酒楼用餐，特殊情况需要安排其他酒楼的，须报董事长批准后方可执行（招生人员不受此限制）。

（三）办公费

1.办公费纳入公司日常费用预算管理范围，行政部门是办公费预算执行的部门。

2.办公费明细、预算限额按“年度费用预算”执行。

3.办公室对需要的办公用品采取“货比三家”的原则进行采购。

办公用具采购必须先填报《采购申请单》（见附表三）。

4.工具书、专业书、图书资料

（1）、工具（专业）书刊、图书资料是指学校为办学需要购买的各种书籍、资料等。

书籍采购按“年度费用预算”执行，采购前必须填报《采购申请单》（见附表三），批量购买的图书资料需签订购货合同。

（2）、书刊资料经图书管理员验收（专用书籍必须经相关部门检验合格）后填写“入库单”，入库单一式三联，存根联留图书管理员、记帐联交财务部、回执联交经办人联同购货发票办理报销手续。

（3）工具（专业）书刊、图书资料的管理与保管按“存货保管及清查管理”

的要求执行。

5.通讯费

通讯费实行包干使用，标准：

校长200元/月，部门主管100元／月，各科室干事及班主任50元／月，其他职员20元／月，通讯费管理按“通讯费管理制度”执行。

6.汽车费用：

（1）为规范车辆管理与驾驶员管理，提高车辆使用效率，汽车费用纳入学校日常管理费用范围，行政部门是汽车费用预算执行的部门。

（2）为学校每辆在用车辆建立小车档案，严格按照“年度费用预算”执行。

（3）车辆因自然损耗需要维护修理或定期保养时，应详细填写《保养维修申请单》（见附表五），经批准后，方可到学校指定厂家进行维修保养，未经批准，不得私自将车辆送厂维修。

（4）严禁疲劳驾车、酒后驾车、危险驾车（包括高速、爬头、紧跟、争道、赛车等），违章操作后果由司机自负。

如若发生交通事故的，不论大小，应在第一时间告知学校主管人员，并向保险公司报案理赔；如因司机本人原因造成的车辆肇事，司机必须接受有关部门处理并承担全部责任，如发生逃逸等行为，一切后果由司机负责。

（5）各车辆加油的油卡应仅限该车使用，切忌“一卡多用”。

（6）车辆在主城区执行任务的，驾驶员不允许现金加油，应持油卡到指定加油站加油，充油卡实行实报实销制，如出现驾驶员没有预算导致的现金加油费用，由驾驶员个人承担费用；执行长途任务，确需在途中加油的，由学校同行人员在发票上签字后方可报销。

（7）驾驶员在执行任务中因违章或证件不全等自身原因受到处罚的，后果由当事人负责，学校不予报销。

司机应及时缴纳违章罚款，如因未及时缴纳而产生的滞纳金由当事人负责。

学校主管人员每季度应至少向车管部门查询一次违章记录情况。

（8）驾驶员必须每天如实填写外出的车辆行驶记录表，实际发生的过路及其相关汽车维护费用，须提供相应真实发票，否则不予报销。

（9）驾驶员实行一周一报：

驾驶员根据每天车辆行驶表，汇总填写“费用报销单”。

（四）、低值易耗品、物料消耗

1、物品采购采取“货比三家”的原则进行，采购前必须先填报《物品采购申请单》（见附表三）。

2、物品采购报销与领用：

（1）、物品采购入库保管按“存货保管及清查管理”执行，经办人凭购货发票、购物清单及入库单办理报销手续，如须付款给供应商，应填写付款申请书。

（2）、批量购买专用材料需签订购货合同并办理审批手续。

（3）、物品领用：

发出物品时，由仓管员根据已审批的《物品领用申请表》（见附表四）开具出库单，办理出库。

物品领用流程：

使用人填制《物品领用申请表》→使用人部门主管签字→校长签字确认

三、所有费用开支都必须开具发票，发票的开票名称：

深圳市光明新区金碧职业技能培训学校。

四、费用报销及付款程序

（一）、借支管理：

1、5000元以上的现金借支必须提前2天通知财务部，以便合理安排资金。

2、现金的借支额度为不超过本人月基本工资的一半，严禁因私借款。

3、财务部以《出差申请表》、《业务招待费申请单》、《采购申请单》、《保养维修申请单》（包括：

费用支出申请等）等资料作为借款审核依据。

4、借款人在借款后7个工作日内办理财务报帐，特殊情况经校长或董事长书面批准后，报销可适当延长，但最长不得超过1个月；逾期不办理者从其本人工资中扣除。

5、财务部审核借支费用在履行了规定的审批手续后，予以安排付款。

（二）、费用报销及付款审批流程

费用发生后，按下表《付款审批程序流程图》以及“付款审批权限”（见附件一）予以审核报销。

经办人填写支付凭证

报批

部门主管审核

不　同意

财务部门审核

同　　同意

校长审批

意　　同意　　　　　　　　同

财务总监审批

　　　　　　　　　　　　　　　　　　同意　　　　　　　　意

董事长审批

出纳员审核付款

经办人填写支付凭证：

1、费用报销单或申请单必须用黑色水性笔填写，严禁用铅笔、圆珠笔或其它彩色笔填写，字迹要清晰、工整，不得涂，抹，挖，刮，擦。

2、报销单上内容必须填写齐全（内容包括：

年月日、摘要、附件张数、大小写金额、报销人签字、费用承担部门），报销金额与发票总额一致。

3、原始单据包括：

购物或费用发票、行政事业单位收据，物品的送货单或出库单、购物电脑小票清单等附件；发票或行政收据上应清楚盖有“发票专用单”或“财务专用章”。

4、原始单据的粘贴必须整洁、完整、容易辩认，否则，财务部门有权不予报销。

若发生伪造、涂改原始单据，一经查实，须追究当事人责任。

部门主管审核：

1、开支事项的真实性。

2、控制在预算范围内。

财务部审核：

1、审核发票或行政单位收据的真实性、合规性、合法性；审核该笔支出所需的附件（如合同、协议、入库单、购物清单、电脑小票等）是否齐全。

2、审核发票内容的真实性，发票开具日期（当年有效），品名要具体，数量、单价、金额是否计算准确，大、小写金额必须相符。

3、审核支付凭证填写与原始凭证是否一致，审核原始凭证品名、张数、金额是否与支付凭证相符。

4、审核支付凭证填写是否按费用报销制度规定标准执行。

5、审核该笔支出是否在预算范围内。

校长审批：

1、费用发生是否真实合理，是否可支付。

2、费用承担部门是否真实。

财务总监审批：

1、费用发生是否真实合理，是否可支付。

2、费用承担部门是否真实。

董事长审批：

费用发生是否可支付。

出纳员核对：

1、核对审批手续（签字）是否按规定的执行齐全。

2、核对原始凭证张数、金额是否与支付凭证相符。

3、经复核无误后予以安排付款。

四、本规定自二O一O年九月二十日起执行。

广东省南方技师学院深圳分校

二O一O年九月十八日

附表一：

出差申请表

年月日

申请部门：

出差地点：

申请人：

同行人：

预计出差时间：

预计出差费用：

出差是由：

出差借款金额：

万仟佰拾元整（小写：

元整）

部门主管审批:

校长审批：

董事长审批：

经办人：

附表二：

业务招待费申请单

年月日

申请部门

招待时间

招待地点

招待对象

参加人员

预算金额

招待原因：

部门主管审批：

校长审批：

财务总监审批：

董事长审批：

经办人：

附表三：

物品采购申请单

年月日

申请部门：

申请人：

预计费用总额：

序号

物品名称

数量

单价

金额

供应商物品价格对比明细：

序号

供应商名称

联系电话

单价

仪价

差价

董事长：

财务总监：

校长：

部门主管：

经办人：

附表四：

物品领用申请单

年月日

物品名称

数量

用途

预计领用总数量：

部门主管审批：

校长审批：

董事长审批：

领用人：

附表五：

车辆保养维修申请单

年月日

车牌号码

驾驶员：

维修时间

预计维修费用

维修原因：

部门主管审批：

校长审批：

财务总监审批：

董事长审批：

经办人：