记账员培训.docx
《记账员培训.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《记账员培训.docx（45页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
记账员培训
前叙
本书的读者重点是柜组记账员，因为记账员是财务程序的具体操作人员，必须一丝不苟地掌握好财务知识。
由于时间仓促，水平有限，在编写过程中难免会有疏漏和错误之处，望大家在学习和执行过程中多提宝贵意见，以便更正，完善我们的柜组财务工作。
财务部
2010年11月18日
第一章认职
一、什么是记账员？
从字面理解是记录柜组账务的人员，实际含义是记录本柜组账务，协助柜组主任或组长管理柜组的人员。
二、记账员的岗位职责
1、坚持财务制度，严格履行各项财务手续，认真审核柜组费用，处理好柜组财务工作。
2、柜组财务工作直接对财务经理负责，及时向财务经理汇报工作中发生的各种财务问题。
3、带领柜组的销售人员为顾客介绍、推荐商品，提供满意服务。
4、协助柜组主任或组长管理柜组工作及培训本柜组员工，并协调好柜组成员之间的关系。
5、对柜组商品做到心中有数，协助柜组主任或组长搞好库存结构，做好柜组主任的参谋。
三、主要权利
1、越级反映问题的权利。
2、柜组主任不在时，管理柜组的权利。
四、记账员具备的素质
1、扎实的业务技能。
2、敢于承担责任。
3、培训能力。
4、爱岗敬业。
5、诚实守信。
6、廉洁自律。
7、自觉遵守财务制度。
第二章业务用款的有关手续及规定
一切业务用款必须到财务部支取。
一、购进商品用款
客户结算，外出进货用款须在当日上午12：
00以前到财务部填报“用款计划表”，所报款项因特殊情况不能支取的，在下午4：
00之前告之财务部，取消用款计划。
1、柜组外出用款
①以柜组为单位名称填写借款凭证，由部门经理（2万元以上楼层经理、总经理）财务经理签字批准，领取用款。
例：
2万元以内，柜组相关人员填写借据，到部门经理批准，财务经理批准，出纳处领款。
②货到及时验收后将入库单（附验收单、对方出货票据）交财务部，待财务人员审核（验收单签字是否齐全）完毕，由借款人填写相应金额的收据，到财务部撤销借款单，报单期限为三天。
2、客户结算货款
①客户送货现款结算的，由客户持入库单、验收单和对方发货票据、收款收据按顺序进行签字。
由柜组主任、部门经理、楼层经理、相关财务人员、总经理、财务经理签字后取款。
②客户来我方结算延付款的，将客户领到财务部核对应付账款（不准柜组私下与客户对账），对账后客户凭收据取款（收据由柜组主任、部门经理、楼层经理、相关财务人员、总经理、财务经理签字），柜组记账员销“应付客户”账。
③我方到客户处结延付款的，结款时要求客户给我方打收到条，有欠条的，把欠条收回。
回来持该收据由柜组主任、部门经理、楼层经理、相关财务人员、财务经理签字后，核销款项。
二、报付费用
柜组费用要及时报销：
差旅费及其它费用，报付时间不得超过三天。
各种费用单须经部门经理、楼层经理、财务经理、总经理签字后，在财务部报领。
第三章商品验收的有关规定及操作程序
一、商品验收
1、超市商品验收的规定：
（另行规定）
2、非超市商品验收的规定
①货到及时验收，开箱验货，做到以最小单位验收。
②按实际验货数量核实对方发货票据，如发现与原单不符，应立即告知经手人并更改对方发货票据，验收后在对方发货票据上签字后到信息部进行入库，打印入库单。
例如：
原始底单上标有20双鞋，但通过验收有19双，这时，我们就应及时将实际情况告知有关人员，并按实际验货数量19双填写验收单。
③验收商品需称量的柜组，需建验货记录本（由验货人记录并签字），并妥善保管。
④严把商品质量关，如有质量问题，应尽快告知部门经理和经手人。
⑤严把商品价格关，售价的确定要符合公司加价规定，特殊情况应按规定审批。
⑥进货人自己不可验货开单，应由他经手，一般遵循谁验货，谁开验收单的原则。
例如：
女装组主任王芳去进货。
组员李平开验收，那么，做为进货人王芳不可验货，亦不得开验单。
而验单应由李平填开。
二、商品验收的方法及注意事项
1、验收出货票据，市场进货必须注明进货地点、市场名称、摊位号码及货主等。
2、不是同一发货单位的商品不能开在同一张验收单上；在同一客户进货的，“发货单位”前后名称必须一致。
3、验收人按实际验收更改发货票据签字后，经进货人认可签字，经部门经理、楼层经理签字后，送送信息部打印入库单，后送到财务部相关财务人员。
4、遇有客户少收零钱的情况，须注明“实收”字样。
三、商品验收后后续工作
1、做到按验收单核价售货，明码标价。
（在商品验收后，即刻按验价填写标签）。
注：
关于标签的要求：
A、将标签的栏目：
品名、零售价、计价单位、产地、质地、物价员等填写齐全、属实；商品包装上有等级、规格、商品编码的也应在标签上注明。
B、标签与商品对应，不准错位。
（标签摆放须整齐醒目，便于顾客监督）
C、填写标签要字迹工整（不准出现错别字），签面保持整洁。
2、每次验单填写完毕，须与相应商品标签核对，防止验价与标价不符。
3、及时按验收单填写数量账。
第四章各种方式结算进货的手续示范
1、自采。
首先由购货人到财务部借款，其次采购回来由验收人验收，开具入库单，并及时核销借款。
例：
，女装主任李艳借款8000元去天津进货，在天奕商城B区130号购进巴黎之夜20件，进价65元/件，飞州鸟15件，进价88元/件，在C区89号购进红豆40件，进价80元/件，货款全部现金支付。
加价率30%售价保留整数。
（来货后由组员李芳验货开单）
示范
（一）
借据
人民币（大写）捌仟元整
￥：
8000.00
借款理由：
天津进货款
借款人：
女装部李艳
2009年2月12日
示范
（二）
发货单位：
天津天奕商商品验收单结算
收货单位：
女装2009年2月12日方式：
现金
摊位号码及货主
品名
实收（原价）
零售计价
进销
差价
单位
数量
单价
金额
单位
数量
单价
金额
万
千
百
十
元
角
分
万
千
百
十
元
角
分
B区130号
巴黎之夜
件
20
65
￥
1
3
0
0
0
0
件
20
85
￥
1
7
0
0
0
0
飞州鸟
件
15
88
1
3
2
0
0
0
件
15
114
1
7
1
0
0
0
C区89号
红豆
件
40
80
3
2
0
0
0
0
件
40
104
4
1
6
0
0
0
合计
75
5
8
2
0
0
0
75
7
5
7
0
0
0
1750.00
运货人：
李艳验收人：
李芳
还款：
示范（三）
信息部凭运货人、验收人、部门经理、楼层经理签字后的验收单到信息部打印入库单（财务、柜组、督查）。
微机入库单（略）。
示范（四）信息部签字后，附验收单送财务报账。
撤回借据。
收据
人民币（大写）伍仟捌佰贰拾元整
￥：
5820.00元
该款系：
天津进货款
收款人：
李艳
2010年12月12日
2、客户送货
柜组验收人按实收商品验收到信息部开具入库单，由各级领导签字，到财务部核对，无误后付款。
例：
2009年2月12日，沧州雨润公司业务员李强，给食品组送来30g火腿5件（5×100根）每件进价80元，270g火腿10件（10×24袋）每件60元，需付现金、加价率20%，售价保留整数。
验收单
示范
（一）
商品验收单
2009年2月12日
发货单位：
沧州雨润
结算
方式：
现金
收货单位：
食品组
摊位号码及货主
品名
实收（原价）
零售计价
进销
差价
单位
数量
单价
金额
单位
数量
单价
金额
万
千
百
十
元
角
分
万
千
百
十
元
角
分
沧州雨润
30g火腿
根
500
0.80
￥
4
0
0
0
0
根
500
1.00
￥
5
0
0
0
0
270g火腿
袋
240
2.50
6
0
0
0
0
袋
240
3.00
7
2
0
0
0
合计
740
1
0
0
0
0
0
740
1
2
2
0
0
0
220.00
运货人：
×××验收人：
×××
示范
（二）按入库单金额填写收据
收据
人民币（大写）壹仟元整
￥：
1000.00元
该款系：
沧州雨润商品款
收款人：
李强
2010年12月12日
二、延付（商品款项未付）
结算方式
1、商品验收手续：
商品验收及验收单填写参看第三章
（1）柜组自提
例：
2009年2月8日，运动鞋组在沧州鞋类批发市场沿街2号购进德尔加多40双，进价60元/双，恒忆80双，进价80无/双，货款未付，加价率30%。
示范：
商品验收单
2009年2月8日
发货单位：
沧州鞋类批发结算
方式：
延付
收货单位：
运动鞋
摊位号码及货主
品名
实收（原价）
零售计价
进销
差价
单位
数量
单价
金额
单位
数量
单价
金额
万
千
百
十
元
角
分
万
千
百
十
元
角
分
沿街2号
德尔加多
双
40
60
2
4
0
0
0
0
双
40
78
3
1
2
0
0
0
恒忆
双
80
80
6
4
0
0
0
0
双
80
104
8
3
2
0
0
0
合计
120
8
8
0
0
0
0
120
1
1
4
4
0
0
0
2640.00
运货人：
×××验收人：
×××
凭此经相关人员签字后的验收单到信息部打印入库单，在入库单上注明延付交财务部相关人员。
（2）客户送货：
操作同一，如客户要求打欠条时，由柜组验收人在原始单据上签字，由柜组主任签字，到财务部在欠条上加盖印章，结款时，无印章的欠条无效。
2、按入库单入“应付客户”账。
3、结算手续
（1）我方到供应商处结算：
以“柜组”为单位，填写收据。
例如：
还沧州鞋类批发市场沿街2号8800元
收到条
今收到家乐家购物中心原欠货款8800元。
大写：
捌仟捌佰元整
沧州鞋类批发市场沿街2号××
×年×月×日
（2）客户来我处结算：
首先由我方人员带客户到财务部核对账务（柜组不准私下和客户对账），核对正确后，客户填写支款收据，经柜组主任、部门经理、搂层经理、财务经理签字后，最后财会人员负责付款（如有欠条，请其收回）。
例如：
上例中沧州鞋类批发市场沿街2号××到我方来结款。
收到条
今收到家乐家购物中心原欠货款8800元。
大写：
捌仟捌佰元整
沧州鞋类批发市场沿街2号××
×年×月×日
4、注意事项
（1）填写验单时，不是同一发货单位的商品不能写在同一张验收单上，否则会给结算造成混乱。
（2）同一客户进货，开具验单时，填写“发货单位”必须与以上相同。
如填写进货封面，请填写时“备注”必须一致，否则财会人员将同一客户的应付款项入在不同的账户，也会给结算造成混乱。
（3）结算款项时首先到财务部查对应付款，切勿超付。
（4）未付款商品遇有进价降低时，需有供货方开具证明或在验收单及退货单上签字。
一般账务处理为：
按原进价及原价开退货单，再按新进价及新定售价开验收单。
（5）业务人员对所进来付款商品应做到心中有数，实际验收数量应和当时所打欠单相符，如实际验收数量与发货票据不符，应及时查找原因并解决。
三、部分现金部分延付
例：
2009年2月14日，童装组主任马红借款5000元去天津进货，在天津天奕商城五楼B区8号购进七彩云车上衣40件，进价60元/件，小乖乖20件，进价50元/件，货款付1000元，其余未付，加价率30%。
借据
人民币（大写）伍仟元整
￥：
5000.00元
借款理由：
支天津进货款（有关领导签字）
借款人：
童装组主任马红
2009年2月14日
商品验收单
2009年2月14日
发货单位：
天津天奕商城结算：
现金1000.00
方式：
延付2400.00
收货单位：
童装
摊位号码及货主
品名
实收（原价）
零售计价
进销
差价
单位
数量
单价
金额
单位
数量
单价
金额
万
千
百
十
元
角
分
万
千
百
十
元
角
分
五楼B区8号
七彩云车
件
40
60
2
4
0
0
0
0
件
40
78
3
1
2
0
0
0
小乖乖
件
20
50
1
0
0
0
0
0
件
20
65
1
3
0
0
0
0
合计
60
3
4
0
0
0
0
60
4
4
2
0
0
0
1020.00
会计：
×××运货人：
×××验收人：
×××
填写收据（付入库单、验收单、出货票据）
收据
人民币（大写）壹仟元整
￥：
1000.00元
该款系：
天津天奕商城款
收款人：
马红
2009年2月14日
第五章退换货的规定及账务处理
一、退换货的要求
1、柜组回厂家（或供应商处）退换货应由取货人与记账员（记账员不在可委托他人）当面清点好商品，由取货人填写“回厂家（或供应商处）退换货登记表”，非自营柜组以此表为原始底单作退货验收单，自营柜组取货人拿走一份，柜组记账员留存一份，依据此表登记“应收取货人”
2、取货人退回或换回商品后，经手人将取回商品再次清点，并即刻将取回及未取回商品明细填写登记表并签字，记账员根据此表销“应收取货人”。
示范：
2009年2月18日男鞋组主任李强取走三种商品去沧州调换，记账员王飞同其一起清点，三种商品分别为千里驼5双，进价50元/双，售价65元/双，金旺达2双，进价60元/双，售价78元/双，侨晖3双，进价80元/双，售价104元/双，2月19日李强购货回来，千里驼、金旺达全部换货，侨晖无货暂放客户处。
回厂家或供应商处退换货登记
柜组：
男鞋2009年2月18日
商品名称
取走商品
取回商品
解决方式
未取回
备注
数量
进价
售价
金额
日期
数量
售价
金额
数量
金额
千里驼
5
50.00
65.00
325.00
2.19
5
65.00
325.00
换回
金旺达
2
60.00
78.00
156.00
2.19
2
78.00
156.00
换回
侨晖
3
80.00
104.00
312.00
2.19
3
312.00
厂家暂无货
取货人：
李强
经手人：
王飞
￥：
793.00
￥：
481.00
经办人：
李强
栏中“金额”均指零售金额
二、退货单的填写及注意事项
1、商品退回原发货单位即刻填写退货单（商品验收单）：
商品未取走不准开具退货单。
2、退货单也使用验收单，但必须在填写完收货单位后加注“退”字，并在数量和金额前打“－”号。
三、账务处理示范
商品退回原发货单位
（1）经销商品退回
情况一：
可直接到财务部退货款，待财务管理员审核退单签字后，撤退货款单（退走商品，收回货款）。
例：
2009年2月15日女鞋组有经销“小美人”女鞋10双进价90元/双，售价117元/双，由于某种原因，由主任李艳退回石家庄华北鞋城B区5号，并取回货款900元。
商品验收单
2009年2月15日
发货单位：
石家庄华北鞋城结算
收货单位：
女鞋.退方式：
现金
摊位号码及货主
品名
实收（原价）
零售计价
进销
差价
单位
数量
单价
金额
单位
数量
单价
金额
万
千
百
十
元
角
分
万
千
百
十
元
角
分
B区5号
小美人
双
－10
90
－
9
0
0
0
0
双
－10
117
－
1
1
7
0
0
0
合计
－10
－
9
0
0
0
0
－10
－
1
1
7
0
0
0
－270.00
会计：
运货人：
李艳验收人：
×××
持该商品验收单到信息部打印退货单。
收据
今收到女鞋李艳
交来退货款（石市退货）
人民币（大写）玖佰元整
￥：
900.00元
交款人：
柜组主任收款人：
出纳
2009年2月15日
情况二：
退货与进货同时发生
具体操作：
如果退货金额（进价）大于进货金额（进价）同情况一，按差额讲款交回。
如果退货金额（进价）小于进货金额（进价）同情况一，不同之处“收货单位”把“退”字去掉，在所退商品品名前加“退”字。
（2）未付款商品退货
例：
女鞋组有未付款商品“名典”女鞋20双，进价100元/双，售价130元/双，因质量问题退货，应付客户帐余额为3000元。
商品验收单
×年×月×日
发货单位：
石家庄华北鞋城
收货单位：
女鞋.退结算方式：
延付
摊位号码及货主
品名
实收（原价）
零售计价
进销
差价
单位
数量
单价
金额
单位
数量
单价
金额
万
千
百
十
元
角
分
万
千
百
十
元
角
分
D区5号
名典
双
－20
100
－
2
0
0
0
0
0
双
－20
130
－
2
6
0
0
0
0
－600
合计
－20
－
2
0
0
0
0
0
－20
－
2
6
0
0
0
0
－600.00
会计：
×××运货人：
×××验收人：
×××
（3）部分付款商品退货
假设上例中柜组原应付客户余额为1500.00，现退20双名典，客户将剩余货款退回。
验收单退货单同上例，财务凭退货单冲减应付款。
余额由退货人员在发货单位收回。
收据
今收到女鞋XX
交来退货款（石市退货）
人民币（大写）伍佰元整
￥：
500.00元
收款人：
出纳
XXXX年XX月XX日
第六章商品变价的规定及手续示范
一、商品变价的规定
1、商品变价要立即填写变价单，变价单由记账员、柜组主任、部门经理、楼层经理、财务管理员签字后上交财务部，同时变动标签即刻通知柜组成员并及时入数量帐。
（1）处理商品统一开变价单（变价单“备注”填写“处理变价”）。
（2）顾客退回（不影响二次销售）按原价购买的现已变价的商品，要立即填写变价单（变价单“备注”填写“退回变价”）。
（3）进价不同的同种商品保持同一零售价，新购进商品价格有变动，应将原库存商品随之变价。
（变价单“备注”填写“原库存调价”）。
（4）因市场变化，而调整库存商品价格的，应及时变价（变价单“备注”填写“市场变价”）
另有特殊的变价，不入数量账。
（1）优惠变价（变价单“备注”填写“优惠变价”）。
2、未经签字的变价商品，不允许按变价后的价格出售。
二、变价与损失异同点
变价反映变动商品的差额部分，损失反映变动商品进价至进价以下部分。
二者共同点：
直接影响“账存”的增加或减少，都入“库存商品”帐。
不同点：
变价影响“商品进销差价”的增加或减少；损失影响利润的增加或减少，损失只入“库存商品帐”，不入“商品进销差价”账。
三、商品变价的几种情况及账务处理。
1、新售价高于原售价：
开具变价单，增加部分在库存差价中增加。
2、新售价低于原售价高于进价：
开具变价单，减少部分在库存差价中减少。
3、新售价低于进价，分两步骤：
第一，原售价至进价部分开具变价单。
第二，进价至新售价部分开具损失单。
4、报耗商品，账务处理同3。
柜组报耗商品应及时，可随时办理报耗商品手续，商品报耗后须及时清理掉，特殊情况需留存柜组的须经财务管理人员同意。
四、商品变价的案例及手续示范
以下是2009年2月份女鞋组发生的变价：
1、4日，处理两次女鞋：
戈美其4双，进价80元/双，原售价104元/双，现处理价为70元/双；皇妹3双，进价90元/双，原售价117元/双，现处理价为90元/双。
商品变价、损失单
单位名称：
女鞋2009年2月4日编号：
×××楼层经理
商品编码
品名
单位
现存数量
原价
进价
新售价
＋
—
单位差价
增加金额
减少金额
万
千
百
十
元
角
分
万
千
百
十
元
角
分
戈美基
双
4
104.00
80.00
—
24.00
9
6
0
0
皇妹
双
3
117.00
90.00
－
27.00
8
1
0
0
备注：
处理变价
合计
1
7
7
0
0
会计：
×××物价：
×××监盘人：
×××制单人：
×××
（财务管理员）（柜组主任）（部门经理）（记账员）
商品变价、损失单
单位名称：
女鞋2009年2月4日编号：
×××楼层经理
商品编码
品名
单位
现存数量
原价
进价
新售价
＋
—
单位差价
增加金额
减少金额
万
千
百
十
元
角
分
万
千
百
十
元
角
分
戈美基
双
4
80.00
70.00
—
10.00
4
0
0
0
备注：
处理变价
合计
4
0
0
升级会员 