档案工作制度.docx

档案工作制度.docx

《档案工作制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案工作制度.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

档案工作制度

档案工作制度

一、分管档案工作领导职责

1、认真贯彻执行《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《甘肃省档案条例》和档案工作方针政策，提高单位干部职工的档案意识和法制观念。

2、把档案工作纳入本单位议事日程和工作计划，做好档案工作的平时监督检查。

3、加强档案业务建设，负责安排单位文件材料的平时管理、收集、整理、鉴定、归档和保管工作。

协调解决档案管理中存在的问题。

二、档案管理人员岗位职责

1、认真学习宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和《甘肃省档案条例》，遵守档案工作的各项规章制度，加强政治理论学习，钻研业务知识，不断提高政治素养和业务知识水平。

2、严格按照《甘肃省＜归档文件整理规则＞实施细则》、国家档案局8号令以及档案工作法规文件，负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

编制完善的检索工具。

3、负责本单位档案的保管、利用、鉴定、统计和编研工作，熟悉保管档案的内容，做好档案利用登记等各种记录，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。

4、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。

5、负责机关档案室管理工作，做好档案“八防”工作，每月至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。

三、档案工作人员守则

1、严守党纪、国法，遵守社会公德，廉洁奉公，反对和抵制各种不正之风，同违法乱纪行为作斗争，维护党和人民的利益。

2、热爱本职工作，忠诚党的档案事业，树立坚定的革命事业心和良好的职业道德，尽职尽责的按时完成工作任务。

3、努力学习科学文化知识，刻苦钻研档案学基础理论和专业技能，积极参加学术活动，注意总结实践经验，不断提高业务素质。

4、树立不为名利、不计得失，谦虚谨慎、不骄不躁，不怕苦累、不嫌麻烦的精神；要有勤勤恳恳、兢兢业业、主动认真、埋头苦干的作风；要有实事求是、改革创新、奋发进取、探索求精的科学态度。

5、严格遵守规章制度，认真履行岗位职责；全面熟悉业务范围，研究掌握工作规律；有计划、有步骤、有成效地做好档案工作。

6、维护党和国家的机密，保证机关档案的绝对安全。

搞好档案宣传，扩大档案工作的社会影响，增强档案意识和法制观念，依法治理档案事业。

7、档案工作者之间要互相学习，团结友爱，齐心协力，努力开创档案工作新局面。

四、档案工作人员保密制度

档案工作人员要认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》，要把保守国家秘密作为自己的神圣职责，在工作和生活中必须做到：

1、不该说的秘密，绝对不说；不该知道的秘密，绝对不问；不该看的秘密，绝对不看；不该记录的秘密，绝对不记录。

2、不在私人通信中涉及秘密事项，不在家属子女、亲友面前谈论秘密，不带秘密材料探亲访友。

3、不在非保密的笔记本上记录秘密事项，不在不利于保密的公共场合携带、谈论和存放秘密材料，不用公用电话、明码电报，普通邮电办理秘密事项。

4、不给任何人擅自提供查阅、摘抄档案资料，不向无关人员介绍室内档案资料的存放情况，不将档案、资料带出室外，库房内严禁非本单位人员入内。

不擅自或指使他人复制、摘抄、销毁或私自留存带有密级的文件、资料。

确因工作需要复印的，复印件应按同等密级文件管理。

5、要做好档案文件材料的平时管理。

每天利用的档案、文件要随用随入柜，不在桌上乱放。

6、要做好保密文件、档案销毁时的保密工作。

五、档案室管理制度

1、档案室是存放档案的机要重地,要确定专人负责,非档案管理人员不得随便进入。

2、管理人员要树立高度的责任意识，认真学习档案管理和保护知识，科学做好档案室管理工作。

3、档案室要坚固、宽敞、通风、安全。

档案装具应使用专用柜架，具备防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温等功能，确保档案完整安全。

室内要保持温度在14-24℃，相对湿度在45-60％之内。

4、室内、柜内要清洁干净，不存放杂物。

每天上下午各检查一次温、湿度。

六、立卷归档制度

1、凡是反映本单位职能活动和工作任务，具有保存价值的文字、图表、照片、声像等不同形式和载体的材料均应按时立卷归档。

2、文书材料于次年六月底前立卷归档；照片、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后一个月内向本单位档案室或县档案馆移交归档；会计文件材料在会计年度终了后，由会计人员立卷归档，于次年三月底前移交档案室；其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。

3、文档人员要认真学习档案业务知识，熟练掌握归档范围和要求，做好文件材料的收集、安全保管和平时归卷工作。

立卷归档要按文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，每份文件的印件与底稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件不得分开，文电要合一整理，去掉金属物。

确保一个年度内归档文件的齐全完整和系统科学，并编制各类目录。

4、文档人员要适应档案管理信息化要求，积极做好档案的数字化处理工作。

七、档案资料管理制度

1、本单位各种门类的档案要实行集中统一管理,确保档案资料的安全完整和方便查阅利用。

2、要保证各种门类、各种载体档案的组卷或分类质量，标准是：

制成材料，质优耐久；归档文件，齐全完整；分类方法，科学合理；区分年度，互不混淆；保管期限，划分准确；分类组卷，严谨准确；卷内文件，排列条理；案卷标题，简明确切；编号填目，符合要求；除钉加边，装订结实；书写封面，清晰美观；案卷排列，系统有序。

3、各种档案、资料都要按规范要求编制揭示卷册级和文件、文章级的目录、索引、卡片等检索工具。

每一工具都要达到项目正确，著录清楚，检索迅速、准确的要求。

4、建立档案、资料收进、移出、保管、利用、鉴定、销毁等情况登记册，按规定做好统计报表。

5、做好档案、资料的科学管理。

对不同门类、不同保管期限、不同载体的档案实行分库、分柜、分层管理。

同一柜内档案要按照卷盒流水号从左到右排列，不能叠放；放置不满时要放置铁皮挡架，防止档案倾斜，损害档案载体。

6、机关单位各种永久、长期档案和参考资料在本机关保存10年后定期移交县档案馆。

7、档案人员应不定期地检查档案、资料的完整、系统和差缺、破损等情况。

发现问题，及时查清处理。

工作人员调动时必须做好档案资料的交接手续。

八、档案安全保密制度

1、认真贯彻《保密法》，遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。

2、档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。

3、未经允许任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。

经批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。

4、档案移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。

5、需销毁的档案材料，应编造清册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。

平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。

九、档案资料查阅利用制度

1、档案查阅利用必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《甘肃省档案条例》的规定。

2、本单位工作人员查阅利用档案资料须经档案管理人员或分管领导批准；非本单位人员查阅利用档案资料须持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明并经档案管理人员或分管领导批准，方可查阅利用。

查阅利用要注明查阅范围和利用目的，办理查阅利用登记手续，由档案管理人员调卷利用，不得浏览与己无关的内容。

3、机密、秘密、绝密档案的查阅利用按有关规定进行。

4、查阅档案应在指定地点进行，利用者不得对文件页面划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁和擅自夹带档案外出等。

凡私自抄录、拍摄、描绘、拆卷、涂改删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究纪律和法律责任。

5、查阅者需要复印、摘抄档案材料，须经档案管理人员同意，方可复印、摘抄。

6、查阅者要遵守档案管理各项规章制度，严禁在查档时吸烟和携带易燃易爆物品进入档案室。

7、档案一般不得往外借出。

本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可以借出档案室，借阅期限不超过一周。

8、档案利用完毕后，档案人员要及时进行检查，如发现丢失，损坏档案现象要及时进行追查并向领导汇报，并按照《档案法》和有关规定进行处理。

9、利用档案须填写查（借）阅登记簿和档案利用效果登记簿。

十、档案资料保管移交制度

1、本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。

2、本单位各部门向档案室移交的档案资料，如有破损或字迹模糊，必须进行修裱或复制。

3、档案人员岗位变换时，应在离职前办理移交手续，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。

移交形成的文件材料要列入永久期限归入当年文书档案。

十一、档案资料统计制度

1、档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，加强档案统计工作的基础建设,建立健全统计台帐,认真做好各项登记,确保档案统计数字的准确性、可靠性。

2、档案统计包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

3、每年年终应对该年度形成的各类档案资料和编写的检索工具、编研资料（包括案卷目录、全引目录、归档文件目录、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织机构沿革、各项规章制度等）统计一次。

十二、档案鉴定销毁制度

1、档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。

2、档案鉴定要成立档案鉴定小组，由分管档案工作的领导具体负责，档案室和有关人员参加。

鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁，并提交档案鉴定报告。

3、实行定期鉴定制，采取逐件审查的直接鉴定法，力求准确无误，凡鉴定剔除的档案，应保存１至２年后确认无保存价值，方可销毁。

4、销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对该销毁档案认真清点复核，档案销毁后，分别在销毁清册上签字。

5、不得将应销毁的档案另作它用或当作废纸出售。

6、档案鉴定工作结束后，档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。

7、档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应随当年文件立卷归档。