总经办综合行政计划运营部岗位说明书.docx
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总经办综合行政计划运营部岗位说明书
总经办岗位说明书
编制
Kelly
日期
2018.3.15
评审
张三
日期
2018.3.15
李四
日期
2018.3.15
莎莉
日期
2018.3.15
布朗
日期
2018.3.15
日期
日期
日期
审核
总经理
日期
2018.3.15
批准
执行董事
日期
2018.3.15
内容包括：
001总经办副主任岗位说明书；002IT网络主管岗位说明书；003系统工程师岗位说明书；004行政主管岗位说明书；005资产档案专员岗位说明书；006企业文化专员岗位说明书；007行政司机岗位说明书；008计划管理专员岗位说明书；009文控专员岗位说明书
文件修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
总经办副主任岗位说明书
一、岗位概况
岗位名称
总经办副主任
所在部门
总经办
直接上级
总经办主任
人员编制
1人
直接下级
无
岗位分析日期
2012年7月
二、工作关系
内部关系
执行董事、总经理、副总经理、项目总监、技术总监、工程总监、各部门经理；公司全体员工。
外部关系
与质量管理体系认证机构等。
三、岗位目的
1、公司ISO9001质量管理体系建立和维护，完善各个过程的标准化流程。
2、推动公司品质管理工作，实现项目精细化管理目标。
四、岗位职责
序号
职责
权重
职责分解与工作标准
1
公司质量管理体系建立与维护
40%
负责公司质量管理体系的建立与维护，贯彻落实公司质量方针和质量目标。
建立一个文件化的质量管理体系。
负责指导下属进行受控文件、受控质量记录的整理、核对、分发、回收、保存及标识等。
负责质量管理体系过程的日常监测。
2
品质监控与管理
30%
推动公司品质管理工作，实现项目精细化管理目标。
负责组织对公司产品、工作、服务质量进行监督、检查、协调和管理，并对品质异常数据进行收集、汇总与整理。
定期组织各相关职能部门参与品质总结及分析专题讨论，并对责任部门提出品质改进的要求，实现品质提升标准化管理。
3
内部质量审核与管理评审
20%
定期组织对公司各部门进行内部质量审核工作，确保各部门按受控的质量体系文件要求开展工作。
负责对内部审核不符合项的跟踪及验证。
负责收集管理评审会议资料，主持公司管理评审会议。
4
流程优化
10%
负责质量管理体系各过程输入、输出接口的优化。
负责组织各部门流程的持续改进。
五、任职条件
1
最低学历要求
大专
2
专业要求
工商管理、企业管理等相关专业
3
经验要求
具有ISO9001内审员资格及相关工作岗位五年以上经历，对第三方认证流程、房地产开发流程和公司内部运营方式有较深的认识。
4
知识技能要求
1具有一定的房地产战略、企业管理等专业知识，了解房地产企业管理模式；
2熟悉国际ISO9001质量管理体系标准要求；
3具有良好的文字表达能力，熟练使用办公软件。
5
素质能力要求
1具有良好的沟通协调、组织能力、监控能力；
2具有较强的语言表达能力、分析能力、应变能力和决策能力；
3工作责任心强、为人正直，敢于坚持原则。
六、绩效指标
1、纠正/预防措施报告关闭率
2、文件版本正确率
IT网络主管岗位说明书
一、岗位概况
岗位名称
IT网络主管
所在部门
总经办
直接上级
总经办主任
人员编制
1人
直接下级
系统工程师
岗位分析日期
2012年7月
二、工作关系
内部关系
公司全体员工。
外部关系
信息化系统及设备供应商、各信息化专业机构、电信运营商、国家互联网管理部门等。
三、岗位目的
负责规划公司信息化技术及应用的整体架构与发展目标，建立信息化内部服务机制，协助制定与公司信息化相关的管理制度，提升公司整体运营效率。
四、岗位职责
序号
职责
权重
职责分解与工作标准
1
信息化规划
15%
根据公司整体发展战略，规划企业信息化战略；
制定公司信息化建设的短期、中期及长期发展目标。
2
网络维护
10%
保障公司内外网络安全、通畅、稳定运行。
负责公司网络资源及各种网络设备、系统资源的配置和规划。
公司网络工程的规划、督导、项目实施、技术支持。
电话程控交换的日常管理、维护。
3
组织管理
5%
参与拟订公司信息化年度费用预算。
对下属员工进行管理，指导其工作的开展。
负责协调本岗位与公司其他部门的工作协调。
4
OA流程及信息维护
20%
审核各部门提交的流程需求并负责实施上线。
对已有的流程进行优化。
负责各信息板块的建设及完善。
根据业务需要向各部门和各级领导输出各类数据报表。
5
网站建设及维护
10%
负责网站的立项工作
对网站进行日常维护及优化
6
培训
5%
对员工的信息化能力进行培训，提高其信息化运用水平。
负责信息系统各种资料的收集整理，并提供给需要的部门和员工。
7
合作
5%
建设和维护与外部IT服务机构的长期合作关系。
与电信部门协调电话、网络业务方面相关事宜。
8
IT及办公设备维护
10%
组织管理和维护公司计算机软硬件设施
管理和维护各种办公设备。
负责IT及办公设备的选型采购。
9
信息化建设
10%
完善公司信息系统及功能应用。
根据公司业务发展需要，开发、引入各种业务管理系统。
10
管理制度
5%
制定、完善IT网络及系统使用维护的相关管理制度。
协助制定完善公司的信息管理制度。
11
其它工作
5%
完成公司交办的其他工作任务。
根据公司要求参与决策并提出专业建议或方案。
五、任职条件
1
最低学历要求
本科
2
专业要求
计算机等相关专业
3
经验要求
3年以上企业IT管理工作经验，对房地产行业状况及公司内部管理有较全面的认识。
4
知识技能要求
1有较强的计算机技术背景；
2熟悉计算机系统结构、软硬件管理、服务器操作系统管理和计算机网络管理技术；
3较强的分析和学习能力。
5
素质能力要求
1具有良好的沟通协调、组织能力；
2具有较强的语言表达能力、应变能力和艺术鉴赏能力；
3工作责任心强、活泼外向。
六、绩效指标
1、信息化系统稳定率
2、网络系统查错及纠错效率
3、数据报表的充分准确率
4、数据安全性
系统工程师岗位说明书
一、岗位概况
岗位名称
系统工程师
所在部门
总经办
直接上级
IT网络主管
人员编制
1人
直接下级
无
岗位分析日期
2012年7月
二、工作关系
内部关系
公司全体员工。
外部关系
信息化系统及设备供应商、各信息化专业机构等。
三、岗位目的
负责公司各信息系统及IT设备管理，确保各系统信息及数据安全，建立信息化内部服务机制，协助制定与公司信息化相关的管理制度，提升公司整体运营效率。
四、岗位职责
序号
职责
权重
职责分解与工作标准
1
服务器维护
20%
负责维护公司各信息系统服务器的系统安全、硬件维护保养，确保服务器的稳定运行和调整结构满足应用服务的需要。
2
数据管理
10%
负责检查各信息系统数据库的运行行状况及数据库完整性。
负责备份系统帐套、数据库及相关日志。
建立高效安全的数据灾难备份、恢复机制。
3
信息系统管理
5%
负责对各信息系统模块、信息、系统环境、系统参数等进行维护管理。
负责监控各信息系统运行状况，完善各系统运行环境，确保系统的稳定、高效、安全性。
4
OA流程及信息维护
20%
协助IT网络主管完成流程实施上线；
根据公司各业务需求，提取相关信息数据，向各部门和各级领导输出各类数据报表。
5
ActiveDirectory域管控
10%
负责管理DNS、WINS、DHCP、证书服务。
负责管理服务器及客户端计算机账户、所有服务器及客户端计算机加入域管理并实施组策略。
负责管理用户域账户、用户信息、用户组管理、用户身份认证、用户授权管理等，制定对应管控策略。
管理打印机、文件共享服务等网络资源。
集中的配置各种桌面配置策略，如：
界面功能的限制、应用程序执行特征限制、网络连接限制、安全配置限制等。
6
培训
10%
对员工的计算机及各信息系统的应用进行知道培训，提高员工计算机水平。
7
合作
5%
协助IT网络主管建设和维护与外部IT服务机构的长期合作关系。
8
IT及办公设备维护
10%
负责管理和维护公司计算机软硬件设施。
管理和维护各种办公设备。
协助完成IT及办公设备的选型采购。
9
管理制度
5%
制定、完善IT及办公设备使用维护的相关管理制度。
协助制定完善公司的信息管理制度。
10
其它工作
5%
完成公司交办的其他工作任务。
根据公司要求参与决策并提出专业建议或方案。
五、任职条件
1
最低学历要求
大专
2
专业要求
计算机等相关专业
3
经验要求
2年以上企业IT管理工作经验，对房地产行业状况及公司内部管理有较全面的认识。
4
知识技能要求
1熟悉计算机、服务器软硬件及各种周边办公设备；
2熟悉Windows各类操作系统以及WindowsServer的管理，了解Linux系统；
3熟悉数据库SqlServer,Mysql的维护管理，熟悉Sql语句并能编写Sql脚本；
4熟悉JAVA、html,了解JSP、javascript、tomcat、ASP、xml语言；
5
素质能力要求
1具有良好的沟通协调、组织能力；
2具有较强的语言表达能力、应变能力和艺术鉴赏能力；
3工作责任心强、活泼外向。
六、绩效指标
1、信息化系统稳定率
2、数据报表的充分准确率
3、数据安全性
行政主管岗位说明书
一、岗位概况
岗位名称
行政主管
所在部门
总经办
直接上级
总经办主任
人员编制
1人
直接下级
资产档案专员、企业文化专员、司机
岗位分析日期
2012年7月
二、工作关系
内部关系
公司全体员工。
外部关系
采购供应商、其他企业行政人员、政府行政中心等。
三、岗位目的
1、营造良好的办公环境和秩序
2、提供便利优质的后勤保障
3、维护公司的资产安全和良好的企业形象
四、岗位职责
序号
职责
权重
职责分解与工作标准
1
行政后勤管理
30%
协助建立并完善公司各项行政管理制度，保证日常工作的顺利进行。
负责监管公司行政后勤日常工作，包括考勤、纪律、环境、食堂、安保、消防、采购等。
指导下属按文件要求完成各项工作，确保公司后勤保障到位，提高员工满意度。
2
行政采购管理
40%
根据总经理批准的管理费用总额度，协助总经办主任制定公司管理费用预算，并严格控制办公采购费用的支出。
3
车辆管理
20%
审批各部门派车申请，协调公司各部门用车需求，对公司用车情况进行分析统计。
监督司机严格按照车辆管理办法用车，及时进行年检、年审、保险办理、维修等工作。
监督司机按时出车，确保车辆安全、卫生等工作，提高乘客满意度。
4
其他工作任务
10%
积极主动完成上级领导交办的其它工作任务。
五、任职条件
1
最低学历要求
大专
2
专业要求
工商管理、行政管理等相关专业
3
经验要求
两年以上行政管理经验，具有房地产行业经验优先。
4
知识技能要求
4对现代企业行政管理流程、管理手段和模式有一定的认识；
5具备优秀的外联与公关能力及解决突发事件的能力；
6熟悉办公信息系统，能够熟练使用办公软件、设备。
5
素质能力要求
4具有良好的沟通协调、组织管理能力；
5具有良好的领导能力，能够指导下属的日常工作，保证任务的完成；
6具有良好的组织意识和监控能力。
六、绩效指标
1、车辆卫生、司机服务满意度
2、行政后勤工作满意度
3、行政采购满意度
资产档案专员岗位说明书
一、岗位概况
岗位名称
资产档案专员
所在部门
总经办
直接上级
总经办主任
人员编制
1人
直接下级
无
岗位分析日期
2012年7月
二、工作关系
内部关系
公司全体员工。
外部关系
无
三、岗位目的
资产档案专员应在行政主管的领导下，严格按照公司制度文件，做好资产、档案、印章的管理，做到规范化、有序化。
四、岗位职责
序号
职责
权重
职责分解与工作标准
1
资产管理
40％
每月按文件要求完成《资产管理台账》和《固定资产登记卡》。
依据已审批的《资产维修申请单》、《资产处置申请单》进行作业。
定期对公司固定资产进行检查，每月于公司OA系统公示《资产管理台账》。
每季度进行一次固定资产盘点，并于季度/年度末完成《资产盘点记录表》。
每季度末完成《固定资产评估报告》，报部门经理审核。
负责员工办公用品领用，做好登记，坚持节俭原则；负责公共资产的使用管理，做好登记，保证公共资产及其配件的安全及完好。
2
档案资料管理
40％
适时根据公司情况和上级领导要求，修订《档案管理作业指引》及相关记录。
各类档案分类扫描、上传至OA系统档案管理专区，并做好查阅权限的设置；定期更新。
确保公司资质证书、档案的完好无缺，避免弄脏弄坏，避免遗失，并且定期整理与更新《档案目录汇总表》。
每次文件材料移交需编制《文件交接登记表》；编制《档案保管期限、密级确定表》报部门经理审核。
及时为员工办理档案借阅、借用工作，每月编制《档案、资料借阅、借用登记表》，并跟踪督促其归还。
3
印章管理
20%
适时根据公司情况和上级领导要求，修订《印章管理办法》及相关记录。
每天下班前检查印章是否齐全，并置于安全的地方。
准确、规范按公司《印章管理办法》及《文件盖章审批权限指引》用印。
五、任职条件
1
最低学历要求
大专
2
专业要求
管理类、行政类、财务类相关专业
3
经验要求
两年以上档案或资产管理经验，具有房地产行业经验者优先。
4
知识技能要求
1熟悉档案管理、资产管理的相关法规，具有档案管理、资产管理知识；
2熟练使用办公软件（WORD、EXCEL等）。
5
素质能力要求
4具有良好的沟通协调、组织能力、监控能力；
5工作责任心强，做事细心负责，敢于坚持原则；
6工作条理性强，能够有条不紊完成各项工作。
六、绩效指标
1、资产管理准确、及时率
2、档案管理准确、及时率
3、公章使用准确率
企业文化专员岗位说明书
一、岗位概况
岗位名称
企业文化专员
所在部门
总经办
直接上级
行政主管
人员编制
1人
直接下级
无
岗位分析日期
2012年7月
二、工作关系
内部关系
公司全体员工。
外部关系
活动策划公司、印刷厂等。
三、岗位目的
1、对内建设企业文化，对外宣传企业形象。
2、建立和谐的客户、员工关系。
四、岗位职责
序号
职责
权重
职责分解与工作标准
1
公司刊物出版及管理
30%
负责《联诚之窗》的组稿、校对及出版，保证出版质量，争取读者较高的好评率。
分发公司刊物到外部关系部门，扩大公司知名度和影响力。
2
客户关系处理
40%
处理客户投诉，及时将客户投诉的问题转交给相关部门处理，并跟踪处理的过程，对投诉处理及时率负责。
3
组织公司级的文娱活动
20%
定期不定期组织公司级的集体活动，包括但不限于：
春节联欢晚会、秋季运动会、各种小型的爱好活动安排。
通过活动增强员工的凝聚力和团队意思，活跃员工的精神生活。
4
VI审核
10%
审核经营部门提交过来的宣传方案，保证VI的应用符合公司整体的VI要求。
五、任职条件
1
最低学历要求
本科
2
专业要求
中文、企业管理、艺术等相关专业
3
经验要求
具有企业文学编辑或品牌策划岗位两年以上工作经历，对房地产行业状况及公司内部管理有基本的认识。
4
知识技能要求
7具有较强的写作能力；
8对品牌策划有一定的专业基础；
9熟练使用办公软件。
5
素质能力要求
7具有良好的沟通协调、组织能力；
8具有较强的语言表达能力、应变能力和艺术鉴赏能力；
9工作责任心强、活泼外向。
六、绩效指标
1、《联诚之窗》好评率
2、VI审核准确率
3、投诉处理及时率
行政司机岗位说明书
一、岗位概况
岗位名称
行政司机
所在部门
总经办
直接上级
行政主管
人员编制
2人
直接下级
无
岗位分析日期
2012年7月
二、工作关系
内部关系
公司全体员工。
外部关系
车管所、车辆维修厂家、采购供应商等。
三、岗位目的
1、提供优质出车服务，提高公司的办公效率；
2、确保充足的办公资源，节约公司办公成本。
四、岗位职责
序号
职责
权重
职责分解与工作标准
1
完成出车任务
30%
按上级主管要求执行出车任务，工作过程中如有特殊情况，需及时与上级主管沟通汇报。
确保出车及时和乘客满意度，争取乘客较高的好评率。
2
完成采购任务
20%
根据上级主管分派的采购任务，在规定的时间内完成，并做好市场调查、入库登记、报销等工作。
确保各项采购任务按时保质完成。
3
遵守规章制度
20%
安全驾驶，自觉遵守国家交通法规。
严禁发生交通事故、违章等行为，如有发生需详细说明事故原因。
严格遵守公司用车制度，按《车辆管理办法》要求自己，严禁公车私用等行为。
4
车辆管理维护工
作
20%
做好行车前准备，严禁行车过程出现燃油不足、路线不清晰等情况。
做好车辆记录，及时填写行车记录表、油耗记录表、维修费用记录表等。
做好车辆维护与保养工作，对车辆进行日常清洁，保持外观洁净，内部无垃圾、无杂物、座椅整齐等；定期送洗车辆，对车辆进行全面清洁，严格控制油耗与各项维修费用。
5
其他工作任务
10%
积极主动完成上级领导交办的其它工作任务。
五、任职条件
1
最低学历要求
高中/高职/中专
2
专业要求
不限
3
经验要求
具有2年以上轿车、商务车等行车经验。
4
知识技能要求
1熟悉道路交通法规以及车辆日常保养；
2懂得计算机操作，会使用一般办公软件；
3熟悉珠三角的道路交通情况。
5
素质能力要求
1具有良好的执行能力、沟通协调能力、紧急应变能力；
2工作热情积极，爱岗敬业，有较强的工作责任心和上进心。
六、绩效指标
1、乘客满意度
2、行政采购及时率和满意度
3、安全驾驶及车辆费用控制
计划管理专员岗位说明书
一、岗位概况
岗位名称
计划管理专员
所在部门
总经办
直接上级
总经办主任
人员编制
1人
直接下级
无
岗位分析日期
2012年7月
二、工作关系
内部关系
公司全体员工。
外部关系
无
三、岗位目的
协助总经办主任实施公司计划管理工作，负责公司年度、月度工作计划的收集、编制、跟踪、考核与总结等，使公司各项工作按计划高效完成。
四、岗位职责
序号
职责
权重
职责分解与工作标准
1
计划管理的目标制定
20%
根据公司经营战略和发展策略，协助总经办主任组织建立公司经营计划体系。
协助总经办主任组织编制公司年度综合经营计划、项目总体开发计划和月/季度工作计划。
根据公司经营和发展的实际情况，协助上级编制临时工作任务单。
2
计划管理的过程控制
40%
监督和推进各级计划的执行，及时反馈计划执行过程中的信息，确保公司经营管理目标的实现。
如：
跟踪并检查各专项计划、临时工作任务、重要工作任务的完成情况，并做好记录。
负责各部门级及以上岗位计划完成情况的跟踪、考核与总结：
①每月做好公司各部门临时工作任务清单汇总，并附于工作计划中；整理完毕后发至各员工进行工作总结与评分。
②统计、汇总成绩，提交人力资源部纳入绩效考核。
③按文件要求做好部门、员工年度工作总结。
3
总经理文秘工作
30%
负责总经理的日常文秘工作，做好文件的上传下达。
及时做好各部门文件的传递与分发，并做好登记，避免遗失，避免遗漏。
组织总经理办公会议，并做好会议记录。
及时通知总经理办公会议参加人员并安排会议室，会议结束后两天内完成《会议纪要》。
负责收集各部门相关质量记录，按时提交至执行董事办公室检查并存档。
4
部门日常工作
10%
负责部门日常工作的处理，包括文件收发、部门例会的组织、临时工作安排的跟进等。
①做好会议签到、会议纪要；
②做好部门临时工作的跟进，编制部门《临时工作安排、跟踪、完成登记表》。
积极主动完成上级领导交办的其它工作任务。
遇到工作职责交叉或模糊的事项，公司鼓励勇于承担责任和以公司利益为重的行为，倡导主动积极地行动，推动工作完成。
在工作紧急和重要的情况下，员工不得以分工不明为由推诿。
【员工手册第三章2.1.7】
五、任职条件
1
最低学历要求
大专
2
专业要求
工商管理、行政管理等相关专业
3
经验要求
一年以上工作经验，有房地产开放项目计划管理经验者优先。
4
知识技能要求
1熟悉企业管理流程，对计划管理有一定的认识；
2熟悉文秘工作的相关流程，文字表达及书写能力良好，能独立完成相关公文写作；
3熟悉使用办公软件（WORD、EXCEL等）。
5
素质能力要求
7具有良好的沟通协调、组织能力、执行能力；
8工作责任心强，做事细心负责，具有吃苦耐劳精神；
9工作条理性强，能够有条不紊完成各项工作。
六、绩效指标
1、考勤准确率
2、计划预警及时率
文控专员岗位说明书
一、岗位概况
岗位名称
文控专员
所在部门
总经办
直接上级
总经办主任
人员编制
1人
直接下级
无
岗位分析日期
2012年7月
二、工作关系
内部关系
公司全体员工。
外部关系
无
三、岗位目的
1、负责质量体系文件的管制；
2、负责对质量体系受控文件电子版资料进行更新、管理及维护作业；
3、品质综合检查。
四、岗位职责
序号
职责
权重
职责分解与工作标准
1
公司文件和记录的管理
50%
认真校对已生效文件的电子版与纸质版，并进行准确标识和分类存放，确保公司质量体系和非质量体系文件的有效性。
收文后对文件进行发放、回收、作废作业（主要通过OA）。
每月更新受控文件清单、质量记录清单等。
2
品质监控与管理
20%
每月一次的品质分析会议前及时通知参加人员并安排会议室，会议结束后
升级会员 