Word打印技巧集锦.docx

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Word打印技巧集锦

Word打印技巧集锦

无纸化办公喊了很多年，但事实上，很多时候我们的文档还是需要打印出来。

那作为办公软件中的Word有哪些值得使用的打印技巧呢？

这一期的Office超强技巧就来和您一起来学习。

打印指定页

选择“文件→打印”，在“页面范围”部分中选择“当前页”项，则Word会打印出当前光标所在页的内容。

如果选择了“页码范围”项，就可以在这里键入指定的页码或页码范围，如“1-1”可以打印第1页内容，“1-3”可以打印出第1页至第3页的全部内容。

如果想打印一些某连续页码的内容，必须依次键入页码，并以逗号相隔，连续页码可以键入该范围的起始页码和终止页码，并以连字符相连，例如“2，4-6，8”就可以打印第2.4.5.6和第8页。

打印指定部分

如果只想打印出某一页的部分文件，请首先在文件当前窗口中选定需要打印的部分内容，选择“文件→打印”，再在“打印”窗口中选择“页面范围”下的“所选内容”即可。

无麻点打印图片

有时在Word中嵌入一幅图片，用针式打印机打出来后，图片中的白色部分总有一些麻点，非常难看，其实，可以将这些麻点去除：

导入一张图片后，右击选择“设置图片格式”，并在打开的“设置图片格式”对话框中单击“图片”选项卡，选择“颜色”下拉列表框中的“灰色”选项，接上打印机，打印出来的图片就不会出现麻点了。

黑白打印

单击“文件→打印”，在“打印”窗口选中一打印机后，按下“属性”按钮，选择灰色或黑色打印方式，也可以使图片中的麻点消失掉。

只打印奇数页或偶数页

如果某些情况下只想打印文件的奇数页或偶数页，那么可以在“打印”对话框的“打印”下拉列表框中选择“奇数页”或“偶数页”。

用不同的格式打印文件

在“新建”对话框中，Word可以根据不同的要求，打印出不同格式的文件，如草稿、打印到文件等，这样就可以大大方便用户的办公需要。

打印指定的节

Word可以打印指定的一个或多个节、或多个节的若干页。

如果想打印一节内的多页，可以键入“p页码s节号”，例如打印第3节的第5页到第7页，只要键入“p5s3-p7s3”即可；如果打印整节，只要键入“s节号”，如“s3”；如果想打印不连续的节，可以依次键入节号，并以逗号分隔，如“s3，s5”；如果想打印跨越多节的若干节，只要键入此范围的起始页码和终止页码以及包含此页码的节号，并以连字符分隔，如“p2s2-p3s5”。

打印草稿

为了加快文件的打印速度，可单击“打印”窗口中的“选项”按钮，再在打开的“打印”选项卡的“打印选项”下选中“草稿输出”复选框，这样就能实现以草稿质量打印文件，但此时无法打印格式或图形。

不过，需要注意的是，该选项需要打印机的支持，某些打印机可能不支持此选项，请认真查阅有关说明文件。

逆页序打印

在打印一个文件时，经常把最前面一页放在最下面，而把最后一页放在最上面，然后再一张一张地重新翻过来，文件不长倒也好，如果长了，一张一张重新手工排序会相当麻烦。

其实，只要在Word中单击打印对话框中的“选项”按钮，并在打开的“打印”对话框中选中“逆页序打印”选项并确定，以后Word就会把文件从最后面一页开始打起，直至第一页，这样就可以直接一页一页地整齐地把它们放在一起了。

按纸型缩放打印

在Word的打印对话框的右下方有一个“缩放”选项区域，只要用鼠标单击“按纸型缩放”下拉列表框，再选择所使用的纸张即可实现缩印。

如在编辑文件时所设的页面为A4大小，而你却想使用16开纸打印，那只要选择16开纸型，Word会通过缩小整篇文件的字体和图形的尺寸将文件打印到16开纸上，完全不需重新设置页面并重新排版。

按每页版数缩印

注意一下Word打印对话框的右下方“缩放”选项区域，单击“每页的版数”下拉列表框，从中选择版数，即可把内容打印到相应的版数上了。

通过此技术，可以把一页纸的内容，打印成16个版，真正实现缩印。

打印副本

打印多份同一个文件，没必要按几次“打印”按钮，只要在“打印”对话框中在“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数，即可同时打印出几份同一个文件的内容。

如果选中“逐份打印”选项，则Word会按打印完一份再顺序打印文件的另一份，这样就不用在打印完后再分类。

如果不选“逐份打印”则会将所有份数的第一页打印完之后，再打印以后各页。

打印批注或属性

有时文件一多，想在打印完整篇文章的所有正文之后再打印出它的批注或属性，这样便于归档和管理。

要打印批注或属性非常容易，只要在Word打印对话框中用鼠标单击“打印内容”下拉列表框，然后选择想打印的某项内容（如“文件属性”、“批注”和“样式”等），按下“确定”后即可打印。

横向打印

在编制试卷时经常需要使用8开纸打印，而Word的页面设置中仅提供了16开纸型，于是很多人可能在打印时将8开纸对折分两次打印。

其实，没有必要这么麻烦：

选择“文件→页面设置”，单击“纸型”标签，选择“纸型”为“自定义大小”，并把“高度”设为26厘米，“宽度”设为36.8厘米，再把“方向”选为“横向”，这样就做出了一个8开纸了，编辑完成后直接打印出来就可以了。

异地打印方案

如果你家里没有打印机，只要在自己的电脑上安装公司或朋友家的打印机的驱动程序，然后在Word打印对话框中选择“打印到文件”选项，接下来把打印内容保存到软盘的一个文件上，如a:

\output.prn，最后到公司或朋友的电脑，进入Windows的DOS窗口，并输入：

copya:

\output.prn/bprn（注意一定要有/b参数，否则会出错），再接通打印机，装上纸即可打印出来了。

取消无法继续的打印任务

有时在打印Word文件中间，会遇到打印机卡纸等中断情况，关闭打印机电源取出纸后再打开电源打印，却会发现无法继续进行了。

这时，无需重新启动系统，只要双击任务栏上的打印机图标，再取消打印工作即可。

防止Word打印信封时打偏

在使用Word打印信封时，经常会将信封打偏。

其实可以通过修改打印机的送纸方式，使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边即可：

选择“工具→信封和标签”，单击“选项”，在“选项”对话框中选择“打印选项”，选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式，单击“确定”即可。

嵌入TrueType字体

单击“工具→选项”，选中“嵌入TrueType字体”，这样可以把创建此文件所用的TrueType字体与文件保存在一起，当在另一台机器上打开此文件时，即使这台机器没有安装创建此文件的字体，仍可用这些字体来查看和打印文件，而不会使用默认的字体来代替。

不过，要注意的是，创建文件的字体必须是TrueType字体，否则无法被嵌入。

当采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时，为减小文件的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”复选框。

在打印预览窗口编辑文件

编辑好文件后，选择“文件→打印预览”命令进入预览状态，在预览状态下，鼠标变成一个放大镜的形状，单击左键可以对窗口进行缩放，如果想要编辑文件时，只要单击预览快捷工具栏上的“放大镜”命令即可。

让打印文字不再重叠

有时用Word编辑文件时，明明觉得设置得很正常，而且打印预览时文字也排列得非常整齐，但用打印机打印后发现偏偏部分文字重叠在了一起。

这时可以选择“文件→页面设置”命令，对页面的纸张大小，纸张类型，按照用户所使用的纸张进行设置，并且对行距、字间距等参数进行适当调整或直接还原为默认值就可以了。

折页打印

如果想制作实验报告、编制试卷之类的折页文件。

利用Word完全可以做出：

选择“视图→页眉和页脚”，而后切换至第一页的页脚（或页眉）。

对两分栏来说，可在与左栏对应的合适位置输入“第｛=｛PAGE｝*2-1｝页”，在与右栏对应的合适位置输入“第｛=｛PAGE｝*2｝页”。

输入时先输“第页”，再将光标插在两者中间，连续按两下Ctrl＋F9键，输入大括号“｛｝”。

然后在大括号“｛｝”内外输入其他字符，完成后，分别选中“｛=｛PAGE｝*2-1｝”和“｛=｛PAGE｝*2｝”，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“更新域”，即可显示每页左右两栏的正确页码。

此方法可以进一步扩展，如对三分栏文字来说，必须将每栏“第页”之间的域代码修改为“｛=｛PAGE｝*3-2｝”、“｛=｛PAGE｝*3-1｝”和“｛=｛PAGE｝*3｝”。

再按上面介绍的方法更新即可。

N分栏则是“｛=｛PAGE｝*N-（N-1）｝”、“｛=｛PAGE｝*N-（N-2）｝”……“｛=｛PAGE｝*N｝”，并要注意通过先将其选中，然后右击鼠标，选择快捷菜单中的“切换域代码”命令来更新域。

反片输出文件

利用WPS2000/Office中的打印输出窗口中的“反片输出”功能可以制作出反片效果。

其实，在Word中也能实现：

按下Ctrl+P打印对话框，然后单击打印机的“属性”按钮，在打开的打印机属性设置对话框中单击“高级”按钮，然后选择“打印机功能”中“MirrorPrint”下拉框中“True”项（视不同打印机会有不同选项），然后连续按下“确定”三次即可把文件反片输出来了。

避免打印出不必要的附加信息

有时在打印一篇文当时会英名其妙地打印出一些附加信息，如批注、隐藏文字域代码等。

通过下面的技巧可以避免打印出这些不必要的附加信息：

在打印前选择“工具→选项”，单击“打印”标签，然后取消“打印文件的附加信息”下所有复选框即可。

打印含窗体的格式化文件

利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文件，方便其他用户在文件中特定的地方填写相关的信息。

如果想利用已事先打印好的含窗体的空白文件（即在填写区还没有填写内容）打印多份不同的统计信息，只要选择“工具→选项”，再选择“打印”标签，选中“只用于当前文档的选项”下的“仅打印窗体城内容”复选框，这样当在窗体中填写完信息后，打印出来的将仅仅是所填写的信息，而不是将整个统计表格文件打印出来。

快速打印Word快捷键

使用Word快捷键，确实可以给带来很多方便。

不过，通过下面的技巧，可以把Word中的所有快捷键打印出来的方法：

启动Word，再选择“工具→宏”，再单击“宏的位置”下拉列表框，选择“Word命令”。

然后在“宏名”框中，选择ListCommands命令，单击“运行”按钮。

接着在出现的“命令列表”对话框中，选择“当前菜单和快捷键设置”，单击“确定”按钮。

此时Word会生成当前所有菜单和快捷键的列表。

最后要做的只是选择“文件→打印”命令即可打印出Word中的所有快捷键。

快速取消后台打印任务

当给打印机发出打印任务后，会在Word的状态栏上出现打印机图标，说明Word正在后台打印文件，而打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。

双击打印机图标可取消打印任务，不过你的动作可要快一些，否则将无法取消打印任务。

一般在默认状态下，Word会显示状态栏。

如果没有显示，请执行“工具”菜单中的“选项”，再选择“视图”选项卡，然后选中“显示”下的“状态栏”复选框，按“确定”按钮即可显示状态栏。