最新Word及Excel操作技巧.docx
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最新Word及Excel操作技巧
最新Word及Excel操作技巧
1、即时取消Word的后台打印：
当我们刚刚编辑完一篇文档按了打印命令后，后来又不想打印当前的文档了，那么怎样才能即时取消后台打印任务呢？
一般来说，大家在发出打印任务后，程序会自动将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现打印机图标，打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。
要想即时取消后台打印任务的话，大家只要用鼠标双击打印机图标就可以了。
2、Word2003让文字随文本框大小变化：
当我们在用Word进行文档编辑时，经常需要用文本框来实现一些特殊的应用，比如在文本框中输入文字来达到特殊效果，但有个问题是，当我们在文本框中输入文字并调整了文本框的大小后文字并不会跟着变化。
其实我们可让文本框里的文字大小随文本框大小“同步”变化；单击选中该文本框，然后选择“剪切”，再执行菜单“[编辑]—[选择性粘贴]”，在粘贴形式中选择“图片（增强型图元文件）”，现在再拖动文本框看看，是不是可以随意改变文字大小了。
3、Word2003/2007快速切换英文大小写：
在Word中输入英文句子时，一般每个单词的第一个字母都是大写，通常的输入方法就是输入第一个字母时就要进行一次大小写切换。
这样很麻烦。
不妨全部输入小写字符，然后选中所有单词，按一次组合键“Shift+F3”试试，是不是每个单词的第一个字母都变成了大写？
再按一次试试，所有的字母都变成了大写！
再按一次，又变了小写。
原来，组合键Shift+F3是个英文大小写切换键，充分利用这个组合键，以后输入英文就方便多了。
4、Word2003/2007Word表格中“Shift+Alt+方向键”调整行序：
Word表格编辑时可以使用一些快捷键提高效率，比如“Shift+Alt+方向键”组合，非常有用，用“Shift+Alt+上（或下）方向键”能够调整文档中段落的顺序，也可以调整Word表格中的行序。
方法是：
将插入点置于要调整行的任意一个单元格内（或行尾段落标记前），按下“Shift+Alt”键，然后按上下方向键，按“向上箭头”键可使该行在表格内向上移动，按“向下箭头”键可使该行向下移动。
5、Word2003剔除试卷中的选择题答案：
如果想在Word2003中去掉选择题后括号内已有的答案，可按下面的步骤操作：
按“Ctrl+H”组合键打开“替换”对话框，在“查找内容”框中输入“（^$）”，在“替换为”框中输入“（）”（括号中间有空格），单击“全部替换”按钮即可。
但“$”只能表示一个任意的字母，即以上操作只能剔除单选题中的答案，若为多项选择题，可在查找时依次加入多个“$”来进行查找并替换。
6、Word中英文字体“区分对待”：
在一篇中英文混排的Word文档中，经常需要将文档中的字体格式统一为诸如“中文为楷体四号字，英文为ArialUnicodeMS体”之类的具体形式，该怎样快速而准确地完成该任务呢？
好办，以下我们以Word2003为例说明具体操作过程：
1）打开所需要的Word文档，然后在“编辑”菜单中，单击“全选”命令以选中整篇文档；2）在“格式”菜单中，单击“字体”命令；3）单击“字体”选项卡，然后在“中文字体”框中选择“楷体”；在“字号”框中选择“四号”；在“西文字体”框中选择“ArialUnicodeMS”；单击“确定”按钮。
现在，文档中所有英文被设置为ArialUnicodeMS体，而所有中文被设置为楷体，但中英文的字号皆被设置为四号字。
7、去除来自“记事本”的自动换动符：
很多人习惯打草稿用“记事本”，然后复制到Word中进行排版编辑。
但大家多将“记事本”程序设置为自动换行，而将其中的文本拷贝到Word中会出现一种奇怪的换行符号，利用Word的“查找和替换”中的“[特殊格式]—[标记]（即^P）”来查找替换这些换行符往往无效。
这里你可以尝试在“查找和替换”中将“查找内容”设置为“^13”（不含双引号），“替换为”项中不输入任何内容，然后全部替换即可去除来自“记事本”的自动换行符。
8、如何删除WORD文档所有空格空行：
1）去多余空行――在“编辑”菜单中选择“替换”，在弹出对话框的“查找内容”中输入^p^p，在“替换为”中输入^p（这里^和p都必须在英文状态下输入），然后单击“全部替换”即可（可以多次单击“全部替换”，直到出现“word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”）；2）去多余空格――在“编辑”菜单中选择“替换”，在弹出对话框的“查找内容”中输入一个空格，在“替换为”中什么也不输入，然后单击“全部替换”即可（可以多次单击“全部替换”，直到出现“word已完成对文档的搜索并已完成0处替换”）。
9、一键选中超链接文本：
在Word文档中如果要想选中带有超链接的文本，通常我们使用鼠标拖动的方法，但这种方法选中的效率很低，有没有更高效的方法呢？
答案是肯定的。
其实只须将插入点定位到超链接文本的前面，然后再按下键盘上的Delete键就可以实现一键选定了。
10、快速撤销自动画布：
当在Word2007中绘制图形或插入“文本框”时，在编辑区域总会自动弹出一个“在此处创建图形”的绘图画布，如何撤销该画布呢？
方法一：
当出现画布时，在画布范围之外的区域绘制图形，画布便自动消失；方法二：
当出现画布时，按“Ctrl+Z”组合键，画布自动撤销；方法三：
单击“[MicrosoftOffice按钮]—[Word选项]—[高级]”，在“编辑选项”中，不选择“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”项，“确定”后完成设置。
11、生僻字录入并不难：
1）利用Word中的插入符号法：
比如我们要输入“朐”，先打开Word，输入“月”字并选中它，依次单击“插入—符号”，在弹出的窗口中把“字体”定为“普通文本”，“子集”定为“CJK统一汉字”，就可以看到许多有“月”部首的汉字（如图1），从中可以找到“朐”字，双击这个汉字就可输入；2）用“微软拼音”输入法中的手写板来输入：
切换到微软拼音输入法，单击“选项”（即右下脚倒三角按钮），勾选“输入板”，那么在输入法状态中便会多出一个“开启/关闭输入板”切换按钮，单击该按钮，弹出“手写识别”窗口，这样我们就可以将鼠标当成笔在左侧窗口中书写生僻汉字了，双击中间窗口得到的汉字“朐”即可输入。
12、Word2007快速分割表格：
可以把光标定位到需要分离的表格内容的最后一行，然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键，这样整个表格就会被一分为二，并且两个表格中间会自动加入一个空行，可以输入其它内容。
13、Word提示mso.dll无效：
可能是你的Word软件由于某种原因出现故障，比如被病毒破坏了。
如果你的Word还能打开，可以点工具栏的“[帮助]—[检测并修复]”来修复Word。
如果不能，你可以在[控制面板]—[添加/卸载程序]中，找到Office，更改，选择修复，要提前准备好Office的安装光盘或者文件夹，如果是光盘要确保光盘完好，如果修复不了就卸载Office，然后重新安装。
14、Word2007手动找回自动保存文件：
如果突然遇到停电等突发事件在Word2007怎么也找不到关机前自动保存的文件，可以在“C：
\documentsandsettings\\ApplicationData\Microsoft\Word”文件夹找找自动保存文件。
平时在写文档的时候最好把自动保存时间设置为1分钟，这样可以减少很多麻烦。
15、Word2003/2007快速制作填空题下划线：
先在填空题空白处输入试题中不含的特殊字符（如～、&）等，然后按Ctrl+H组合键打开“替换”对话框，在“查找内容”栏输入刚才的特殊字符，在“替换为”栏中输入几个空格，并打开“高级”选项，在“格式/字体”对话框里将“下划线线型”选择为“单实线”，然后点击“全部替换”按钮，即可将特殊字符替换为带下划线的空格，快速制作出填空题的填空部分。
16、更改Word2007默认保存格式：
Word2007默认保存格式为docx，低版本的Word要想识别必须安装兼容补丁，单击“[MicrosoftOffice按钮]—[Word选项]—[保存]”，在“保存文档”中，从“将文件保存为此格式”的下拉菜单中选择“Word97-2003文档（*.doc）”，单击“确定”后退出，以后所有新建文档默认保存格式便为doc。
此法同样适用于MicrosoftOffice2007的其他组件。
17、也谈Word中纵向选定文本：
将光标放在需要选定的纵向文字块的左上方，然后用左手按住Alt键不放，用右手将鼠标向纵向块文字的右下方拖动，即可纵向选定文字。
18、Word2007巧用快捷键插入公式：
在使用Word2007编辑文档时，通常大家都是切换到“插入”选项卡，然后单击“符号”组的“公式”按钮，再进行公式编辑。
其实，无论当前为何选项卡，要在文档中插入公式时，只需要按下“Alt+=”键即可进行公式编辑。
19、Word2007表格倒着建：
通常大家都是先创建好表格，然后再输入内容。
但是，有时创建表格事先没有规划好，所以出现输入内容时才发现行或列不够用了或者太多了的情况。
其实，你可以改变一下顺序，即先输入表格内容，只是在输入内容时，请以空格识别“列”，以回车键识别“行”。
然后，选中输入的表格内容，再单击“插入”选项卡，单击“表格”组中的“表格”下的三角箭头，单击“插入表格”，则一个表格就形成了。
20、Word中微调图片位置：
在Word文件中插入图片（文本框）后，有时候要求对它进行细微的位置调整，只需把图片设置为四周型（紧密型），按住Ctrl键同时按方向键，即可对图片进行上下左右微调。
也可以按下“Alt+鼠标左键”进行微调。
21、在Word表格的最后添加一行：
在表格最后添加一行，只需将光标移到表格的最后一个单元格中，按“Tab”键即可快速插入一行。
22、快速预览Word文档：
我们知道在查看图片文件时，可以选择缩略图模式，这样所有图片都可以以缩略图的形式显示出来，使用非常方便。
在浏览Word文档的时候，如果也能够预览其中的内容就好了，特别是在大量文档中查看某篇文章的情况下。
其实，方法还是有的，启动Word软件后，单击执行“[文件]—[打开]”命令，在弹出的对话框中定位到目标文件夹，然后选定其中的某个文件，再单击“视图”按钮右侧的倒三角形按钮，在弹出的菜单中选择“预览”选项，在下面的窗口中就会显示文章的内容。
23、Ctrl键配合鼠标翻页键的妙用：
在Word2003/2007文档中，按住Ctrl键，同时滚动鼠标的翻页键（又叫鼠标中键），可以放大或缩小文本，页面想多大就多大，也可以多页打印预览，在屏幕上显示多页。
当页面比较小时会在屏幕上显示多页，如果是一本书可清晰地看到文档的脉络和结构。
比如，标题及级别关系，章节，错别字。
如果出错，把光标定位在出错处可立即修改，不用点来点去，省去不少时间，也可进行文字和图形的插入，非常方便。
24、Word表格巧调列宽：
在编辑Word表格时，大家通常都是拖动表格线来调整列宽。
其实，如果在拖动表格线时，配合使用不同的按键，可以达到不同的目的。
按住Ctrl键的同时拖动，表格线左边的列宽改变，增加或减少的列宽由其右方的列共同分享或分担，整个表格的宽度不变；按住Suift键的同时拖动，只改变表格线左方的列宽，其右方的列宽不变，整个表格的宽度将有变动；按住Alt键的同时拖动，标尺上会显示出各列的宽度，其拖动结果与普通拖动方法相同。
25、“锁定”Word2007每次打开的默认字体大小：
用Word2007来进行文档编辑，但是每次打开后字体默认大小都是五号，每次都还得手动去切换一下，变为常用的四号字大小，要是能打开文档后默认的字体大小为四号就方便了，其实在文档编辑区域空白处右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“字体”打开字体设置窗口，设置好字体和字号大小为“四号”，然后点击左下角“默认”按钮，在弹出一个新对话框中单击“是”后退出。
好了，以后打开新文档就是按照你设置的字体和字号啦，不用再去手动切换一次。
26、Excel2003/2007如何快速选定可见单元格：
我们在使用Excel进行数据的分类汇总过程中，常常需要复制粘贴汇总后的数据项，但是当我们直接选定并复制相应的数据区域到另外一个工作表中粘贴时，却发现原来隐藏的数据项全部显示出来了，复制粘贴其他含有隐藏数据列的数据区域时，也会出现这种问题。
手动删除表中的多余数据项，未免有点麻烦，这时我们可以先选定相应的数据区域，然后依次执“［编辑］—［定位］—［定位条件］—［可见单元格］”命令（Excel2003）或执行“［开始］—［查找和选择］—［定位条件］—［可见单元格］”命令（Excel2007），快捷键均为“Alt+；”，选定可见单元格，然后再执行复制粘贴命令，就不会再出现隐藏的数据列了。
27、Excel2003/2007防止你的公式被别人改动：
如果你制作的表格中输入了公式，常常被别人搞得面目全非，让你十分头痛，没关系，你可将它们保护起来。
1）先在工作表左上角行、列交汇处单击鼠标，选定整个工作表；2）打开“单元格格式”对话框，进入“保护”标签，清除“锁定”前面复选框中的“√”号，解除对整个工作表的锁定；3）执行“［编辑］—［定位］”命令，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在弹出的“定位条件”对话框，选中“公式”选项后，确定退出，选中工作表中所有包含公式的单元格；4）再次进入“保护”标签，在“锁定”前面的复选框中加上“√”号，确定退出；5）执行“［工具］—［保护］—［保护工作表］”命令，打开“保护工作表”对话框。
输入密码（密码需要确认一次）后确定退出，公式就被锁定而不能修改了。
28、用数据有效性限制重复数据录入：
在Excel中录入数据时，有时会要求某列或某个区域的单元格数据具有唯一性，如身份证号码、发票号码之类。
但我们在输入时有时会出错致使数据相同，而又难以发现，这时可以通过“数据有效性”来防止重复输入。
例如我们要在A1：
A22来输入身份证号，我们可以先选定单元格区域A1：
A200，然后单击菜单栏中的“数据”—“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项下，单击“允许”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”文本框中输入公式“=COUNTIF（A:
A,A1）=1”（不包括引号），选“确定”后返回。
以后再在这一单元格区域输入重复的号码时就会弹出提示对话框了。
29、在Excel中快速检索大量数据：
很多读者在Excel的使用中都碰到过这样的问题：
在Excel中，如何在一个工作表中检索出与另一个工作表中相同的数据？
数据量小倒没有什么，但如果要在一个成百上千行的数据中找出上百个没有规律的数据，那可是一件比较麻烦的事。
例如笔者学校最近进行学生资料造册工作，很多老师都在苦恼，有没有办法将手中的200名学生名单在学校总的学生名册（3000人的Excel工作表）中快速找出来？
这个时候，使用Excel的粘贴函数VlookUp（）来搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值。
操作步骤：
第一步，将需要检索的学生“姓名”列置于“子表”工作表的首列；第二步，在“总表”工作表的姓名列（B列）后插入一空列（C列），用于显示检索结果，如检索到数据就显示该学生的姓名；第三步，在C2单元格中输入公式“=VLOOKUP（B2,子表!
A$2:
A$201,1,FALSE）”；如果在“子表”工作表中检索到B2单元格的值，则在C2单元格中显示B2的姓名，否则显示信息“#N/A”；第四步，拖动C2单元格的填充柄复制公式到C列的其它单元格；第五步，对C列升序进行排序，即可在“总表”工作表中检索出“子表”工作表中的全部记录。
30、Excel中巧妙输入分数：
事先将Excel单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入分数数据。
除此以外，可以在“常规”单元格中按“0”+“空格键”+“分数”的格式输入分数，如输入的“0□2/3”（□表示空格）即可显示“2/3”，并按15位的数字精度进行数据处理，不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。
31、拒绝Excel2007计算错误：
有些Excel2007表格项的数据按要求仅需保留1位小数，但计算后发现，得数为计算结果不符。
例如：
1.44和1.21，保留1位小数显示为1.4和1.2,求和计算后显示2.7（应该为2.6）。
解决的办法是：
单击“［microsoftOffice按钮］-[Excel选项]—［高级］”，找到“计算此工作簿时”，选择“将精度设为所显示的精度”项，“确定”后单元格的计算将按照屏幕上显示的值进行。
32、“对称”图表轻松搞定：
Excel2007在图表设计方面增添了许多立体感强、样式美观的“柱形图、折线图、饼图”等图表，图表样式已经能满足绝大多数环境下的需要，但仍有许多不完美之处。
例如笔者公司领导要求设计出一张能直观反映员工工作进展情况的图表，并且用草稿画出了图表草图（如下图），要求用Excel设计制作出他需要的图表。
虽然Excel2007并没有提供对称性图表样式可供选择，但获得这样的效果还是很轻松的。
1）在Excel2007选中要制作成图表的数据，点击“插入”标签卡中“图表”选项卡右下角的“创建图表”扩展按钮，打开“插入图表”对话框，选择“条形图”中自己喜欢的一款条形图样式后点击“确定”按钮；2）用鼠标点击选中刚插入的图表中最下方的“水平（值）轴”，右击执行“设置坐标轴格式”命令，打开“设置坐标轴格式”对话框，将“坐标轴选项”中的“最小值”设置为“固定：
-100”；3）在“设置坐标轴格式”对话框中切换到“数字”标签卡，将“数字类别”设置为“自定义”项，“类型”为“#,##0;#,##0”项；［小提示：
如果“类型”中没有“#,##0;#,##0”项供选择，你可以在“格式代码”中输入此项并按下“添加”按钮完成添加操作，通过此自定义的数字格式可以将当前的主坐标轴刻度值相统一，使得图表更具直观可读性。
］4）通过鼠标单击图表中任一数据条柱形来选中所有同一颜色的数据条柱形，右击执行“设置数据系列格式”命令，在“系统选项”标签中将“系列绘制在”项选择为“次坐标轴”，按下“关闭”按钮；5）点击选中图表上方刚出现的“次坐标轴 水平（值）轴”项，右击执行“设置坐标轴格式”命令，同样将“坐标轴选项”中的“最小值”设置为“固定：
-100”，同时切换到“数字”标签卡中勾选“逆序刻度值”项，最后按下“关闭”按钮，查看一下你的“对称性图表”（如下图）是不是已经大功告成了。
33、极速“快打”工资条：
大多数工资条是通过函数等方法来实现，我觉得还是很麻烦，不容易记住，也不方便使用，最近我找到一种方法非常快捷有效，方法如下：
1）打开工资表，复制第一行工资项目名称行到最后一个人员行下面，有多少人就复制多少行工资项目名称行；2）在最左侧插入1列，在这列中插入数字按2、4、6的方式，直到最后一个人员：
接着在工资项目名称行插入数字1、3、5的方式，直到最后一行；3）按新插入列升序重排工资表，这样工资项目名称行就自动排在了每个人的上一行，然后删除或隐藏这一列，打印即可。
34、用函数快速归类姓名编码：
在Excel2007中，CHAR函数和CODE函数的功能是相对应的，前者返回对应于数字代码的字符，后者则返回文字串中第一个字符的数字代码。
譬如CHAR（65）等于“A”，CODE“A”等于65。
对于汉字而言，以“啊”为例，则有CHAR（45217）等于“啊”，CODE（“啊”）等于45217。
45217其实对应的是“啊”的内码，该内码可以根据汉字的区位码通过公式计算而得到。
反之，知道了汉字的内码，也可以计算得到汉字的区位码。
还是以“啊”为例，该汉字的区号的计算公式为INT（CODE（“啊”）/256）-160，位号的计算公式为MOD（CODE（“啊”）,256）-160。
对于文中的报名表格，可以在“编码一”列下的B4单元格输入公式“MID（A4,1,1）&（INT（CODE（MID（A4,1,1））/256）-160）*100+（MOD（CODE（MID（A4,1,1））,256）-160）”,并将该公式复制到同一列的其他单元格，在得到姓名中的第一个汉字的同时也得到了该汉字的区位码。
其他两列进行类似处理即可，效果如下图所示。
35、数字前面有“0”也能算：
在Excel2007“单元格格式”设置框中，将数字格式设置为文本时，可以在单元格输入前面有“0”的数字，但这样输入的数字不能进行计算。
我们可采用下面的方法输入能计算的数值；选中单元格，点击“［格式］—［单元格］”，单击“数字”标签，在左边的“分类”中选择“自定义选项”，在右边的“类型”中选择“0”，这时“类型”编辑栏中出现“0”。
根据自己要在单元格中输入的位数，如“00001”5位，在编辑栏中输入5个0，点击“确定”后，在单元格中就可以输入前面有“0”并可以计算的数字。
36、快速定位“超长”行数据：
1）假如一个Excel工作表真有10000行，如果第1列第8936行的数据需要修改，怎么办？
无论用鼠标拖滚动条，还是用键盘上的翻页键，都需要很长时间，这时我们可以按住“Shift”键，然后用鼠标拖动“滚动条”，就会很快定位到所需要修改数据的这一行；2）在Excel当前工作表名称框中输入A8937并按下回车键。
名称框在编辑栏的左端，是公式框的左邻；3）若要定义一块矩形区域，可在“引用位置”输入“C5883：
H5888”；4）要定位到多个不连续的单元格，可在“引用位置”输入“C5883,F5891,H6078”。
37、快速设置Excel表格阴影间隔效果：
如果Excel2003/2007表格中的记录比较多，设置表格的阴影间隔效果不仅起到美化表格的作用，同时还可以方便地查询表格中的信息。
设置的方法是：
选中表格中的数据区域，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，在“条件1”的列表中“公式”，输入公式=“MOD（ROW（）-1,2）=1”（公式的含义是：
如果表格只有1行标题，那么从表格的第2行开始，每间隔1行设置阴影间隔效果，可根据自己的需要更改）。
按下来就可以指定满足条件行的阴影填充的颜色了，单击对话框中的“格式”按钮，在“图案”选项中选择一种填充颜色，确定后就可以看到阴影间隔设置的效果了。
如果用户希望偶数行使用背景色的话，只要将公式“=MOD（ROW（）,2）=1”换成“=MOD（ROW（）,2）=0”即可，如果需要改变每列的颜色，可以将公式中的“ROW（）”换成“COLUMN（）”即可。
38、Excel2003/2007不连续单元格快速输入相同内容：
在Excel软件中输入信息的时候，如果是连续的单元格可以通过拖动填充柄的方法快速输入相同或者有规律的数据。
如果单元格不连续，填充的方法就无法奏效了，不过我们可以通过下面的方法快速输入相同的信息。
首先，按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键选中输入内容相同的所有不连续的单元格，然后敲击键盘输入单元格的内容，最后按下“Ctrl+Enter”组合键，选中的所有单元格都会填充为用键盘输入的内容。
39、Excel2003/2007快速调整多个工作表中字体大小：
在实际工作中，需要调整单个工作表中字体大小，可直接选择工具栏上的字体大小值来调整，而如果有多个工作表需要调整字体大小，操作显然就比较麻烦了。
现在告诉大家一个小技巧，就可以快捷调整多个工作表中字体大小：
按住“Ctrl+Shift”组合键，用鼠标左键分别单击各个工作表页签，使之设置为选择状态，放开Shift键，滑动鼠标中间键（滑轮）可以调整字体的大小，向前滑动滑轮可增大字体大小，而向后滑动滑轮可减少字体大小。
40、Excel2003/2007不用工具直接给Excel表格截图：
有时候，我们需要用截图工具把Excel中的某个表格截取下来，然后插入到Word文档中。
其实不用截图工具就可以直接截取Excel表格。
首先选定需要截图的Ex
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