外贸信函的正确格式.docx

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外贸信函的正确格式

篇一：

外贸信函的基本格式

外贸信函的基本格式 1、基本信函 里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。

主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时 才使用标点。

信中各段落之间均空一行。

信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

这里就是指收信人的

姓名和地址，一般写在信笺的左上方。

收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。

另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。

所以事由要写得简明扼要。

指对收信人的一种称呼。

较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。

称呼后面的标点，一般使用逗号。

称呼里的第一个字母要大写。

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

信的主体。

一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。

我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如”希望来信 来函定货”，

“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。

例如：

“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写

在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

写在结束语的下面，签上写信人的名字。

如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通

函而已，不为人重视。

签名的下面，最好写上发信人的职位。

如

果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

例如：

Encls:

2InvoicesEnc.:

1B/Lading电子邮件格式：

众所周知，电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。

电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。

但是E-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。

您知道，当一封E-mail发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。

所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。

通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。

但是我们在这里还是要建议大家，即便是写E-

mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。

尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

写日期时，请注意以下几点：

a.年份要写完整，不能用03代替2003。

b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如 31/3/03 不能在正式的信件 中出现。

但是可以用英文缩写，比如用 Aug.代替

August。

这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方

法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。

写地址时请注意：

一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。

您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。

每次写信只要选择这个模板，信件会自动显示这些内容。

商务信函写作要点：

商务信函写作要点：

写作商务信函并不要求您使用华丽优美 的词句。

所有您需要做的就是，用简单 朴实的语言，准确的表达自己的意思， 让对方可以非常清楚的了解您想说什 么。

围绕这一点，我们总结了几方面的 内容，希望对您写作商务信函有借鉴作 用。

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。

人都是感性的，所以您需要 在您的信函里体现感性的一面。

然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用 一种特殊的 “生意腔”于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。

， 他们宁愿写“Your letter has been received”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto” 而不是“Ihavereceivedyour

letter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。

其实我们简

单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？

只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。

多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙

伴表示歉意时，您会怎么说？

我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。

既然在电话中您 会这样说，为什么在信件中要改成“It is

regrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？

放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。

在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望

对收信人产生一种怎样的影响呢？

是歉意的，劝说性的，还是坚

决的，要求性的。

这完 全可以通过信函中的语气语调来表现。

不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也 必须能够充分体现您的真诚。

不管说什么，都要带着您的诚意去说。

把写好的信函拿起 来读一遍， 确保如果此时对方正在电话中与您通话， 他一定能够感受到您的自然和真诚。

跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。

所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容， 请毫不留情的舍弃它们。

因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不 能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。

而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。

如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明 您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。

任何事情，

一旦过了头，效果反而不 好。

礼貌过了头，可能会变成阿谀奉

承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。

所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。

用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。

一个单词可以表达，就不要用词组。

多用短句，因为短句更容易理解。

“and”“but”“however”“consequently”少用，，，这些让句子变得冗长的连词。

在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。

比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如 “forward”

“dispatch”等。

因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。

这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人

的名字。

这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。

当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。

前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。

根据西方的语

言习惯，他们更愿意使用 简练而朴实的语言。

所以当我们跟西

方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。

比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直

接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwith

youinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

给买家的回复，千万要迅速及时。

因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。

如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

这一点是特别针对写电子邮件的。

也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。

如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。

比如这样的标题“Howareyou?

”，“Canweworktogether?

”，建议您改成“Proposal:

Bright Ideas Imports--ZhejiangTextile'sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:

OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.”这样您的邮件会显得更加专业。

写完之后，一定要检查。

最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。

我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能 会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

总机：

0571-85022088 服务热线：

0571-85127508

Email：

sales_cn@alibaba-案例分析：

案例分析：

DearSirs,Yourmessagehasbeenreceived.Thankyou.Itisdifficulttounderstandyourinquiryof56mm8ohm

waterproofspeakerwhichcanhandle102db,becausethroughourvastexperience,itisalmostimpossibleintechnology.Canyousupplyuswithyoursample?

Ifso,itwouldbebighelptothisproject.Hopewecouldworktogether.Yoursfaithfully,

很显然，这封邮件有很多缺点，首先语句呆板，严重的“生意腔”

使邮件毫 无生