外贸信函的正确格式.docx

1、外贸信函的正确格式篇一：外贸信函的基本格式外贸信函的基本格式1、基本信函里我们介绍一种商务信函中最通用的格式齐头式。主要特征就是每行均从左 边顶格写， 常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地 址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。这部分内容是为了方便今后查询信件用的。这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址 的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不 是

2、完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性 质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以 可以不必填写封内地址。事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全 信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。指对收信人的一种称呼。较常使用的有 Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一 般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期， 主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如 果是第一次通信，也可以利用开头

3、语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续 讨论写作商务信函的一些技巧、规则。结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如”希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束 后，另起一段写结尾语。结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结 束 语 写在结尾语 下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。写在结束语的下面，签上写信人的名字。如

4、果是传统的信件，写信人最好亲 笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。如果信中有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。例如：Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading 电子邮件格式：众所周知， 电子邮件即 E-mail 是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手 段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是 E-mail 的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道， 当一封 E-mail 发送出去后，只要 收信人在线，他可以几分钟内就收到。所以，在您发送前，必须要检查

5、一下您 所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。通常我们理解 E-mail 的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。但 是我们在这里还是要建议大家，即便是写 E-mail，由于是谈论公事，所以还是 采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函 能让您留给对方非常专业的印象。写日期时，请注意以下几点：a. 年份要写完整，不能用 03 代替 2003。b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替August。这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以

6、及联系方法（地址、 电话、传真、邮箱、网址）。写地址时请注意：一般来说，门牌号和街道名 称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您可以在 自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板，信件会 自动显示这些内容。商务信函写作要点：商务信函写作要点：写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的， 所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人

7、都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔” 于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。，他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received yourletter”或者“We are looking into your complaint”。其 实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是 把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才 能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋

8、友之间的谈话那样简单，自然，人性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么 说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目 的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信

9、人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼 要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产

10、生反感。我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如 your kind inquiry, your esteemed order 等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态 度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因 此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的 建议不合理或者对您的指责不公平时， 请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而

11、不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键 的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易 理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词 组。多用短句， 因为短句更容易理解。“and”“but”“however”“consequently” 少用 ， ， ， 这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如， 您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dis

12、patch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否 另有含义。当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知 道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果 您无法确定收信人的名字， 那就在称呼一栏里写 “Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam” 。前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行

13、商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词 句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接 写 成 “We hope to have the opportunity to work together withyou in the future.”， 这样才更加符合西方人的语言习惯。给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择 合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到， 事实上，E-mail

14、 的标题是 很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没 有内容， 看起来象群发的垃圾邮件的话， 很多买家就会直接删除。比如这样的标题 “How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal:BrightIdeasImports-Zhejiang Textile's Partnership Opportunity” 或 者 “Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。写完之后，一定要检查。最基

15、本是要确保拼写和语法正确，然 后检查一下您所提供的事 实，数据等是否有错。我们都会犯错， 但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。总机：0571-85022088服务热线：0571-85127508Email：sales_cnalibaba- 案例分析：案例分析：Dear Sirs,Your message has been received. Thank you.It is difficult to understand your inquiry of 56mm 8ohmwaterproof speaker which can handle 102db, because through our vast experience, it is almost impossible in technology. Can you supply us with your sample? If so, it would be big help to this project.Hope we could work together.Yours faithfully,很显然，这封邮件有很多缺点，首先语句呆板，严重的“生意腔”使邮件毫无生