行政助理必备知识.docx
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行政助理必备知识
一、请写出企业常用的公文文种？
（5分）
企业常用的公文文种：
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要
1．条例。
条例可用于组织制定规范的工作、活动和行为的规章制度。
2．规定。
可作为内部规章制度的名称。
用于对特定范围内的工作和事务作出规定，如确立活动规则，提出处理问题的准则与规程，明确有关单位或人员的权利、义务、责任，对其他法律、法规和规章的内容予以补充等。
3．命令。
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
4．指示。
适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
5．决定。
适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
6、决议。
用于经会议讨论通过的重要决策事项。
7．意见。
用于对重要问题提出见解和处理办法。
8．批复。
用于答复下级机关的请示事项。
9．通报。
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
实践中常用于：
总结推广先进典型的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。
10．通知。
适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文波布规范性公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。
11．公告。
用于地位较高、影响较大的机关向国内外公开宣布重要事项或法定事项。
12．公报。
用于公开发布重要决定或者重大事件。
其具体适用范围与公告基本相同。
13．通告、用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
14．请示。
用于向上级机关请求指示或批准。
实践中主要用于：
请求上级明确有关方针、政策或要求；请求上级指示处置重大问题或因无原则规定难以处理的问题的原则与方法；请求上级允许根据具体情况变通处理有关问题；请求上级协调与有关方面的复杂矛盾关系；请求上级分配任务、布置工作；请求上级核准编制、经费；请求上级审批工作计划和其他方案；请求上级任免有关干部；请求上级审定有关项目；请求上级审查批准本矾关制定的共需由上级机关审批后方能生效的重要规范性公文；请求上级批准按规定必须履行审批程序的其他事项等。
15．报告。
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
实践中常具体用于：
向上级反映工作的进展情况；反映工作中出现的有关情况、动向或问题；汇报有关政策法令或指示的执行情况和有关任务的完成情况；提出纠正有关偏向的具体意见和建议；提出转发公文的建议；答复上级的询问；检讨工作中的错误；依照报告制度的规定汇报各方面的综合情况及工作计划；将有关事项或公文报送上级机关备案等。
16．函。
用于部门之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
17.会议纪要。
用于记载和传达会议情况与议定事项。
二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？
如何才能做好这项工作？
（15分）
都说管过行政的人做老板时有资本，从此话可以看出行政工作的重要性与全面性，行政工作贯穿整个企业的运作。
行政部门的特点是服务，它不同于生产，凡非生产性质以外的所有事务都应该属于行政后勤性质，包括：
宿舍管理、员工劳保与福利、饭堂管理、环境卫生、车辆管理、海关事务、保安工作、水电管理、设施设备及对外办公（政府、公益等等）
三、公司将于下个月十五日召开半年总结会，由你来承办，请制作一份行事历（即需要做什么，由谁来做，何时完成）。
公司组织机构如下：
市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。
（15分）
部门准备资料
市场营销部年初至今的销售数据、客户资料、客户投诉与建议、
售出品跟踪记录、下半年计划
产品研发部开发产品的资料、跟踪报据、不良点、不良点改进报告
与档案、下半年计划
行政人事部人员流动分析与统计、人力成本报告、工伤报告、劳保
情况报告、保安工作、后勤开支及员工建议反馈、合同等财务部半年度固定资产、成本核算、工资状况、盈亏报告
四、请拟一份关于国庆节放假的通知。
（5分）
通知
庆国庆节，举国同欢，公司放假一星期（10月1号－10月7号），10月8号照常上班。
注意事项如下：
1.……
2.……
祝大家国庆节愉快周知
五、公司老总在例会说：
“上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。
”你对此种情形如何办理？
（10分）
对进几个月的用电开支进行比较，对上月用电情况进行了解，分析情况，然后根据相应的情况，如果实在是有浪费的情况可以制定一些带约束条例的通知，制作宣传等等
六、公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热情，你将如何办理？
（10分）在管理学来说，员工参与目标的制定（即参与活动）这样出来的效果是最好的，因此，我认为可以先以征稿的形式在公司内发布，让员工一起来出谋划策，让他们说说，怎样他们才会有工作热情，然后根据大家交上来的稿子，分析、筛选有用的信息，再根据大家所提出来的来满足与要求，这样子的效果我想会比较好
七、从行政方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？
（10分）
1.水电节约；
2.办公文具、用品控制，制定相应的规定；
3.请购品的审核，有些公司要买些东西根本就不需要考虑什么，想买就这样，这样是浪费的一种表现；
4.饭堂饭菜，员工倒剩菜剩饭过多也是一种浪费的表现
5.人员配置，我们可以培养多面手，有些工作一个人可以完成的没必要请三个人，这是从人力成本上节约；
以上仅是部分产生浪费的项目，而我们要控制公司日常的成本，还得依靠强制手段与软性手段，即制定、规定与宣传、情感相结合。
八、就一般的企业而言，如何进行档案的分类？
（10分）
两大类：
内部档案与外部档案
内部档案有：
（一）、文书档案:
（1）党群工作类:
党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；
（2）行政管理类：
行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等
（3）经营管理类：
经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等
（4）生产管理类：
生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等
（二）、科技档案
（1）产品文字材料：
各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等
（2）科研文字材料：
各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等
（3）基建文字材料：
各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等
（4）设备文字材料：
各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等
（三）、财务档案
会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
（四）、人事档案
职工的招聘、履历、培训等
（五）、电子档案
计算机磁带、磁盘和光盘等
（六）、声像档案
照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等
外部档案是：
政府机关、政府部门发下的各类通知、法规、整改令等等
九、公司的上级主管于明天到公司考察参观，你觉得需要做哪些方面的准备工作。
个人认为，这种情况没有必要特地去准备，我们平时工作做好、做细了，根本不必领导什么时候来考察，但是，作为一名行政人员，我们还是得表现出我们对其重视，在平时做好之余我们还应该做到尽量满意、完美。
以下工作可以再认真准备：
1.公司的外观：
环境卫生、员工着装等要求达到公司要求，再一次确认、检查；
2.相关ISO文件规定的文件是否完整？
3.5S标准是否达到？
准备领导考察所需要的资料
注重应聘者的素质，个人的形象和礼貌尤为重要。
以下是行政文员面试问题和面试的注意事项。
行政文员面试问题：
1、行政文员的基本素质是什么？
日常用语有哪些？
答：
我认为办公室文员的基本素质是踏实肯干，灵活机动，细致周全，积极上进。
日常用语有：
见面时：
“您好！
见到您很高兴！
”“您有什么事需要我帮忙吗？
您是初次来这里吗？
路上辛苦了。
”
分别时：
“再会！
明日再见”“祝您一路顺风，请转达我们对您家属的问候”等。
“请对我们的工作提出宝贵意见”“请您稍等，我马上帮您去办。
”
2、如何对档案进行分类？
标准是什么？
档案分类常用的有以下三种，在现实中可根据实际情况结合运用。
年度分类法：
根据形成和处理文件的年度进行分类
组织机构分类法：
根据内部组织机构进行分类
问题分类法：
按照文件所反映的问题进行分类
3、行政文员的具体工作是什么？
行政文员的具体工作包括接待工作、档案工作、文书拟写与处理、会议组织、信息工作、办公室日常事务、协调工作等几个方面。
4、在工作中如何处理与上下级的关系？
这属于行政文员工作中的协调部分的内容。
对上级：
行政文员在工作中要维护领导成员的威信和形象，尊敬领导，积极配合领导工作；维护领导层内部的团结，请示或汇报工作，应严格按领导成员职责分工进行，不越级请示，不利于团结的话、闲话、气话不说。
对下级：
可个人之间谈心交流；以平等身份、商量的态度、探讨的口气发表自己的意见，征求对方的看法，共同寻求解决问题的最佳办法；以建议的态度、谦逊的语言将自己的意见转告给对方，以达到协调的目的。
5、谈一谈你的个人工作体会。
在我从事行政文员工作过程中，感觉到了办公室文员这一职位在公司运转过程起着衔接与协调重要作用。
作为一名办公室文员，要热爱本职工作，兢兢业业，要有不怕苦不怕累的精神，也要有甘当无名英雄的气概。
办事要公道，忠于职守并在工作中努力掌握各项技能。
6、写一份通知。
行政文员面试应注意以下几方面：
1、会让你谈谈自己的优势，或者你为什么要选择干文员，怎么才能干好文员工作。
这个问题需要你提前准备好，比如你可以查一下文员的基本工作职责和任务，了解你的工作内容。
让面试官认为你对这个职位是很明确的。
2、对于你应聘公司是否有了解，比如公司的文化你是否知道并认同。
这点非常关键，在回答问题时你也可以时不时加入一些关于公司文化的语句，这样面试官会认为你是很适应本公司的企业的。
3、要随时保持你的微笑，这点文员要特别注意，还有你细小的言行举止都很重要，这不需要问你，面试官一眼就可以看到，所以在面试时一定要保持积极热情的状态，行为举止要大方得体要有一定的气质流露。
4、其他的技能不是不重要而是大家都会有，你也许并不十分突出，在介绍自己时一定要说一些你有而别人没有的技能或者优势，比如你英语很好就要强调你的英语好到什么程度并拿出可以证明的东西来，其他并不突出的技能不说也罢。
5、补充一点：
临走前一定要和面试官说谢谢，并把椅子放回原处，这个小细节要特别注意。
总的来说，文员更多的是要求个人的素质个气质性格。
责公司日常行政事务；拟定公司行政管理制度，协助控制行政管理年度费用和预算；协助公司重要会议的组织和安排，起草重要文件和文字材料；负责公司的公文处理；负责督办公司决议事项；负责公司企业文化建设及协助公司CI战略工作；协助与政府的公共关系协调及组织公司联络接待工作；负责提供公司办公和后勤服务及负责公司保密的工作。
一、请写出企业常用的公文文种？
（考察对公文的一般理解）
1.请示2.报告3.指示4.布告、公告、通告5.批复6.通知7.通报8.决定、决议9.函10会议纪要
二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？
如何才能做好这项工作?
（考察行政工作的整体感觉）
1、日常事务工作（文字录入、复印、打印、整理会议纪要、人员接待、电话接待、采购、发放办公用品）；档案合同工作。
2、拟定相关公文；协助直属领导策划员工活动及组织会议、活动；
3、协助直属领导企业文化建设，草拟、修改相关制度；
4、公司办公场地绿化；办公场地清洁、环境维护。
5、劳动纪律监督、行政费用统计及核算。
6、后勤支持性服务（办公设备维修维护、名片印制、定餐等）
7、有关政府政策及信息、行业信息的收集。
三、公司将于下个月十五日召开半年总结会，由你来承办，请制作一份行事历（即需要做什么，由谁来做，何时完成）。
公司组织机构如下：
市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。
（考察组织及协调能力）
策划方案由行政助理草拟。
1、说明这次会议的目的；2、落实开会时间、地点，主要与直属领导协商确定；3、确定与会人员；4、落实会议主持，与领导协商确定；5、确定会议议程，与领导协商确定。
其它，场地布置，会议中服务。
四、请拟一份关于国庆节放假的通知。
（考察公文格式）
关于国庆节放假的通知
公司各部门：
今年国庆节放假7天，时间为9月30日至6日。
其中1日、2日、3日为法定假日，将9月30日（星期六）公休日调至10月4日（星期三）；10月1日既是（星期日）公休日又是法定假日调至10月5日（星期四）、10月6日（星期五），10月7日正常上班。
节日前各部门要做好节前清洁、安全工作；节日期间，各部门人员注意个人安全。
最后祝各部门人员节日快乐！
XXXXX有限公司
二00八年九月二十六日
五、你认为IT行业的行政工作与其他行业有何区别？
（考察对行业特性的理解）
1、需要必要的加班与支持;
2、主动性有别于其他行业;
3、行政服务性较为突出;
4、需要了解一些行业的知识;
5、较强的语言表达艺术。
六、公司老总在例会说：
“上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。
”你对此种情形如何办理？
（考察工作的主动性及细致程度）
先出一份通知，然后在每周各部门例会上花几分钟时间给大家强调一下。
同时要从自我做起，平时节约用电，并且在日常工作中，看到有浪费的情况下，友情提醒并主动去完成。
比如天气不热的时候将有人将空调打开。
这里给大家说一下，天气很好，现在可以不用启动空调，我先关闭了。
可以说一些细节如：
计算机如长时间不用关机，空调下班后关闭，下班后热水器关闭，中午休息时关灯等均可。
七、公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热情，你将如何办理？
1、草拟办刊方案，如名称，内容、板块设计等。
2、费用预算。
3、征求领导意见。
3、员工意见征集。
4、根据领导和同事的建议对办刊方案进行合理修改。
八、从行政方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？
控制公司日常成本，应从以下几方面入手：
1、复印、打印控制。
2、办公用品购买成本控制。
3、办公用品领用控制。
4、办公用品使用情况控制。
5、水电费用控制。
6、办公电话费用控制。
7、会议和活动组织成本控制。
8、定期向公司全体成员宣传节约意识。
九、就一般的企业而言，如何进行档案的分类？
行政管理类、经营管理类、人事管理类、销售类、财务类、设备档案类
十、公司的上级主管于明天到公司考察参观，你觉得需要做哪些方面的准备工作。
应做好以下工作：
1、住宿安排。
2、行程安排。
3、工作汇报资料收集。
4、工作会议安排。
5、陪同参观人员安排。
一、简单排序法
（一）简单排序法的含义简单排序法也称序列法或序列评定法，即对一批考核对象按照一定标准排出“1234……”的顺序。
该方法的优点和缺点。
（二）简单排序法的操作首先，拟定考核的项目。
第二步，就每项内容对被考核人进行评定，并排出序列。
第三步，把每个人各自考核项目的序数相加，得出各自的排序总分数与名次。
二、强制分配法
（一）强制分配法的含义强制分配法，是按预先规定的比例将被评价者分配到各个绩效类别上的方法。
这种方法根据统计学正态分布原理进行，其特点是两边的最高分、最低分者很少，处于中间者居多。
（二）强制分配法的适用性
三、要素评定法
（一）要素评定法的含义要素评定法也称功能测评法或测评量表法，是把定性考核和定量考核结合起来的方法。
该方法的优点与缺点。
（二）要素评定法的操作
（1）确定考核项目。
（2）将指标按优劣程度划分等级。
（3）对考核人员进行培训。
（4）进行考核打分。
（5）对所取得的资料分析、调整和汇总。
四、工作记录法
工作记录法一般用于对生产工人操作性工作的考核。
该方法的优点和缺点。
五、目标管理法
（一）对于目标管理的认识
1．目标管理的含义目标管理法（MBO）是一种综合性的绩效管理方法。
目标管理法由美国著名管理学大师彼得·德鲁克提出。
目标管理是一种领导者与下属之间的双向互动过程。
彼得德鲁克认为，并不是有了工作才有目标，恰恰相反，是有了目标才能确定具体工作。
当组织最高层确定了组织目标后，必须对其进行有效合理的分解，转变为各部门以及每位员工的分目标，管理则根据分目标完成情况对下级进行考核、评价、奖惩。
2．目标管理的优点目标管理法的优点较多，也有一定的局限性。
（二）目标的量化标准目标管理要符合“SMART”的原则，其具体含义。
（三）目标管理法的实施步骤1.确定工作职责范围2.确定具体的目标值3.审阅确定目标4.实施目标5.小结
6.考核及后续措施
六、360度考核法
（一）360度考核法的含义360度考核法是多角度进行的比较全面的绩效考核方法，也称全方位考核法或全面评价法。
（二）360度考核法的实施方法首先，听取意见，填写调查表。
然后，对被考核者的各方面做出评价。
在分析讨论考核结果的基础上双方讨论，定出下年度的绩效目标。
（三）360度考核法的优缺点
360度考核法的优点
⑴打破了由上级考核下属的传统考核制度，可以避免传统考核中考核者极容易发生的“光环效应”、“居中趋势”、“偏紧或偏松”、“个人偏见”和“考核盲点”等现象。
⑵一个员工想要影响多个人是困难的，管理层获得的信息更准确。
⑶可以反映出不同考核者对于同一被考核者不同的看法。
⑷防止被考核者急功近利的行为（如仅仅致力于与薪金密切相关的业绩指标）。
⑸较为全面的反馈信息有助于被考核者多方面能力的提升。
360度考核法实际上是员工参与管理的方式，在一定程度上增加他们的自主性和对工作的控制，员工的积极性会更高，对组织会更忠诚，提高了员工的工作满意度。
360度的不足
⑴考核成本高。
当一个人要对多个同伴进行考核时，时间耗费多，由多人来共同考核所导致的成本上升可能会超过考核所带来的价值。
⑵成为某些员工发泄私愤的途径。
某些员工不正视上司及同事的批评与建议，将工作上的问题上升为个人情绪，利用考核机会“公报私仇”。
⑶考核培训工作难度大。
组织要对所有的员工进行考核制度的培训，因为所有的员工既是考核者又是被考核者。
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