印章使用管理规定.docx
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印章使用管理规定
印章使用管理规定
为了保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制订本规定。
一、印章的刻制
1、公司印章的刻制均须报董事局主席批准，由董事局主席指定专人凭公司介绍信统一到公安机关指定的相关部门办理刻制手续。
2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。
二、印章的启用
1、新印章要做好戳记，并留样保存（由保管人和行政管理中心各留存一份），以便备查。
2、印章启用应报董事局主席批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。
三、印章的保管、交接、停用及废止
1、公司各类印章必须有专人（两人）保管
（1）公司的公章、专用印章由董事局主席指定专人保管；
（2）各分公司及部门印章由其行政助理与部门负责人指定的一人共同保管，并将保管公章人员名单报集团行政办公室备案。
为保证印章的安全可靠性，专柜有内外两把钥匙，保管人一人一把，在两人同时在场的情况下才可取章。
各分公司及部门行政助理归属集团行政办公室管理。
（3）印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
（4）印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。
（5）印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。
2、印章交接：
印章移交须办理移交手续，签署移交证明，注明移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等相关信息。
3、印章的停用废止：
印章停用废止须经董事局主席批准，及时将停用废止的印章送集团行政办公室封存或销毁，停用废止的印章应及时在一定的范围内下发停用废止公告，注明停用废止的原因及日期，并建立停用、废止印章上交、存档、销毁的登记档案。
有下列情况的，印章须停用废止：
（1）公司名称变动；
（2）印章使用损坏；
（3）印章遗失或被窃，声明作废。
四、印章的使用
1、使用范围
（1）凡属以集团名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司印章；
（2）凡属分公司业务范围内的加盖公分公司印章；
（3）凡属合同类的用合同专用章或公司印章；
（4）凡属财务会计业务的用财务专用章。
2、使用方法
（1）印章使用必须建立严格的用章审批、登记制度，公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书等用章都须先认真填写《印章使用申请单》（附表一），经部门主管审核、公司法人或法人授权代表批准后，由两名印章保管人同时在场确认的情况下方可用章并认真填写《印章使用登记表》（附表二），做到单表相符。
不符合规定的和不经法人代表或法人授权代表签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。
（2）严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。
因工作特殊确需开具时，须经法人代表或法人授权代表同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司书面汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。
（3）严禁员工擅自借用或私自将公章带出公司使用。
若因工作需要，确需将公章带出使用，需提交《印章使用申请单》，注明外借，由部门主管同意，集团行政办公室批准，报董事局主席确认后方可带出，并认真填写《印章借用登记表》（附表三），做到单表相符。
印章外借期间，借用人只可将印章用于申请事由，如非申请事由，借用人必须对使用印章的后果承担一切责任。
五、印章的检查及奖惩
1、公司领导、集团行政办公室领导以及各分公司部门领导均要有随时检查印章使用管理制度是否落实的意识。
2、集团行政办公室每年要不少两次检查各部门的印章使用管理制度落实情况并及时通报检查情况。
3、集团办公室每年年终对印章保管人的履职情况进行讲评，对执行公司制度严格的员工要进行表扬和奖励，对落实制度不严格的员工提出严肃的批评，对违反相关规定，给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究相关人员（保管人、部门领导、使用人等）的责任，若给公司造成重大经济损失或严重不良社会影响者，公司将追究相关人员的法律责任。
4、每月印章管理人负责将月度印章使用情况报告和使用登记表送集团行政办公室及档案室存档。
上述规定自发布之日起执行，相关解释权在集团行政办公室。
集团行政办公室
2009年7月1日
用章申请流程图：
附表一：
印章使用申请单
申请部门
申请人
用章日期
印章
使用
说明
盖章文件名称
份数
用途
是否保留
复印件
保管人
部
门
主
管
批示意见：
签字：
日期：
总
经
理
批示意见：
签字：
日期：
行政人员1签字：
行政人员2签
字：
附表二：
印章使用登记表
印章名称
用途
金额
使用日期
使用人签字
监管人签字
备注
附表三：
印章借用登记表
印章名称
用途
金额
使用日期
归还日期
借用人签字
监管人签字
备注
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