协同管理系统产品白皮书.docx
《协同管理系统产品白皮书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《协同管理系统产品白皮书.docx（55页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
协同管理系统产品白皮书
朝华协同管理（CMS）
技
术
白
皮
书
目录
引言3
第一部分朝华协同管理系统（CMS）理念与解决方案4
一、协同管理理念与发展的背景4
二、朝华协同管理系统整体解决方案5
三、朝华协同管理系统的发展方向8
第二部分朝华协同管理系统（CMS）系统模块介绍9
一、知识文档管理9
二、客户关系管理14
三、人力资源管理19
四、资产管理27
五、项目管理31
六、财务管理35
七、工作流程管理37
第三部分朝华协同管理系统（CMS）运行环境及安全性42
一、软件环境42
二、硬件环境42
三、系统安全性42
朝华协同管理系统产品白皮书
引言
在这个竞争异常激烈，客户需求变换不定的信息时代，企业不仅需要依靠降低产品的成本和提高响应速度以确保在激烈的竞争环境下站稳脚跟，更需要不断地获取知识、提升创新能力和深化协同工作以获取成功。
协同生产、协同设计、协同办公、协同政务……“协同”概念的产生及基于此思想设计的系统应用将推动信息技术革命进入一个全新的阶段。
朝华协同管理系统（CMS）超出了传统的管理信息系统的内涵，它以企业内外资源的“协同”和系统各功能模块之间的“协同”，以高度共享、有序、集成和个性化的信息，高效和规范的电子化业务流程，强大的分析统计以及灵活的自定义功能，获得对组织准确的宏观和微观上的认识和分析，从而提升商业智能和核心竞争力。
朝华拥有卓越的产品，坚实的技术支持，专业的咨询服务和丰富的实施经验。
我们以贴切客户需求和体系化的解决方案、科学规范和细致周密的项目实施为客户提供强有力的系统应用保障。
第一部分朝华协同管理系统（CMS）理念与解决方案
一、协同管理理念与发展的背景
对企业信息化的历程来说，一开始是专注于生产制造管理的MRP，后来纳入人力资源管理、财务管理等企业非生产性资源的管理，从而形成ERP。
ERP专注的是单个企业内部资源的管理，通过重组企业业务流程，帮助企业实现了管理的规范化和标准化，但它难以突破企业的组织边界，使得企业之间无法通过信息的有效沟通和业务上的协作而对市场做出快速的反应。
当今市场经济趋于国际化，地域经济转向全球化，业务控制趋于数字化，消费者的需求趋于个性化，生产环境复杂多变，市场环境瞬息万变……在这种环境下，企业要面对比以往任何时期都激烈的市场竞争，因此靠单个企业的力量难以在这样的市场环境中成为佼佼者。
只有联合该行业中其他上下游企业，建立一条业务关系紧密、经济利益相连的供应链，实现优势互补，才能适应社会化大生产的竞争环境，共同增强市场竞争实力。
这时，供应链的概念就由狭义的企业内部业务流程扩展为广义的企业间的业务和服务流程，单个企业之间的竞争已经转化为供应链之间的竞争。
于是协同管理的理念应运而生，它在原有ERP的基础上又跨出了一步，它的产生将带领企业进入后ERP时期，即ERPII。
就协同管理概念而言，企业信息化建设的目的不仅是管理企业内部的资源，还需要建立一个统一的平台，将客户、供应商、代理分销商和其他合作伙伴也纳入企业信息化管理系统中，实行信息的高效共享和业务的一系列链接。
朝华理解的“协同”有两层含义：
一层含义是企业内部资源的协同，有各部门之间的业务协同、不同的业务指标和目标之间的协同以及各种资源约束的协同。
如库存、生产、销售、财务间的协同，这些都需要一些工具来进行协调和统一；另一层含义是指企业内外资源的协同，也即整个供应链的协同，如客户的需求、供应、生产、采购、交易间的协同。
而基于协同管理的供应链管理思想即是按照商品从诞生到交付给客户的过程将与产品相关的企业链接成一条环环相扣的链条，链条的一段是商品的供应环节，中间是生产制造环节，另一头则是原材料采购环节，传统供应链管理即是对这链条中的物流和资金流进行管理。
而协同管理链中除了物流、资金流外，还多了一层双向的知识流，它是传统供应链的进一步深化。
在这样的协同管理链中，将供应商、分销商、客户和其他业务合作伙伴纳入系统中来进行信息、资源的共享和知识的积累。
更高的可视性和更易于访问的实时信息大大提高供应链执行决策的预见性：
大部分输入信息可以从底层迅速传递到整个企业，更多的数据直接来自最终用户，相关人员可以根据业务状况的最新进展来检查和调整有关信息，销售代表能够掌握最新的客户信息以迅速更新需求预测，并逐渐做到支持客户直接更新，购买方和销售方有关产品季节性、促销活动以及新产品发布等信息的共享，将进一步提高相关的效益，如更高的客户服务水平和更低的供应链成本。
随着互联网技术的发展，物理意义上的空间距离将不再成为任何障碍，远程操作被大量应用，系统的门户日益丰富，应用范围更为广阔，这使得协同管理的软件系统平台可以采取基于架构的方式，向企业提供了相应的一套协同管理模式，一种企业与供应商、客户、合作伙伴之间以及企业员工之间协调工作的业务模式。
企业实施协同管理软件系统，通过门户区隔、动态更新、远程支持以及全面的资源整合实现有效的企业内外资源的管理，从而达到真正意义上的知识、信息、业务上的“协同”。
二、朝华协同管理系统整体解决方案
协同的信息管理
对于相当一部分企业来说，财务管理、人力资源管理、项目管理、客户关系管理、物流管理等各种软件已经在普遍的使用，信息化的内部要素（包括ERP、CRM、SCM、OA、网上门户、电子支付系统和物流配送系统等）已基本建成。
但是，这些要素之间仍未被集成起来，每一个信息系统都是孤立的，这样就使企业的信息化出现了很多新的问题，例如信息膨胀、信息孤岛、信息非结构化等。
朝华协同管理系统CMS突破现有软件将企业各数据封存在不同的数据库和应用平台上，而造成企业实际信息应用所面对的难题，它采用中央数据库管理企业信息，数据可以被任何与其相关的应用更新或提取。
从应用层面上来看，朝华协同管理CMS将所有的信息进行全面的整合，信息与信息之间无阻碍链接，用户可以从信息归结的友好界面入口，进行大范围和深度的信息提取，而完全无需在不同的数据库和应用平台之间切换。
从管理层面上看，它基于企业资源网状管理体系的思想，从任何一个信息点都可以非常方便地提取出所有与其相关的信息，所有的信息和应用都是多维的、立体化的，强相关联的。
协同的业务管理
实际工作中，企业任何一个部门或个人的工作，所影响到的因素是方方面面的。
只有让这些变化的因素在系统中实时地更新并体现，才能实现真正意义上的业务协同化管理。
例如销售部门的销售动作，涉及到的有客户的回馈或订单、采购部门的采购、财务部门的应收、应付账款、人力资源部门对相应人员的绩效考核、管理层对企业整体运营的分析等。
协同业务管理的目的就是需要所涉及到的相关点及时地对变化的因素做出反应。
朝华协同管理系统CMS重要的是实现了业务管理上的协同，从应用的层面看，它以部门之间、跨部门以及企业内部与外部的工作流程带动知识信息流、物流、资金流等在企业内外的无障碍流动，并完成相关数据库的更新。
对于系统本身，任何一个模块都可以看作是系统应用层面上的核心，其他所有的模块都围绕它工作，共同完成它所要求的相关应用。
从管理的层面上看，由于它基于资源协同的思想设计，实现的是“以点带面”和“协同运作”，任何一个因素的变化都会在系统中的相关点反应出来，并通过协同管理平台提供给企业各部门、以及企业的外部资源，从而使业务过程达到高效、协作的目的。
企业信息门户的引入
协同管理的企业信息门户是一个基于浏览器的企业门户。
它集成了企业内、外部的信息，使员工、客户和合作伙伴能够从单一的WEB渠道访问其所需的个性化信息，以及个性化的应用，从而实现企业信息的高度集成和业务的快速响应。
CMS满足不同用户群的需求，用户群可以分级别、分权限，从任何地方、任何时间进入系统。
内部用户：
通过CMS给予其进入网络的权限，员工可以查看工作计划和实施情况，跟踪项目和分析成本，有效判断客户状态；高层管理者可以不同视角查看企业组织，管理人力资源，分析企业绩效，及时发现问题所在。
外部用户：
客户、经销商、供应商及其他业务合作伙伴通过门户站点，可以容易地查看和输入相关的信息：
客户可以输入抱怨和服务请求，查看最新产品信息、订单处理情况、与企业项目人员保持高效联系；合作伙伴可以与企业员工电子化联系、查看库存情况、获取产品信息，在线下定单以及跟踪定单。
通过协同管理的企业信息门户，将企业的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上，并以统一的界面提供给用户，使企业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的个性化应用。
它向分布各处的用户提供商业信息，帮助用户管理、组织和查询与企业或部门相关的信息。
内部和外部用户只需要使用浏览器就可以得到自己需要的数据、分析报表及业务决策支持信息。
企业信息门户突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情况，以友好、快捷的方式提供给访问者最感兴趣和最相关的信息。
协同的资源交互
共享知识和信息
企业可以根据实际情况创建自己的知识库并实现知识的创建、组织、提取和采用等一系列过程。
协同管理将企业现有的知识和信息集成在一起，并且通过信息门户，根据每个用户的要求定制出个性化的信息和应用，使用户可以方便地获取相关的知识和应用。
通过协同管理平台，企业内部的员工可以创建、积累和共享知识信息，而客户、供应商和外部合作伙伴也可以通过这样的平台达到知识信息创建和共享的目的。
客户协同
通过协同管理实现的客户关系管理不是单方面的客户管理，而是让客户真正参与进来，从而实现对客户的全方位跟踪和交互。
通过协同管理系统，企业可以实时了解到客户的信息和需求，从而为客户提供个性化的产品和服务，客户也可以通过系统，更新自己的相关信息，了解最感兴趣的产品和服务，与企业相关部门一起共同完成购买、服务请求、项目实施等业务。
合作伙伴协同
通过协同管理建立的企业与合作伙伴之间的关系是“协同”的关系。
合作伙伴可以及时获取客户的需求和市场的反馈，更可以与企业共享知识，使企业能够获得采购、生产和销售的最优路线，降低成本，提高响应速度，提高企业的竞争力，保证更高效的供应链水平和更低的供应链成本。
商业智能：
协同管理不仅仅是信息的载体，更是信息的分析工具。
通过对数据的加工和转换，提供从基本查询、报表和智能分析的一系列工具，并以各种形象的方式展现，为企业考察运营情况、业绩表现、分析当前问题所在和未来发展趋势，展开商业策略，调整产品结构、分销渠道、工作流程和服务方式等提供决策支持。
支持企业发展和业务流程调整：
企业的企业组织结构、人力资源构成、工作流模式会随着企业内部和外部环境的变化而变化，而协同管理系统具有良好的可扩展性和强大的自定义功能，以适应组织结构和业务流程调整的需要，而无需进行最底层的开发，大大提高了系统的灵活性和适用性。
基于WEB的结构
本系统基于WEB开发，采用最流行的B/S结构，客户端只需安装IE浏览器就可以使用系统。
系统使用具有易用性、维护简单、24小时连续服务的特点。
功能模块的分布
完整的一套朝华协同管理系统（CMS）包括多个模块，每个模块有多个部件，通过整合，它们形成一个完全集成的基于WEB的方案。
CMS包括：
知识文档管理、客户关系管理、人力资源管理、资产管理、项目管理、财务管理、工作流程管理。
知识文档管理模块
在一个数据库中存储和管理各种信息和事务，知识文档管理是存储企业电子数据的基础，知识积累和共享的平台。
客户关系管理模块
将客户集成到服务、销售、产品和财务等视角中来，真正获得对客户360度的观察。
资产管理模块
对资产的信息进行全方位的管理，并且通过INTERNET以及INTRANET共享这些信息。
项目管理模块
管理与项目相关的信息，安排项目的计划、监督实施、监控项目的资金运转。
人力资源管理模块
对企业的组织架构、职位构成以及各个员工的相关信息进行管理和维护，对用户在系统的中的角色权限和安全级别进行管理。
财务管理模块
录入相关的数据，并形成各种报表，供管理层在线分析组织的经营状况和业绩表现。
工作流程管理模块
根据企业的组织和业务流程的不同，灵活的定制所需要的工作流程，实现企业运作的规范化、透明化和高效化。
朝华协同管理系统总体结构图：
三、朝华协同管理系统的发展方向
朝华协同管理系统取名CMS正是我们对产品发展和企业信息化建设方向的认识。
将来的信息化企业不仅仅是一个高度集成的电子化组织，更是一个运作良好的生态系统，是一个可以通过对内外部资源的吸收来进行自身动态调整和外部环境适应，从而实现整体的创新、成长和进化的生命实体。
朝华协同管理系统以知识管理为核心营养，协同运作为进化手段，使企业的资源融会贯通，吐故纳新，始终以崭新的形象生机勃勃地面对多变的外界环境。
第二部分朝华协同管理系统（CMS）系统模块介绍
朝华协同管理系统（CMS）涵盖了企业知识文档管理、资产管理、客户关系管理、人力资源管理、项目管理、财务管理、工作流程管理七个层面的内容，实现了企业全方位的资源管理整合，可以为多个行业提供相应的解决方案，同时通过灵活的组合和强大的自定义功能，为企业提供个性化的信息系统方案。
协同管理系统整体功能图
一、知识文档管理
知识文档管理提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档。
知识文档管理可以管理内部和外部网站，网站的页面和内容都可以进行定制，知识文档管理可以针对不同的目标用户制订不同的网站内容，通过与信息门户的结合，用户获得完全个性化的界面和内容服务。
知识文档管理强大的自定义功能与信息门户相结合，针对不同的用户提供不同的知识文档内容，使不同的用户群通过Internet/Intranet快速地获得相关及感兴趣的信息，并允许他们对信息和用户界面进行个性化的自定义，实现用户友好性和灵活性的结合。
知识文档管理维护动态的知识库，用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时，也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充。
知识文档管理严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性。
知识文档管理与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。
知识文档管理模块总体结构图
基础功能
规范化管理
知识文档管理采用中央数据库，所有应用和数据集成在一个信息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户。
知识文档管理提供完整及可自定义的文档目录。
通过知识文档管理，企业的所有结构化和非结构化的文档都将得到有序的管理，而无论其格式是公文表单还是扫描的文档。
以各种形式创建
知识文档管理与MicrosoftWord的功能集成可以让用户轻松编辑各种形式的文档。
包括以不同的颜色和字体显示、加入页眉、插入图片、表格和附件等。
还可以以HTML格式创建文档。
以各种形式发布
可以选择将文档保存在合适的目录下，或者以标题/主页形式发布到内部或者外部网站上，或者发布到特定的信息门户中去。
同时，可为重要的文档设立发布审核。
建立并维护内外网站
通过知识文档管理可以维护企业的内外网站。
所需做的只是完成页面的定制，发布含有链接的文字和图片。
知识文档管理和企业信息门户相结合，可以让用户只需稍许设置就可以建立多个站点及这些站点的形式和发布的内容，每个站点对应一个目标访问组。
这些目标访问组只能访问自己相关的站点。
维护动态知识库
知识文档管理是一个动态的知识库。
员工可以通过知识文档管理系统对某一主题进行广泛的交流。
与e-mail不同，模拟了多人对多人的通信模式。
通过知识文档管理，一人可以与任意数量的人交流，而且每个人都能对文档做出回复，从而达到增强协同交流和知识共享的目的。
快速获取信息
1、文档目录。
选择文档所在的目录获得文档。
2、新闻页面。
用户可以通过访问新闻页来快速获得企业内外最新的消息。
系统设置了最新新闻到达提示。
3、我的文档。
通过它获得自己创建的文档列表。
4、最新文档。
通过它来访问最新创建的文档。
5、搜索。
由于知识文档管理与其他模块的协同，不仅可以一般条件进行搜索，还可以通过文档所关联的客户、项目、资产等条件进行搜索。
知识文档管理完全与企业信息门户相结合，提供给用户个性化的界面和应用，极大地方便用户获得自己最感兴趣的信息。
安全性保障
知识文档管理对知识文档的管理有严格的安全保障，通过赋予访问者相应角色及赋予文档以安全级别，保证访问者只有在其权限允许的范围内查看和编辑文档，所有对文档的改动都被系统记录，没有人可以匿名操作。
审批功能
关键性文档，如新闻，方案书和合同，可以设置对其进行审批。
只有审批通过的文档才能发布到相应目录或网站上。
知识文档管理与工作流管理的协同工作可以让您定制有关文档审批的全过程。
自定义功能
目录结构和属性
知识文档管理让用户根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构。
同时可以设定目录的属性，包括发布、回复、共享、创建、审批、附件、模板、相关信息链接等。
这样就不必对目录下的文档属性逐个进行设置。
文档及邮件模板
文档和邮件模板可以使相关文档和邮件都采用设置好的格式，例如合同、方案和发送给客户的邮件都可采用企业统一的版式。
新闻页模板
对新闻页的样式，包括图片等进行定义。
可以使某类新闻页具有统一的格式。
文档分布重定义
对目录下的文档进行重新的分布。
只需要选择源目录和目标目录，以及需要复制或移动的文档。
用户自定义
知识文档管理与信息门户相结合，提供给用户个性化的应用。
在此基础上，用户自己还可以进行一些定制以满足个人的特殊要求，如文档摘要显示的字段、用户界面的目录结构等。
分析功能
统计及报告
知识文档管理提供的报告功能可以供用户对文档的以各项指标为基础的统计信息进行整体浏览，如查看各主目录下的文档数分布、访问量最高的50篇文档、发布文档数最多的20名用户等信息，并且还可以以文档所属的类别、所属部门、文档的状况等对文档进行分类浏览，便于用户从不同角度统计和分析文档。
从组织的角度分析
通过知识文档管理，您能清晰地以企业组织结构图形式查看文档在各部门或分支机构的分布情况，您还可以通过点击查看某个部门文档的详细信息。
协同功能
管理文档相关的所有资源
与普通的文档管理不同，由于CMS按照企业信息网状体系设计，在知识文档管理中，用户获得的不仅仅是文档的创建者和内容这样的信息。
知识文档管理将所有与文档相关的实体集成起来。
例如读取一份合同，可以了解到所有与之相关的信息，包括合同关联的客户、项目、交易情况、相关工作流等。
并且可以层层深入地追溯了解最详细的信息。
知识文档管理与其他模块的协同使得所有的文档信息都不是孤立的。
知识文档管理实现的协同工作
知识文档管理是存储企业文档的基础，在CMS系统中，知识文档管理实现的是与其他模块间的数据共享。
知识文档可由其他模块的应用从知识文档管理中被带出和带入，并共同组成企业的信息网络。
例如工作流管理运作的合同会签流程，合同从知识文档管理被提取并随着会签流程运转，并且对其的修改在知识文档管理中同步反应。
知识文档管理与其他模块结合实现协同化的工作，例如：
与人力资源管理结合，完成知识文档管理安全性的定义
与工作流管理结合，完成文档的审批和流转
与企业信息门户结合，为不同的用户提供相关的应用和个性化的信息，例如不同的网站、不同的文档目录结构、不同的文档应用。
知识文档管理功能综述
创建和存储所有类型的文档
对文档整个生命周期的管理
建立并维护内部和外部网站
动态知识库的维护
组织内外用户在权限内的信息高度共享
实现文档相关所有信息立体化集成
分门户的网站和文档信息内容展示
定义文档目录结构和属性
定义新闻、文档和邮件模板
快速的信息获取
自动生成相关的统计报告
二、客户关系管理
CMS系统的客户关系管理模块将客户关系管理深入到企业的各个部门中，通过与CMS系统其他模块的集成显著提升了企业的客户管理。
客户关系管理可以管理客户、分销商、合作伙伴等所有企业外部资源以及与其相关的合同、文档、交易记录、服务记录、工作流等信息。
在客户关系管理中，客户信息不再是分散在多个数据库中或纸张、文档及邮件中，客户关系管理的客户卡片是存放客户所有信息的基础，除了提供客户的基本信息，还提供与其相关的文档和请求链接。
以一张客户卡片为起点，企业可以获得所有有关这个客户的信息，并且可以逐层追溯直到最具体的细节。
通过信息门户，客户关系管理实现了企业内外部双向的信息交流和业务处理，从而使企业内部的人员和客户真正连接在一起：
客户文件与相应的客户负责人相链接；客户通过客户门户获得与其相关的方案书、合同、产品、用户手册、项目进展等方面的信息，并且可以递交各种请求；所有的请求被流转到相关负责人的待办事宜中。
通过这样的方式，客户可以直接联系到相应的负责人，从而代替传统的e-mail、电话和传真的方式，而负责人也可以随时地对客户的请求做出迅速反应，大大提高了信息处理的速度和有效性。
客户关系管理提供的基于各种标准的报告可以让企业获得宏观或微观上的市场状况，从而为正确的决策打下基础。
客户关系管理模块总体结构图：
基础功能
客户关系管理与CMS其他模块功能的协同，实现对客户整个生命和交互周期的管理，包括客户的创建、客户的跟踪、级别的变更、销售过程管理帐户开设和冻结、交易合同管理、邮件发送等。
创建和维护客户信息
创建客户——销售人员在系统中创建一个客户信息时，很可能这个客户信息已经存在并已由其他销售人员负责。
客户关系管理在新建客户信息时，设置了自动识别功能，可以帮助销售人员辨别新建的客户信息在系统中是否唯一。
客户信息——客户卡片是存储所有客户信息的基础。
客户关系管理支持一个客户帐户多个联系人。
分级别管理客户
对客户分级别进行管理可以使销售人员清晰地区分哪些客户是面临签单的，哪些客户是需要再进一步跟踪的，这将有助于他们制订相应的销售政策。
客户关系管理与工作流管理的协同将客户级别的变更以工作流方式通知给销售人员的经理。
完整记录客户情况
由于销售人员的离职或职位变更，手头负责的客户无法迅速和清楚地交代给其他的销售人员。
而这些问题在客户关系管理中得到了完全的解决。
现在，接手的销售人员只需打开客户卡片，就能获得客户的基本信息、相关合同、交易、项目等，并能获取以前的销售人员对客户采取的所有历史动作和客户的相应反应。
销售进程管理
销售人员可以创建销售任务,围绕任务主题与目标客户开展相关的工作进程,管理各类销售任务，对销售工作进程进行跟踪、分析和总结以便改进工作；销售经理可以掌控销售的整个过程，并在销售过程中给与销售有力的指导。
合同管理
提供合同草拟、审核、评审、生效执行等过程管理；可由用户自定义工作流程，让系统在各环节中，自动传递信息，提高效率，减少差错；提供合同模版自定义，规范合同内容、式样；可跟踪合同的收款情况，提醒业务人员催款；提供多种统计分析功能，对业务人员的销售业绩进行分类统计。
帐户冻结和解冻
通过客户门户可以让您的客户、代理商、供应商登陆到协同管理系统中来，按照他们的权限，获取相应的信息，并与企业内部员工协同工作。
帐户冻结功能可以方便地对客户的帐户进行冻结，这样客户的信息和相关动作在系统中将变为不活跃，而为客户开设的信息门户也暂时地关闭。
必要的时候可以将冻结的帐户解冻。
产品及公开报价信息
企业的远程销售机构和销售人员可以通过Internet/Intranet进入系统得到并更产品报价信息。
即使用户远离办公室，报告、报价或者需求等信息也能被存储和找到。
快速信息获取
我的CRM——快速得到所有自己负责的客户
我的人力资源卡片——通过用户自身的人力资源卡片上的记录，可以清晰地获得自己当前负责的客户数目和其详细信息
搜索——强大的搜索功能不仅支持基本条件
升级会员 