合同管理办法.docx

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合同管理办法

关于下发《公司合同管理办法》的通知

公司属各部室：

为进一步完善合同管理制度，强化合同管理，现将原《（集团）公司合同管理办法（修订）》内容进行了修订，现予以下发，望遵照执行。

原《（集团）公司合同管理办法（修订）》（[2010]34号）同时作废。

附件：

公司合同管理办法

公司

二〇一四年七月二十日

主题词：

合同管理办法通知

公司2014年7月22日印发

校对：

附件：

公司合同管理办法

第一章　总则

第一条为规范合同管理工作，规避经济风险，根据国家有关法律、法规，结合实际需要，特制订本办法。

第二条本办法适用于公司本部及公司所属单位。

第三条本办法所称的合同指公司与其他民事主体之间设立、变更、终止除劳动合同关系以外各类民事权利义务关系的法律行为。

第四条合同管理是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查审批会签、签订、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程管理。

第五条合同管理实行分类别、分层次授权管理和专门机构归口管理原则，并实行承办人制度、审核会签制度和合同备案制度。

第二章　合同管理制度及职责

第六条公司对合同实行审核管理、授权管理、印章管理和档案管理。

第七条合同除即时结清者外，一律采用书面形式。

双方当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表、电子邮件等文件均是合同的组成部分。

第八条合同应按合同网络审批程序，由办公室、业务连带部门、公司相关领导和终审领导顺序审核。

第九条所有书面合同均应列入公司合同台帐。

台帐内容包括：

合同编号、承办人、合同依据、合同标的、价款、对方单位（个人）名称和地址、履约期间、合同执行情况及备注。

各单位（部门）应当建立各自合同台帐，公司合同总台帐由办公室建立。

第十条所有书面合同从盖章之日起，即确定单独的合同编号。

合同编号的编写要求如下：

□□-□□□□-□□□□

各投资企业可依照本单位的合同管理办法另行制定合同编号。

第十一条　公司办公室为合同管理部门和法律审核部门，其他部门为相关专业的审核部门。

第十二条　合同承办部门的工作包括：

1．负责承办合同立项，指定合同承办人；

2．负责合同谈判，起草合同文本，准备合同所需要的支撑性文件资料，并对资料真实性负责；

3.负责合同价款的审核；

4．按照合同会审部门的意见或要求，对合同进行修改或补充，具体负责承办合同的签订工作；

5．负责合同数据收集录入，严格按合同执行（包括收付款工作），定期对合同执行情况进行统计、分析、汇总；

6．负责承办合同的补充、变更、解除及纠纷处理。

第十三条　公司办公室合同管理工作包括：

1．负责制订、完善公司合同管理制度；

2．负责明确合同审批程序、授权，负责公司本部合同会签、审批及归档；

3．会同专业线部门，牵头编制各类格式合同文本，定期评审，视情修订完善；

4．建立合同管理数据，检查合同履行情况，监控合同执行过程；

5.指导和检查各投资企业合同管理工作，为合同承办单位（部门）提供法律等服务；

6．负责合同专用章的日常使用与管理；

7．参与重大合同的论证、谈判、起草，审查；

8．会同相关部门处理合同纠纷。

第十四条公司资产财务部的合同管理工作包括：

资产财务部对合同的资产、资金安全性、合理性进行审核，包括但不限于：

1．预算的准确性：

（1）预算上报准确，是否及时更新、调整；

（2）资金使用和资产动用的审批手续完备；

（3）与资金、资产等有关的其他事项。

2．价款、酬金结算的合理性：

（1）资金结算、酬金支付方式明确、具体；

（2）票据合法、规范。

3．工程预算预付款的合理性。

第十五条公司其他部门根据职责对合同进行审批。

第三章　合同的起草和审核

第十六条　订立合同，必须遵守国家的法律、法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第十七条　合同应真实合法、条目完整，表述严谨、准确。

合同应当包括以下内容：

1．合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式；

2．签约的目的和依据；

3．标的；

4．数量和质量，包括检测标准和方式；

5．价款或酬金，包括支付方式、支付进度以及提供发票种类；

6．履行的地点、期限和方式；

7．争议解决方式；

8．违约责任；

9．变更或解除条件，规定期限不予答复变更是否生效；

10．根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

11．正副本份数、存放地点；

12．生效的时间和条件；

13．约定的联系方式；

14．附件名称；

15．签约的地点、日期；

16．签约各方开户银行及账号；

17．签约各方公章或合同专用章；

18．法定代表人或代理人签章。

如合同对方当事人为自然人时，应要求其本人亲自签署，并纳印（按手印）。

凡国家、行业或公司有标准合同或示范文本的，应优先使用。

合同起草过程中，应尽量选择公司所在地法院或仲裁机构作为合同纠纷的管辖机构。

第十八条在合同初稿送审之前，承办部门应对合同对方的以下信息进行了解、审核：

1．是否具有与所签合同相应的主体资格；

2．合同标的是否符合对方经营范围，涉及专营许可的，是否具备相应的许可、等级、资质证书；

3．对方由代理人代签合同的，是否出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；

4．是否具有相应的履约能力，必要时应要求其出具资信证明；

5．是否具有履约信用：

未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

第十九条合同的审核程序

1．承办部门确定合同承办人，草拟合同初稿，在合同网络审批程序中按要求填写会签表，提交与合同相关的附件（见附表一）并进入合同审批程序；

2.合同管理部门根据合同承办单位（部门）提交的合同材料对相关内容进行初审，并提交各业务连带部门会审；

3.具备签订合同条件，业务连带部门将合同提交分管领导审批，直至终审领导审批完毕。

审核意见应明确、具体，不得使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同初稿的否定。

第二十条终审权限：

具体由授权委托书明确。

第四章合同的签署和履行

第二十一条　合同的签署

1.承办部门根据会审意见和领导意见，制作合同正本（合同正本一般不少于四份。

签订后，我方执三份）；

2．合同原则上由对方先对合同签章；

3．合同根据授权签署。

第二十二条公司合同承办单位（部门）须在合同生效之日起7个工作日内将所承办且已生效的合同信息、数据及时建立台帐；并按照档案管理相关规定，对合同定期分类、归档。

第二十三条承办单位（部门）按合同约定，组织合同的履行，办理相关事项。

如有收付款事项，承办单位（部门）应负责做好收付款工作。

第二十四条承办单位（部门）实施履约跟踪统计，掌握实际履行情况，做好对当事人履约诚信度的评价。

对出现的各种问题，及时获取证据、协调处理并向合同管理部门等相关部门报告。

重大事项，必须及时向有关领导和合同管理部门报告。

第二十五条　任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办单位（部门）、承办人、合同管理部门及公司法律顾问，承办人应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。

异议文件须经公司法律顾问、相关部门、领导审核，并报合同管理部门备案。

第二十六条　对履约完毕的合同于当年移交档案管理部门归档保存。

第五章　合同的变更和解除

第二十七条　变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序，变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限内作出。

第二十八条在合同执行过程中，如遇重大事件或重大变化，原合同无法正常履行，则应在5个工作日内（特殊情况除外，但需向合同管理部门及相关领导说明）申请合同变更或解除，以减少损失。

变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。

第二十九条合同变更或解除的流程

1.对合同已经审批结束，我方或双方均未签章的，若涉及3处及以下不影响实质性内容的合同条款变更，由合同承办人填写《合同变更审批表》（见附表二），报合同终审领导批准并送合同管理部门备案后实施；

2．若涉及实质性内容的合同条款变更，或合同已经审批结束且签章完毕的，应按原合同签订过程重新审批签订。

第六章合同纠纷处理

第三十条合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。

协商或调解不能达成一致时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。

第三十一条合同发生纠纷时，承办单位（部门）应及时通知合同管理部门及相关领导，征询法律顾问意见，并报合同管理部门备案，同时应迅速收集下列有关证据：

1．合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；

2．有关的票据、票证；

3．质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

4．证人证言。

第三十二条　调解书、协议书、裁决书、判决书等应与合同一并由合同管理部门归档，副本或复印本可交承办单位（部门）、有关机构或人员使用。

第七章　合同责任

第三十三条　公司办公室负责对公司所属单位的合同管理工作实施监督与指导，每年不少于四次的合同管理工作情况检查。

各单位、部门应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。

第三十四条各授权代表应在授权范围内认真行使授权职能，对因工作失误、失职造成重大合同纠纷或造成重大损失的，除追究授权代表责任外，将取消授权。

第三十五条在合同事务中违反法律、法规，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人追究行政责任和经济责任；构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。

第八章　附则

第三十六条　本办法自发布之日起实施，原[2010]34号文件下发的《（集团）公司合同管理办法（修订）》同时废止。

本办法如与国家法律、法规相抵触，以国家法律、法规为准。

第三十七条　本办法由公司办公室负责解释。

附表一：

合同所需附件一览表

附表二：

合同变更审批表

附表一：

合同所需附件一览表

序号

类别

对方单位确定依据

附件明细

一

建设工程

经招标确定

1.中标依据；

2.工程施工图中的设备及主要材料表；

3.合同中约定事项的相关文件资料。

（有第三方全过程跟踪审计的项目合同，提供审计单位出具的书面审计建议）。

经询价确定

1.最近的询价比价依据；

2.工程施工图中的设备及主要材料表；3.合同中约定事项的相关文件资料。

（有第三方全过程跟踪审计的项目合同，提供审计单位出具的书面审计建议）。

除招标和询价外

1.定价依据；

2.工程发包记录；

3.合同中约定事项的相关文件资料。

（有第三方全过程跟踪审计的项目合同，提供审计单位出具的书面审计建议）。

二

固定资产采购

经招标确定

1.申购单；

2.中标通知书或决标意见书；

3.合同中约定事项的相关文件资料。

经询价确定

1.申购单；

2.最近的询价比价依据（报价单）；

3.请示简复单（计划外的项目须附）；

4.合同中约定事项的相关文件资料。

三

担保

/

1.董事会决议；

2.被保单位向银行的借款合同；

3.合同中约定事项的相关文件资料。

四

其他（含设计、技术、服务、咨询、物资采购等）

视情况而定

1.定价依据；

2.合同中约定事项的相关文件资料（有第三方全过程跟踪审计的项目合同，提供审计单位出具的书面审计建议）。

注：

对于初次签约的，还需要求对方提供营业执照及资质证明作为合同附件。

附表二：

2010-（34）-02

合同变更审批表

合同编号：

承办单位（部门）

合同名称

合同金额（元）

对方单位

合同内容

变更前内容

变更后内容

合同变更原因

经办人签字

合同审核会签

单位内部

审核

日期：

年月日

合同管理

部门审核

日期：

年月日

连带业务

部门审核

日期：

年月日

合同终审

领导意见

日期：

年月日

注：

1、本表空格不够可另附页；2、合同编号由经办人根据原合同编号填写；3、本表一式二份，审批后一份由经办人根据合同审批权限报集团公司或所在单位合同管理部门备案，另外一份由经办人存档。