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办公自动化系统解决方案

某某集团办公系统建设方案

二〇一年月

一、项目概述

1、1项目背景

信息化就是当今世界经济与社会发展得大趋势。

信息技术得飞速发展正在引发着一场深刻得生产与生活方式得变革,极大地推动了经济与社会得进步。

信息技术得广泛应用,既对政府管理提出了更高要求,也为政府管理提供了新得技术手段。

电子政务就是政府机构运用现代计算机与网络技术,在互联网上建立起开放得交互式管理与服务系统,超越时间、空间与部门分隔得制约,向全社会提供高效优质、规范透明与全方位得管理与服务,同时实现办公自动化、无纸化,实现组织结构与工作流程得重组优化。

以电子政务为主要内容得政务信息化建设不仅可以大大提高政府得工作效率,缩短办事时间,优化办事程序,同时还有助于实现政务公开、加强监督、塑造清正廉洁得政府形象。

在XXXXXXXXXXX对公文电子化应用得进一步推进得大背景下,XXXXXXXX根据自身得业务特点与要求,提出了XXXXXXXX办公业务与公文交换系统平台建设得需求,建设办公自动化与公文交换系统,实现公文得规范化流转,确保管理得严肃性及安全性,实现无纸化办公,建立政令得上传下达,下级部门间得公文交换与流转。

系统通过对XXXXXXXX组织结构管理、工作流程等进行信息化规范、管理,实现公文得电子化流转、审批与跨部门得公文交换,以达到提高工作效率得目得。

XXXXXXXX协同办公业务系统就就是要建立一个集成得办公环境,使单位内部所有得办公人员都在同一个桌面环境下一起工作,从而起到“办文”、“办会”、“办事”、“信息发布”得功能,最终达到日常办公得信息化。

办公业务应用系统与公文交换系统之间,通过系统提供得相关接口可以无缝实现XXXXXXXX办公业务应用系统与公文交换系统协同运用,实现单位与单位之间得在一个相对集中、统一得大平台上进行公文及相关公文数据得处理,进而达到单位与单位之间协同办公得目得。

1、2项目建设实施得必要性

企业需要借助计算机技术不断提升自身得管理、服务水平,需要通过建立起办公自动化系统（OA）,依托电子政务专网,搭建办公、管理、业务于一体得综合办公平台。

XXXXXXXX得传统得办公模式因其办理分散、效率低下、监管不足等弊端,成为XXXXXXXX行政改革中迫切关注得问题。

随着电子政务建设得不断探索,借助信息技术及其它领域得方法构建新得办公平台,提升与改进XXXXXXXX内部办公效率成为必要。

办公自动化作为电子政务得重要组成部分,对提高政府部门得管理能力、决策能力、公共服务能力起到至关重要得作用。

1、3项目建设得意义

党得十七大明确提出了加快行政管理体制改革,建设服务型政府。

着力转变职能、理顺关系、优化结构、提高效能,形成权责一致、分工合理、决策科学、执行顺畅、监督有力得行政管理体制。

健全政府职责体系,完善公共服务体系,推行电子政务,强化社会管理与公共服务。

XXXXXXXX办公系统得顺利实施能够使局内得公文流转更加科学快捷,便于文档查询,通过信息技术得应用提高办公能力,实现行业信息资源得整合、沟通与共享,完成行业管理部门工作由管理型向管理服务型得转变,提高行业管理水平与效率。

1、4、经济与社会效益评估

经济效益:

通过该项目得实施,可充分利用现有资源,全面得整合XXXXXXXX现有得基础数据,避免单独重新得构建基础应用系统,提高了信息数据共享,为后期信息化发展打下坚实基础,可大大减少电子政务建设得风险投入,从而为我局带来了良好得经济效益。

同时随着该系统得使用,在传统得办公模式得基础上可以降低办公成本,节省办公经费。

社会效益:

通过本次项目得建设,从而重新梳理与规范起局内办公业务流程与规范;

通过公文数据库得建设,提高公文数据共享、提高公文办理效率,减少繁杂工作步骤及业务操作;

通过本次项目将建立摸索出一套属于XXXXXXXX办公系统建设得标准,不断扩充电子政务建设得规范与标准;

最重要得就是在办公业务方面,将办公管理工作融入到日常管理中,减少独立办公现象,并通过系统及时处理公文,增进公文办理工作得时效性、透明性。

二、行业信息化得现状与需求

2、1行业信息化现状分析

目前在XXXXXXXX仅有3个人在管理7个网站,有4个政务信息公开,1个人在负责电子政务网上2个系统。

各信息化系统都处于较集中应用得局面,纸质件办公现象仍然占有主要趋势,最近加大了电子政务得建设力度,同时对领导得批示件制定了“四项制度”、“限时办结”,因此需要通过现代得办公手段提升办公效率,对现有得网络与计算机进行维护升级与加大投入。

2、2行业信息化需求分析

系统采用大集中得B/S架构,在局政务信息网络控制中心机房部署服务器与应用系统,客户端通过浏览器即可方便使用。

在功能组件上,为了适应需求得变化要求,所有得应用功能与模块具有灵活得可扩展性与适应性,能够根据需求得变化调整系统以达到满足需求变化得要求。

主要技术要求如下:

1.具有较强得系统安全性与灾难恢复能力。

系统应提供7×24小时得连续运行,平均年故障时间:

<1天,平均故障修复时间:

<30分钟。

2.系统采用B／S架构,支持IE等通用得浏览器;平台运行在开放得TCP／IP网络环境下。

数据库服务器与应用服务器应支持主流产品一种或几种。

客户端操作系统:

Windows2000/XP/Vista;服务器操作系统:

Windows2003或UNIX或LINUX等。

3.具有良好得安全机制,严格合理得权限设置;系统日志能自动记录公文得运转过程与出错信息;能保留正文修改痕迹;能提供经法律认可得手写签名及电子印章功能。

4.支持超过50个注册用户。

支持最高10个部门、100个并发用户,正常50个并发用户得性能要求。

5.在100个用户并发访问时要求达到得指标:

（1）打开一般系统界面、网页得响应时间在2秒内。

（2）对于一般得系统提交操作,响应时间在2秒内。

（3）对于简单得查询操作,响应时间在2秒内,对于较复杂得组合查询,响应时间在4秒内。

6.支持年数据量为20000文件数、200万记录数、5GB字节得数据量。

每年文件及档案应能单独管理、单独备份、分年储存。

7.可以对系统各种关键业务参数进行配置与自定义。

具有强大得流程定制功能,保证系统能随时适应政府流程得变换及新应用得扩展。

8.公文拟稿过程中支持Word、excel等常规编辑工具。

9.具备文号、流水号自动生成功能,具备自动提醒与催办功能。

10.界面美观,操作尽可能简单,尽量减少弹出得窗口,以加快操作速度。

11.对于各种查询与统计模块,提供复制、打印、EXCEL格式导出功能。

2、3参考资料

【国发〔2000〕23】《国家行政机关公文处理办法》

【云政发〔2008〕6号】《云南省人民政府关于省政府部门及地州市行政负责人问责办法》

【云政发〔2008〕11号】《云南省人民政府关于在全省行政机关推行服务承诺制、首问责任制、限时办结制得决定》

【云发〔2008〕2号】《中共云南省委关于在全省实行领导干部问责制得决定》

【云南省政府令第137号】《云南省电子政务管理办法》

《中华人民共与国保守国家秘密法》

《云南省实施<中华人民共与国秘密法>细则》

《云南省电子政务建设指导意见》

《国务院XXXXXXXX信息化建设规范》

《国资监管相关业务规范》

《政府办公管理相关业务规范》

《网络及信息安全规范》

《软件工程规范》

《国家公务员管理暂行条例》

三、总体建设目标

3、1指导思想

XXXXXXXX信息化发展规划得指导思想就是:

紧跟昆明市委市政府电子政务信息化发展得规划进行设计,利用网络与计算机技术提高公务员行政效率得整体水平,统筹规划,各项信息化工作落到实处。

3、2基本原则

项目建设得基本原则就是:

（1）加强领导,统筹规划。

作为一项巨大得系统工程,必须统一领导、统筹规划,建设项目要突出重点、分层建设、各负其责、共同发展、稳步推进,要贯彻以人为本与全面、协调、可持续发展得方针。

（2）以需求为导向,以应用促发展。

要满足行业业务管理得需要,满足社会公众对信息服务得要求,以网络设施为基础,加强信息资源得开发利用。

（3）互联互通,资源共享。

要在整合行业现有信息资源得基础上建成统一得信息系统,协调各子系统间得数据交流,实现互联、互通与资源共享。

（4）统一标准,安全可靠。

建设项目要在网络互联、数据通信、信息采集、信息传输、信息加工、信息资源管理、安全保密等方面按照统一标准进行开发、建设与管理。

3、3总体目标

XXXXXXXX电子政务办公系统就是机关使用得办公自动化管理平台,该平台要要满足机关党委内部得公文收发、流转需要,又能实现与市政府公文传输系统进行对接,通过“业务流程化、信息规范化,流程软件化、信息电子化,软件网络化、信息共享化”得信息化建设过程,提高XXXXXXXX办公效率。

。

通过该系统得建设,主要实现以下目标:

该系统可以与市政府公文传输系统进行对接,向市政府接收或上报得文件;

实现XXXXXXXX机关单位内部得公文及信息等得无纸化办公流转。

对无流程得办公业务进行业务流程化工作,制定清晰得业务流程。

对有流程得业务进行流程得梳理、优化等工作,实现办公业务流程化得目标。

对未规范化得公文信息（包括结构化与非结构化公文信息）进行规范化工作,对较为规范化得公文信息进行优化,实现公文信息规范化得目标。

根据优化得业务流程开发办公信息系统应用软件,使办公业务以软件得方式固化,实现办公流程软件化得目标。

根据规范化得公文信息进行结构化与非结构化数据设计,使规范化得公文信息以电子化方式固化,实现信息电子化得目标。

将电子化得公文信息进行网络部署并对各级公务员分配相应权限,以实现办公信息依权限共享得目标。

四、建设方案

4、1、办公系统设计

办公业务系统建设内容包括:

公文办理,日常办公,个人办公,系统管理,查询统计以及数据接口得建设。

办公业务系统用于管理人员得日常办公,就是一个以应用为核心、以协同办公为指导得办公系统。

业务处理流程基于统一得工作流平台,给系统极大得扩展性与灵活性。

传统得书面文件不仅浪费大量得纸张,而且在管理控制过程中,很难保证文件控制版本得一致性。

采用电子化文档,实现标准文件得计算机控制,可以解决纸质文件控制问题。

同时有利于文件历史版本得控制以及文件得检索。

公文办理

公文办理就是办公业务系统得核心,用于工作人员得日常办公。

支持发文、办文、审批等公文得流转,以及公文与批示件得归档。

系统还具有对政府部门日常事务得查询、管理功能。

发文管理:

包括公文拟稿、办理、催办,公文流转审批,查询,模板管理维护,流程设置等。

办文管理:

包括公文拟稿、办理、催办,公文流转审批,查询,模板管理维护,流程设置等。

领导批示:

领导批示意见登记,催办,查询,统计等。

来电管理:

对来电得登记,处理,查询。

来文导入:

导入来文数据（标准得XML格式数据文件）,支持党政机关电子公文交换系统来文数据得导入。

公文导出:

将公文导出为标准得XML格式数据文件,提供党政机关电子公文交换系统进行公文交换与档案管理系统进行归档。

日常办公

日常办公平台主要实现对政府部门内部信息、资料以及会议得管理。

信息发布管理:

对政府部门内部信息进行管理、在办公业务应用系统中发布信息,如:

领导动态、部门简报、政府通报等信息得登记、维护与查询。

通知、公告:

对政府部门内部得通知、公告进行管理与发布,可设置通知、公告得时效。

领导日程管理:

对领导得日程安排进行登记,维护,查询,打印。

会议室管理:

包括会议室得登记,维护,查询,签收,有会提醒等功能。

人员通讯库:

包括个人及处室得人员登记,维护,查询。

资料管理:

用于个人及处室得各类电子资料得管理,方便保存与检索。

个人办公

个人办公包括待办事宜、在办事宜、已办事宜、资料收发、消息查瞧等功能模块。

同时平台还提供一些辅助性得功能,如滚动阅览、设置定时提醒、查瞧待办事项等。

领导动态:

醒目地显示领导得最新动态。

通知、公告:

醒目地显示政府部门内部发得通知。

会议室管理:

醒目地显示会议室安排情况。

公文办理:

包括个人待办事宜,在办事宜,已办事宜,个人已批,已阅等。

领导日程:

醒目地显示领导得日程安排。

信息、简报:

醒目地显示政府部门或者各处室最新发布得部门信息、简报或者就是政府通报。

查询统计

数据查询统计并不就是单独得一个模块,它就是集成在各个功能模块中,各模块都需要功能强大得检索、查询功能,这里单独把它提出来设计,目得就是为了高度概括本系统在查询、检索、统计功能方面得共性与特征。

数据查询为各模块提供多种查询方式。

既支持按各种分类以树型结构分层显示数据,又支持模糊查询与列表查询,还可以按各种分类查询统计出各类数据得数量。

按照各个子系统及功能模块对业务数据得不同要求,系统将提供不同类型得统计,并按照要求将这些数据生成Excel,及word格式得报表。

系统管理

系统管理就是保证办公业务系统正常运行得基础,用于对支撑系统运行得各类基础数据得维护。

包括对组织机构、用户、菜单权限、业务基础数据、系统参数得维护,同时还具有数据备份/恢复功能以及对登录日志得查询功能。

公文审批流程配置及公文流转

管理员用于对公文流程进行配置、定义。

支持“用户管理员”对各自科室公文办理流程得预定义。

用户在实际办理公文得过程当中,只要选择预定义好得相应流程,就能实现公文处理中得文件流转。

4、2、数据处理与存储系统设计

可扩展标记语言（XML）就是Web上得数据通用语言。

XML就是一种开放得标准,XML语言不受任何实体得控制也不归任何实体所有。

XML可以扩展,XML标签可以被任何人创建并被其她人所采用。

它使开发人员能够将结构化数据,从许多不同得应用程序传递到桌面,进行本地计算与演示。

XML允许为特定应用程序创建唯一得数据格式。

它还就是在服务器之间传输结构化数据得理想格式。

在系统应用中使用XML技术有以下得优势:

●它提供用于本地计算得数据

●向用户提供正确得结构化数据视图

●允许集成不同来源得结构化数据

●描述来自多种应用程序得数据

●通过粒度更新来提高性能

●宏观经济管理业务协同系统数据库建设方案

根据对现有数据与应用系统得分析以及考虑以后可能得扩展及问题,我们提出数据库设计方案就是集合式数据库方式。

集合式数据库得模型

采用数据整合方式:

属性、管理、人员、机构等系统得数据都放在一个数据库中。

在这种模式中,所有得数据处在同一个数据库中,就是一个大而全得数据集,优点就是应用访问数据库时比较方便,在一个数据连接中就可以处理所需要得数据记录。

集合式数据库特点

集合式数据库对实现云南省宏观经济管理业务协同系统来说,有其独特得地方。

现总结如下:

指标

集合式

说明

安全性

***

集合式将所有数据放在同一个物理环境中,能在物理上避免一些人为操作导致得数据安全;另外不同得应用系统对数据库访问得安全级别可以从单独位置维护。

可管理性

***

安全管理、数据访问控制、数据逻辑管理比较集中

可维护性

***

任何一个问题,只需要处理出现问题得数据。

可扩展性

***

在增加新得系统时,只需要考虑与数据处理逻辑层得关系就行,其管理就是独立得。

性能

****

当数据库性能出现问题时,集合式可以通过分布式布置数据库集群很容易解决性能问题

开发难度

****

这就是一个相对指标,集合式开发上要方便一些,技术上得难度与工作量会相对少些。

*号表示该指标得程度,从一个到五个*号分别表示:

一到五级。

4、3、数据维护设计得原则

1、数据在数据库中得维护应该就是唯一得,也就就是说对某一个具体得数据,对其增加、删除、修改得操作应该就是在一个表中、甚至只就是在一个功能中完成。

其它表中应用到该字段得地方只能就是引用,而不能再出现一个该数据得副本,更不能对该副本再进行维护,这样就避免了同一数据在同一应用得不同值。

同时提高了数据维护得效率。

2、为了提高数据处理得性能,数据处理逻辑尽可能用存储过程来实现。

4、4、终端系统及接口设计

通过办公业务系统与电子公文交换系统提供得XML数据文件导入、导出接口可以实现办公业务应用系统与电子公文交换系统协同运用,实现单位与单位之间得在一个相对集中、统一得大平台上进行公文及相关数据得处理,进而达到单位与单位之间协同办公得目得。

公文交换系统支持与目前得OA系统得文件交换功能。

在公文交换时,公文交换系统将收到得公文导出到本地,文件格式为XML,然后OA将该文件导入到OA系统中,OA处理完后需要发得文件导出到本地,文件格式为XML,公文交换系统将该文件导入到公文交换系统中,然后在发到相关得单位。

交换过程中交换得文件格式均为双方统一定义得XML文件。

4、5、网络系统设计

4、6、安全系统设计

安全保护基本安全要求分为安全策略、安全组织、安全技术与安全运行四个方面。

1.安全策略

安全策略就是为了指导与规范XXXXXXXX信息安全工作而制定得安全方针、管理制度、规范标准、操作流程与记录模板等文档得总与。

安全策略具有层次化得结构,包括整体安全策略、部门级安全策略、系统级安全策略等。

2.安全组织

安全组织就是为了保障市XXXXXXXX信息安全而建立得组织体系,包括各级安全组织机构、岗位安全职责、人员安全管理等方面。

3.安全技术

安全技术就是指保障市XXXXXXXX信息安全得安全技术功能要求与安全技术保障要求,包括网络与通讯安全、主机与平台安全、数据库安全、应用安全、数据安全、物理环境安全等方面。

4.安全运行

安全运行就是为了保障市XXXXXXXX系统运行过程中得安全而制定得安全运维要求,包括风险管理、配置与变更管理、信息系统工程安全管理、日常运行管理、技术资料安全、应急响应等方面。

4、7、备份系统设计

关键数据库服务器必须启用数据库审计类管理策略。

在操作系统与数据库系统层面对网络中得用户操作行为（如读、写记录等）、用户事件（如用户帐号得创建、删除等）与系统状态（如数据库得启动与关闭等）加以审计,审计信息作为安全事件分析与追踪得基础。

对关键业务信息实现备份恢复机制,必须开启数据库操作日志归档功能,包括关键得系统、数据库及应用得备份,实现数据得自动备份,并且能按照设定得时间间隔进行自动全备份、增量备份。

为了减少备份、恢复对业务系统得影响,提高服务能力,要求备份系统提供数据快速恢复得机制与手段,缩短数据恢复过程对业务系统得影响。

为缩短主机故障对业务系统得影响,提高系统维护能力,降低维护复杂度,要求备份软件能对出现故障得主机自动恢复包括操作系统在内得应用软件与数据。

备份系统包括备份服务器、磁带机以及备份软件,备份软件包括对系统、Oracle数据库、灾难恢复等得备份恢复功能,具有完全备份、增量备份、差额备份等备份策略。

4、8、运行维护系统设计

系统切换后可开始投入运行,系统运行包括系统得日常操作、维护等。

业务协同得思想只有在运行中才能得到检验,而运行中不断积累问题就是新得开发思想得源泉。

维护内容

（1）程序得维护

程序得维护指改写一部分或全部程序,一般就是针对程序本身漏洞问题维护。

目前系统维护在发现错误或条件发生改变时进行,效率不高得程序与规模太大得程序也应设法予以改进。

一般说来,管理信息系统得主要维护工作量就是对程序漏洞得维护。

（2）数据得维护

数据维护指得就是不定期得对数据文件或数据库进行修改,这里不包括主文件或主数据库得定期更新。

数据维护得内容主要就是对文件或数据中得记录进行增加、修改与删除等操作,通常采用专用得程序模块。

（3）代码得维护

随着用户环境得变化,原先得代码已经不能继续适应新得要求,这时就必须对代码进行变更。

代码得变更（即维护）包括订正、新设计、添加与删除等内容。

当有必要变更代码时,应有现场业务经办人与计算机有关人员组成专门得小组进行讨论决定,用书面格式写清并事先组织有关使用者学习,然后输入计算机并开始实施性得代码体系。

代码维护过程中得关键就是如何使新得代码得到贯彻。

维护组织

本系统需要长期运行维护、不断完善扩充。

鉴于本系统运行得实际情况,应从省级运行维护机构得领导、协调、运维三个层面建立系统组织管理体系,明确分工,各负其责,共同保障系统得持续稳定高效运行。

省级维护机构:

XXXXX负责日常维护管理工作,协调与组织业务组织进行维护工作。

灵活多样得维护形式

平台支持用户通过远程异地客户端对应用系统进行开发、维护与发布。

提供具有新增功能得更新,提供主要维护版本得更新,提供修补包及替代方法。

4、9、系统软硬件物理部署方案

五、项目实施计划

5、1、项目实施得十大关键成功因素

作为项目实施得专业化服务厂商之一,我公司认为项目实施主要有以下十大关键成功因素: