企业行政后勤管理流程制度设计方案.docx
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企业行政后勤管理流程制度设计方案
企业行政后勤管理流程制度设计方案
1行政事务处理流程
3行政费用控制工作流程
4收文管理工作流程
5发文管理工作流程
6档案管理工作流程
7办公用品日常管理流程
8会议管理工作流程
9公关事务工作流程
10员工保密管理流程
11票务服务管理流程
12员工违纪处理流程
13临时接待管理流程
14车辆使用管理流程
15环境卫生管理流程
16安全检查工作流程
17日常消防管理流程
18员工出差管理办法
制度名称
员工出差管理办法
编号
受控状态
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
为规范员工出差管理的各项工作，加强出差预算、结算的管理，提高出差效率，特制定本办法。
第2条适用范围
本办法适用于规范员工出差各相关工作事项，包括出差申请、出差费用报销、出差报告等工作。
第3条管理职责
1.公司行政部是员工出差管理的归口管理部门。
2.公司财务部负责报销各部门的差旅费。
3.各部门出差人员按照公司相关规定，办理出差申请手续和差旅费报销申请手续。
第2章出差申请与审批
第4条出差员工填写“出差申请单”，提出出差申请，注明出差的时间、地点和事由，派遣部门经理按实际需要确定出差期限，行政部据此安排差旅、住宿等事宜。
第5条出差人员应将“出差申请表”送行政部留存，以记录考勤。
第6条出差审批
1.当日出差，即当日即可往返的出差，由部门经理核准。
2.远途国内出差，4天内返回的由部门经理核准，4天以上的由总经理核准。
3.部门经理以上人员的出差，一律由总经理核准。
4.国外出差，一律由总经理核准。
第7条员工不得因私事延长出差时间，否则其差旅费不予报销。
第8条出差途中生病、遇意外或因工作情况需要延长差旅时间时，员工应向公司请示。
第3章出差待遇与补助
第9条交通工具的选择应依据业务的重要程度、紧急情况、出差地点、员工职级来定，具体内容详见下表。
差旅交通工具标准表
出差类型
出差情况
出差工具
短途出差
单程距离在300公里以内
公务车、自用车前往
长途出差
同行超过两人
公务车
需要速去速达
单程距离300公里以上
公司没有为其配公务车的员工长途出差
长途客车、火车
客船、飞机
已经配有公务车、自用车的员工长途出差
公务车、自用车
运行时间在6小时以上
火车出差在当日晚6时至次日早8时
硬卧
经理级及公司聘任的高级专业人员
副总经理级及资深级专业（含）以上人员
软卧
因故未能乘坐卧铺的夜间（当日晚6时至次日早8时）
备注
1．员工应通过公司指定的代理商购买机票
2．机场巴士应该作为标准的往来机场的交通工具
3．员工在申请出租车费报销时，必须提供详细的乘车地点、时间、原因和金额等信息
4．一般员工因情况特殊需乘飞机出差的，需经总经理同意后公司给予报销
第0条公司员工因出差情况不同和出差人员不同，其住宿级别也有差异，具体详见下表。
差旅住宿标准一览表
出差情况
住宿级别
一般员工出差
标准间
员工所去城市有公司定点酒店
入住公司定点酒店
需要超标准住宿
事先需由总裁及财务总监批准
员工出差人数为两人，且为同性别员工
合住标准间
出差是为了参加会议
员工入住会议组织者指定的宾馆
出差城市在员工家庭所在地时
不报住宿费，特殊情况需请示上级主管批准方可报销
不同级别员工出差
住宿费按高岗位员工所住宿酒店的标准间标准核付
员工出差遇正常工作日（周一至周五）
只领取差旅补助，不计加班或倒休
员工出差遇休息日（周六、周日）
除领取差旅补助外，可计加班或倒休
员工出差遇法定节假日
可领取3倍差旅补助，同时给予相应时间的倒休
第11条公司员工去不同城市出差其补助会有差异，具体内容详见下表。
补助标准一览表
行政级别
总经理
（天/元）
副总经理
（天/元）
部门经理一级
（天/元）
部门主管一级
（天/元）
公司员工
（天/元）
A类
800
650
500
350
250
B类
700
500
400
300
200
C类
600
450
300
200
150
备注
1．A类：
北京、上海、天津、重庆、南京、大连、青岛、杭州、宁波、温州、福州、厦门、广州、深圳、珠海、海口、三亚
2．B类：
除A类以外的我国其他省会及地市级城市
3．C类：
除A类、B类以外的我国其他各地
第12条公司员工出差的其他费用报销标准详见下表。
其他出差费用的报销标准
费用明细
报销条件
新员工路费、行李托运费
人力资源主管签字办理
出差期间因业务发生的传真费、邮寄费
票据背面填写清楚事由据实报销
项目组前期未设食堂享受餐费补助
项目所在地和回总部后的考勤记录
出国考察期间产生的费用
行政部签字提交的考察报告记录
员工发生的误机、误车费用
个人承担60%的费用
出差发生的订票费、往返机场、火车站的交通费用
人力资源主管签字办理
未经许可逾期返回产生的费用
扣减其逾期天数的住宿费及出差补助
未按照“出差登记表”中拟定路线所产生的费用
相关费用不予报销，且扣减相应天数的出差补助
第4章出差借款与报销
第13条出差费用预算
公司坚持“先预算后开支”的费用控制原则。
各部门对本部门的出差费用进行预算，做出年度计划、月度计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，公司原则上不支出计划外费用。
第14条出差借款
1.借款的首要原则是“前账不清，后账不借”。
2.公司人员出差需借大笔现金时，应提前向财务预约，若为大额开支，应按银行的有关规定用支票支付。
3.出差人员在出差返回后三天内，到财务部结算还清出差借款，无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。
4.出差借款额度与借款人工资挂钩，原则上不得超过借款人的月基本工资。
第15条员工出差后，必须于三日内向总经理汇报工作，并写出详细的书面报告报总经理审阅。
第16条未按行政部规定手续办理出差手续或未经审批发生的费用，公司将不予报销，并按旷工处理。
第5章附则
第17条本办法由行政部制定，其解释权亦归行政部所有。
第18条本办法经总经理审批后自发布之日起执行。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
19会议管理工作细则
制度名称
会议管理工作细则
编号
受控状态
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条为规范公司的会议管理工作，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本细则。
第2条本细则适用于公司召开的各类一般日常会议。
第3条公司会议的准备安排与召开由公司行政部负责。
第4条公司经营管理会议分类及说明详见下表。
会议分类及说明
序号
会议名称
主题/特点
类别
主持人
参加人
1
总经理
办公会
固定时间、程序，解决即席提出的问题
每周一
公司例会
总经理
各部门
经理
2
动员会
发言固定、没有讨论程序
行政会议
主办部门
负责人
会议提拟人提拟
3
研讨会
对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果
行政会议
公司临时
研讨会
召集人
会议提拟人提拟
4
鉴定/评审会
对某事物的价值、性能、质量鉴别，必须有结论
行政会议
公司临时
总经理或由
其指定
相关部门
经理
5
专题会
为某一专题而开，必须有结论
行政会议
公司临时
提拟人指定
相关部门
负责人
6
评比会
一般在年底或某一重大活动结束后召开
行政人事
公司例会
人力资源
经理
相关
个人/部门
7
总结会
总结前一段工作
研究、部署下阶段工作
每月1次
公司例会
总经理或其由
指定
各部门
经理
8
汇报会
下级向上级或有关人员
汇报工作情况
行政会议
公司临时
会议提拟人
指定
会议提拟人
提拟
9
生产调度会
任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动
行政会议
公司临时
会议提拟人
提拟
会议提拟人
提拟
10
部门例会
（含早会）
各部门固定汇报程序
部门会议
部门负责人
自定
第2章会议准备
第5条会议的召开通过口头或书面形式提出，口头仅适用于例会召开的确认。
第6条对于定期召开常规会议，在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员。
第7条召开不定期会议时，组织人需推出会议申请报告，报告一般包括以下内容。
1．会议名称、主旨、目标。
2．会议议题。
3．会议时间、地点。
4．会议议程。
5．会议主持人、列席人员名单。
6．会议财务预算。
7．接待工作说明。
8．当前筹备情况及进展，可能存在的问题、解决方案。
9．制定会议时间进度表。
第8条根据会议要求，行政部拟定会议通知单，并做好通知工作，出席会议的重要人员应通过电话、邮件等方式确认，并做出相应的安排。
编写会议通知时需注意以下内容。
1.通知内容需包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。
2.书写通知时文字表述要清晰，力求不发生误解，且要做到全面、周到，不要漏项，用电话或其他形式发出的通知要写出通知底稿，照稿通知。
3.无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。
4.重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。
5.对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。
第9条行政部及时准备会议场所、会议文件或资料，并进行会场布置、设备调试，确保重点发言对象及时准确地发言。
第10条与会人员在收到会议通知后，应认真准备发言要点、提案纲要等，并积极配合主持人，使会议收到预期的效果。
第11条已列入会议计划的会议，如需改期，或遇到特殊情况需要安排新的其他会议时，行政部需提前两天发出通知。
第12条会议议程由主办部门拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。
1.重点、重要议题安排在会议前一时间段。
2.控制会议中各议题的时长。
3.控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。
4.保证与会人员有备而来。
5.注意引导、归纳、提升会议议题。
6.需下发的资料应提早发下去，使与会人员到会时已十分明确会议内容，并能及时提出自己的看法。
7.连续2~3小时以上的会议应安排中间休息时间，一般为10分钟。
第3章会议过程管理
第13条与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名，对于涉外会议联系簿应包括姓名、职务、所代表单位或部门等内容。
第14条行政人员需做好会场服务工作
1.引导入座
行政人员需按事前安排的座位，引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。
2.分发会议文件、材料
重要文件若要发放给个人或主要负责人，可事先认领签收，也可在会场认领签收。
3.内外联系、传递信息
对会议进行中领导对外要办的事项，如外来人员电话重要日程安排布置等的办理、外来记者等接待陪同等事项。
4.维护会场秩序
行政人员需保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生。
5.行政人员需处理会中临时事项，承办主要领导或重要与会人员交办的急事。
6.其他服务
行政人员需对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求，同时保持会议场所的通风、采光良好和地面干净。
第15条会议记录要真实地反映会议的内容和进展情况，行政人员需将其在一天内整理完毕，送会议主持人审阅后形成正式的会议文件。
第4章会后工作
第16条行政部整理会议记录并编制会议纪要
1.分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲，以及要反映的具体事项、事例等。
2.按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。
3.会议纪要内容包括会议简况（包括时间、地点、参加人员、议题）和会议结果（会议主要精神，这部分是重点，是会议效果的反映，纪要应记实、扼要）。
4.会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印、下发给相关部门。
5.按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。
第17条行政部负责督办和催办会议形成的决议或决定，将会议决议事项催办通知单于会后一周内发给相关负责人，并收取反馈意见。
第18条行政部应做好会议总结，整理会议资料并进行归档。
第5章会议纪律管理
第19条与会人员及会议组织者需遵循以下规定。
1.与会人员需准时出席会议，因故不能参加需提前向上级领导请假，不得无故缺席或迟到，不得早退。
2.与会人员需携带记录本和笔，以做好会议记录。
3.会议期间，请将一切通信工具置于关闭或振动状态，不随便走动、不吸烟、不交头接耳、不做与会议无关的事情。
4.严格遵守会议开始时间，主持人在会议开始时应将会议进行顺序及时间安排告知与会人员，并指定专人控制会议进度，引导在一定时间段做出总结。
若需延长会议时间，应先征得所有与会人员的同意。
5.妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。
第6章附则
第20条本细则由行政部拟定，自总经理批准后实施。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
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