对行政公文语言的要求.docx
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对行政公文语言的要求
对行政公文语言的要求
公文的语言，受制于公文的性质、内容、功能，有明晰、准确、简朴、庄重的鲜明特点。
撰写公文时，应按公文语言的要求选词造句，组段成篇，使公文语言更好地为表达内容服务。
一、明晰
明晰，就是意思明白、清楚，不晦涩，无歧义。
公文要在办理公务中发挥有效的作用，从语言方面看，首先是要让人看得懂，能清楚地理解你的意思。
如果晦涩难懂、语有歧义，必然会影响公务的有效办理。
如何使公文语言具有明晰性?
语言是思想的载体，思想明晰，语言才可能明晰。
就语言方面来讲，要特别注意两点：
1．选用含义确定、自己明白的词语。
选择词语，首先要选含义确定、自己明白的词语。
如果自己都不懂或似懂非懂，表达出来的意思至少也会含混不清、晦涩难懂。
例如：
要统筹安排生产和生活用水，把城市所有用水户逐步纳入计划，按季分月下达用水指标，严格执行，认真考核。
（1982年第18号《国务院公报·二十五个城市用
水会议纪要（摘要）》）
例中的“考核”应改为“查核”。
因为，对人可以“考核”，对“用水指标”是不能“考核”的。
2．要选通俗易懂的词语。
不要用过时、冷僻的词语，更不能生造词语。
比如，计量单位，我国曾实行市制，现在实行公制，其名称也应相应改变。
在公文中现在就不应该再用诸如尺、平方尺、斤，而应该用米、平方米、公斤。
重量单位公斤又称为千克，因此两者都可以用。
生造词语，是指由撰稿者自己造出来的，别人可能不理解它的意义和功能的词语。
二、准确
准确，就是能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。
这里有用词、造句、构段等问题，但最基本的是词语的锤炼问题。
锤炼词语的目的，就是要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文。
锤炼词语，在公文的撰写中要注意以下几点：
1．要认真分辨词类。
词，按照其在造句时所起的作用不同，可以分成实词和虚词两大类。
实词能充当句子成分，包括名词、动词、形容词、数词、量词和代词。
虚词不能单独充当句子成分，包括副词、连词、介词、助词、语气词和叹词。
各类词因其性质不同，其语法特点也不同。
在公文撰写中要做到用词准确，就要分清词性，了解其语法特征，否则，选用时就容易产生错误。
2．要精心辨析词义。
汉语的词汇非常丰富，这是我们民族语言发达的一个重要标志。
在公文的语言表达上要做到准确，精心辨析和选用同义词，就显得十分重要。
例如，公文中在讲到收获时常常用到成绩、成果、成效、成就，这几个词就是同义词。
它们的基本意义一样，但分量上和重点上就不相同。
“成绩”一般用于工作或学习中取得的具体收获，如“他在期末考试中取得了优良成绩”。
“成果”则用在事业中取得了较大些的收获，如“我们的劳动取得了丰硕的成果”。
“成效”则重于功效、效果，如“他们研制的新农药，杀灭稻田害虫很有成效”。
“成就”是指事业上取得了很大的成绩，如“我国的开放改革事业取得世界瞩目的成就”。
三、简朴
简朴，就是要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。
要使公文语言达到“简朴”的要求，应该注意以下几点：
1．实事求是，实话实说。
不说假话，不说空话，不说套话。
2．叙事说理，开门见山。
主旨确定之后，就要话不离题。
议论这个问题，你就对这个问题发表赞成或反对意见。
3．遣词造句，惜字如金。
一个词能概括就不用两个词，三句话能交代清楚的就不用四句话。
要反复修改，正如鲁迅先生所说：
“竭力将可有可无的字，句，段删去，毫不可惜。
”
四、庄重
庄重，就是端庄、郑重，这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现，也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。
公文在语言的运用上要达到庄重，起码要做到两点：
1．要用规范的书面语言。
公文的用词造句，要符合现代汉语的规范要求。
一般不要使用口语、方言、土语。
如“改革开放后，农民的钱包一年比一年胀，日子越过越好，就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜”。
这是口语，要把这样的意思写入公文，得改为：
“改革开放后，农民的收入年年增加，生活越过越幸福。
”这是书面语言。
口头语言和书面语言的意思虽然没有什么差别，但后者要比前者来得端庄、郑重。
2．恰当地使用专用语。
在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用语，即公文特定用语。
现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性，它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风格。
公文常用特定用语如表7—1所示。
公文常用特定用语简表
类别
用语名称
作用
常用特定用语
1
开端用语
主要用于文章开头，表示发语、引据
为、为了、为着、查、接、顷接、根据、
据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关
于、兹、兹定于、今、随着、由于。
2
称谓用语
用于表示人称或对单位的称谓
第一人称：
我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。
第二人称：
你、你局、贵公司、贵方。
第三人称：
他、该公司、该项目。
3
递送用语
用于表示文、物递送方向
上行：
报、呈。
平行：
送。
下行：
发、颁发、颁布、发布、印发、下达。
4
引叙用语
用于复文引据
悉、接、顷接、据、收悉。
5
拟办用语
用于审批拟办
拟办：
责成、交办、试办、办理、执行。
6
经办用语
用于表明进程
经、业经、已经、兹经。
7
过渡用语
用于承上启下
鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。
8
期请用语
用于表示期望请求
上行：
请、恳请、拟请、特请、报请。
平行：
请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。
下行：
希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。
9
结尾用语
用于结尾表示收束
上行：
当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。
平行：
此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。
下行：
为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为……而努力；……现予公布。
10
谦敬用语
用于表示谦敬
承蒙
惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。
11
批转用语
用于上级对下级来文的批转处理
批转、转发。
12
征询用语
用于征请、询问对有关事项的意见、态度
当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、
如无不当、如无不妥、如果可行等。
表7—1所列的常用特定用语，或在结构上引起开端，导向过渡，收束煞尾；或在语意上表示郑重、强调；或在意向上提出请示，表示盼望。
要恰当运用，就不但要认识、熟悉它们，还要根据行文的实际能够灵活处理。
公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点，不是孤立存在的，而是互相联系，统一存在于一份公文的整体之中。
因而撰写公文的时候，遣词造句，要从体现这些特点出发，切勿顾此失彼。
正如老舍先生所说：
“写文章，用一字，造一句，都要仔细推敲。
写完一句，要看看全句站得住否，每个字都用得恰当与否，是不是换上哪一个字，意思就更明显，声音就更响亮。
应知一个字要起一个字的作用，就像看下棋使棋子那样。
一句、一段写完之后，要看看前后呼应吗？
连贯吗?
字与字之间，句与句之间，段与段之间，都必须前后呼应。
”要做到这些是不容易的，但必须努力做到。
只要我们在实践中，坚持不懈地下苦功，就可以使所撰公文的语体特点更鲜明，更能发挥公文在办理公务中的作用。
根据材料写作报告训练
1、根据下面提供的材料，请以××市商业局的名义向××省商业厅起草一份报告。
（1）19××年2月20日上午9点20分，××市××百货大楼发生重大火灾事故。
（2）事故后果：
未造成人员伤亡，但烧毁三层楼房一幢及大部分商品，直接经济损失792万元。
（3）施救情况：
事故发生后，市消防队出动15辆消防车，经4个小时扑救，火灾才被扑灭。
（4）事故原因：
直接原因是电焊工××违章作业，在一楼铁窗架电焊火花溅到易燃货品上引起火灾，但也与××××百货公司管理局及员工安全思想模糊，公司安全制度不落实，许多安全隐患长期得不到解决有关。
（5）善后处理：
市商业局副局长带领有关人员赶到现场调查处理；市人民政府召开紧急防火电话会议；市委、市政府对有关人员视情节轻重，做了相应处理。
2、实训目的
通过训练，能较熟练地利用材料写作报告。
3、实训思路
复习报告的结构与写法，模仿教材中事故情况报告例文，写作这篇事故情况报告。
4、实训做法
教师引导同学们复习教材中事故情况报告例文《××市贸易局关于百货大楼重大火灾事故的报告》，及事故情况报告写作模式，再阅读分析上述材料，进行写作。
事故情况报告写作模式：
灾情＋损失＋直接原因＋深层原因＋教训＋处理情况＋结果＋态度＋措施
5、参考文稿
××市商业局关于××百货大楼发生重大火灾事故的情况报告
省商业局：
19××年2月20日上午9点20分，××市××百货大楼发生重大火灾事故。
事故发生后，市消防队出动15辆消防车，经4个小时扑救，火灾才被扑灭。
火灾虽然未造成人员伤亡，但烧毁三层楼房一幢及大部分商品，直接经济损失792万元。
这次火灾的直接原因是电焊工××违章作业，在一楼铁窗架电焊火花溅到易燃货品上引起火灾，但也与××××百货公司管理局及员工安全思想模糊，公司安全制度不落实，许多安全隐患长期得不到解决有关。
教训是深刻的。
火灾发生后，我市各级领导十分重视。
市商业局副局长带领有关人员赶赴现场调查处理，市人民政府召开紧急防火电话会议，市委、市政府对有关人员视情节轻重，做了相应的处理。
今后，我们要吸取教训，切实加强对安全工作的领导，尤其加强对零售企业的安全管理，及时消除各种不安全的因素和隐患，为企业创造良好的经营环境。
××市商业局
××××年×月×日
二、病例析改
试指出下列句子不符合公文语言要求之处，并加以改正：
1．与会者请于4月23日前来报到。
2．当前经济领域中的严重犯罪活动，已经和正在破坏我们的干部队伍，破坏我们党、政府及其军队的肌体和国家的信誉。
3．我们的请示已送去一个多月，你们为什么迟迟不予批复?
4．贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀、救人之危的美德。
以上区区小事，谅贵校不难解决。
5．目前局势之恶劣与严重，已被你们等看见。
通知通报
【复习与训练】
一、名词解释
1．通知
2．通报
二、填空题
1．通知的常见种类有______、______、______、______和______。
2．通知的特点有______、______和______。
3．下级转发上级来文为“______”，上级转发下级来文为“______”。
4．通报的类型有______、______和______。
5．通报的特点有______、______和______。
6．通报的写作要求有______、______和______。
三、判断题
1．判断下列事项是否可以用通知行文：
（1）×省人大常委会拟颁布一项地方法规。
（）
（2）×市水电局将召开水利建设工作会议，需告知各县、区水电部门事先作好准备。
（）
（3）×县纪委拟批评×局×××干部玩忽职守、造成国家经济损失的错误。
（）
（4）×市政府拟批转市卫生局《关于做好灾后防疫病工作的意见》。
（）
（5）×县县委拟向所属各级党组织布置学习江泽民同志“七一”讲话的有关事宜。
（）
2．判断下列事项是否可以用通报行文：
（1）×县工会拟表彰奋不顾身抢救落水儿童的青年工人。
（）
（2）×厂拟向市工业局汇报该厂遭受火灾的情况。
（）
（3）×市安全办公室拟向各有关单位知照全市安全大检查的情况。
（）
（4）×县政府拟公布加强机关廉政建设的几条规定。
（）
（5）×县纪委拟批评×局×××等干部挥霍国家钱财游山玩水的错误。
（）
四、改错题
请改正下列标题的毛病：
1．国务院转发国家医药管理局关于进一步治理整顿医药市场意见的通知。
2．国务院办公厅批转关于国家旅游局进一步清理整顿旅行社意见的通知。
3．××乡人民政府关于印发××县人民政府［1989］10号文件通知。
4．××厂关于转发×分厂《关于建立安全岗位责任制经验总结》的通知。
5．国家旅游局关于批转国务院《旅行社管理暂行条例》的通知。
6．转发省劳动局、省人事局、省财政厅、省总工会“关于转发劳动部、人事部、财政部、国家总工会《关于发给离退休人员生活补贴费》的通知”的通知。
7．关于批转财政局《转发“财政部关于重申不得将国家资金转入银行储蓄的通知”的通知》的通知。
五、简答题
1．批转、转发性通知的标题可作何种格式化省略?
2．通报与通知的区别表现在哪些方面?
3．通报何以多数不写主送机关?
4．通报对事实一般都有分析、评议，你对分析与评议的关系如何理解?
六、病例析改
试析评下列通知的毛病，并改写之。
［病文1］
关于庆祝首届教师节
开展游园活动的通知
为了庆祝第一个教师节，更好地促进师生之间的友谊，我校定于×月×日晚×时在××（地点）举办游园活动。
为确保此次活动的顺利开展，现将有关事项通知如下：
一、参加游园活动者都必须是本校教职工，其他人员不得参加。
二、必须听从工作人员的安排，服从工作人员的指挥，不得无理取闹，以免影响工作人员的正常工作。
三、必须严格遵守各项活动规则，不准随便破坏游园活动的规定，如有这种情况应受到校纪处分。
四、参加任何活动都必须排队，不准随意插队，不准在队列中故意拥挤。
五、保护好一切活动器械，严禁私自拿或破坏。
六、领奖时必须排队，不准不排队而领奖这种现象发生。
七、工作人员必须严格要求自己，不得乱发奖票。
以上规定，望大家自觉遵守，互相监督执行。
对那些不遵守者，应给予校纪处分。
特此通知。
×××学校教师节游园活动筹备组（章）
一九八五年九月九日
［病文2］
机关游泳池办证的通知
机关各直属单位：
机关游泳池定于6月1日正式开放，6月10日开始办理游泳证。
请你们接此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。
一、办证对象：
仅限你单位干部或职工身体健康者。
二、办证方法：
由你单位统一登记名单、加盖印章到俱乐部办理，交一张免冠照片。
三、每个游泳证收费伍角。
四、凭证入池游泳，主动示证，遵守纪律，听从管理人员指挥。
不得将此证转让他人使用，违者没收作废。
五、家属游泳一律凭家属证，临时购买另票，在规定的开放时间内入池。
×××俱乐部
××××年×月×日
［病文3］
××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报
各乡镇人民政府：
一九八七年×月×日中午十二时左右，××百货商店××路门市部售表柜台前来了一个青年顾客，提出要买一块“北京”牌手表。
青年营业员×××同志将手表拿出上了几扣弦后递给这个顾客，又忙着接待别的顾客。
一种强烈的责任促使他随时盯着买表人的动作。
忽然，发现那人侧过身子挡住营业员的视线，把表放在耳边装作听表样。
这种行为引起了×××同志的警觉，他心想：
挑表为什么要侧过身子背对着营业员呢?
当他把表交回来的时候，×××同志立即进行了检查，发现弦是满的，表面上有两道划纹。
他马上认定新表已被换走，于是当机立断，喊了一声：
“你停一下!
”那人听到喊声，慌忙向店外跑去。
见此情景，×××同志一跃跳到货圈外，用尽力气拼命追赶。
霎时间，那家伙穿过胡同，跑出数百米。
营业员边追边喊：
“抓住他!
抓住他!
”终于在××分局同志的协助下，将罪犯逮住扭送公安派出所，从其衣袋里搜出换去的新表。
×××同志机智果断，不顾个人安危与坏人坏事作斗争，保住了国家财产，精神可嘉。
决定给予通报表扬，并颁发奖金，以资鼓励。
（印章）
一九八七年××月××日
［病文4］
石化厂关于我厂连续发生火灾的情况通报
各科、室、车间：
进入元月以来，不到二十天，连续发生四起火灾，给生产和职工生命财产造成不应有的损失，如：
一月八日十一时，运输车间汽车修理工段设明火取暖，工人杨××在明火附近用汽油洗手，油星溅入炉火内引起火灾，杨××等四名工人被烧成重伤住进医院，财产损失达二万九千四百余元。
这起重大火灾是多年来我厂从未发生过的。
一月十四日上午九时三十分，单身宿舍六号楼203房间，下夜班工人蒋××由于吸烟不慎，把烟头扔在床下，引起床下的棉纱起火，将该宿舍的衣物、被褥、书籍、生活用具等全部烧光，直接损失七百多元。
四起火灾，均系有关人员思想麻痹，违反安全防火要求所致。
这也反映了我们的防火宣传工作做得还不够深入，防火措施还没落到实处，存在死角。
为此必须引起我们各科室、车间领导同志的高度注意，从上述事故中吸取教训，根据各部门的具体情况，结合安全大检查，向职工广泛进行一次安全防火的教育，狠抓薄弱环节和死角，堵塞一切漏洞，落实好各项防火措施，严防火灾发生，以确保生产的顺利进行，保卫国家及群众生命财产的安全。
第十章公告通告
第二节通告
一、阅读与析评
（一）知照性（告晓性）通告
［例文4］
广州市供电局通告
一九八八年八月二十一日
为方便群众监督，抵制以电权谋私的不正之风，广州市供电局规定，凡从事营业、工程安装设计以及一切与用户有工作联系的职工均应佩戴员工证。
员工证印有本人的照片、姓名、工作部门、编号。
凡有不佩戴员工证而从事供电业务者，市民可视为非供电局人员。
如发现供电局员工有侵犯用户利益的行为，欢迎直接向广州市供电局举报。
监督举报电话：
765514。
［析评］
这是一则知照性通告。
正文先写发文原由，接着写事项，最后写要求。
行文简洁、庄重。
文字、语态与内容相统一。
同公告相比，通告的发布范围具有明显的区域限制性。
［例文5］
关于广州地区电话号码启用八位制的通告
为适应社会发展的需要，经邮电部批准，广州地区（含番禺、花都、从化、增城市）的电话号码定于1996年6月8日北京时间零时起启用八位制，即由现在的7位数升为8位数。
升位方法是：
原“8”字头的电话号码首位后加“1”；原“2”至“7”字头的电话号码在首位前加“8”。
如原号码为8883088的电话，升位后的号码为81883088；原号码为3123456的电话，升位后的号码为83123456。
在电话号码升位过程中，凡有电话小交换机（即小总机）和经营自动寻呼及声讯台的单位，应积极配合广州市电信部门做好有关试验工作。
电话号码升位后，使用电话请按八位制号码拨号。
广州市人民政府
一九九六年一月二十二日
［析评］
这篇知照性通告，文字简洁，语言准确，发挥了冒号、分号的功能。
正文开头文字“为适应社会发展的需要，经邮电部批准”为发布本通告的原由和依据。
其余文字为通告的具体规定和要求。
（二）办理性（事务性）通告
［例文6］
深圳市建设局
关于对建筑企业进行资格年审的通告
根据《深圳市施工企业管理暂行办法》等有关文件规定，我局决定自1994年11月15日起对我市建筑安装企业，装饰施工企业，建设监理单位，工程总承包单位进行1995年度企业年审工作。
凡在我局注册的上述有关单位，请于见报后5天内前来我局领取有关文件，办理年审手续。
逾期不办，责任自负。
特此通告
联系人：
熊国伟邓小扬禹良全
联系地址：
振兴路6号建艺大厦九楼
联系电话：
323410232341053234132
32340162223211—4596
深圳市建设局
一九九四年十一月十六日
［析评］
这篇办理性通告，文字简练，事项清楚。
标题是“标准式”写法。
正文第1段写了通告的根据和事项，第2段写了通告要求，第3段以“特此通告”收尾。
接着，还写了联系人、联系地址和联系电话，以方便联系和办理。
有两点须指出：
“特此通告”后应加上句号，且移至最后一段；标题已写明了发文机关，文末只标上成文时间即可。
行文时还须加盖印章。
此外，第1段并列单位之间的逗号应改用顿号。
［例文7］
广州市建设用地起坟
通告
穗国土［1994］起坟字21号
因建设需要，经核准，市公安局天河区分局征用天河区东圃镇棠下乡（村）土名收容所以东的土地。
为便利建设工程顺利进行，上述被征用范围内的坟墓，均须于一九九五年二月二十日以前起葬、火化。
起葬、火化工作由建设用地单位委托殡葬管理部门办理，各坟主应于一九九五年二月二十日前携带身份证及有效证明到东圃镇棠下村委会办理认领起葬手续。
逾期不办者，作无主坟墓由殡葬管理部门按规定统一予以处理。
特此通告。
广州市国土局
一九九四年十一月二十日
［析评］
这是一篇办理性通告，强制性较强。
正文第1句为制发本通告的依据。
第2句～第4句为事项和规定。
文章以“特此通告”作结尾。
须指出的是发文字号不规范。
（三）行止性通告
［例文8］
关于对107国道东莞篁村至长安路段
行驶车辆实行单向通行的通告
为了加快107国道东莞篁村至长安路段的改造扩建工程进度，确保施工质量和车辆行驶的安全畅通，决定从1993年10月23日零时起至1994年3月23日晚上12时止，对行驶107国道东莞篁村至长安路段的车辆实施以下疏导分流办法和交通管理措施：
1．该路段全线实行单向行驶，即由广州往东莞篁村往厚街、虎门、长安、深圳或虎门渡口往番禺方向的车辆，可以照常通行。
2．从深圳、长安、虎门或虎门渡口、厚街和篁村（公路施工路段内）往莞城、广州方向的车辆，不准通行。
需要进入此路段沿线各镇点或经虎门渡口往番禺的车辆，可由莞长公路经四环路从篁村立交路口方向进入行驶。
3．凡从深圳往广州方向的5吨以上（含5吨）货车，由莞龙公路分流过石碣大桥经增城进入广汕公路往广州。
4．凡是跨此路段运输沙石泥土的车辆（除该路段公路施工经核发通行证的车辆外），行驶时间限定为晚上10时至次日晨7时止，其余时间一律不准通行。
5．凡持有通行证的专线公共汽车，可以按原运行路线正常行驶。
其余营运客车一律按规定改道行驶。
特此通告。
东莞市人民政府
一九九三年十月十九日
［析评］
这份通告的标题是省略式的，它省略了发文机关，因此落款署上了发文机关的名称和日期。
正文的第1段主要写通告的目的、决定采取的有关办法和措施。
接着，用5条分述对车辆实施的疏导分流办法和交通管理措施。
条理清楚，简洁明白。
二、必需知识
（一）通告的适用范围及特点
通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
通告，是机关单位广泛使用的公文。
通告是泛行文。
与公告相比，通告主要有四个特点：
1．内容具体，业务性强。
公告的内容通常是重要事项或法定事项。
通告内容的重要程度一般比不上公告，而且多是业务工作方面的。
因此，通告的使用频率要比公告高得多。
2．有限制的行文对象。
公告的告知对象是广泛的，是“向国内外宣布”；通告的告知范围就小得多，为社会各有关方面。
3．广泛的发文机关。
通告的内容是一般事项，所以发文单位比较广泛。
党政机关、企业事业单位、人民团体都可发布通告。
公告的发文机关级别较高，多由国家机关发布。
相比之下，通告的发文机关要比公告广泛得多。
4．独特的发布方式。
一般来说，公文是用文本形式印发的，而公告、通告的发布形式比较特殊，如公告还可用登报、广播的形式。
通告，除可用文本形式印发外，还可张贴或登报。
（二）通告的主要类型
1．知照性通告。
即告知应当知道或需要遵守事项的通告。
如本章例文4《广州市供电局通告》、例文5《关于广州地区电话号码启用八位制的通告》。
2．办理性通告。
即办理一些例行事项的通告，其内容多为注册、登记、年检等。
如例文6《深圳建设局关于对建筑企业进行
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