办公用品及设备管理制度.docx

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办公用品及设备管理制度

办公用品及设备管理制度

第一章总则

第一条、为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，根据我公司实际情况，特制定本制度。

第二条、本制度适用于对办公用品、设备、耗材、特殊用品等的管理。

第二章管理职责

第三条、综合管理部行政办是公司办公用品及其他公司指定物品汇总申办、保管发放、登记的管理部门，承担相应职责。

申领和使用部门行使提出需求申请和领用后使用、保管，并承担相应职责。

第二章类别划分和采购

第四条、办公用品、设备的划分

（一）办公用品是指一般日常办公所需要的而价值在50元以下的低值易耗品，包括：

签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、裁纸刀、剪刀、回形针、便签、燕尾夹、打印纸、订书机、记录本、文件夹、文件袋等。

（二）办公设备是指50元以上的耐用消耗品，包括：

电脑、验钞机、办公桌、椅、文件柜、保险柜、办公沙发、碎纸机等。

第五条、办公用品、设备的采购

（一）办公用品的采购

1、日常办公用品申请每月3、15日前各部门（部门领导签字有效）报综合管理部行政办两次，由行政办根据办公用品库存量情况、各部门需求情况及消耗情况，由行政办汇总造表集中申购，确定申购数量、询价、报价，财务总监签字后采购，3-5个工作日完成采购。

2、其他用品（专用、工具、设施、器件类）申请每周五下班前报行政办，行政办汇总造表上报审批采办。

（二）办公设备由使用部门提出申请，填写《领用申请单》，部门领导签字后，交行政部执行采购任务（询价、报价、财务部经理签字、购买），3-5个工作日完成采购。

未填写《申领申请单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。

（三）急需采购办公用品办公设备，填写《采购申请单》时，注明急需采购原因。

（四）必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。

（五）特殊使用类物品申请时，应填写推荐供应单位和参考价格。

为保证物品质量，获准采办后可授权专业人员采购。

第三章管理和领用

第六条、管理

（一）办公用品、设备及特殊用品由行政办统一保管，并指定保管人。

（二）采购人员应将所采购的物品交保管人办理入库登记手续，领用时办理领用登记手续，并在每月终填报《办公用品汇总表》。

（三）采购的办公设备应及时编号，登录资产台账。

合同、使用说明书、保修单纳入档案管理。

（四）各部门应指定专人领取办公用品。

第七条：

领用

（一）各部门领用办公用品须填写《领用申请单》，一次性领用一个月的用量，每月领用次数不得超过两次，特殊情况除外。

（二）可根据月初各部门提交的办公用品计划的数量，由物品管理人员进行核对后，把申请所要全部用品备齐，通知各部门领用。

（三）在每月耗用办公用品种类及数量变化不大的情况下，可由各部门递交申请，经综合管理部审核批准后，管理人员每月按固定种类、固定数量进行分发。

（四）办公设备领用由具体使用人来领取，部门共用的，注明“部门共用”字样。

（五）个人使用的办公用品、办公设备计入个人领用台账。

第四章办公设备调拨

第八条各部门需要调拨固定资产（办公设备）须按规定进行，不得私自调拨、转移资产。

（一）部门之间和本部门跨办公室、办公区、办公楼调拨资产，申请部门需在综合部办理内部调拨手续。

（二）申请部门按要求填写《固定资产（办公设备）内部调拨单》综合部负责审核调拨理由，并协调办理调拨转移。

（三）本部门办公室、办公区域内固定资产位置移动由部门内部调整，不需要在综合部备案。

（四）综合部资产管理人员依据《固定资产（办公设备）内部调拨单》及时进行资产台账更新。

第四章其他规定

第九条、其它规定：

（一）各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。

（二）办公设备的耗材、专项用品领用参照申购程序办理。

（三）办公设备报修填写《报修单》。

报修单

报修日期：

年月日

报修事项

车辆设备其他

报修内容

报修人

部门主管签字

维修人

维修日期：

年月日

维修结果

采购申请单

申请部门：

申请日期：

年月日

序

物品名称

品牌/规格

单价

数量

总价（元）

备注

合计:

大写:

（￥元）

询价人：

审核人：

领导批示：

领用申请单

申请部门：

申请日期：

年月日

序

物品名称

规格

数量

申领原因

申请人：

部门审批：

固定资产（办公设备）内部调拨单

序号

资产编号

资产名称

型号（规格）

单位

数量

调出部门/位置

调入部门/位置

调入原因

使用人：

负责人：

年月日

综合部经办人：

年月日

注：

资产调拨须按此单办理调拨手续，综合部经办人员依据此调拨单及时准确更新资产管理相关信息。

公司办公用品及设备领用、发放、管理基本原则

本着有效使用，合理节约的目的，制定领用、发放、管理基本原则。

一、分工与要求

1．综合管理部行政办（办公区域内物品和办公消耗品，及本项工作的总负责单位）、物业办（负责保洁、水电工种的台账建立及管理；路面使用的广告行架、旗杆架，用于车辆管理的尖锥、隔离栏、墩、限速指示牌、设备、消防器材的台账建立，日常使用和管理分属招商和保安部）执行。

2.保安部负责车辆管理所使用的有关固定和可移动设施，不包含停车场电子控制部分及相关配置；物业办监管和配合。

3.招商部负责广告类设施的日常使用和管理，物业办监管和配合。

4.网络设备、摄像头、LED屏、监控器等设备，网管员建档，物业备案监管。

5.建立个人及办公室耐用办公用品领用、交回、转移台账，严格控制重复领用和不需用用品的领用，加强管理。

6.遵循谁使用，谁管理的原则。

二、耐用品的基本定义

6．个人使用耐用品包括：

电脑（及配置）、U盘、手机、手机卡、照相机、打字机、接线板、办公桌、办公椅、文件柜、计算器、订书机、起钉器、剪刀、裁纸刀、资料架、文件夹、硬板夹、笔筒、夹子、卷尺、烟灰缸、服装等；

7.办公室耐用品包括：

座机电话、复印机、打字机、扫描机、验钞机、档案袋、沙发、茶几、茶具、条柜、方柜、座椅（特殊）、多连椅、卧具、空调（及配置）、饮水机、简易饮水器、加热壶、卫生用具（扫帚、簸箕、垃圾筒一套）等；

8.食堂耐用品包括：

燃气灶（套）、锅具、（个）、加热桶（个）、水桶、圆桌、椅子、凳子、空调（及配置）、消毒柜、加热器、碗具、盘子、垃圾筒、电视、卫星接收器、卧具等；

9.宿舍耐用品包括：

单人床、双人床、架子床、衣柜、洗手池、拖把池、卫生用具、简易饮水器（仅限保安公司宿舍），饮用热水器（仅限保安公司宿舍）、空调及配置、饮用、洗浴热水器（按需配置）等

10.保洁用耐用品包括：

洒水壶、垃圾桶、洗拖把桶、擦玻璃器、简易饮水器、加热壶等；

11.水电工维修、维护及个人使用耐用品包括：

各种必要设备、工具等；

2.保安使用耐用品包括：

服装（含腰带、头盔）、雨具、对讲机（含配置）、手电筒及保安用具；

三、消耗用品的基本定义

消耗用品主要指：

记录笔记本、签字笔及笔芯、圆珠笔及笔芯、便笺、信纸、订书针、曲别针、垃圾袋、抹布、复印纸、抽纸、卫生纸、抹布、胶带纸、不干胶标贴、手套、口罩等

四、耐用品发放原则

1.个人耐用品基本配置：

电脑、办公桌、办公椅一套，资料架1个、文件夹2-3个，计算器、订书机、起钉器、裁纸刀按需（原则按一个办公室一个，财务可按人配置），笔记本一个，签字笔一支，经理以上人员配文件柜一个，其他按需，领用时需部门领导签字和本部门领导签字。

2.办公室耐用品基本配置（三人）：

文件柜1-2个，饮水机一套，加热壶一套，垃圾筒一个，卫生用具一套，沙发等用品本部门按需配置。

3.广告用品、车辆管理用品，按专项申请和管理进行。

4.保洁、水电、食堂按需合理配置。

5.发放时，按先旧后新原则。

五、消耗品发放原则

1.抽纸使用范围限于：

总监以上办公室，每次领取不得超过两包；招商部、培训中心每月领用不超过两包；食堂按需领用；信息科、车管科原则不发，偶尔需要，每次两包。

卫生纸只负责总监以上办公室，每次一包。

2.复印纸发放：

商务中心5包/每次；交易大厅1包/每次，招商部1包/每次，如有特殊情况，可酌情增加。

3.建立以部门或特殊办公区的领用签字单，以观察是否超领或多领。

4.其它用品每次以个、支、本、盒、包领取，不得多领或代领；档案袋、夹子按需领取。

5.水电、保洁、食堂、保安、道路车辆管理等用品按专项需求配置。

六、管理责任按分工负责。

七、其他未尽事宜在实践中调整完善。