房地产集团合同管理程序成都高新区律师事务所.docx
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房地产集团合同管理程序成都高新区律师事务所
合同管理程序
1.目的
使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。
2.适用范围
适用于公司对外采购产品或/和服务类合同的管理。
主要包括勘察合同、设计合同、营销合同（不含售楼和出租）、广告设计/制作合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同、土地受让/合作开发合同、财务合作及借款合同、培训合同等。
其他采购合同的起草、谈判、签订及履行及所有合同的法律审查按照GFP3-14《法律事务处理程序》处理。
3.定义
无。
4.职责：
4.1总经理负责：
4.1.1相关文件规定需要由其决定合作单位或由其批准实施方案的项目的相应合同的审批；
4.1.2所有合同的付款审批。
4.2主管副总负责：
4.2.1相关文件规定由其决定合作单位或由其批准实施方案的项目的相应合同的审批；
4.2.2所主管部门上报总经理审批的合同的审核；
4.2.3所主管部门的合同付款审核。
4.3成本部负责：
4.3.1勘察、设计合同、工程监理合同及广告设计、制作合同的审核；
4.3.2施工分承包合同及材料/设备采购合同的起草、谈判及定稿；
4.3.3本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.3.4组织本部门起草合同的交底及执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》（见GFP7-11-F2）；
4.3.5勘察、设计、施工合同付款的审核；
4.3.6项目所有合同的汇总、统计。
4.4设计部负责：
4.4.1勘察、设计合同的起草、谈判及定稿；
4.4.2本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.4.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.4.4提起勘察、设计合同的付款申请。
4.5营销部负责：
4.5.1营销合同的起草、谈判及定稿；
4.5.2本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.5.3本部门起草合同执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.5.4提起营销合同的付款申请。
4.6品牌推广部负责：
4.6.1广告设计/制作合同的起草、谈判及定稿；
4.6.2本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.6.3本部门起草合同执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.6.4提起广告设计/制作合同的付款申请。
4.7工程部：
4.7.1工程监理合同的起草、谈判及定稿；
4.7.2负责本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.7.3负责本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.7.4提起工程监理合同、施工分承包合同及材料/设备采购合同的付款申请。
4.8发展研究部负责：
4.8.1土地受让/合作开发合同的起草、谈判及定稿；
4.8.2本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.8.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.8.4提起土地受让/合作开发合同的付款申请。
4.9财务部负责：
4.9.1财务合作合同及借款合同的起草、谈判及定稿；
4.9.2本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.9.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.9.4所有合同付款的审核。
4.10行政人事部负责：
4.10.1培训合同的起草、谈判及定稿；
4.10.2本部门起草合同的编号、分发、保存；
4.10.3本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》；
4.10.4提起培训合同的付款申请；
4.10.5所有合同的盖章和归档。
5.程序
5.1合同的起草、谈判、定稿
5.1.1勘探、设计合同的起草、谈判、定稿
设计部负责依根据设计进度计划要求完成勘探、设计合同的起草、谈判、定稿（合同一式六份）。
5.1.2施工及设备/材料采购合同的起草、谈判、定稿
成本部根据材料进场及承包商进场计划要求，在完成了承包商及供应商选择工作后及时组织完成施工及设备/材料采购合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。
5.1.3营销合同的起草、谈判、定稿
营销部根据营销工作要求完成营销合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。
5.1.4广告设计/制作合同的起草、谈判、定稿
品牌推广部根据广告工作要求完成广告设计/制作合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。
5.1.5工程监理合同的起草、谈判、定稿
工程部根据监理工作要求完成监理合同的起草、谈判和定稿（合同一式六份）。
5.1.6土地受让/合作开发合同的起草、谈判、定稿
发展研究部完成土地受让/合作开发合同的起草、谈判、定稿（合同一式六份）。
5.1.7财务合作及借款合同
财务部根据需要完成财务合作及借款合同的起草、谈判、定稿（合同一式四份）。
5.1.8培训合同
行政人事部根据需要完成培训合同的起草、谈判、定稿（合同一式四份）。
5.2合同的审批
5.2.1勘察、设计合同
5.2.1.1设计部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》（见GFP7-11-F1）一起传至成本部审核。
5.2.1.2成本部对合同条款进行复核，复核后交主管工程副总审核。
5.2.1.3主管工程副总按GFP7-12《设计分承包方选择控制程序》的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。
5.2.1.4审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至设计部，合同成立。
5.2.2施工及设备/材料采购合同
5.2.2.1施工合同
5.1.2.1.1成本部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起传至工程部审核。
5.2.2.1.2工程部对合同条款进行复核，复核后主管工程副总审核。
5.2.2.1.3主管工程副总按GFP7-5《施工承包商选择控制程序》及GFP7-14《材料设备供应商选择控制程序》的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。
5.2.2.1.4审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至成本部，合同成立。
5.2.2.2设备/材料采购合同
5.1.2.2.1成本部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起传至设计部审核。
5.2.2.2.2设计部对合同条款进行复核，复核后主管工程副总审核。
5.2.2.2.3主管工程副总按GFP7-14《材料设备供应商选择控制程序》的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。
5.2.2.2.4审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至成本部，合同成立。
5.2.3营销合同
5.2.3.1营销部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起交主管营销副总。
5.2.3.2主管营销副总按GFP7-7《项目策划及营销管理程序》的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。
5.2.3.3审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至营销部，合同成立。
5.2.4广告设计/制作合同
5.2.4.1品牌推广部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起传至成本部审核。
5.2.4.2成本部对合同条款进行复核，复核后交主管品牌副总审核。
5.2.4.2主管品牌副总按GFP7-18《广告设计、制作承包商选择、控制程序》的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。
5.2.4.3审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至品牌推广部，合同成立。
5.2.5工程监理合同
5.2.5.1工程部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起传至成本部审核。
5.2.5.2成本部对合同条款进行复核，复核后主管工程副总审核。
5.2.5.3主管工程副总对合同进行审核后，交总经理审批。
5.2.5.4审批完的合同由行政人事部加盖合同章并自行存档一份后转至工程部，合同成立。
5.2.6土地受让/合作开发合同
5.2.6.1发展研究部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起提交主管副总。
5.2.6.2主管副总对合同进行审核后，交总经理审批。
5.2.6.3审批完的合同由行政人事部加盖公章并自行存档一份后转至发展研究部，合同成立。
5.2.7财务合作及借款合同
5.2.7.1财务部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》提交总经理审批。
5.2.7.2审批完的合同由行政人事部加盖公章并自行存档一份后转至财务部广部，合同成立。
5.2.8培训合同
5.2.8.1行政人事部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批及合同盖章审批表》一起提交主管行政副总。
5.2.8.2主管行政副总按GFP2-6《员工培训管理程序》的规定对合同进行审批或审核后提交总经理审批。
5.2.8.3审批完的合同由行政人事部加盖公章并自行存档一份，合同成立。
5.3合同的编号、登记、保管、存档
5.3.1合同起草部门负责对合同进行编号，编号的原则是：
首先按工程项目进行分类，以大写的拼音字母表示，如JHW（金海湾）、HJ（海景）；再按合同的类别进行分类，以大写的拼音字母表示，如SJ（勘察设计合同）、SG（施工合同）、CG（材料/设备采购合同）、YX（营销合同）、GG（广告设计/制作合同）、JL（监理合同）、MD（土地受让/合作开发合同）、CW（财务合作合同）、JK（借款合同）、PX（培训合同）、QT（其他合同）最后按合同签订的先后顺序进行排序，以阿拉伯数字表示，如：
01、02；具体如：
JHW-SG-01。
5.3.2合同起草部门负责将签订的合同做以下处理：
5.3.2.1设计部负责将勘察设计合同分发给乙方2份，成本部1份，部门存档2份，档案室1份；
5.3.2.2成本部负责将施工合同分发给乙方2份，工程部1份，部门存档2份，档案室1份。
5.3.2.3成本部负责将材料/设备采购合同分发给乙方2份，设计部1份，部门存档2份，档案室1份。
5.3.2.4营销部负责将营销合同分发给乙方2份，成本部1份，部门存档2份，档案室1份。
5.3.2.5品牌推广部负责将广告设计、制作合同分发给乙方2份，成本部1份，营销部1份，部门存档1份，档案室1份。
5.3.2.6工程部负责将工程监理合同交付对方2份，成本部1份，部门存档两份，档案室1份。
5.3.2.7发展研究部负责将土地受让/合作开发合同交付对方2份、成本部1份，部门存档两份，档案室1份。
5.3.2.8财务部负责将财务合作及借款合同交付对方2份，部门存档1份，档案室1份。
5.3.2.9行政人事部负责将培训合同交付对方2份，部门存档1份，档案室1份。
5.3.2.10集团参与的招标/采购项目，合同起草部门负责将合同和招标过程资料一起上报集团备案。
5.4合同的交流、执行、反馈与总结
5.4.1合同交流：
合同起草部门负责及时组织和合同执行部门一起进行合同的交流，并将交流情况形成会议纪要。
5.4.2合同执行：
合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全面执行。
5.4.3合同反馈：
合同执行部门将合同执行过程中发现的问题及时填写《合同履行反馈表》反馈给合同起草部门。
5.4.4合同工作总结及合同范本
5.4.4.1各部门根据相关程序规定对合作商进行评定工作
5.4.4.2起草部门根据《合同履行反馈表》填写《合同执行情况汇总表》，如无反馈纪录则不必填写。
5.4.4.3合同起草部门根据需要拟定合同范本，并根据《合同执行情况汇总表》对合同范本不定期进行修正。
5.5合同变更、补充协议的签订
5.5.1合同起草部门负责组织合同变更、补充协议的起草、谈判、定稿。
5.5.2其它程序与原合同相同。
5.6合同资料信息处理
成本部按项目不同对土地受让/合作开发合同、勘察、设计合同、施工及设备/材料采购、营销合同、广告设计/制作合同、工程监理合同进行汇总、统计，编制《**项目**合同一览表》（见GFP7-11-F3），并将一览表中信息在成本信息系统上发布，每个月更新一次。
5.7合同的付款
5.7.1勘察、设计、施工、材料/设备采购合同
5.7.1.1合同预付款
合同签订后，工程部、设计部根据合同预付款要求填写《**工程付款建议书》和《**工程历次付款一览表》（见GFP7-11-F7），并传至成本部、财务部、主管工程副总审核，总经理审批。
5.7.1.2工程进度付款
5.7.1.2.1工程部负责根据合同约定的付款方式审核工程的形象进度，并向成本部提供下述资料：
∙施工单位的工程款支付申报表；
∙工程部审核确认的工程形象进度。
5.7.1.2.2成本部负责根据资料完成工程进度款的审核工作,填写《**工程进度款审核表》（见GFP7-11-F5），并传至工程部作为进度款支付的依据。
5.7.1.2.3工程部负责根据《**工程进度款审核表》填写《**工程付款建议书》和《**工程历次付款一览表》（见GFP7-11-F7），并传至成本部、财务部、主管工程副总审核，总经理审批。
5.7.1.3工程结算款支付
5.7.1.3.1成本部根据设计、工程部提供的竣工结算资料办理结算手续，并办理《**合同结算协议书》，连同《**工程结算书》封面分别传回工程部、设计部作为合同结算款支付的依据。
5.7.1.3.2设计、工程部负责根据《**工程结算书》《**合同结算协议书》填写《**工程付款建议书》和《**工程历次付款一览表》，并传至成本部、财务部、主管工程副总审核，总经理审批。
5.7.1.4工程保修款支付
合同规定的保修期满，由设计部、工程部负责根据《**工程结算书》《**合同结算协议书》填写《**工程付款建议书》和《**工程历次付款一览表》，并交由物业管理公司或工程使用部门/公司审核，以确定该工程是否存在质量问题，以及施工单位是否存在水电费等往来欠款的扣付事项，并确定最终的扣付金额后传至成本部、财务部、主管工程副总审核，总经理审批。
5.7.2营销代理、广告制作合同、工程监理合同、土地受让/合作开发合同、财务合作及借款合同、培训合同及其他合同
按照GFP1-5《费用、资产购置报销和借支管理程序》办理付款手续。
6.附件
6.1GFP7-11-F1《合同审批及合同盖章审批表》
6.2GFP7-11-F2《合同履行情况反馈表》
6.3GFP7-11-F3《**项目**合同一览表》
6.4GFP7-11-F4《合同执行情况汇总表》
6.5GFP7-11-F5《**工程进度款审核表》
6.6GFP7-11-F6《**工程付款建议书》
6.7GFP7-11-F7《**工程历次付款一览表》
GFP7-11-F1.2
XXX地产公司
合同审批及合同盖章审批表
部门：
合同编号：
合同名称
项目负责人
**部门经理
（起草部门）
**部门经理
（审核部门）
公司律师
主管副总
总经理
总裁
备注
注：
1.集团公司参与的招投标项目最后审批为总裁。
2.各级领导签字确认后，由行政人事部在合同上盖章后返回起草部门。
3.对使用非我司范本的合同，且合同总标的等于或超过人民币十万元，需经公司律师审查。
GFP7-11-F2.1
XXX地产公司
合同履行情况反馈表
合同编号：
第页，共页
工程名称
乙方单位
工期
质量等级
记录人
记录时间
问题描述
处理意见
改进意见
备注
履行部门负责人：
GFP7-11-F4.1
XXX地产公司
合同执行情况汇总表
合同编号：
第页，共页
工程名称
乙方单位
工期
质量等级
合同起草人
记录时间
问题描述
处理意见
改进意见
备注
起草部门负责人：
附《合同履行情况反馈表》_____页
GFP7-11-F3.1XXX地产公司
项目合同一览表
部门：
制表人：
第页，共页
分判方式
合同编号
合同名称
合同价款
负责人
生效
日期
付款情况
注：
本表随时更新，并在信息平台上发布。
GFP7-11-F5.1
______工程进度款审核表
合同编号：
合同总价：
施工单位：
序号
工程项目名称
进度款
申报价
进度款
审核价
按合同条款下浮
本期应付
进度款
备注
编制：
审核：
日期：
GFP7-11-F6.1
XXX地产公司
工程付款建议书
工程名称
合同编号
乙方单位
负责人
合同造价
￥：
结算造价
￥：
形象进度
本次付款
人民币（大写）：
￥：
累计付款
￥：
累计付款比例（％）
保修款支付意见
备注
设计/工程部：
签名：
日期：
成本部：
签名：
日期：
主管工程副总：
签名：
日期：
财务部：
签名：
日期：
总经理：
签名：
日期：
说明：
1.《**工程历次付款一览表》须作为本建议书的附件随行审批。
2.支付工程保修款时，请将该表交由物业管理公司或工程使用部门公司审核，确定最终的扣付金额，并在保修款支付意见一栏内签署意见。
GFP7-11-F7.1
XXX地产公司
工程历次付款一览表
工程名称：
第张，共张
乙方单位
负责人：
名称：
帐号：
开户银行：
预算
预算编号：
预算造价：
预算编制人：
大写：
合同
合同编号：
合同造价：
合同签订人：
大写：
结算
结算编号：
结算造价：
结算编制人：
大写：
付款次第
付款日期
形象
进度
付款率%
付款金额
（）
累计金额
（）
累计百分数%
备注
按合同
按结算
填表人：
升级会员 