07职责权限信息沟通与协商管理程序.docx
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07职责权限信息沟通与协商管理程序
中铁十四局集团
文件名称
职责、权限、信息沟通与协商管理程序
生效日期
2008年3月1日
文件编号
QSEB14G/6/07-08A
页数
共11页
职责、权限、信息沟通与协商管理程序
（依据GB/T19001－2000idtISO9001:
2000标准）
（依据GB/T24001－2004idtISO14001:
2004标准）
（依据GB/T28001－2001标准）
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受控号
14G/6－
持有人
中铁十四局集团电气化工程有限公司
编制人
张科艳
审核人
赵海涛
批准人
修改记录
版本号
修改页
修改内容概要
修改人
审核人
批准人
生效日期
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职责、权限、信息沟通与协商管理程序
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2008年3月1日
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QSEB14G/6/07-08A
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职责、权限、信息沟通与协商管理程序
1目的
为明确公司管理者和各业务部门职责与权限，及时、准确地收集、传递和反馈有关信息，对内促进公司各部门、各项目部之间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关方之间的信息交流和协调互动，做好信息的沟通管理。
2适用范围
适用于公司及其所属项目部。
3术语和定义
引用公司《管理手册》中的术语和定义。
4相关文件或引用文件
公司《关于调整公司机关组织机构和编制定员的通知》、《文件控制程序》、《记录控制程序》
5职责
5.1总经理职责
a）确立企业统一的宗旨和发展方向，制定管理方针和总的管理目标；
b）向员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性；
c）创造并保持使员工能充分参与实现企业目标的内部环境，在组织内建立适当的沟通过程，并确保对管理体系的有效性进行沟通；
d）确保对管理体系进行策划，保持其完整性；批准发布《管理手册》；
e）规定副职领导和相关部门的职责和权限，即明确组织内部各部门和岗位的设置，并明确各部门和岗位的职责和权限；
f）任命管理者代表；
g）主持管理评审，确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性；
h）提供实现企业方针目标所必需的结构和资源；
i）持续改进企业的管理体系。
5.2管理者代表职责
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a）协助总经理制定和组织实施管理方针和目标；
b）确保建立、实施和保持管理体系过程；
c）组织管理体系文件的编制、更改和发放；
d）负责与管理体系有关的外部沟通与联络；
e）向总经理报告管理体系的运行情况和任何改进的需求，为改进管理体系提供依据。
5.3副总经理、总工程师、总会计师职责
根据领导层分工，组织制订和实施分管部门工作目标，并向总经理报告工作。
5.4公司机关相关部门职责
5.4.1公司办公室职责
a）负责机关行政各部门的综合协调及职能履行督察工作，汇总各部门工作计划及工作总结；
b）负责公司工作会、总经理办公会议题的收集、会务准备及督办工作；负责综合性文件、报告的起草工作；
c）负责档案、文件资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用工作；
d）负责公司印章的登记、使用、管理工作及文件资料的收集、发放、打字、复印工作；
e）负责保密及信访工作；
f）负责机关建设、行政管理、考勤管理、业务招待、后勤服务及对外联络工作；
g）负责计划生育的日常管理工作和卫生防疫、职工食堂卫生许可证的登记核发、管理工作，并定期组织好全体职工体检工作；
h）负责局域网建设和网络功能管理工作；
i）制定并经总经理批准后实施法律法规宣传教育计划。
j）负责识别、更新、汇总编制公司《法律、法规及其他要求清单》；
k）负责办公区环境信息与机关车辆管理信息管理；
l）负责接收、传递和处理内部及相关方提供的环境信息与机关车辆管理信息管理。
5.4.2企业策划部职责
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a）负责组织公司管理体系文件的编制、修订、宣贯，组织体系运行内部审核以及外部审核的联络工作；
b）负责组织公司管理评审工作；
c）负责企业资质管理及企业证照、证书的使用管理、年检和变更；
d）负责企业内部承包合同的起草、签订、管理工作，组织公司项目评估和考核；
e）负责公司内部项目经理的培训和资格考试；负责项目经理资质证书的使用和管理、申报和升级以及年检；
f）负责对企业制度的再造与创新进行研究、起草、出台和宣传；督促相关部门制定相应的管理制度，使企业纳入标准化和规范化的管理轨道；
g）负责企业年鉴的组织编制；
h）接受公司办公室对部门职责履行情况的督查；
5.4.3市场经营部职责
a）负责集团公司下达的年度承揽计划的具体落实和执行；
b）负责本公司资质范围内的工程及新拓展专业方向工程的投标工作。
负责编制投标文件中的施组、报价、商务及剩余部分，投标报价测算及工程中标签约工作，并参与工程信息跟踪、筛选及处理工作；
c）参与工程项目评估工作，为项目评估提供工程成本及造价控制因素方面的参考依据；
d）对工程项目预、决算管理提供指导意见和建议，促进项目预算管理水平的提高；
e）参与项目经营管理相关文件的制定，收集汇总项目经营过程中的反馈意见，改进项目经营管理工作；
f）负责投标资料的收集、整理，为工程投标准备相应资料；
g）负责组织实施质量贯标工作中合同评审，对外包方评价，工程回访和保修服务，做好对其他科室主管要素的配合工作；
h）接受公司办公室对部门职责履行情况的督察。
5.4.4工程管理部职责
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a）负责对工程施工组织设计、作业指导书的审查、批复和质量、职业健康安全和环境计划的审核；
b）负责对施工生产进行实时监控，搜集生产信息及资源配置，分析施工生产中存在的问题，及时为领导提供决策依据；
c）负责对质量、职业健康安全和环境管理工作的规划、运行、监督及公司过程控制中安全工作的指导和监控；
d）负责工程创优规划、优质工程的申报和评审，QC小组注册、评审与申报，以及事故的鉴定和处理；
e）负责组织科技成果的鉴定与申报，科技论文、工法、总结的评审与申报；
f）负责任务承揽、公司各项目部施工产值、年度生产经营计划及其他相关统计报表的编制、汇总与整理；协助并参与公司生产经营分析；
g）负责工程科技档案、科技图书馆的管理和竣工资料的编制指导和交接；
h）负责公司物资管理工作，制定和修订公司物资管理流程；指导和监督各项目工程物资的采购与管理；
i）负责公司设备管理工作，制定和修订设备管理流程；负责设备购置、转让、报废的审批；负责设备档案管理；制定设备操作规程；负责公司设备在各项目部的调配使用；
j）负责公司测试计量工作的管理工作，测试计量制度的建立、实施和宣传；负责对各工程项目测试计量工作的检查、指导和监督；参与技术革新与科技成果的测试及工程质量事故的分析；
k）工程回访：
配合项目部处理好工程回访中出现的问题；
l）接受公司办公室对部门职责履行情况的督察。
5.4.5人力资源部
a）负责大中专、技校毕业生、退伍军人的接收和各类员工的聘用与调配及对急需的外部人才的招聘、引进工作；
b）负责项目经理部成员的竞争上岗工作和专业技术人员技术职称的评审与申报，技术专家、青年科技拔尖人才的管理工作；
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c）负责员工档案管理和员工绩效档案的管理，做好员工信息库的管理工作；
d）负责员工日常管理规章制定；
e）负责职业技能鉴定、工人技师评聘的报名、考核、评审与管理工作；
f）负责集体合同材料的年审及监督工作，负责劳动年检的年审工作；
g）负责依照程序向工程项目经理部输送劳动力，按程序办理进出劳动力市场的各类人员的相关手续；
h）负责公司员工的薪酬管理工作，各培训中心及总工室、财务中心上报考勤核查工作；
i）负责劳动合同管理及劳动关系的调解；
j）负责公司员工培训计划的制定与实施；负责组织实施基层施工项目管理人员、十一大员、特殊作业人员、高级技工的岗位培训，并持证上岗；
k）负责员工的知识更新、学历教育、继续教育的管理工作,负责组织新招聘员工的岗前培训、员工的转岗培训、内部劳务市场待岗人员培训；
l）负责本企业内员工教育培训工作的检查、指导和效果评价工作。
做好职工子女的入学、升学管理工作；
m）接受公司办公室对部门职责履行情况的督察。
5.4.6财务部职责
a）在总会计师的领导下，按照会计法、有关财经法规和企业管理制度的规定，进行公司财务管理、成本管理和预算管理等工作；
b）贯彻执行国家会计制度和财务制度，负责制定公司财务管理和国有资本监管的实施细则；负责制定会计人员岗位责任制，建立公司财务内部控制制度；
c）根据公司经营目标和规划，搞好公司成本、利润、资金需求等财务预测，定期组织有关部门编制财务收支预算、成本计划和费用计划，组织计划实施，定期检查、评价、修订；
d）负责办理现金和银行存款的结算业务，妥善保管现金、有价证券、银行票据和银行印鉴，定期盘点资金，保护资金安全；
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e）负责公司机关日常报销和费用核算，负责会计凭证的稽核工作；
f）负责公司债权债务的核算、存货核算、投资核算、无形资产核算、递延资产核算、资产跌价准备的核算，负责对公司权益和损益的核算，按规定进行利润分配核算，及时发放股利；
g）负责公司固定资产的核算，负责固定资产的档案管理、资产的转移变动管理、报废销售管理，负责固定资产折旧的计提；
h）负责按月计算工资，编制工资发放表，按时发放工资和奖金；
i）按《企业会计报告条例有关规定》定期编制财务月报、季报、年报等财务会计报告；
j）负责对项目财务管理中心的日常管理和公司会计人员继续教育工作，负责项目财务中心人员的上岗、考核、轮岗、项目结束的财务交接工作。
负责公司项目部财务核算和管理的业务指导检查工作；
k）负责按国家有关规定，定期纳税申报，办理税务登记的年检、变更有关工作，按规定缴纳各项税金、保险费用等。
l）定期组织经济活动分析，进行效绩评价，向公司领导汇报企业财务状况和经营成果，提出生产、经营和投资等的决策依据；
m）参与公司生产经营重大问题的研讨，参与审查或拟定重要的经济合同和经济协议；
n）按《档案管理办法》的规定，妥善保管暂存的会计档案，定期立卷，按期移交档案部门归档；
o）负责公司各项基金、保险的计算、收缴、上交、报销、决算工作，负责公司职工各种基金、保险的台账、账户、手册的建立、登记和保管工作，办理职工调入调出各项基金的转移手续。
5.4.7工会工作部职责
a）做好职工思想政治工作,组织职工参加企业民主管理，审议企业重大决策，维护职工合法权益；
b）组织开展劳动竞赛、合理化建议、技术革新、职工技协和职工之家建设，做好先
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进生产（工作）者和劳动模范的评选、表彰和管理工作，发动职工完成好生产任务；
c）鼓励职工学习政治、文化、科学技术和管理知识；抓好文化体育工作，开展全民健身和文化娱乐活动；
d）协助和监督行政部门办好集体福利。
做好劳动保险、劳动安全，参与协调劳动争议和调解。
关注劳动条件的改善，维护职工在劳动中的安全和健康；
e）坚持工会民主制度和民主生活，加强工会小组工作，接收和注销工会、互助基金会会员；
f）负责工会文件资料的收集、整理、立卷、归档工作；
g）负责公司持股会工作；
h）负责工会、持股会财务工作，搞好职工互助合作保险,收足、管好、用好工会经费。
i）保障职工健康，减少职业危害，控制各种职业危害因素。
5.4.8公安分处职责
a）负责查处电气化公司辖区及施工现场的治安案件及各类刑事案件；
b）负责辖区内的敌、社情动态的调查研究；掌握控制政嫌、刑嫌分子；
c）负责监督检查危爆物品的管理及消防工作，适时组织安全检查；
d）负责指导基层“两会一队”开展工作，监督检查重点工程、要害部位的安全保卫工作；
e）负责协助地方公安机关搞好内部户口管理工作；
f）负责公司的综合治理工作；
g）负责公安档案的管理及本部门文件资料的收集、整理立卷、归档工作。
5.4.9其他相关部门
各程序主管部门负责本部门所管理过程的有效实施，确保过程能力及管理体系运行所需的各种资源，负责与本部门有关的外部信息的处理，负责与相关部门的内部沟通。
向公司办公室提供工作计划及工作总结，接受公司办公室对部门职责履行情况的督察。
5.5项目部
向公司办公室上报工作计划和工作总结，接受公司办公室对公司重大决策落实情
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况的督察。
6工作程序
6.1信息
6.1.1外部信息
外部信息包括：
a）地方质量技术监督局、环保局、检测站、职业健康监督检查部门、认证机构等检测或检查的结果及反馈的信息；
b）政策、法律法规、标准类信息，如产品标准、环境法律法规、职业健康管理条例等；
c）相关方的信息及投诉等，相关方指顾客、公司所处地域的居民、合同方、供应方等；
d）企业以外单位、团体或个人的来电、来信、来函、通报及各种媒体报道等；
e）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息。
6.1.2内部信息
内部信息包括：
a）正常信息，如方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；
b）不符合信息（含潜在的），如管理体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等；
c）紧急信息，如突然质量、环境、安全事故、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录；
d）其他内部信息，如培训记录、员工建议、领导对管理体系的各项批示等；
6.2信息的沟通方式
a）职工代表大会、工作会议、管理体系评审会、总经理办公会、工程例会等会议形式；
b）文件的形成；
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c）公司管理体系运行情况汇报、交流会等专题会议,《电务报》等内部报刊；
d）公司内部局域网及外部网络传输；
e）发放调查表、征集建议书等；
f）公司各部门与相关方的沟通；
g）公司组织的各种相关活动。
6.3信息的沟通
6.3.1外部信息沟通
a）工程管理部、工会工作部、企业策划部、人力资源部负责地方质量技术监督局、环保局、检测站、职业健康监督检查部门、认证机构等监测、检查的结果及反馈信息的收集，并及时传递到公司有关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正措施控制程序》及《预防措施控制程序》执行；
b）政策、法律法规类信息，由各相关部门负责收集、更新、整理，公司办公室负责汇总、登记、存档，具体按《法律法规获取、识别、更新管理程序》、《文件控制程序》执行；
c）市场经营部、工程管理部分别负责与工程分承包方、物资供应商、设备供应方、废物收购方等进行沟通，对其产品质量、施工环境施加影响。
市场经营部与工程管理部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求。
对来自上述相关方的投诉按照《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》处理，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复，上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以《外来信息联系单》的形式传递给相关部门处理；
d）各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量安全环境技术、质量安全环境管理信息等，在一周内以《外来信息联系单》的形式反馈到公司办公室，由其负责分类、整理，建立外来信息台帐，根据需要传递到相关部门。
6.3.2内部信息沟通
a）正常信息的处理：
各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，企业策划部按照相应程序文件规定传递管理体系方针、目标、指标、管理方案、内部审核结果、管理评审
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结果，并按照相应程序更新法律法规等信息；
b）不符合信息（含潜在信息）的交流详见《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》；
c）紧急的质量、环境、职业健康安全方面的信息由发现部门迅速传递给公司办公室组织处理,可采用电话、传真等方式，详见《应急准备和响应控制程序》；
d）其它内部信息，提供者可以《信息记录单》反馈给公司办公室处理。
6.4各部门、项目部要由专人分管信息沟通工作，必要时对信息的接收、传递、处理情况进行记录。
公司办公室每半年汇总一次各部门、项目部的《信息记录单》，不定期按照《记录控制程序》抽查信息交流情况。
6.5信息交流的效果评价
a）沟通交流的信息要依据充分，准确可靠；
b）沟通交流的信息要具有时效性，符合各阶段的工作进度要求和相关程序文件的规定；
c）各部门信息交流承办人员应对信息接收、传递和处理情况进行记录；
6.6改进与反馈
6.6.1当接受信息涉及责任部门主管业务缺陷时，责任部门要认真识别信息的符合性，并制定措施，积极改进，改进的具体效果要纳入管理评审输入信息。
6.6.2当信息提供者要求答复时，责任者应在规定时限内予以答复。
6.7协商
6.7.1员工代表应参与环境管理方针和职业健康安全管理方面重要相关文件的制定和评审。
6.7.2工会工作部通过职工代表大会、座谈会、恳谈会、合理化建议征集等企务公开的形式，征求职工在管理体系运行、职业健康安全包括影响作业场所的改善等方面的要求和意见，确保职工参与协商、监督和促进管理体系的有效运行。
工会工作部将征得的员工要求和意见与管理者代表定期沟通与协商。
6.7.3公司领导及相关部门通过听取汇报或接待处理员工及顾客和相关方来信来访等形
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式，了解各项要求和抱怨，以便沟通解决相关的问题。
6.7.4对于工伤、职业病等的处理，由当事人写出申请，由企业指定医疗部门鉴定，经所在单位证实，交工会工作部与公司协商。
7记录
7.1《外来信息台帐》CRSS6JL07-01
7.2《信息记录单》CRSS6JL07-02
7.3《外来信息联系单》CRSS6JL27-01
外来信息台帐
CRSS6JL07-01第页/共页
序号
信息来源
信息
形式
信息主要内容摘要
承办
单位
完成
时间
信息反馈
保存部门：
保管人：
保存期：
3年
信息记录单
CRSS6JL07-02第页/共页
信息提
供部门
提供
人员
职务
信息
形式
信息接收部门
接收
人员
职务
备注
信
息
主
要
内
容
信
息
接
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部
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