QP9物料采购控制程序.docx

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QP9物料采购控制程序

浙江XXXXX有限公司

程序文件

QUALITYMANUAL

物料采购控制程序

编制：

审核：

批准：

2008年7月08日发布2008年11月01日实施

P1物料采购控制程序SH/QP10-2008

1、目的

规范公司物料采购活动，确保采购物料的质量和成本符合规定的要求。

2、范围

本程序适用公司物料采购的全过程。

3、职责

详见第4部分“管理内容与方法”中“权责”一栏。

4、管理内容与办法

流程

权责

衡量指标

主要活动描述

支持文件/相关记录

采购申请

询价

重新报价，更换供应商

报价

N

核价确认

Y

订单形成

订单跟踪

物料接收

物料需求部门工程部、物料部、财务部

随时

即时

二日

一周

即时

二日

4.1订单形成

4.1.1物料需求部门根据需要向物料部递交物料《请购单》。

4.1.2物料部根据物料需求部门的物料采购申请，确定物料采购单位，询问物料价格，及时回收供应商报价，并将《物料采购核价单》递送技术质量部审核报价（非生产件由需求部门审核）；对审核完毕的报价应即时报总经理批准，并报财务部备案。

4.1.3新产品或涉及更换供应商的物料采购，物料部在取得供应商报价的同时应通知供应商在规定时间内提交样件。

4.1.4技术质量部负责对供应商样品的生产指导和样品确认。

4.1.5物料部根据确认结果和物料需求部门的要求编制《物料采购订单》，报总经理批准后及时发放采购订单或组织物料采购。

4.1.6物料部对口头通知的紧急采购订单，应在口头订单发放后二日内补发书面订单。

4.1.7零星急需物料可由物料需求部门自行采购，但采购完毕后，应及时向物料部办理物料入库及物料领用手续。

SH/QR10-01

请购单

SH/QR10-02

物料采购核价单

SH/QR10-03

物料采购订单

物料需求部门物料部

随时

4、2订单管理

4、2、1物料需求部门和物料部应及时关注供应商的订单完成情况，填《订单汇总表》。

SH/QR10-04

订单汇总表

即时

4、3订单回收

4、3、1物料部对供应商交付的订单产品应即时办理产品入库手续《入库单》应注明订单号码，同时告知物料需求部门到货信息并通知技术质量部及时查验，对供应商超量供应的产品必须即时清退，填写《出库单》。

SH/QR10-05

入库单、

SH/QR10-06

出库单

P2SH/QP10-2008

流程

权责

衡量标准

主要活动描述

支持文件/相关记录

代返工

退料

Y

NN

验收

Y

进仓

对帐单编制

核查确认

开票

贷款支付

Y

物料部

技术质量部

即时

4、3、2物料部对于组织采购的非生产件物料应及时办理物料入库手续，并通知物料需求部门查收；对于经查验发现不良、不符的物料应即时退料或调换。

4、3、3技术质量部对查验完毕的产品应标识清楚通知物料部分区放置；发现不良品应及时通知物料需求部门，并共同确定应对措施。

具体见《不合格品控制程序》。

SH/QP15

《不合格品控制程序》

物料部、财务部、总经理

月底前

次月初

即时

4、4订单结算

4、4、1物料部根据与供应商的当月往来情况编制《物料采购对帐单》报财务部，财务部根据之前收取的各类单证核查《物料采购对帐单》后通知供应商对帐，并在取得供应商确认后及时通知供应商开具增值税发票。

4、4、2财务部根据当月对帐结果和实际往来情况按月编制《物料采购应付汇总表》。

4、4、3财务部根据采购订单约定的帐期于月初编制《供应商货款支付预算》报总经理批准后支付货款给供应商。

4.4.4零星物料采购或即时应于结算的货款，物料采购人应填写《清款单》。

附采购发票、物料《入库单》，报总经理批准后，向财务部申请结算。

SH/QR10-07物料采购对帐单

SH/QR10-08

物料采购应付汇总表、

SH/QR10-09

供应商货款支付预算

SH/QR10-10

清款单

5、报告与记录

详见第四部分“管理内容与办法”中“支持文件/相关记录”一栏。

6、修订记录

序号

修订日期

修订履历

生效日期

.

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-01

请购单版次/修订次:

1/1

年月日

序号

材料名称

规格

单位

需要数量

请购日期

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

主管:

复核:

填单:

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-01

请购单版次/修订次:

1/1

年月日

序号

材料名称

规格

单位

需要数量

请购日期

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

主管:

复核:

填单:

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-02

物料采购核价单版次/修订次：

1/1

审核编号：

审核日期：

控制部门：

联络人：

TEL：

FAX：

外协单位名称：

联络人：

TEL：

FAX：

序号

产品各称

规格型号

单位

报价（元）

核准价

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

报价已核实，如无异议，请签回！

签名回传

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-03

物料采购订单版次/修订次：

1/1

订单编号：

发单日期：

采购部门：

联络人：

TEL：

FAX：

外协单位名称：

联络人：

TEL：

FAX：

序号

产品名称

产品图号

数量

单价

金额

预定交货期

备注

外协单位认可后签名回传

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-04

订单汇总表版次/修订次：

1/1

采购单位：

年月日定单号：

下单日期：

预定

实际

备注

采购品名

数量

单价

交货期

数量

单价

金额

到货时间

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-05

入库单版次/修订次：

1/1

物资

类别

年月日连续号：

交来单位及部门

发票号码或生产单号码

验收

仓库

入库

日期

编号

名称及规格

单位

数量

单价

计划价格

价格

差异

交库

实收

单价

金额

财会部门

记帐

保管部门

验收

单位、部门

缴库

主管

主管

主管

（一）留存联

（二）记帐联

（三）验收联

（四）结算联

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-06

出库单版次/修订次：

1/1

物资类别

年月日连续号：

提货单位

或

领货部门

发票号码或

生产单号码

发出仓库

出库日期

编号

名称及规格

单

数量

单价

金额

备注

位

要数

实发

合计

财务部门保管部门单位部门

主管记账主管发货主管制单

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-07

物料采购对账单版次/修订次：

1/1

年月日

序

号

收货日期

产品名称

产品图号

数量

单价

金额

当批质量扣款

让步接收（20％）

代为返工

（按实际计算）

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

合计

本期代付费及退货统计

退货单号

项目/原因

数量

单价

金额

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

合计

本页统计

收货应付

让步接收扣款

代为返工应收

代收应收

退货应扣除

本页实际应付

仓库

主管

财务

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-08

物料采购应付汇总表版次/修订次:

1/1

年月

序号

单位

上期余额

本月加工

本月报废

本用支付

本期余额

数量（只）

金额（元）

数量（只）

金额（元）

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

合计

年月日

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-09

供应商货款支付预算版次/修订次：

1/1

单位名称

预算金额

实际支付

单位名称

预算金额

实际支付

单位名称

金额

备注

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-10

清款单版次/修订次:

1/1

部门:

姓名

清款金额

清款原因:

实际清款金额

总经理批准

部门负责人:

清款人:

年月日

浙江XXXXX有限公司编号：

SH/QR10-10

清款单版次/修订次:

1/1

部门:

姓名

清款金额

清款原因:

实际清款金额

总经理批示

部门负责人:

清款人:

年月日