大宗物资系统进出厂各项业务异常情况办理流程.docx

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大宗物资系统进出厂各项业务异常情况办理流程

异常情况解决方案

根据管理需要，结合盛世新大宗物料系统设计逻辑，参照各单位职责，现将大宗物资进出玉皇盛世各类异常情况作业流程整理汇总如下，请各有关单位了解并按规定的流程、要求执行。

一、各类异常情况解决方案汇总如下：

（一）门岗登记后入厂前车号、物料名称、订单等信息有错误：

解决方案：

此时，由安全环保处（门岗）等发现错误的单位，告知司机返回开票大厅重新办理。

司机将原收/发货通知单交回开票大厅，开票大厅将原收/发货通知单销毁，在大宗物资系统内对该车的单据进行反审核然后修改，再次确认后将单据打印出来并交给司机，司机携带正确的单据以及相关证件去门岗登记排队等待进厂。

备注：

如果销售订单、合同发生错误，由销售处开票人员及时告知财务开票大厅，在单据没有修改正确前，财务开票大厅暂时不开票，当单据修改正确后，该笔业务正常进行。

（二）调拨、销售类业务，门岗进厂放行后，车号、物料名称、订单、金额、数量等信息有误：

（需“车辆信息错误证明”）

1.出厂前解决方案：

1.1实际装车前发现错误：

此时需出错责任单位出具“车辆信息错误证明”，经有关单位、领导签字后按空出（0出厂）办理出厂，重新开发货通知单进厂（此种情况可以走绿色通道进厂）。

1.2实际装车后发现：

此时需责任单位（弄错信息单位）出具“车辆信息错误证明”，经有关单位、领导签字后，由调度协调有关单位（在信息错误证明上签字的单位）现场给该车打铅封并记录铅封号后，经储运部专人押车出厂后，去销售处开票窗口（原驻厂办）办理退货手续，此时车辆信息错误证明分别留存门岗和销售处开票窗口（原驻厂办）。

注：

以上两种情况，如果客户对出库单等信息要求不严，同意凭错误的单据出厂，在确保不给我公司造成损失前提下，报请公司领导同意后（公司生产副总或总经理同意），可以由责任单位开具错误证明，经有关领导批准后，司机在证明上签字（司机签字需注明：

出厂后出现的各类问题由本人承担），由各环节的管理人员（需班长以上人员签字证明）在证明上签字后方可办理相应业务，之后司机凭相应的出厂单据和签字后的“车辆信息错误证明”出厂，车辆信息错误证明留存门岗。

2.出厂后解决方案：

此时，由责任单位（弄错信息的单位）报分管领导，联系销售部门（盛世销售处相关业务负责人）、财务部门、生产调度处等配合，协调解决。

（三）收货进厂业务，单据、车辆信息等错误：

（需“车辆信息错误证明”）

1.卸车前发现：

此时，由储运部联系调度，调度协调储运部（含地磅人员）、门岗等现场检查、核实后，由责任单位（弄错信息单位）开具“车辆信息错误证明”，经相关单位、领导签字后，在联合办公人员监督下，按“零磅单”出厂后重新进厂办理（此种情况可以走绿色通道进厂）。

2.卸车后发现：

此时，储运部联系调度，调度协调储运部（含地磅人员）、门岗、营销人员等现场检查、核实后，由责任单位（弄错信息单位）开具“车辆信息错误证明”，经相关单位、领导签字后，在联合办公人员监督下，由出厂复核岗位进行出厂复核，生成入库单后审核。

责任单位责任人凭签字后的“车辆信息错误证明”、错误的入库单和磅单原件（如果车辆已经出厂，则由营销人员负责将司机手中的错误单据全部追回），找大宗物料系统管理员办理更正手续。

大宗物料系统管理员在错误的入库单和磅单上标记“作废”并签名后，根据签字后的“信息错误”证明，在大宗物资系统录入红字入库单对该车入库数量进行对冲，然后再根据正确的车号等信息在大宗物资系统进行入库，生成入库单；同时根据该“车辆信息错误证明”及原磅单（错误磅单），打印出正确的磅单。

大宗物料系统管理员需留“车辆信息错误证明”原件和错误的入库单、磅单原件，以及更正后的入库单、磅单各一联，并对次业务做好登记、存档。

更正后的入库单、磅单，以及“车辆信息错误证明复印件”交营销人员带回。

（四）放弃装车：

（需“放弃装车申请单”）

解决方案：

此时，需司机到业务部门（营销处）填写“放弃装车申请单”，经业务部门（营销处）负责人、分管领导签字同意后，找调度及分管领导签字，之后由调度通知储运部（含地磅）、仪表、门岗等相关部门，各单位在申请单上签字后给予办理相应业务，司机凭签字后的“放弃装车申请单”和零磅单/零装车单出厂，“放弃装车申请单”留存门岗。

具体操作参照如下：

1.实际装车前放弃装车：

需走完制卡、回卡等装车手续，按0出厂办理，装车系统中需仪表人员置0.001吨，大宗资系统复核岗将结算数量置“0”方可复核，之后打印“0装车单”（或者“0磅单”）。

司机凭“0装车单”（或者“0磅单”）和签字后的“放弃装车申请单”出厂，“放弃装车申请单”“0装车单”或“0磅单”留存门岗。

注：

以过磅结算且走流量计的，司机需凭0结算单、0磅单和“放弃装车申请单”出厂。

2.刷卡后因我方原因不能装车，参见情形5。

（五）装车系统异常、故障等，出现如下情况的解决方案：

（需“装车异常证明”）

解决方案：

1.装车刷卡后系统未启动：

回卡前由储运部通知调度，联系

仪表参照以下情形解决：

1.1刷卡后下位机显示屏显示“通讯超时”，此时重启下

位机（重启前另一路装车需先暂停）。

1.2刷卡后下位机正常显示信息，现场按“确认”按钮后，

显示屏提示“此单号已被禁用或删除，请检查通讯故障”，此时需由仪表人员将磁卡拿至制卡处解锁。

解锁后该卡能正常使用。

注：

装车刷卡后系统未启动：

如果磁卡已经回卡，则该车必须按空车出厂程序出厂后，重新开发货通知单后进厂。

2.装车完成，数量回传异常：

由储运部通知调度，联系仪表参照以下情形解决：

2.1仪表检查现场流量计数据正常，解决方案：

此时，由储运部、调度、仪表现场检查（流量计趋势和工作状态）、核实后，由装车员填写“装车异常情况证明”，经相关单位、领导签字后，由仪表人员、装车员抄录现场数据，经储运部领导审核无误后，由仪表人员将现场流量计实际装车量置入装车系统，之后回卡人员复核，办理出厂手续。

签字后的“装车异常证明”留存仪表，储运部装车员负责在异常情况台账上登记、记录，储运部留存“装车异常情况证明”复印件。

2.2仪表检查现场流量计数据异常，解决方案：

由储运

部、调度、仪表现场检查、核实后，由储运部装车员填写“装车异常证明”，经相关领导签字后，按退货程序给该车办理退货（车辆需储运专人押车出厂后重新进厂退货）。

“装车异常证明”复印件留存门岗，原件交销售处开票窗口（原驻厂办），销售处开票窗口（原驻厂办）凭“装车异常证明”给予办理退货手续，储运部装车员负责在异常情况台账上登记、记录。

（六）车辆装车时，装一半因故中断，车辆需要出厂后重新开发货通知单进厂装车：

（需“装车异常证明”）

此时，需储运/焦化/硫磺报调度，由调度协调责任部门、地磅、仪表等现场检车、核实后，由责任部门填写“装车异常证明”，经有关单位、领导签字后，在联合办公人员监督下，分别按如下流程办理：

1.以过磅结算的：

车辆需要（流量计装车的需先回卡）先过磅称量毛重，然后凭磅单、出库单和“装车异常证明”出厂。

开票大厅凭司机的“装车异常证明”重新开具发货通知单进厂装车，“装车异常证明”留存开票大厅。

2.以流量计结算的：

2.1若现场流量计显示无误：

在联合办公人员监督下，仪表、装车员现场抄录流量计显示实际装车数量，经责任部门（储运部）领导确认后，由仪表人员手动置入系统后，回卡人员在大宗物料系统中复核、打印流量计结算单、出库单，司机凭出门证和“装车异常证明”出厂，重新开具发货通知单进厂装车，“装车异常证明”仪表留原件，开票大厅留复印件。

2.2若经检查，现场流量计显示不准：

联合办公人员检查属实后，开具“装车异常证明”，在储运部专人全程押车下，按出厂并退货程序办理。

司机凭“装车异常证明”出厂，“装车异常证明”复印件留存门岗，原件留存销售处开票窗口（原驻厂办）。

退货完成后，司机凭“装车异常证明”复印件重新去开票大厅办理发货通知单。

（七）因误差原因需要人为干预过磅的：

（需“过磅异常证明”）

解决方案（该方案仅限于±40公斤范围内）：

收货入厂因各种原因退回；销售出厂因我方原因、或根据客户申请，需空车出厂时，如果二次磅与一次磅数量差别在±40公斤以内，无法打印出零磅单。

由地磅人员报调度，由调度协调储运部（含地磅人员）、仪表、安全环保监察（安全环保处）联合现场办公，如果经检查核实没有给公司造成损失，仅是地磅误差原因所致时，由地磅人员填写“过磅异常证明”经有关单位、领导签字后，在联合办公人员监督下，人为干预地磅至打出“0磅单”。

司机凭“0磅单”出厂，“过磅异常证明”原件留存磅房，磅房班长负责在异常情况台账登记、记录。

注：

如果过磅误差超过±40公斤，责任单位应在48小时内报监察审计给予审计、签字，之后将复印件交大宗物料系统管理员，双方做好存档。

（事前告知检察审计）

（八）挂牌价客户装车过程中，因故跨挂牌价时效，重新开发货通知单补装：

（需“装车异常证明”）

解决方案：

由责任单位出具导致客户需跨挂牌价时效开具发货通知单的书面证明，如装车异常证明（申请中需明确导致客户需跨挂牌价时效开具发货通知单的详细原因），该证明经分管领导（副总经理级以上）签字同意后，转营销处，营销处分管领导审批后，由业务员通过合同方式给予办理新订单。

司机凭出厂证明和签字后的“装车异常证明”复印件出厂，装车异常证明原件留营销处，储运部装车员负责在异常记录台账上登记、记录。

注：

原则上均按照昨日价格进行补装。

第二天涨价时，如果客户同意按照涨价后的价格办理，此时在确保不给我公司造成损失的前提下，经升级管理后，可以简化签字程序。

（九）手持机找不到化验结果或者无法确认装车/卸车：

解决方案：

1.找不到化验结果：

首先联系化验室，是否已将化验结果录入系统？

如化验结果已录入系统，则联系调度是否已经给出接收意见？

如果化验结果已录入（要确保化验编号对应车辆正确，如果化验结果录入的车辆与手持机待确认结果车辆信息不相符，手持机将找不到化验结果），调度已经给出意见，确认手持机无明显故障时，仍无法看到化验结果则联系大宗物料系统管理员解决。

2.无法确认装车/卸车：

首先确认前面各项业务均正确办理，如确认无误，则联系大宗物料系统管理员解决。

（十）改本地装车（仅三种情况给予办理：

盛世总经理指示的vip客户、系统瘫痪或生产副总要求改本地发油的其它特殊操作业务）：

（“需本地发油申请单”）

解决方案：

在满足以上条件后，由储运部联系调度，调度通知仪表人员到现场判断，是否符合切换本地发油的条件？

如符合，由调度协调安全环保监察人员、储运部管理人员现场联合办公。

储运部填写“本地发油申请单”，经相关的单位、领导签字后，仪表人员方可切换成本地发油。

仪表人员要现场监督本地发油，在申请单申请的本地装车量完成后，仪表人员需立即切换到IC卡发油。

注：

如用本地发油置换管线，必须通过回流线置换管线，严禁通过罐车置换（如必须用罐车置换需经总经理批准，且在调度、安全环保监察办公室共同监督下，做好置换前罐车皮重的计量、置换后罐车毛重的计量、卸车后皮重的计量，以便与流量计显示数量核对，确保置换用油品全部卸车）。

（十一）过磅过程中发现计重异常，如慌电、异物等：

（需“过磅异常证明”）

解决方案：

此时，由地磅人员联系调度，调度协调仪表、储运部（或者焦化、硫磺）、安全环保监察人员等联合检查（以调取监控视频为准），确认车辆计重确实存在异常情况后，由地磅人员填写“过磅异常证明”，相关单位、领导签字后，调度通知系统管理员，由系统管理员处理（1、一次过磅异常，则删除过磅记录重新称重；2、二次过磅异常，则过磅员反审核磅单后，系统管理员重置磅单），“过磅异常证明”留存大宗物料系统管理员，地磅班长负责在异常情况台账上登记、记录。

注：

销售出厂没有皮重，已装车；收货入厂没有毛重、已卸车，这两种情况需升级管理，根据具体情况报公司领导研究解决。

（十二）化验结果录入错误：

（化验室出具证明）

解决方案：

此时，需化验室向调度出具书面证明，由调度协调储运部、生产技术处技术人员联合办公，对异常情况进行核实，必要时进行再次取样化验，根据核实结果给出意见。

如化验证明属实，则共同在化验人员出具的证明上签字确认，之后，按化验室出具证明的化验结果办理，该证明原件留存储运部、生产技术处（化验室）当班班长在异常情况台账上登记、记录。

（十三）过一次磅时找不到过磅车辆信息：

解决方案：

1.将查找区间选择为“全部”，再次查看是否有该车信息。

2.确认门岗是否在系统内已对该车“入厂放行”。

3.检查车牌号是不是正确，此时应该格外注意是不是车牌号出现张冠李戴的情况，误把该车当成别的车辆已经过完一次称重。

4.按以上操作后仍不能查看到该车信息，则联系系统管理员解决。

（十四）实际装车后（出厂前），因质量问题，司机要切水、检查：

司机必须首先通知储运部值班人员，储运管理人员同意后，方可进行切水。

解决方案：

1.首先切入一桶内检查，若切净（或者检查合格），则切多少水，补多少油。

2.若切一桶后没有切净水（或因质量问题需要继续切水、卸车等），此时需把切入桶内的水倒入车内。

，由储运部通知调度，由调度联系生产技术处现场检查核实，如确实需要继续切水（或者必须继续放油检查），则由储运部填写“质量异常证明”，经相关领导签字后，经联合办公人员现场监督，方可让司机按如下流程办理继续切水（或者必须继续放油检查），如果质量确实不合格，储运部给车辆打铅封，司机需在储运部专人押送下凭出厂证明和签字后的“质量异常证明”复印件出厂后去销售处开票窗口（原驻厂办）办理退货手续，“质量异常证明”留销售处开票窗口（原驻厂办）。

退货入厂后，以退货的形式进行切水（切出多少水，认为退多少货），或者直接退货。

储运部装车员需在异常情况台账上登记、记录。

（十五）销售/调拨出厂后退回：

（需“质量异常证明”）

解决方案:

参照生产技术处规定。

此时，由营销处（含调运）业务人员填写“质量异常证明”，生产技术处核实后，生产技术处负责人签字、生产技术处分管领导批准后转调度，生产调度处签字受理后，转开票窗口办公人员（原驻厂办）办理退货入厂手续，签字后的“质量异常证明”留存开票窗口（原驻厂办），生产技术处需在异常情况台账上登记、记录。

（十六）中石油调和乙醇汽油业务，有关扣减规则、销售规则等发生变化时：

（需“业务变更申请”）

解决方案：

在正式变化前，由业务部门提出书面申请，经生产技术处负责人、生产调度处负责人签字确认后，转大宗物料系统管理员和仪表。

接通知后大宗物料系统管理员和仪表按照调度要求分别在大宗物料系统和装车系统内进行相应修改、维护（如需变更化验项目、指标等，由生产技术处负责维护），以满足新的扣减规则和销售规则的需要，签字后的“变更申请”分别由大宗物料系统管理员和储运部留存，生产调度处在变更台账上登记、记录。

（十七）系统内操作错误，需要大宗物料系统管理员或仪表在系统内修改：

（需“系统误操作证明”）

解决方案：

此时，由责任单位通知调度（或财务），由调度（或财务）、责任单位负责人，检查、核实后，由责任单位填写“系统误操作证明”，经有关单位、领导签字后，由调度（或财务负责人）通知大宗物料系统管理员或仪表人员进行修改，签字后的“系统误操作证明”留存系统管理员或仪表，责任单位责任人在其单位异常情况台账上登记、记录。

（十八）收货入厂，重车化验不合格，需要退货：

（空车出厂证明）

解决方案：

此时，需化验室出具不合格化验单，生产调度处联系生产技术处，由生产调度处、生产技术处分析、判断后，在化验单上分别注明拒收意见并签字。

由调度协调给该车出具“0磅单”，司机凭“0磅单”出厂。

如打不出“0磅单”，则由调度协调按过磅异常办理，并出具“过磅异常证明”。

签字后的过磅异常证明留磅房，地磅人员在异常情况台账上登记、记录。

（十九）收货入厂，化验不合格需要让步接收：

（需“让步接收证明”）

解决方案：

此时，需化验室出具不合格化验单，由生产调度处联系生产技术处、业务部门，由调度处、技术处、营销处联合办公后形成让步接收意见，由营销处采购人员填写让步接收证明，经生产调度处负责人、生产技术处负责人签字后，报生产技术处分管领导批准。

采购人员依据批准的让步接收证明有关内容（主要是价格），在系统内录入让步接收的价格，生产调度处核实让步接收价格无误后，再次录入价格予以确认。

之后，由调度通知储运部（包括磅房）等单位按正常收货入厂业务办理相应手续，让步接收证明留存调度，生产调度处在异常情况记录台账上登记、记录。

（二十）新品名添加：

（需“添加品名申请单”）

解决方案：

由营销处根据相应计划提前填写“添加品名申请单”，经盛世财务部门（负责人）签字核实后，以书面的形式向调度提出申请。

经生产调度处、生产技术处签字后，由生产调度处通知大宗物料系统管理员和仪表，分别在大宗物料系统和装车系统中增加相应信息（化验项目、指标的维护添加，由生产技术处负责），维护完成后，由调度反馈至申请单位。

签字后的“添加品名申请单”分别由大宗物料系统管理员和仪表留存，调度在异常情况记录台账上登记、记录。

（二十一）装车用乙醇汽油调和组分油时，忘记装乙醇：

（需“装车异常证明”）

解决方案：

解决方法：

储运部填写装车异常证明，通知调度、仪表根据该车实装组分汽油数量，折算出应装乙醇数量后，在储运部专人押车下，凭装车异常证明去开票大厅补开少装乙醇数量的乙醇汽油发货通知单，重新进厂补装相应数量的乙醇。

注：

此种情况也可以按照出厂后退货程序办理。

（二十二）以流量计结算的产品，储罐液位低于2米继续装车的问题。

（需“储罐液位2米以下继续装车申请单”）

解决方案：

为了确保产品质量，及作业安全，以流量计结算的产品，原则上液位不得低于2米。

如因特殊情况，在储罐液位2米以下仍需继续装车时，需严格按照“储罐液位2米以下继续装车申请单”的要求走审核、签批程序，且无总经理的签字该申请单无效。

（二十三）鹤位与品名对应关系变更的问题：

（需“鹤位与品名对应关系变更申请单”）

解决方案：

为了确保产品质量，及作业安全，鹤位与品名对应关系任何人不得私自改动（包括工艺流程的改动），如因经营需要改动，需严格按照“鹤位与品名对应关系变更申请单”要求走审核、签批程序。

（二十四）以流量计结算产品装车泵的启停管理问题：

为了确保装车数量的准确，和装车过程的高效，要求储运部稳压系统正常投用。

即，以流量计结算的大宗产品装车泵原则上不得停泵（超过24小时不装车的产品除外）。

长时间不装车的产品，在装车前要确保装车系统压力稳定，符合流量计正常工作要求（原则上装车时需提前起泵半个小时以上），且必须标榜，直至流量计显示数量与地磅显示数量误差范围内一致后，方可以流量计结算。

（二十五）走绿色通道情况：

车辆因我方原因，需要出厂后重新进厂的，由责任单位填写“绿色通道入厂证明”，经有关单位和领导签字后，车辆按正常程序出厂，之后司机凭“绿色通道入厂证明”到开票大厅或有关单位办理相应业务。

进厂时，司机将“绿色通道入厂证明”交门岗人员，由门岗人员联系调度办理绿色通道入厂放行业务。

注：

绿色通道自车辆出厂后1个小时内有效。

（二十六）拉焦车辆，装车完成后，因故不能及时出厂的扣水问题。

此时需焦化（装车员）联系调度，调度协调、门岗、业务人员、焦化、磅房、安全环保检察人员联合检查、核实，依据停留时间和扣水规则，协调扣水问题。

经报生产副总签字批准后，由大宗物料系统管理员按联合办公意见进行扣水。

（扣水规则：

装车完成确认后，30分钟内过二次磅，扣水5%；装车完成30—60分钟内过二次磅，扣水2.5%；装车完成确认60分钟后过二次磅，扣水1%；装车完成确认90分钟后过二次磅，不予扣水）。

（二十八）其他未涉及异常情况：

解决方案：

由责任单位报生产调度处，由调度协调相关单位出具相应证明或情况说明，经有关领导批准后，由大宗物料系统管理员协调、解决；特殊情况报公司领导研究后处理。

（二十九）建议优化司机南北厂跑单子；财务盖章等手续。

（受制于集团制度汇编三章四字）1、建议不再让司机回储运部盖：

已切水、已卸车等章。

二、其他

（一）本方案自下发之日起，试行三个月，试行期间如有不妥之处，请及时与盛世企管人事处联系，以便修改、完善。

试行如无问题，将转成正式方案执行。

（二）本方案由盛世企管人事处编制并解释。

（三）本方案由各相关单位参照执行，由盛世企管人事处、监察审计，监督、管理。

（四）各类证明、申请等涉及到签名的必须是手写不允许机打；各类单据的编号由大宗物料系统管理员签字时统一编写；各类需大宗物料系统管理员签字的单据，无大宗物料系统管理员的签字单据无效；其他格式、要求，请参见附件。

（五）各类审核等签字，原则上必须是本人，如因业务急需，可先按照代签程序代签。

所有的代签，必须在24小时内由代签人，找被代签人补齐签字，特殊情况需在大宗物料系统管理员处备案后，被代签人需以短信形式给企管人事处先于证明，之后补签字时间可适当延长，但最长不得超过10天。

企管人事处

二〇一七年一月

附件1：

山东玉皇盛化工股份有限公司空车出厂证明

编号：

2016-09-001

申请单位

申请人（原则上是装车人）

车牌号

申请时间

发货通知单号

拉运物品

空车出厂原因

当班班长

申请单位值班人员

地磅班长

仪表

安全环保监察人员

调度

大宗物资系统管理员

备注：

附件2：

车辆信息错误证明

编号：

2017-01-001

证明单位

证明人（业务办理人）

出错内容

应更正为

发货/收货通知单号

时间

年月日时

说明/备注

申请处理方案（此处需备注是否给我公司造成损失）

责任单位负责人

财务

生产调度处：

批准人：

生产副总

地磅班长受理人

装/卸领导受理人

制卡受理人

装/卸车受理人

回卡受理人

门岗受理人

大宗物料系统管理员

备注：

附件3：

放弃装车申请单

编号：

2017-01-001

申请单位（客户单位）

申请人/司机

开发货通知单时间

申请放弃装车时间

申请不装车牌号

拟拉运物品

申请放弃装车原因

营销/调运部门负责人

营销/调运部门分管领导

生产调度处

调度处分管领导（生产副总）

储运部受理人

装车制卡受理人

回卡受理人

仪表受理人

地磅班长

门岗受理人

大宗物料系统管理员

备注：

注：

流量计结算的产品地磅班长可以不签

附件4：

装车异常证明

编号：

2017-01-001

申请单位

申请人（业务办理人）

车牌号

拟拉运物品

发货通知单号

申请时间

年月日时

异常情况说明（如流量计装车则必须注明流量计起止码）

申请处理方案

当班班长

申请单位负责人

地磅班长

仪表班长

生产调度处：

批准人（生产副总）

财务部门受理人

开票大厅受理人

大宗物料系统管理员

备注：

备注：

以流量计结算的销售类业务，地磅班长可以不签字。

附件5：

添加品名申请单

编号：

2017-01-001

申请添加品名

申请添加时间

年月日

申请单位

申请人

申请单位负责人

财务部负责人

备注/说明（如有）