新店寿备大全管理及制度.docx

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新店寿备大全管理及制度

新店筹备手册

2012年版

总经办编制

《新店筹备手册》是一本为开店负责人的筹备工作提供指导的管理手册。

本手册将开店前、中、后期所需进行的一系列工作作较为全面的整合，及在某些细部工作的注意点，旨在帮助开店负责人特别第一次开店的店长提供指引，第一次把事情做对，同时指引与公司各部门之间保持良好沟通协作；资源得到合理配置；最终保证开店进度；提高工作效率。

第一章营运分工…………………………………………………………………………

第一节管理层职责………………………………………………………………………

第二节行政出纳会计职责…………………………………………………………

第二章总公司部门协助………………………………………………………………

第三章营运计划…………………………………………………………………………

第一节周营运计划……………………………………………………………………

第二节进度、岗位检查表…………………………………………………………

第四章工程跟进…………………………………………………………………………

第一节审图要点…………………………………………………………………………

第二节营运验收指引…………………………………………………………………

第一章

运营分工

第一节管理层职责

一、店负责人（店长）

1．根据新店实际情况确定开店工作计划。

2．负责新店开业前的成本控制。

3．安排管理组分工、并设定目标。

4．跟进和辅导楼面经理、后勤主管、行政文员、仓管等行政组开展工作。

5．办公室重要保密文件、证件、钥匙保存。

6．政府部门和业主、媒体拜访，合作伙伴、周边酒吧的关系维护，供货商联系审核。

7．负责开店宣传工作，和企划部沟通，跟进开店推广计划，制定新店开办费用预估表。

8.制订新店各部门人员的招聘计划并跟进招聘完成情况。

9．对各部门物料（设备，文具，办公用品，制服，楼面运营用具，后勤工具，训练资料，企划资料）需求购买品项和数量进行审核。

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10．跟进各证件执照办理情况，及开业日期。

11．跟进工程进度，与总公司各部门保持沟通，协调各项开业工作。

12．组织例会跟进各部门负责人的工作进度。

13、负责所有开店要物品的申购签字和报帐签字。

二、筹备经理

1.制订楼面服务员的招募、培训计划，保证每个工作岗位有足够的人员。

2.新员工培训期间，追踪训练效果。

3.建立并维护好训练档案。

4.辅导各岗位领班进行训练操作和排班考勤。

5.组织并跟进新招募人员的初次竞聘，培训新领班并分配岗位。

6.规划员工休息室，布置系统版面（销售龙虎榜、店内架构、公告栏等表格）

7.楼面服务员岗位的调动和安排。

8.跟进店内人员的人事资料档案整理。

9.负责所有员工考勤登记，维护考勤及排班资料。

10.寻找员工宿舍，跟进员工宿舍的设备到位情况。

11.跟进一些临时的场地租用。

三、厨部主管

1.跟进厨房设备及原材料的进货时间，存放储存规划。

2.根据招募计划招募足够的厨部人手。

3.制定训练计划，训练厨部新员工，保证新员工的训练效果。

4.跟进厨房设备安装和调试并向店总汇报。

5.建立厨部货品盘点文件夹。

6.厨部人员排班和考勤。

7.市场材料价格调查，专业市场调查。

与采购、店总确认供货商协议。

8.员工餐费用确认，标准菜单制定。

四、后勤主管（工程部选用）

1.跟进工程进度，及时更新开店日期。

（与店总汇报）

2.完成电源标识管理系统。

（对日常电源开关时间进行控制）

3.与项目工程师跟进店内外场的交场验收，与店总沟通，跟进和追踪这些问题尽快解决。

4.跟进店内设施设备的安装与测试（空气系统，给排水系统，电气设备等）。

要求空调、厨房、灯光音响、其他照明电路分开（四个电表）。

5.接收和保管店内各部门钥匙。

（除由店总保管的钥匙之外）

6.协助店总跟进开业后的工程验收。

7.跟进PDA网络系统，监控系统，音效系统的安装和测试。

8.整理并保存各设备的使用说明书，保修卡。

9.跟进安装维护员工宿舍的物品。

五、保全经理/队长

1．按照招募计划进行保全人员的招募，保证人员的到位。

2．制定训练计划，跟进保全人员的训练效果，提升已招募人员的素质。

3．安排并负责所有已招募员工的军训。

4．排定保全人员班表交店总审核，并记录考勤。

5．跟进保全部所需要的资料及物品来货。

6．负责工程场地的安全和闲杂人员控制。

六、吧台主管

1．按照筹备经理培训计划执行对吧台新员工的训练并对训练效果负责，完成员工训练档案记录。

2．排定吧台人员班表并负责考勤记录。

3．对吧台的摆放和可改动的设计提出建议。

（从空间合理利用化角度）

4．跟进吧台的工程进度检查，及时向店总汇报。

5．跟进检查吧台设备器具的来货数量和质量。

6．和采购调查水果市场。

七、楼面领班

1．按照筹备经理培训计划执行对楼面新员工的训练并对训练效果负责，完成员工训练档案记录

2．排定楼面岗位班表并负责考勤记录。

3．对楼面工作柜的摆放提出建议。

（从使用的角度）

4．跟进楼面所管区域工程进度检查，及时与经理沟通。

5．跟进楼面各岗位需要器具用品的来货数量和质量。

6．协调开业筹备期间协助人员的交通和住宿问题。

八、收银员

1．负责教授培训新招募的收银。

2．负责该岗位所需要的用具申购并跟进来货。

（如需自购的向店总申请）

3．协助店财务部工作。

4．准备该岗位所要用到的标准表格，相关工作工具；手机、卡、电话。

九、仓管员

1．制作向总公司审购日常运营物品单并经店总批准，跟进仓库层架的安装并提出合理化建议。

2．负责该岗位所需要用具的申购并跟进来货。

3．建立该岗位所需要的文件资料档案。

（盘点表，“进出仓”库存报表等）

4．对仓库物品摆放定位，并进行整理。

要求整齐、干净、标示清晰。

5．整理并保存所有来货及自购单据备查。

6．执行仓库日盘，周盘及月盘的品项经经理审核，跟进工程来料、楼面各部门物品到位及进出仓管理。

7．培训新进仓管人员并为效果负责。

8．对所有进出库物品严格把关，均须有相关负责人签字。

十、采购员

1．准备购物定单，与店总密切沟通了解所需物品原料。

2．对各部门的已经过审批流程的采购单及时解决，并有权拒绝未经程序和领导审批的定单。

4．负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期汇报并留存备查。

5．协助会计报帐工作。

6．进行寻价调查，找到物美价廉的供应商。

并协助店长制定成本控制方案。

7．开发、评审、管理供应商，维护与其关系。

8、协助工程进行相关采购工作。

9．完成临时安排的工作任务。

十一、市场拓展

1.调查周边竞争对手的经营状况并上交店总。

（酒水价格，经营项目，消费状况，消费层次，消费趋向）

2.寻找并招揽市场部人才以及适合客户部人才。

3.寻找并建立潜在的目标客户和完善档案。

4.培训并跟进市场部人员的管理。

第二节行政出纳会计职责（开张后的工作较多）

一、行政文员

1.员工领用物品的管理及发放记录。

（制服、员工卡、更衣柜钥匙等）。

2.负责营运报表、文具、日常用品的订购。

3.复印和申领新店所需的人事、培训资料并分类归档。

4.各类店所要用到的电子表格准备。

5.负责店内招聘填表工作，并负责跟进员工入、离职手续的办理。

6.负责店内各类会议的记录，存档工作。

7.协助店总的日常工作，跟进公司文件的执行情况，并向店总汇报。

8.新店员工证件资料存档。

（健康证、培训证正本）。

9.人事资料归档，每位员工应具有独立的资料归档。

1）服务组面试评估表

2）入职申请表

3）入职声明

3）身份证复印件一份（必须要本人签名）

10.办公室接收、清洁和规划。

11.办公文具整理、摆放。

12.协助处理其他人事问题（人事咨询、手续办理等）。

与总公司行政紧密联系。

13.辅导培训新的文员（如有）。

二、出纳

1.负责店面银行存款及现金的收支工作。

2.负责审核收银员上交的交款单据与实收现金工作。

3.负责员工工资的编制及发放工作。

4.负责现金收支表的编制工作。

5.负责本店的发票购买及登记工作。

6.负责各类证件的年检、年审工作。

7.在财务专业上培训新人。

8.核对PDA报表与收银报表。

9.酒水返利以及其他营业外收入的统计。

10.退员工押金、办理离职手续。

11.股东分红的打款。

12.负责保管本店的有关印章，收据，掌管财务保险柜。

13.负责整理保管本店的临时合同协议。

14.积分抽奖的登记及监督工作。

15.负责核查、办理门店各类经营证件。

三、会计

1.根据会计法和新店的实际情况负责新店的全面会计核算工作。

2.负责监督新店财务管理制度的执行工作。

3.负责对店日常营运监督和提出专业化建议。

4.月末与出纳进行银行存款及库存现金的核对工作。

5.负责对出纳、收银和仓库的日常管理工作。

6.负责收据出、入库单及调拨单的领钩、发出登记管理。

7.负责审核票据的合理性、正确性，并以此填制凭证，登记账簿。

8.负责员工工资的审核工作。

9.做股东分红表。

10.负责监督应收未收的酒水返利执行情况，负责对供货商核对帐务工作。

11.每天要求吧台上报前日盘点表并于收银处打印的酒水分析表进行核对。

12.调查店面采购的市场价格。

13.负责公司签订所有合同的执行和保管工作。

14.负责会计档案的装订和保管工作。

15.与国、地税部门沟通。

16.全面监控店内库存商品的进销存，以及每月营业单据的销毁。

第二章总公司部门协助

一、企划

☐跟进新店宣传计划的完成与执行情况，为新店开业争取有利的广告位

☐为新店提供宣传指引，宣传资料和活动方案。

☐跟进开店广告和开店宣传品进度。

（电视、平面、等传媒方式）

☐开店后评估宣传效果。

☐开业庆典

二、工程（铁艺）

☐项目工程师：

确保工程按进度完成，保证工程质量，办理消防验收及许可证。

☐负责新店的工程进度并与店内专属工程人员交接。

☐安装及调试抽风设备，协助办理环保证照。

☐营建部设备及小器具订购负责人：

接受店的设备订单并跟进。

☐设备工程师：

负责设备安装及调试。

☐电气工程负责人：

负责新店的铺设电线、网线等电路问题及与店内维护人员交接。

☐空调供应商：

空调安装、调试及维养。

☐铁艺负责人：

按照设计图完成店内相关设施的制作。

三、设计

☐为工程提供相关的室内装修设计图纸，并跟进完成质量。

☐提供店内铁艺设计方案图纸，并跟进完成质量。

☐店内相关礼品提供，软装饰设计。

☐装饰设计师：

负责设计并定位摆放店内装饰物。

四、培训部

☐负责新店人员团训课程。

☐分店各部门培训支持

五、运营部

☐提供新店筹备相关工作的指引。

☐检查流程实施情况并提供协助。

☐监督新店服务质量、食品安全。

☐跟进分店筹备工程，楼面进度情况。

六、财务部

☐协助办理税务登记证。

☐配合新店申请开店费用及报销。

☐对新店财务工作进行必要的监督并提供指导。

☐指导新店会计主管的工作及财务制度执行情况。

☐分店工程审计工作落实。

☐指导金蝶使用。

七、音乐部

☐协助和指导安装店内PDA、收银电脑、音响设备、灯光设备、dj电脑设备及歌库、视频控制系统。

☐调试灯光、音乐设备器材的效果。

☐调配安排新店DJ，VJ，灯J，歌手，舞蹈队演出并跟进演出效果。

八、采购部和仓库

☐协助新店完成采购定单。

☐给新店采购人员必要的帮助、指导和建议。

☐确保所采购物品的质量和到店时间。

☐指导分店仓库软件使用。

第三章周筹备计划

周营运计划是用于按周来计划开业前的营运准备工作，一般从新店筹备人员进场开始进行计划，直到开业第一周，目前暂定为七周。

运营部开发会议

1.管理组成员的规划，确定新店筹备组成员。

2.与新店的运营负责人沟通确认新店准备工作。

第一周签订合同，进场装修前

1.店长确认大厅、吧台、存包、收银区域图纸，从运营角度提供改动建议。

2.店长确认厨房、仓库、内吧区域位置和图纸。

从操作流程便利性等角度提供建议。

3.各相关负责人参加工程沟通会，了解工程时间及需要配合的地方；

4.了解新店商圈，获取必要资料（业主情况,合同情况等），合理预估营业额及制定开业宣传计划。

5.进行商圈拜访，寻找新店合适的广告位置并在进场施工前了解酒吧外围张贴开业横幅位置。

6.店负责人及各分店负责人沟通开店回酒的支持。

7.将新店信息（地址，交通路线）与各部门相关人员如：

企划，人事，工程，营运，公司前台，采购，财务部等沟通并了解新店电话，网络安装并跟进各项牌照申请进度。

8.店负责人协同各部门负责人与相关政府部门（工商、税务、卫生、消防、文化、劳动、公安、城管、街道办、物业、周边酒吧）接洽。

9.确认企划部准备新店宣传资料及用品（标志牌pop）。

并制定采购计划。

10.店负责人提供建议，与企划沟通确定新店推广计划，决定宣传品准备数量。

第二周新店开始进场装修

1.店长及各部门负责人到位，开筹备会并分工。

2.制订店内人员招聘计划（人员，物资，时间，地点等）。

（报运营部审核）

3.员工入职准备（制服,胸牌等确定数量）

4.店长与企划部沟通制订开业宣传计划及宣传渠道，跟进外围宣传广告制作。

5.店长确认店内运营需要用具、设备订单，并上报总公司运营部审核，由采购员按订单操作。

6.向项目工程师取得施工进度表。

7.确定员工休息室、办公室、财务室、行政室的设备设施（电脑、电视、监控设施等）的摆放，员工柜数量及摆放位置。

第三周

1.跟进新员工招募。

明确员工办理健康证所需时间和寻找员工宿舍。

制定新员工训练计划。

2.挑选有潜力的员工学习重要岗位（经理、领班、收银、仓管、存包等）并输送到就近兄弟店学习.

3.跟进工程进度。

4.包厢名字，台号设定，准备通信录等行政准备。

5.员工招募过程中的注意事项及沟通。

6.员工训练安排的检查和调整。

7.联系员工住宿、培训场地、临时办公室、临时仓库及确定租赁合同（为成本控制，确定租赁合同可稍8.晚进行，但不应落后于员工招募进度）。

9.各部门负责人周会。

第四周

1.新员工招募跟进。

2.培训前第一次员工大会，介绍公司和开店动员。

（可根据实际招募情况安排时间，但至少应该安排在岗3.位培训前进行）。

4.各部门训练负责人到位并分工执行训练。

5.跟进采购了解物料供应情况、确认各品项采购单

6.分析周围商圈，完善营销宣传计划。

7.证照办理跟进。

8.根据工程进度，确认设备、用具和原材料的到货时间。

9.与财务收银召开工作会议，并确定开业存款方式、及发票落实

10.跟踪设备进店时间和协助工程及设计进行验收。

11.确定新店各部门电话，手机号码完成。

12.各部门负责人周会。

第五周机器设备的进场

1.新员工训练跟进。

2.确定开店协助人员及协助时间。

（如果需要）

3.新店员工接旧店练习时间安排。

（如果需要）

4.准备店内架构图等墙报.并完成消防疏散图，设备开关管理标志，准备所有的运营检查表。

5.和清洁公司联系，确认开业前的清洁和消杀时间。

并确认开业后的招牌、垃圾清运、消杀合同。

（如果需要）

6.确定用具调拨安排（如果需要）和用具到货时间。

7.安排设备清洁，并协助其他部门验收设备。

8.向运营部报告员工招募完成情况与训练计划表。

9.安排开业期间各岗位的班表。

10.准备新店所需各部门资料，建立店内人事档案。

11.跟进新员工住宿管理情况。

12.各部门负责人周会。

第六周（开业前一周）

1.新员工实操练习，服务18条及出品练习，保全特别练习突发事件的流程，后勤电脑故障情况下，消防2.演练等营运操作流程。

3.清洁厨房，用具、原材料到货及安排就位。

4.审核开业期间各岗位的班表。

5.按计划进行开业宣传。

6.安排兄弟店和总公司协助人员在当地的住宿。

7.用具准备、清洁及合理定位。

8.与音乐部确认开业前安装收银、PDA系统及音效设备。

9.与企划、设计、采购部联系沟通确认企划宣传用品的摆放。

10.跟进新店证照办理,确定开业时间。

11.场内工程的检查及桌椅的安装完成。

12.分配和发放员工柜

13.安排员工熟悉台号、场内设施

14.检查开店头两天所准备的酒水、食材、用具是否齐全。

15.制定开店庆典计划。

16各部门负责人周会。

17调试空调、消毒柜、电气、音响功放，灯光，视频等可正常使用

18确保需要住宿的员工全部安排入住，保证演艺人员住宿标准。

19根据工程进度工程人员的撤离交接计划。

（开业前1－2天）

20全场清洁和消毒杀虫去装修气味。

21开业前一天抄水电表度数。

22继续新店宣传执行。

23开店前一天安排员工大会，布置开业当天工作。

24与总公司领导确认开业时间.

25开业各部门工作排练。

26各部门确认部门物料，用具，水电。

设备能保证开业顺利。

27开业当天

1）开业庆典顺利进行

2）各部门人员到位

3）安排好订台中心招待与自来客的台位预订工作

第七周（开业第一周）

一、宣传

1.安排拓展部开展目标顾客群的拓展工作。

2.安排专人进行顾客意见调查。

3.开业后再观察是否需要增加宣传招牌。

4.跟进之前的宣传效果及拓展部的有效客户。

二、人员统筹

1.每天召开员工班前会，鼓舞士气。

2.合理安排开业初期的人员搭配，每个岗位由固定的领班或者经理带领新员工。

3.特别跟进后期招募员工的训练是否足够。

4每日召开班前会或班后会，认同鼓励表现杰出的员工，总结当日营运中需改善的机会点。

三、货量及其他

1.每日清点货物，并留意进货数量，确认是否需要加货或者调整订货。

2.每班次值班经理及主管需总结营运中的问题，制订改善及调整计划。

3.跟踪新店在工程、设计、铁艺上问题和维护业主关系

4.演出和互动效果

5.温度

6.出品质量和速度

7.部门流程执行

8.顾客满意度和口碑宣传

9.音响功放的调整

10.拓展部准客户的维护及档案收集，客户部对自来客户的维护及资料收集。

11.管理人员现场管理在岗情况及榜样作用

12.补台调控及现场入座座位安排调控。

13.人气美女小蜜蜂与客户互动情况。

14.设备安全隐患。

15.关注视频制作效果，灯光排练效果，歌手演出服装效果。

16.关注同行看场人员动态。

17、各部门运作状态（如保洁扫地、保全站岗、存包速度、小厅服务、桌面服务、部门协作等等。

开业初期应特别留意顾客满意度：

产品（音乐）质量、服务、员工态度。

给第一次光顾酒吧的顾客留下良好的印象，使顾客有再次光临的理由。

同样，如果开业初期大量的筹备工作没有及时有效的完成，影响顾客的满意度，将失去顾客变主动为被动，吸引顾客再次光临需耗费更大的物力和财力。

第二节进度、岗位检查表

一、总公司需要及时了解筹备进度，新店应每周填写筹备进度表交运营部。

二、新店的筹备工作繁琐而复杂为避免挂一漏万，请将酒吧各岗位的准备工作逐一检查，及时发现问题，避免遗漏。

1、营业服务区---分店可以制成表格检查

（一）领班/经理行政工作

□准备营业区域周清洁计划表、日清洁计划表、店外围装饰维护计划表。

□准备营业区开市、收市、值班检查表。

□准备营业区其他表格。

□建立新店员工临检记录。

（二）门面与宣传

□张贴开业海报，摆放好pop架，射灯安装。

□合理放置小礼品，并做好记录。

□调试检查门口灯光，确保能长时间正常运作。

□确认咨客掌握促销活动的内容和运营操作标准。

（三）收银

□清洁收银台区域卫生。

□整齐摆放各类物品：

电脑及收银单据打印机、刷卡机（如有）、电话、验钞机

□领取收银台用具并合理存放：

印台、计算器、订书机、印章、单据盒、垃圾桶等，并作登记。

□调试电脑收银设备，并将电线与插座编号。

□悬挂营业执照，卫生许可证。

（四）吧台

□清洁吧台表面及柜内部。

□清洁消毒存放冰块的冷藏柜。

□领取吧吧用具（各种规格酒杯，调酒用品等）。

合理摆放用具并做定位标志。

□确保制冰机，制冷保温设备正常运作。

□在制作内吧区域张贴果盘加工标准流程。

□于运营前预备足够的冰块。

（五）存包及等位区

□清洁存包房、存包层架、等位区，等位台。

□领用等位台和存包处各项用具。

□检查存包处告示牌悬挂和手机充电服务。

（六）营业大厅和包厢

□清洁地面，各角落及桌子、凳子、沙发。

□按设计图摆放桌子、凳子，并调整所有桌椅的高度，确保桌椅平稳。

□按要求摆放所有餐桌的烛台、酒杯、酒水牌、烟灰缸；

□张贴“小心地滑”牌、化妆间牌等。

□检查调试营业区内所有灯光系统及空调排风。

□确定消毒灯有安装和应急灯可用。

□安置新店消防设备（灭火筒、防毒面罩）、检查“紧急出口”标识，是否通电。

□检查包厢工作柜的用品：

麦克风、酒杯、色盅、色子、开瓶器、火机、大备冰桶等。

并有整齐摆放。

□调试包厢音效至最佳。

□检查、调试包厢电源开关、空调开关。

（七）洗手间

□洗手间清洁无异味。

□领用清洁用具及用品。

□安置洗手间的固定设备：

洗手液盒、厕纸架、擦手纸架、烘手机、垃圾桶、挂钩、手机盒、卷纸盒、厕所画框等。

□补充洗手间用品：

厕纸、洗手液、喷香器、喷香剂、垃圾袋、吸水拖把、扫把等。

设置喷香器频率。

□检查烘手机及洗手间抽风，冲水器供水效果。

□小心地滑标志、开业宣传、

2后场区

（一）主管行政工作

□准备厨房清洁计划表。

□准备厨房开市收市检查表。

□准备厨房盘点表。

（二）仓库

□检查仓库电脑、电话及办公用品。

□检查仓库、酒库摆放并进行清洁工作。

□确定酒水、饮料来货日期，检查仓库登记表、盘点表，单据保存情况。

□收货前强调注意事项，安排足够的收货人手，并合理分工。

□仓管验货、收货。

□用具到货后，统一安排过机清洗，之后才可用于存放食物。

□收货后按照事先计划的摆放图安排货品的摆放。

（三）厨房

□清洁生品操作台和熟食操作台，（注意如果是带冷藏柜的台面不能用水冲，以免烧坏冷藏柜内部线路）。

□检查储物盒、饭盘是否足够使用。

□张贴小吃制作表及安全警告标志、厨房摆放图，正确摆放防滑垫

□购买回来的用具（抹布、汤桶、菜蓝、储物盒、台秤、滤水盘、夹子、调料粉瓶、生熟菜专用刀、饭盘、筷子等）并进行清洁，注意生、熟分开标识以区别使用。

□检查煤气灶、抽风机、微波炉、炸炉、消毒柜、冰箱、蒸饭机、保温炉是否运作正常且设置正确。

□检查出单打印机是否正确运作。

□检查冷藏、冷冻柜、干货架是否有足够的层架。

□确认台号夹子摆放位置。

□张贴考勤、班表，工作制度，准备足够的请购单。

（四）员工餐厅（休息区）

☐验收清洁员工餐厅桌椅并合理摆放。

☐清洁休息室、更衣室，无异味。

☐将所有员工柜编号，分派柜匙给员工，并作登记，保留至少一把备用匙

☐确认熨斗、熨衣板、电视、VCD、冰箱、微波炉等运转正常。

☐规划休息室，设立以下专栏：

1）训练专栏（架构图、训练记录、训练通知等）

2）班表考勤记录

3）员工天地（通告栏，每日快讯、奖惩通知）

4）公司文化、员工晋升流程图。

3店内行政区域——办公室

☐按规划的位置设各项固定设备：

打卡机、电脑、打印机、传真机、电话、内线电话、交换器、保险柜等。

☐分配文件柜，归入各类档案

☐检查各类档案是否已设立和贴上标签。

1）人事资料档案

2）各部门通告

3）员工训练档