上班管理规范1230.docx
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上班管理规范1230
广州市江丰实业股份有限公司
上
班
管
理
规
范
【人力资源及行政部编写】
【二00九年十二月】
第一章服饰仪容3
第二章个人礼节3
第三章礼貌用语4
第四章日常工作规范4
第五章考勤管理5
第六章请休假管理6
第七章会议管理8
第八章人员接待管理11
第九章电话管理11
第十章出差管理12
第十一章人员进出管理13
第十二章值班管理13
第十三章车辆管理14
第十四章物品放行管理14
第十五章办公用品管理15
第十六章电脑网络管理16
第十七章文件管理16
第十八章办公设施设备维护管理20
第十九章信件、包裹和报刊管理21
第二十章办公室5S管理21
第二十一章保密管理22
第二十二章提案管理23
第二十三章奖惩规定25
第二十四章经济赔偿31
第二十五章附则32
第一章服饰仪容
一、工作场合内，员工头发梳理要整齐，穿着要干净、整洁、合体。
（一）工作人员按岗位要求穿戴好工衣、鞋、帽和口罩等劳保用品及工卡或厂牌，不得穿拖鞋、打赤脚、光上身。
（二）男职员不得戴耳环、抹口红、涂指甲油；不得穿短裤、背心，严禁留长发（发不过耳），不着异装和留怪发，不留长胡须。
（三）女职员不得化艳妆，不得当众化妆；夏天严禁穿睡衣、超短裙、低胸衫、吊带衫和透明衫等。
二、非特殊情况不得戴墨镜。
第二章个人礼节
一、姿势：
提倡做到端正、沉稳、矫健。
（一）站立尽量做到挺胸收腹，头正目平。
（二）坐姿尽量上身正直，目视前方，不得东倒西歪，前倾后靠；正规场合，女士宜双腿侧斜并拢，男士则不宜高架“二郎腿”或腿脚抖动摇晃。
（三）工作场所行走要稳健，尽量不要擦地有声。
二、工作交流，双方要保持一尺以上距离，注意口水飞溅和语音过大，不要指手划脚，手指对方等行为。
三、握手：
（一）握手顺序：
女士、长辈、职位高者优先，男士、晚辈、职位低者随后。
（二）与他人握手时，应起立，上身略向前倾，两眼注视对方，面带微笑，用力适度，不要过猛或摇摆不定，不得戴手套，握手时间保持在3-5秒钟左右。
（三）对老者或高层领导先提出握手要求的，要用双手拥握。
（四）跟女士握手时，只能握女士手前面手指部分，不可全握或太使劲，更不要紧握不放。
四、介绍：
要先介绍下级或年轻者或男性，后介绍上级、老者和女性，询问、介绍和交流时不要戴墨镜。
五、交换名片：
要站立起身，上身微前倾，双手接送名片，接到名片后要仔细查看名片重要信息，不可随便一放或不屑一顾。
六、礼让：
在上楼梯时，客户、老者、上级和女士在前，在下楼梯时则相反；开会及迎接来宾时上级在前，坐车时领导则在后；遇到上级、老者、孕妇或来宾要主动让路；遇到高层管理人员、贵宾，保安要敬礼致意。
七、宴请：
入座时，应于主人、主宾之后就座，或与大家一道就座；进餐时，不要敲打餐具发出声音或用餐具指向别人；如果是转盘，要等他人取完菜方可转盘，在取菜时，不宜翻来覆去、挑挑拣拣。
八、声音控制：
（一）在办公场所宜将手机铃声调至较低音量，以免影响他人工作；来电时，如短时间不能结束谈话应找安静、人少的地方接听或低声接听。
（二）在办公室、走廊、会议室等公共场所谈话，尽量使谈话简短，音量较低，以免干扰别人。
十、客套：
（一）正与别人交谈时接听电话，必须向交谈者道歉说：
“对不起”或“请原谅”；若接听电话或有其他事要暂时离开，可以对客人说：
“对不起，马上回来。
”
（二）如果有些场合不方便通话，就告诉来电者说等会儿打回电话给他；不要因勉强接听而影响别人。
第三章礼貌用语
一、问候：
（一）早晨上班8：
00前遇见上级或同事要问“早”或“早上好”，或微笑点头示意“问好”。
（二）与人交往共事，“请”字要当头，如“请问有什么可以帮到你？
”，“请坐”，“请你先上”，“请等一下”，“请帮一下”，“你好，请问有什么可以帮到你？
”等。
（三）遇见客人要点头微笑问好或说“您好”；遇见外宾要说“howdoyoudo”。
二、感谢：
对于别人的帮助、理解、支持、关注或倾听，要从内心表示感谢，常说：
“多谢！
”、“幸亏您的帮助！
”、“真不知怎样感谢您才好！
”、“非常感谢！
”、“谢谢您的理解和支持！
”、“您辛苦了！
”、“给您添麻烦了！
”、“谢谢”。
三、致歉：
由于种种原因，我们做了影响他人或妨碍他人的事情，浪费了对方的时间、精力，给对方造成了某种不愉快、损失甚至伤害，需要向对方致歉时，可说：
“打扰您了”、“请您不要介意”、“给您添麻烦了”“请多谅解”、“对不起”、、“真过意不去”、“谢谢您的好意”、“真是抱歉！
”。
四、道别：
“再见”、“回头见”是最简单的道别语，对客人，可以说：
“您慢走”、“请走好”、“感谢您的光临”、“多联系”、“欢迎您再来”“有空常来坐坐”；告别主人，可以说：
“打扰了！
”或“不打扰了”、“有时间再来请教”、“谢谢您的盛情款待”、“请留步”。
五、对来宾，应按性别以先生、小姐等相尊称；对上级或学者要以姓加职位或加荣誉职称相称，如李教授等。
第四章日常工作规范
一、遵纪守法，遵从职业道德，不独断专权，不欺上压下、不公报私仇，不以权谋私，以公司利益为重，不作有损公司和他人的事，发扬公司优良传统和个人奉献精神。
二、保守公司机密，不散布谣言，不炫耀和泄露机密，不侵占、盗用、乱用或利用公司资源，如网络、通讯、设备资产、销售渠道、人力资源和证照印章、资金、信用、荣誉及客情、技术、财务和经营战略等资料为已所用或谋取私利。
三、不假借公司名义发布个人经营信息或公司虚假信息进行招摇撞骗、行贿受贿等营私舞弊活动。
四、严禁携带毒品、危险品或公司规定其它不得带入生产、工作场所的物品进入公司工作场所；非经公司主管领导允许不得带外来人员进入公司参观。
五、注意消防安全，严禁在生产区、危险品区和仓库重地吸烟。
六、遵守公司规章制度和操作规程，严格按工作流程办事工作认真，兢兢业业，不断学习，开拓创新，对工作及时跟踪和汇报，树立良好职业道德，养成良好工作习惯，保持和谐工作氛围。
七、热爱集体，爱护公物，廉洁奉公、利行节约，不乱画乱写乱贴，不损坏公司一草一木，不浪费公司一度电一滴水，不占用公司一分一厘。
八、忠于职守，服从管理，积极主动，尽职尽责，不敷衍塞责，推拖阻挠，全力以赴、努力完成工作目标。
九、以人为本，尊重人才，尊重知识，尊重个人价值；不以文凭、资历、工龄、外表、衣着等论能力和地位。
十、尊重他人，未经允许不得使用他人电脑或物品，翻阅他人资料，借用物品用后一定要按时归还。
十一、同事之间要相互关心、相互理解，相互尊重，相互学习，共同进步，不自私、不保留；相见以职位相称，相互问好，出现矛盾要协商解决或通过上级和人力资源部解决，不可用武力或借助外部力量解决。
十二、保持良好工作状态，不带个人恩怨和情绪，处理事情要公平公正，有理有节，讲究策略方法。
十三、工作要有计划、有预防、有控制、有结果和有改进；善于总结工作经验，敢于批评与自我批评，敢于挑战困难，敢于与不良思想行为作斗争，勇于承担工作责任。
十四、讲究职业公德，不得在办公场所吸烟、吃零食、吃早餐、哼唱歌曲、吹口哨，严禁随地吐痰，不拼凑办公椅或办公台躺卧睡午觉，不在上班时间谈论家庭和生活等琐事。
十五、上班无事不串、离岗位，不作与工作无关的事；午餐非工作业务应酬，不饮酒。
十六、非已工作范围内或不应该知道的事物千万不道听途说，更不臆想猜测和乱说。
十七、举止文雅端庄，走路轻盈，保持室内安静，以免用力太大或声音太大，影响他人。
十八、上班期间不得高谈阔论、吵闹或嬉笑，协商问题要以温和的口气和广阔的胸襟，语言文明礼貌，不说脏话和粗话。
十九、汇报工作要预约，进入办公室要先敲门；未经允许不得越级反映情况或莽撞进入他人办公室。
二十、按5S的标准每天对工作台面、文件、办公用具等进行整理、标识、清洁等工作，作到日清日结。
二十一、在上级、客人谈话时要认真聆听并作好笔记，对不清楚的问题可有礼貌地请求再次说明。
客人来访一定要礼貌接待，一要倒水，二要带入相关部门，三要交给相关人员，四要给予满意结果。
二十二、违规处罚：
（一）对违反以上第二至七条的，给予大过处罚，触犯刑律的，移交司法机关追究法律责任。
（二）对违反以上第十至十六条的，给予警告处罚。
（三）违反其他条款或者欠缺者，口头警告，以教育为主。
第五章考勤管理
一、适用范围：
本制度适用于除董事长、副董事长和总裁外的所有员工上、下班考勤。
二、考勤卡管理：
（一）上班时间为：
总公司为早上8：
00-12：
00，下午13：
30-17：
30，各事业部门所属工厂等单位的上班时间按各自的实际情况规定执行。
（二）迟到：
是指规定上班前未打卡到岗上班的视为迟到。
（三）早退：
是指规定时间下班之前离岗或未打卡而下班的视为早退。
（四）工作人员应按时上下班，打考勤卡，不得迟到早退，坚守工作岗位，30分钟以内暂时离开时应与同事交代；10分钟以内因私或30分钟以上因公离开公司外出，应向上级主管说明。
（五）司机和外勤业务员上下班只打两次卡，中途外出或下班前不能回来不打卡；外出人员和业务人员按《外出申请单》补记考勤。
（六）因工作需要实行两班倒工作制的人员，轮班出勤，不属于加班，不用申请。
（七）特殊情况提前下班的，部门主管应书面反映上班人员出勤状况。
如有弄虚作假者，视当次考勤无效，并作旷工处理。
三、加班管理：
（一）在非正常上班时间上班的称为加班。
加班以半个小时为单位，不足半个小时的不予统计。
（二）加班时间在不影响工作的情况下可以申请调休。
（三）管理职位人员工作没有完成的，自己利用业余时间完成，相关补贴按公司综合加班补贴统一支付。
（四）生产部门加班必须由部门主管提前申请安排，《加班申请单》由部门主管亲自填写后交部门负责人或总经理审批，然后在当天下午16：
00之前交人力资源部。
（五）加班人员未按《加班申请单》时间到岗的，按迟到规定处罚，无故不到的按旷工处罚。
（六）法定节假日因工作需要而调整上班时间或加班的，节后安排补休的，不计加班费。
四、假期管理：
（一）公司假期分为以下７种：
法定假节日、工伤假、事假、病假、婚假、丧假、产假、年假。
（二）法定假：
为11天，“元旦”1天、“春节”3天、“清明节”1天、“五一”1天、“端午”1天、“中秋”1天和“国庆”3天。
（三）婚假：
1、员工符合《婚姻法》规定，己履行正式结婚登记手续的，可享有3天婚假。
2、符合晚婚条件者（男25周岁，女23周岁），可享受婚假7天。
3、婚假必须在结婚登记日后五个月内休假，且不可分段休假。
（四）丧假：
员工直系亲属（是指员工直系亲属如父母、配偶、子女、兄弟、姐妹与配偶之父母逝世）死亡时，须凭派出所或居委会的有关证明，许假3天，公司发给员工丧事慰问金500元。
（五）产假：
为90天，其中产前假为15天，产后假75天；难产、剖腹产的，增加15天；多胞胎的，每多生育一个婴儿，增加15天。
（六）年假：
工作满一年以上，十年以下为5天，十年以上二十年以下为10天，二十年以上为15天。
1、在本单位连续工作1年以上的员工可依《职工带薪年假条例》享有年假。
2、年假在1个年度内可以集中安排，也可以分段安排，一般不跨年度安排，公司可根据各部门生产、工作的具体情况，统筹安排职工年休假。
3、自行安排休年假的职工必须填写《请假单》由本部门领导签署意见后，报人力资源部备案，否则不予计算年假工资。
（七）其他假期及请假流程按请休假管理规定执行。
五、考勤统计：
（一）每月初5个工作日内，由人力资源部根据统计上月考勤，包括出勤统计、加班统计等。
（二）员工如对考勤结果有异议，可通过逐级上报制提出，由部门主管到人力资源部核查考勤记录，核查无异议后考勤结果正式生效，超过3个工作日申诉无效（出差及请假人员除外），人力资源部经逐级审核后将考勤结果送交财务部备案。
六、违规处罚：
（一）每月迟到3次10分钟以内者不处罚，超过3次或每次超过10分钟以上者，按每次每超过10分钟处罚10元，超过20分钟处罚20元，以此类推，不足10分钟也按10元处罚。
（二）早退10分钟以下者，处罚10元/次；早退每超过10分钟处罚10元/次，以此类推。
（三）迟到或早退超过2小时/次，视为旷工半天，迟到或早退超过4小时/次，视为旷工一天。
（四）补签卡：
忘记打卡的员工，由本人当天下班前填写《补勤单》（特殊情况未考勤确认单），然后经直接主管和部门主管核准，交人力资源部备案，考勤员依据《补勤单》在考勤卡上补记考勤；每月补签卡三次以上者每次处罚20元，外出人员未打卡以《外出申请单》和《工作日志》补记考勤，不处罚。
（五）在上班时间未请假或申请未批准而不到岗的，视为旷工。
（六）员工对上级或公司管理有意见及其他非合法理由未上班的按旷工处理。
（七）旷工1天者扣除3天薪资，旷工半天扣1.5天薪资，连续旷工3天或当月累计旷工达5日者作辞退处理。
第六章请休假管理
一、适用范围：
适用于公司内除董事长外所有人员。
二、请假申请：
正常请假需提前4小时以上，由本人亲自持《请假单》按请假时限、审批权限和流程进行审批，并安排好工作后，方可离开工作岗位，请假单获批准后交人力资源部或综合科备案，未经批准或未请假而私自不上班的视为旷工处理。
三、事假：
是指因个人或家庭事务必须于上班时间处理而不能按时上班所请的假。
四、调休：
（一）是指员工对享有的国家规定的法定假、婚假和年假等福利及加班时间按个人需要以调休的方式进行，在半年内一次性休完，年假、加班时间可以在一年内分段休完。
（二）部门可根据工作需要提前安排员工调休，并按要求填写《请假单》，注明调休理由，员工也可自行填写《请假单》申请调休。
（三）员工调休批准权限按正常请假手续办理。
（四）调休人员必须在休假前将《请假单》报送行人力资源部存档，不得事后补单。
调休不影响考勤计算和奖金的发放。
五、请休假审批：
项目
权限管理部门
直接主管
综合办
部门
人力资源部
公司领导
班组长以下人员
7天（含7天）以内
◇
◎□
8天以上15天以内
◇
◇□
◎
16天以上30天以内
◇
◇□
◇
□◎
30天以上
◇
◇□
◇
◇□
◎
主管
经理
级别人员
7天（含7天）以内
◇
◇□
◎
8天以上15天以内
◇
◇□
◇
□◎
16天以上
◇
◇□
◇
□
◎
副总级以上人员
7天（含7天）以内
◇
◇
◎
□
8天以上
◇
◇
◇
◇□
◎
说明：
◇表示审核权，◎表示批准权，□表示抄报备案。
六、请休假规定：
（一）请假未完提前上班的，应于上班后2小时内向考勤部门申请销假。
（二）请假以小时为单位，不足1个小时的按1个小时计算，员工月累计请假2小时内（含）不扣工资，请假2小时以上扣半天工资，请假半天以上至一天扣一天工资。
（三）请假未被批准而擅自休假的，以旷工处理。
（四）试用期员工原则上不得请假。
（五）因特殊情况不能按时上班临时请假的，应在上班之前用电话方式向部门主管请假，并于上班后补《请假单》，超过上班时间请假无效，一律视为旷工，临时请假必须是员工突然遇到紧急意外的情况方可。
（六）因重大事故（限自己和家人生命和重大财产安全）不能正常上班的，应在事故确定后及时向上级电话请假，并于事后办理请假手续，其他情况电话请假无效，一律按旷工处理。
（七）任何人不能为了逃避或承担本部门或本岗位预期的责任、困难而请假；严禁先休假，后以与其他部门主管或上一级主管请过假或某人代请假为名事后补假条；严禁以请假的方式达到辞退、加薪、换岗等某种目的，否则按不服从公司管理和损害公司利益等条款给予记过或解雇处理。
（八）各级主管人员不得包庇员工或伪造假证据请假和审批，否则按渎职处理。
七、续假：
（一）员工续假的，须于假期截止前24小时内申请，于假期期满后的续假一律无效；严禁代人续假或请假，除临时紧急而重大事故外，代人续假或请假无效，视为旷工。
（二）续假获批准后，就于上班后2小时内填写《请假单》，并以文字形式陈述原因。
（三）请假到期未申请续假或申请续假未获批准而未上班的按旷工处理。
八、休假责任：
（一）休假期间如因工作特殊需要必须返回公司工作的，未休完的假期可择日休完。
（二）休假期间因工作交接不清而致使代理人工作失误造成损失的，休假人要承担一定的工作连带责任。
（三）员工休假期间出现的人身安全由个人承担。
九、违规处罚：
（一）对不按请、休、续假程序申请和审批请休假的，给予警告处罚。
（二）对不按请、休、续假程序进行工作交接，造成损失或工作影响的，小过处罚。
（三）其他按奖惩规定处理。
第七章会议管理
一、范围：
本制度适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议。
二、会议分类：
（一）公司会议：
1、管委会决策会
2、生产、质量例会
3、经营分析例会
4、月度工作总结会
5、内审、管理评审会
6、年终总结会
（二）部门会议
三、公司会议主题与内容：
（一）管委会决策会：
1、会议时间：
每月召开一次。
2、主持人：
管委会主任
3、参加人员：
管委会成员
4、会议内容：
（1）传达学习、贯彻落实上级的重要指示、会议和决定。
（2）研究决定公司日常工作中的有关事项，通报、交流重要工作情况。
（3）研究分析公司生产、质量、安全形势，制定工作方针、工作计划、目标、措施、策略。
（4）讨论决定公司制定和发布的综合性文件及公司管理规章、规定。
（5）需要管委会研究解决的其它重大事项。
（二）生产、质量会：
1、会议时间：
每月召开一次。
2、会议主持人：
分管生产总经理
3、参加人员：
各生产部门负责人、总工程师、生产部经理、车间主任、技术部经理、品管部经理。
4、会议内容：
（1）各生产部门汇报生产任务完成情况，以及未完成的原因。
（2）分析影响产量的主要问题以及纠正预防措施。
（3）生产部门布置本月本计划与任务
（4）汇报当月质量工作的情况以及公司存在的主要质量问题。
（5）汇报原材料、半成品、成品检验过程中存在的质量问题。
（6）通报重大质量事故以及解决方案，并制定纠正预防措施，提出下一步的改进方案等。
（三）经营分析会：
1、会议时间：
每月召开一次。
2、主持人：
总裁
3、参加人员：
各部门（事业部）负责人
4、会议内容：
（1）汇报公司当月销售工作情况，产品销售情况以及市场占有率，反馈产品存在的主要问题等。
（2）对下一工作月度销售工作进行预测和分析。
（3）研究行业发展趋势及销售工作的对策。
（4）原材料的采购进度、生产急需的低值易耗品等有关事宜。
（四）月度工作总结会：
1、会议时间：
每月召开一次。
2、主持人：
总裁办主任（秘书）
3、参加人员：
部门（事业部）负责人
4、会议内容：
（1）各部门（事业部）结合本部门的工作职责汇报上月工作完成情况以及未完成原因，提出下月工作计划。
（2）总结工作经验和教训，解决、处理工作中存在的问题。
（3）总裁对各部门（事业部）工作进行总结讲评，布置工作，并指导各部门各项工作的协调和衔接的支持。
（五）内审、管理评审会：
1、会议时间：
定于每年的3月份举行内部审核会议，1月份举行管理评审会议。
当质量-环境-职业健康安全管理体系的管理、组织、生产发生重大变化或合同另有要求时，可增加会议的频次，另行安排。
2、主持人：
内部审核会议由管理者代表主持，管理评审会议由总裁主持。
3、参会人员：
总经理、副总经理、事业部（职能部门）经理及副经理、厂长、车间主任、职工代表。
4、会议内容：
（1）评审公司一体化管理方针、目标的有效性和落实情况。
（2）听取职工代表对一体化管理状况的建议。
（3）讨论分析一体化管理中的不足问题，使其更具完备和更具可操作性，确保持续改进。
（六）年终总结会：
1、会议时间：
每年召开一次（时间为次年1月25日，特殊情况另定）。
2、会议主持人：
总裁
3、参加人员：
公司主管级别以上人员
4、会议内容：
（1）对一年来的工作进行回顾和分析。
（2）总结一年来公司所取得工作成绩和存在的问题。
（3）总结一年来的成功的经验与教训，对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括和集中，并上升到管理的高度来认识。
（4）根据今后的工作任务和要求,吸取前一年工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。
四、部门会议：
（一）各部门每月须定期召开由部门负责人主持召开的专题会议，传达公司会议精神、讲评部门工作要点、落实各项管理措施、帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，并对下一步工作进行指引。
（二）对于质量方面出现的产品不合格、过程中不合格、原材料不合格等质量问题，由生产管理负责人牵头组织可随时召集相关部门负责人参加会议，进行分析、评审等，并对会议议定的事项进行记录备案。
（三）对于营销方面合同订单评审由销售管理负责人牵头组织召集相关部门负责人参加会议，对合同订单进行评审分析，并对会议议定的事项进行记录备案。
六、会议准备和要求：
（一）议题准备：
各类型会议，召开前会议主持人均要拟定会议议题，通知与会人员，对于公司会议重要的议案报总裁办公室备案。
各部门要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体方案或意见，避免会议时间过长。
（二）会前协商：
会议议题，凡涉及其它多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议争执不休局面。
（三）资料准备：
各部门需提交会议讨论通过的问题，都要有简要的书面汇报提纲，并在会前提前半天以上送至与会者，便于与会人员阅读并准备意见。
（四）拟好会议议程：
会议举办方就会议的内容，拟定出会议议程，并按照会议议程展开会议。
（五）发言要点：
参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚，发言时间一般控制在5-10分钟。
（六）通知与会人：
根据会议通知，参加会议人员一般为相关部门的主要负责人。
与会人员要准时到会，不得无故缺席或中途退场，如确因特殊情况不能参加的，要提前向会议主持人请假并派其代理人参加，同时通知总裁办公室。
（七）会场纪律：
参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、交头接耳，手机应调至震动或静音状态。
会议召开每超过一个小时间休息10分钟。
（八）会议纪要与催办：
会议议定事项，由总裁办主任（秘书）或会议主办单位及时整理出会议纪要，会议纪要必须经主管领导签发。
对会议议定事项和决议，总裁办要及时进行催办，保证决议落到实处。
七、会议原则：
（一）发扬民主，集思广益，传道授业，交流学习，相互促进。
（二）顾全大局，统一思想，团结协作，持续改善，和谐发展。
第八章人员接待管理
一、适用范围：
适用于本公司所有对外业务的部门和人员。
二、对外来人员要保持有礼有节，不卑不亢的气质进行接待，要维护好江丰的企
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