海尔地产集管理规定第八部分采购管理规定精修订.docx
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海尔地产集管理规定第八部分采购管理规定精修订
集团标准化工作小组#Q8QGGQT-GX8G08Q8-GNQGJ8-MHHGN#
海尔地产集管理规定第八部分采购管理规定
第八部分、采购管理制度
一、采购信息管理作业指引………………………..399
二、工程项目采购方式作业指……………………403
三、工程项目采购管理程序………………………....422
四、工程项目采购合同管理程序……………….432
五、工程项目采购合同交底作业指引………441
六、工程项目采购合同履约情况检查作业指引……………………………………………………………………..448
七、工程项目分层采购作业指引……………….454
八、工程项目供方管理程序……………………..458九、工程项目供方评估作业指引……………….466
十、工程项目供方资质预审作业指引……….488
十一、设备材料管理作业指引……………………497
一、采购信息管理作业指引
编制人
编制日期
审核人
签发人
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
签发人
1、目的
加强采购信息管理，明确采购信息的保密级别、内容、范围等管理要求，以更好地执行集团信息保密制度，进而维护公司的商业利益。
2、适用范围
集团及下属公司。
3、术语和定义
采购信息：
在采购过程中产生的所有信息，包括通过任何方式储存和传播的信息，包括但不限于：
电子信息、书面信息、通过口头传播的信息等。
采购系统公开信息：
已对外公开披露或已经相关授权人员确定可对外公布披露的信息称为采购系统公开信息，首次披露须由公司组织进行。
采购系统保密信息：
除公开信息外，采购系统内所有信息都称为保密信息。
4、职责
集团成本管理中心
负责《采购信息管理规定》的制定、修订、解释。
集团总裁办公室
是采购信息保密工作的IT技术实现部门,负责对采购信息保密工作提供技术支持。
集团审计法务中心
负责《采购信息管理规定》执行情况的监控、检查。
5、工作内容
保密信息的级别、内容及范围
保密信息根据其保密程度从低到高分为三个级别：
内部公开、机密、绝密。
5.1.1内部公开
5.1.1.1内部公开信息是指采购系统内的一般信息，是可在集团范围内公开颁布、阅知的信息。
5.1.1.2内部公开信息包括：
以公司名义发出有关合约采购的制度要求、通知通报、人事任免、采购人员名录、涉及采购内容的综合会议纪要等信息。
5.1.1.3内部公开信息阅知范围：
集团全体。
5.1.2机密
5.1.2.1机密信息是指需要明确限定其阅知范围，且这一范围根据职能线条、地域、职员层级等通用标准划分的保密信息。
5.1.2.2机密信息包括：
项目采购计划、采购专项业务会议纪要、采购工作计划与总结、集团及下属公司采购月报、采购合同台帐、招标文件、供方信息等。
5.1.2.3机密信息阅知范围：
集团高管、集团成本管理中心、财务管理中心、相关部门负责人及相关业务经办人、下属公司负责人及相关采购业务经办部门分管负责人和经办人、集团审计法务中心。
经集团分管领导审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。
5.1.3绝密
5.1.3.1绝密信息是指涉及到公司成败或重大利益的关键信息，其受限阅知范围一般根据信息的具体内容来确定，通常需要准确到具体的个人或职位。
5.1.3.2绝密信息包括：
投标文件、评\定标文件、合同信息（协议、合同）、企业技术标准等信息。
5.1.3.3绝密信息阅知范围：
集团招标采购领导小组、招标采购工作小组、评标小组成员、集团成本管理中心等相关部门负责人及相关业务经办人、下属公司负责人及相关采购业务经办部门分管负责人和经办人、集团审计法务中心。
经集团分管领导审批后，可根据信息内容增加相关人员的阅知权限。
管理要求
5.2.1招标过程管理
5.2.1.1招标、评标、定标过程中，除各招标采购相关人员外，其他人无权查看有关标书等的任何信息。
5.2.1.2招标采购过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人透漏有关招标采购的信息，更不得引导投标单位如何中标。
5.2.1.3对于已开标未做评标的标书，除与招标采购工作相关的人员外其他人无权查阅投标文件，所有与招标采购工作相关的人员不得私自向非授权人员透漏投标信息。
5.2.1.4定标过程中，所有与招标采购工作相关的人员不得向他人透漏意向定标供方等任何定标信息。
5.2.2合同信息管理
5.2.2.1合同信息包括合同文本,特别是产品价格、运输价格、安装价格，还包括产品所对应的型号、规格、数量等信息。
5.2.2.2价格信息除采购、成本人员及相关负责人外，其他人无权查看，如遇特殊情况需报集团分管领导或下属公司分管负责人审批。
5.2.2.3合作伙伴有义务对协议信息保密，如发现合作方泄密的，可追究其相关责任。
5.2.3供方信息管理
5.2.3.1供方信息包括供方公司信息、供应产品或提供的服务、联系方式、合作情况等信息。
5.2.3.2凡有权查阅合格和试用供方信息人员，应严守信息，确保不向外传播。
5.2.3.3非授权人如需查阅合格或试用供方信息，需报集团合约采购分管领导审批。
其它
5.3.1公司员工都应该理解并承诺遵守信息保密制度的相关规定、主动避免获知非授权的信息。
5.3.2采购保密信息的标注、保存、借阅、打印、复制、分发传递、销毁、监控和失密情况的处理，按集团信息保密制度的相关规定执行。
5.3.3本规定自发布之日起实施。
6、支持性文件
无
7、相关记录及表格
无
二、工程项目采购方式作业指引
编制人
编制日期
审核人
签发人
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
签发人
1.目的
规范工程项目采购方式的选择方法及采购作业程序，提高采购效率，降低采购成本。
2.适用范围
集团及下属公司工程项目采购。
3.术语和定义
工程项目采购：
指项目工程实施过程中的咨询服务、工程施工、设备材料等方面的采购，包括但不限于有关设计、施工监理、招标代理、造价咨询、策划、营销代理、物业管理委托；建筑、安装施工；电梯、空调、石材、门窗、洁具等的采购。
采购方式：
指各项采购业务采用的操作方式，包括战略采购、招标采购、直接采购。
战略采购：
指采购方出于提高质量、降低成本、增加效率等目的，与若干家战略供方伙伴签署协议，约定提供产品及服务范围等，在一定时期和数量范围内直接向其进行的采购。
招标采购：
是由招标人（采购方）发出采购招标公告或通知，邀请投标人（潜在供应商）前来投标，最后由招标人通过对投标人所提出的价格、质量、交货期限、技术水平和财务状况等各种因素进行综合比较分析，确定其中最合适的投标人作为中标人，并与其签订合同的过程。
包括公开招标、邀请招标、议标。
直接采购：
由于某些特殊情况无法或不适宜通过招标方式而采取直接商谈或询价来确定供应商的采购方式。
4.职责
4.1主办部门/下属公司
4.1.1经办集团授权范围内的采购；
4.1.2在《项目采购需求计划》内提出每项采购的采购方式；
4.1.3负责提出采购方式的变更申请；
4.1.4组织或参加招标采购工作小组开展相关采购工作。
4.2工程管理中心/研发设计中心/其他相关业务部门
4.2.1配合主办部门/下属公司编制《项目采购需求计划》；
审核《项目采购管控表》中有关技术标准完成时间和进度安排等内容，并提出相关专业意见；
负责提供或审核与工程项目采购相关的技术标准和图纸等技术文件；
参与招标采购小组工作，牵头组织技术标评标。
4.3成本管理中心
4.3.1就主办部门/下属公司编制《项目采购需求计划》，提供目标成本管理支持；
4.3.2审核《项目采购管控表》中有关目标成本等内容，并提出相关专业意见；
4.3.3负责审核与工程项目采购相关的商务方面的内容；
4.3.4为集中采购的主办部门；
4.3.5负责审核《项目采购需求计划》中的“采购方式”等内容，编制《项目采购管控表》并确定工程项目采购的具体采购方式等，报招标采购领导小组或集团领导审批；
4.3.6负责采购方式变更申请的审核；
4.3.7牵头组织招标采购工作小组并开展相应的集中采购工作，协调、参与技术标和商务标评标工作。
招标采购领导小组/集团领导
4.4.1负责采购方式的审批；
4.4.2负责采购方式变更申请的审批。
5．工作要求
采购方式的确定
5.1.1招标采购，包括公开招标、邀请招标和议标，是工程项目采购的主要和最基本的采购方式；直接采购属严格控制的采购方式；战略采购由集团成本管理中心统一组织落实，各业务部门和下属公司配合实施。
下属公司报送《项目采购需求计划》时针对每项采购内容，在“采购方式”栏内须填写公开招标、邀请招标、议标或直接采购的建议。
5.1.3成本管理中心针对报送的《项目采购需求计划》，依据集团采购管理制度并结合工程项目采购工作的具体情况，编制《项目采购管控表》，表中注明每项采购内容的“采购方式”，包括战略采购、公开招标、邀请招标、议标和直接采购，报招标采购领导小组或集团领导审批后下达实施。
采购方式的变更
5.2.1采购方式由公开招标、邀请招标、议标到直接采购的依次变更，提出部门或下属公司需填写《采购事项变更审批表》，报送成本管理中心。
反之，逆顺序的采购方式变更无需提出变更申请。
5.2.2成本管理中心对报送的《采购事项变更审批表》发表审核意见后，报招标采购领导小组或集团领导审批。
成本管理中心将《采购事项变更审批表》上报审批之前，应与变更提出部门或下属公司充分沟通，保证变更的必要性。
采购方式的变更经招标采购领导小组或集团领导批准后方可实施。
采购方式的实施
战略采购
5.3.1.1成本管理中心可以根据集团整体采购需求，向招标采购领导小组或集团领导申报战略采购审批事项，将部分咨询服务、工程施工和设备材料采购采用战略采购方式。
5.3.1.2战略采购申请事项经招标采购领导小组或集团领导批准后，成本管理中心根据《工程项目供方资质预审作业指引》对供方进行筛选，确定拟邀请的供方，报招标采购领导小组或集团领导审定。
5.3.1.3拟邀请的战略采购供方经集团审定后，成本管理中心组织相关部门与战略采购供方进行谈判确定合作内容及条件等，并拟订《战略采购协议》。
5.3.1.4《战略采购协议》由成本管理中心按公司《合同管理制度》组织审核会签，并上报招标采购领导小组或集团领导审批后签署并实施。
集团主办部门/下属公司根据经批准的《项目采购管控表》和《项目采购实施总计划》与战略供方在《战略采购协议》框架内容下签订具体采购合同。
招标采购
招标前期工作
a）按照《项目采购实施总计划》的时间节点要求，下属公司汇同集团相关业务部门提供集中采购所需图纸、技术标准等报送成本管理中心；
b）成本管理中心依据经批准的《项目采购管控表》所明确的目标成本及招标采购所需的经下属公司和相关业务部门确认的图纸技术标准等资料，牵头组建某项采购的招标采购工作小组，并协调组建相应的评标小组，开展具体的招标采购工作。
c）成本管理中心、招标采购工作小组收集供方资料及《合格供方名录》、《试用供方名录》，推荐三家以上供方作为邀请投标或议标单位，选择入围单位。
多标段同时发标时，应该合理划分标段，一个标段不得少于3家投标单位。
填写《招标采购入围单位审批表》后，报招标采购领导小组或集团领导审批。
d）成本管理中心组组织编制集中采购招标文件、评标办法、填写《招标采购文件审核会签单》并附上招标文件文本及与其有关的资料，组织相关部门审核会签，会签修改完善后，填报《招标采购文件审批表》供集团招标采购领导小组或集团领导审批。
评标办法视具体情况可不经审核会签直接上报集团招标采购领导小组或集团领导审批。
e）招标文件及投标人资格经审批通过后方可实施招标，招标文件和入围单位一旦批准将成为本次招标的约束性文件，不得随意变更。
招标采购实施过程
a）招标采购工作小组根据招标工作进度要求的时间，邀请投标单位参加招标文件发布会，发标时须办理《招标文件领取签收单》，为了保证投标单位履行其投标承诺，原则上发标要收取一定的投标保证金。
b）招标答疑由招标采购工作小组组织，相关业务部门参加。
一般情况下，应要求投标单位提出书面疑问，招标答疑要做好准备工作及相关记录，整理好作为招标文件的附件发给所有投标单位，同时由成本管理中心留存。
c）如有必要组织现场踏勘的，集中采购由成本管理中心/招标采购工作小组牵头，项目公司负责现场组织、相关业务部门参加。
d）招标采购工作小组按照招标文件规定的时间接受投标文件,相关各方人员在《投标文件交收记录表》上签字。
投标书开标后，开标参加人员在《投标书开标记录》上签字确认。
e）评标按技术标和商务标分别进行，技术标由业务主办部门牵头，成本管理中心及下属公司等相关部门参加，必要时邀请社会专家参加；商务标评标由成本管理中心牵头组织，成本管理中心参加，必要时可请投资监理参与；技术评标小组和商务评标小组依据投标人投标情况分别进行对比分析，并严格依据“评标办法”对投标人评标，并分别提交“技术评标报告”和“商务评标报告”给招标采购工作小组。
f）对投标文件中不明确、互相矛盾等问题，招标采购工作小组应及时组织询标，发出询标函，要求投标单位在规定的时间内以书面形式澄清有关问题。
g）招标采购工作小组根据“技术评标报告”、“商务评标报告”及“投标书”编写“评标工作报告”，提出推荐中标单位意见，报招标采购领导小组或集团领导审批。
h）推荐中标人经审批通过后，方可定标，中标单位应满足招标文件的实质性要求，对合同条件的细节问题在双方同意的情况下可以修改，在最终确认后，由主办部门/下属公司以招标单位的名义向中标单位发出中标通知书，同时知会未中标人。
i）上述过程中与投标方的所有谈判均必须有两人以上在场，并填写《招标采购事项约谈记录》。
j）下列情况不应确定中标单位，应作为废标，必须重新招标：
☐投标单位相互串通投标；
☐投标单位向招标小组、评标小组成员行贿，废除该标后不足三家；
☐投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，废除该标后不足三家；
☐开标后若各标价皆高出预期且不在合理报价范围之内；
☐其他应作废标处理的情况。
招标采购工作小组应根据上述情况填写《废标审批表》，经过审批后宣布原招标为废标，向所有投标人发出《废标通知书》。
合同签订
主办部门/招标采购小组按照《工程项目采购合同管理程序》和海尔地产（集团）有限公司《合同管理制度》进行合同洽谈的组织、合同拟定、合同审批和合同签订。
其它规定
对于必须进行公开招标的采购事项，应按政府有关公开招投标管理的相关规定办理。
直接采购
由于某些特殊情况无法或不适合通过招标采购方式选择供方的，可以选择直接采购方式进行采购；
凡拟选择直接采购方式进行采购的，主办部门/下属公司须填报《直接采购审批表》，按规定程序经审批同意后，方可进行直接采购；
主办部门/下属公司进行直接采购，需组织相关部门及人员一起进行比价、议价及合同洽谈；
工程项目的直接采购洽谈结果及合同文本，按《合同管理制度》规定的程序报批；
下属公司主办的招标采购、直接采购参照本作业指引制定相应制度实施。
6．支持性文件
《工程项目采购管理程序》
《工程项目供方资质预审作业指引》
《工程项目采购合同管理程序》
《合同管理制度》
《招标采购管理办法》
7．相关记录及表单格
7.1《采购事项变更审批表》
7.2《招标采购小组、评标小组人员组成名单推荐确认表》
7.3《投标入围单位审批表》
7.4《招标采购文件审核会签单》
7.5《招标采购文件审批表》
7.6《招标文件领取签收单》
7.7《投标文件交收记录表》
7.8《废标审批表》
7.9《招标采购事项约谈记录》
7.10《直接采购审批表》
项目采购需求计划
公司名称：
项目名称：
序号
招标采购内容
采购分类
采购方式
面积或数量
使用部位
技术标准确定时间
目标成本
计划招标日期
计划进场日期
备注
单价
单位名称
总价
问题及建议
编制：
审核：
日期：
年月日
注：
（1）采购分类是指:
咨询服务类:
甲方委托;工程施工类:
施工总承包、指定分包、专业承包；设备材料类：
甲供、甲定乙供。
（2）采购方式是指：
战略采购、公开招标、邀请招标、议标、直接采购。
项目采购管控表
序号
采购内容
计划进场时间
采购分类
采购方式
采购分层
开始时间
完成时间
图纸提交、技术要求确定时间
目标成本
备注
单价
单位名称
总价
项目公司：
研发设计中心：
工程管理中心：
成本管理中心：
成本管理中心：
集团领导：
注：
（1）采购分类是指：
咨询服务类：
甲方委托；工程施工类：
施工总承包、指定分包、专业承包；设备材料类：
甲供、甲定乙供。
（2）采购方式是指：
战略采购、公开招标、邀请招标、议标、直接采购。
（3）采购分层是指：
集中采购、授权采购、分散采购。
采购事项变更审批表
采购内容
变更事项
主办部门/单位
经办人
变更原因：
主办部门/单位负责人：
年月日
成本管理中心意见
年月日
分管领导意见
年月日
总裁意见
年月日
董事长意见
年月日
招标采购工作小组、评标小组组成人员推荐确认表
项目名称
招标采购内容
主办部门
经办人
推荐要求
经办人：
负责人：
年月日
小组名称
推荐名单
项目公司
研发设计中心
工程管理中心
成本管理中心
成本管理中心
招标采购工作小组
技术标评标小组
商务标评标小组
推荐部门/单位负责人（签名）
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
招标采购入围单位审批表
项目名称
发包类别
拟
邀
请
投
标
单
位
序号
单位名称
资质
招标采购工作小组意见
招标采购工作小组成员（签名）：
年月日
成本管理中心意见
年月日
招标采购领导小组/集团领导意见
年月日
招标采购文件审核会签单
说明：
1、会签部门在会签意见前，应主动与主办部门沟通，了解实际情况。
2、《项目采购管控表》审核意见，请写在会签单上，待成本管理中心协调处理好后，再通知各相关部门负责人在管控表上签字。
项目名称
文件名称
主办部门
经办人
部门
负责人
待审文件简述
审核会签部门
请在此日前返还主办部门
审核会签意见：
会签部门负责人签名：
年月日
招标采购文件审批表
项目名称
文件名称
主办部门
经办人
已会签部门
会签意见汇总及主办部门意见
部门负责人签名：
年月日
审计法务中心
审核意见
签名：
年月日
分管领导意见
签名：
年月日
财务管理中心
意见
签名：
年月日
总裁意见
签名：
年月日
董事长意见
签名：
年月日
招标文件领取签收单
招标文件名称：
领取地点：
日期：
年月日
序号
单位名称
领取人（签名）
联系方式
电话
地址
传真
电子邮箱
投标文件交收记录表
投标文件名称：
交收地点：
日期：
年月日
序号
单位名称
送交人（签名）
送交人联系方式
接收人（签名）
电话
地址
传真
废标审批表
招标采购项目
开标时间
评标时间
投标单位
开标、评标情况
拟废标、重新招标采购原因说明
招标采购工作小组成员（签名）：
年月日
成本管理中心意见
成本管理中心负责人：
年月日
招标采购领导小组意见
年月日
招标采购事项约谈记录
约谈事项
约谈地点
升级会员 