管理信息系统需求分析报告.docx
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管理信息系统需求分析报告
管理信息
系统需求分析报告
1项目概述
1.1建设思路
以进度管理为核心，以流程控制基础，以项目文档为重点，以质量管理为中心，全面融合ISO质量体系，以先进的项目管理理念为支撑，把设计院打造成国际一流的知识型设计企业；
结合PMBOK及PINCE2项目管理理念，注重过程管理的同时也注重结果的管理，严格贯彻ISO管理体系文档，生产管理系统中项目计划是事件驱动中心，以任务驱动流程的建设思路。
：
把生产大流程拆分为若干标准流程：
●以项目计划为主线，连接起整个项目；
●可以适应各种类型工程阶段的项目管理；
●做到项目计划任务包与流程弱关联；
1.2建设目标
在系统应用方面，要求该系统通过建立企业管理信息平台，建立企业门户，实现单点登陆访问各应用系统，整合与提升办公自动化系统，建立企业的综合信息管理系统，整合企业资源数据库与管理知识库，以便建立工程设计集成系统，整合企业设计数据库与设计知识库，建立项目文档管理系统与文档数据库，建立综合管理项目管理系统和项目资源数据库，将企业管理中所涉及到的财务、人力资源、生产计划、客户关系、项目管理等方面的信息集成在一个资料充分共享的信息系统中，使各管理过程协同运作，确保企业良好运作。
积极推进系统应用与质量体系的有机结合，特别是设计流程管理应能够和ISO9000认证体系紧密结合到一起，将贯标表单和流程结合到一起，使将来能够顺利通过电子贯标审核。
项目管理抓住工程项目的过程管理，严格执行ISO管理体系，从而提高整个工程项目管理的质量和水平。
在项目管理中引入流程管理、计划管理、成本管理、质量管理和知识管理概念，统一规划、统一指导生产管理系统的开发。
使设计院的工程项目分解、工作流程、知识管理更能步入可量化、科学化、自动化的轨道，建成一个集内容管理、流程管理、档案管理、协同工作、数据分析、危机预警等诸功能于一体的工程项目管理功能，为各相关部门支援多专业、多层次、多目标的服务系统。
流程管理方面实现生产过程的控制与管理、从而实现网上协同工作、消除信息孤岛、实现生产基础数据的采集、实现信息共享、文件及资料等快速传递，从而提高信息的流转效率，提高设计效率和自动化水平。
计划管理方面实现生产过程的控制与管理、从而实现网上协同工作、消除信息孤岛、实现生产基础数据的采集、实现信息共享、文件及资料等快速传递,对项目资源进行合理调配，能快速动态获得设计院的人力负荷情况，及对未来的人力资源预测提供依据，从而提高信息的流转效率，提高设计效率和自动化水平。
质量管理方面结合生产过程控制，全面贯彻质量保证体系，使设计过程更加标准化、规范化，从而全面提高工程设计质量。
知识管理方面：
一是对工程设计文件实施有效管理与控制，实现信息的共享、知识的积累，二是建立包括：
规程规范、数据期刊、工程电子档案为核心的知识管理系统，为生产和技术升级提供支撑。
提高文档电子化程度，实现最大程度的无纸化办公。
对文档的编制、安全性、版本管理、归档进行更完善的管理。
总承包部分
2系统功能概述
2.1功能关系图概述
对设计企业，企业信息化主要应包括如下三个部分：
一是以网络为核心的信息基础平台；二是企业信息管理系统，也就是企业的业务管理系统；三是企业CAD系统，也就是计算机辅助设计系统。
生产管理系统是企业信息管理系统的重要组成部分，从生产组织管理的角度讲，生产管理系统应包括如下6大的方面：
1）生产流程的控制管理，其目标是：
实现生产过程的控制与管理、从而实现网上协同工作、消除信息孤岛、实现生产基础数据的采集、实现信息共享、文件及资料等快速传递，从而提高信息的流转效率，提高设计效率和自动化水平。
2）生产计划的管理，其目标是：
实现对生产组织的科学管理，提高项目的综合管理水平，提高项目资源优化配置，提高对项目的控制、反应、调整的能力，随时掌握项目进度和质量情况，为领导决策提供依据。
3）项目质量的控制管理，其目标是：
结合生产过程控制，全面贯彻质量保证体系，使设计过程更加标准化、规范化，从而全面提高工程设计质量。
4）项目文档管理，其目标是有两个方面：
一是对工程设计文件实施有效管理与控制，实现信息的共享、知识的积累，二是建立包括：
规程规范、数据期刊、工程电子档案为核心的知识管理系统，为生产和技术升级提供支撑。
提高文档电子化程度，实现最大程度的无纸化办公。
对文档的编制、安全性、版本管理、归档进行更完善的管理
5）项目资源管理，对项目资源进行合理调配，能快速动态获得设计院的人力负荷情况，及对未来的人力资源预测提供依据；
6）生产信息的统计、分析与利用，其目标是：
为我院的生产、经营、管理提供决策依据；
2.2企业门户
企业网站是企业通向网络世界的一扇窗口，网站建设的好坏，直接关系到能否为企业的经营管理带来实实在在的价值和利益。
而企业网站建设的成功与否，又与网站的功能定位和系统设计密不可分。
网站不仅代表着企业的网上品牌形象，同时也是开展网络营销的根据地，网站实现的功能对网络营销的效果有直接影响，网站功能定位不明确不准确是许多企业网站失效的主要原因。
因此对企业网站功能准确定位是网站建设中需要首要解决的问题。
Ø企业网站应充分展示企业的经营理念、产品或服务特色
企业网站是企业根据自身经营的需要建立起来的，因此首先应当适应企业经营的需要，为企业的经营和营销服务。
企业网站应充分展示企业主营业务的特色和优势，通过文字，图案，颜色甚至声音等媒介，让用户能在最短的时间内抓住企业所要传递给目标消费者的核心思想，而不是让人陷入一个“迷茫的海洋”甚至产生错觉。
Ø处理好商务与技术的关系
技术本身不是目的，任何技术都是为商务目的来服务的，技术的价值只有通过商务的诉求才能实现，只有当它促进商务目标实现的时候才有价值。
商务功能定位准确的网站并不是越美观越华丽就好，技术也并不是越新就越好。
网页是静态的好还是动态的好，要不要使用数据库技术，这应当根据网站建设所处的阶段以及企业的规模与业务量的大小来确定。
不能为了炫耀技术而牺牲网页下载的速度，不能不顾企业信息化水平和员工素质的现状而盲目追求高新技术，不能不顾产品不适合在网上销售的特点，以及该行业互联网觉醒度还比较低，开展网络交易相关的支付安全、信用等问题还比较突出的特点，一味追求网上销售的实现，这样只能事倍功半甚至适得其反。
Ø网站应最大限度地满足顾客需求
因为企业的商务目标需要通过满足消费者的需求，所以企业网站不仅要适合自身特点，还应最大限度地满足顾客需求。
2.3企业门户
采用微软公司的MOSS为整体门户框架，这样做的优势：
首先保证了系统的稳定性。
MOSS经过长时间的测试和根据上一代产品用户反馈进行的改进，系统已非常稳定；其次，MOSS采用“数字仪表板技术”，整个系统所有模块的用户管理（包括权限、界面个性化定制等）由主框架模块管理，模块的添加和删除可直接在管理工具中进行，而不会影响到整个系统其它模块的运行；第三，MOSS提供了企业级的信息门户架构支持，本身就提供了多层的协作门户架构，完全适应勘测设计行业的管理模式，在现在和将来都能较好地从底层支持信息门户结构的扩展和修改。
作为企业信息内容和知识管理平台，系统拥有科学的文件分类存储组织机制，让各种信息分门别类地保存起来。
要满足一个大型企业级内容管理的要求，文件的分类存储必须有以下功能：
文件目录树管理、文件分布式存储、现有文档知识的平滑迁移、支持各种常用文件格式、支持批量导入导出和强有力的版本控制。
企业信息门户是一套面向每个用户（包括企业内部员工、管理者、决策者等），打破传统各种应用系统应用功能、使用角色、地理位置和运营平台的束缚，实现随时升级的全面企业信息化解决方案。
它通过各种商业应用系统、数据库、电子邮件、共享文件和互联网获取信息汇总各种数据，进行数据挖掘和数据分析，并通过基于角色的单一的界面提供给用户。
提高用户的个人素质和办事效率，提高企业对市场的感应能力、反应能力、决策速度以及对各种事务协调和处理效率。
设计院的企业信息门户是为客户、合作伙伴和员工建立个性化的进入企业信息平台的大门。
在部署时，可以将门户设置成员工的默认工作平台，所有的办公用户可通过多种方式访问门户，然后再通过门户访问其他应用系统。
企业门户的建设中包括了界面的整合、用户的整合、应用的整合、数据的整合，在设计院企业门户的系统建设中首先需要进行的是用户的整合和界面的整合，随着系统的逐步完善，再进行应用的整合和数据的整合。
因此我们在考虑设计院当前的门户建设时，重点放在界面整合和用户整合上，在本节我们主要讨论如何考虑建立一个可扩展的信息发布和显示框架。
因此信息门户框架具备以下几个基本功能：
Ø多级门户支持：
支持按照企业的组织架构，灵活地为不同层次的部门和团队建立不同层次的信息门户，为其提供个性化的服务；而且这些不同层次的门户又应该有机地连接在一起，从整体上组织成一个多级的结构。
Ø灵活调整门户的风格和布局：
能够通过图形化的工具，灵活地调整门户的层次结构、门户网站整体的风格，以及信息和服务在界面上的布局；
Ø作为设计院企业门户总体的框架，由于所有的信息、服务和功能模块都会挂接在上面，如何有效地组织和管理这些内容就是信息门户框架需要着重考虑的问题。
下面是对信息门户框架应该具备的功能特性进行详细的论述。
1）.门户框架管理
设计院的以项目为主的业务模式，决定了各个部门、各个项目都有自己的管理业务领域和管理权限。
所以每一个的部门、项目团队、专业方向在企业门户上集成的信息和功能都有不同，需要形成一个多层次的门户框架为各个部门的信息和功能组织起来，形成一个统一的门户平台。
每一级门户都有相应级别的协作、信息发布、内容管理和整合的业务系统功能，因此不同层次的部门、项目团队都能够在自己相关的门户内部展开日常办公和协作。
但是每一级门户不是完全独立的，不同级别门户可以通过导航访问其他级别的门户，而且门户内部的信息可以向上级、平级和下级的门户进行发布。
因此所有的门户是一个完全整合的整体，而不是一套松散的门户集合。
企业门户的门户框架可以划分为以下的基本层次，同时各个层次之间提供灵活的连接导航，让用户轻松地在各级门户中移动。
当然也可以根据企业本身发展的需要，灵活地加以调整：
Ø企业级门户
企业级门户即整个设计院一级的门户框架，为整个设计院一级提供信息显示的平台和功能入口。
提供的企业级门户可以根据院的建设要求建立对内对外不同的门户站点。
同时利用系统内置的流程处理机制实现内外部的内容同步或分别发布。
Ø部门及科室门户
Ø项目团队门户
这一级的门户为项目团队提供一个小的门户平台，让其内部的协作更为畅顺。
由于项目团队的组建和运作有一定的时效性和阶段性，因此我们可以称这种随着项目团队的生命周期存在的小门户为“临时门户”。
Ø个人网站
个人门户的作用有两个：
个人业务集中和个人信息发布。
个人业务集中就是指通过面向员工个人的门户，把针对员工个人的任务、信息和功能集中在里面，方便员工利用信息协同平台的功能和内容，从而提高其工作效率。
个人信息发布是指为公司内关键的员工（如中高层领导）和热心于参与门户信息建设的员工提供个人信息发布的系统平台，让其更容易参与公司知识内容和企业文化的建设。
2）.系统导航管理
在门户系统中，系统导航管理的主要功能是为各个应用系统提供导航功能，通过链接或者其他方式让用户通过门户就可以访问各类管理系统。
3）.个性化管理
在规划统一的界面风格的同时，企业门户为用户提供定制个性化界面的工具，信息门户的数据和应用应可以根据每一个人的要求来设置和提供，定制出个性化的应用门户，以提高员工的工作效率，增强对访问者的亲和力和吸引力。
不同级别的用户都可以根据个人业务需要或个人的爱好，定制界面的内容和布局（如可定制包括主页的显示结构、显示内容、栏目数量及内容、个人感兴趣的网址链接等），这样在用户获取信息时，能按个人的要求只展示他们感兴趣的内容，而过滤掉其它无关信息，将合适的信息传递给需要的用户。
4）.内容管理和信息发布
企业内有大量复杂的信息源难以组织和使用，随着信息源（例如Web站点、电子邮件服务器和数据库）的不断增多，困难会越来越大。
因此，门户系统提供了多种方法来按照有意义的方式（如按区域或主题）组织内容，从而更便于用户查找和有效的管理，提供对内容发布更大的控制能力，例如：
可以提供指向特定访问者的内容。
用户可以根据自己的信息管理要求灵活建立不同的信息分类，如知公告、公司新闻、行业动态、公文发布、招聘信息、商业信息，天气预报，交通信息等能够很快捷地向用户进行发布，并且得到有效的管理。
信息发布具有以下功能：
Ø信息上传
用户可以可以使用Office、HTML、普通文本等形式向服务器提交文件，作为信息发布的内容。
Ø信息逐级审批
信息在正式发布前需要通过审批，审批过程中可以对信息的内容进行校正和修改。
Ø发布对象和密级控制
信息的发布人可以控制信息的密级、接收信息的用户群落和有效时间等规则，使信息按照权限控制的原则，向合适的用户发布。
Ø信息发布方式选择
除了一般的Web界面信息发布，发布人还可以选择电子邮件或者电子邮件提示与Web信息发布结合的方式向用户发布信息。
Ø版本控制
在信息发布前或者信息发布后的更改，都有历史版本控制的功能，用于审计发布的信息。
5）.索引和检索
企业内的信息检索，包括搜索信息和人员两部分内容。
利用最优技术提供良好的查询体验是门户需要提供的最重要特征。
强大的索引和检索功能是员工获取知识最重要的手段。
因此，本系统要求一套适合于企业内联网Intranet上使用的强有力的搜索工具，以满足用户迅速获取信息资源——搜索常用的企业知识库和文件类型以及普通人员和专家的要求。
Ø系统的搜索引擎采用行业领先的算法和智能断词功能，提高系统的搜索效率和准确性。
Ø使用业务数据目录功能来索引、搜索和显示行业应用程序、关系数据库和其他结构化内容中的信息。
Ø利用“人员搜索”功能，不仅可以按部门或职务来查找人员，而且可以按专业经验、共同兴趣来查找人员。
智能检索引擎除了能够检索系统内部的信息以外，还支持检索文件服务器、数据库、Exchange服务器的公共文件夹、Notes数据库、内部Web网站以及Internet上信息，使用户能够有丰富的信息来源，以获得更多的准确信息。
可进行全文检索，并能考虑单词的出现频率，优化排序结果的布局，提供最佳的结果集。
智能检索引擎能够非常迅速的根据用户输入的多个关键字和条件类型，在不同机器、不同类型的文件中定位信息的位置，而且支持从文件的正文、附件和附加属性中进行检索定位，使用户即时得到需要的信息内容。
全文检索支持多种文件格式如MicrosoftOffice文档、HTML文件、AutoCAD文件、AdobePDF文件、文本文件和TIFF等文件格式的文档全文检索。
并可以根据第三方提供的插件进行扩展和通过开发接口实现更个性化的全文搜索要求。
可检索结果保存到用户的个性化环境中，以重复利用。
可创建编辑管理搜索计划。
索引引擎应能够辨识信息更新频繁的区域，从而实现更加高效的索引编制。
6）.单点登陆（SSO）和统一认证
系统通过统一的用户管理机制-基于WindowsServer2003（2008）的活动目录和SSO的功能支持，能够同时兼顾以下的两种系统的单点登陆要求和统一身份的验证。
使用目录服务的业务系统
即使用AD目录服务器用于身份验证和权限控制的业务系统；
自己有权限管理机制的业务系统
即在以往开发的，有自己的用户权限数据库或者目录服务，自行管理维护权限信息的业务系统。
7）.协同工作
系统可方便灵活地创建基于Web的交互式工作组网站。
目前的办公形式越来越需要几个人共同协作去完成一个任务。
所有的人员需要更多的交流沟通，才能更好的完成任务。
因此，门户在提供内容的同时，也为组织和成员提供一个协作的空间及途径。
用户可以通过门户系统查找人员、工作组、网站、知识等，并与人员和工作组完成协作。
2.4综合办公
2.4.1综合办公关键流程
序号
流程名称
1
内部调用（借用）流程
2
劳动保护用品管理流程
3
教育培训管理流程
4
因公（私）出国流程
5
因私出国流程
6
通用流程
7
收文流程
8
发文流程
9
政审流程
10
会议审批流程
11
接待费用申请流程
12
签报管理流程
13
工作联系单管理流程
14
设备维修申请流程
15
“两优一先”评比管理流程
16
民主评议党员管理流程
17
用车申请流程
18
物资领用流程
19
厂务公开管理流程
20
差旅费用报销流程
21
费用报销流程
22
设备借用管理流程
23
信息中心网络管理流程
24
物资采购管理流程
2.4.2个人门户
1）.功能概述
个人门户是最终用户进入系统的第一个功能界面，我们在以前版本的基础上进行扩充改造。
对于不同角色的用户，他们关注的信息是不同的。
每种角色默认对应一种样式，用户初次登录的时候，根据用户的角色显示相应的样式。
系统支持用户对自己的首页作个性化的定制。
用户可以设置在首页上显示哪些功能块，以及不显示哪些功能块。
2）.待办事务和待办任务
待办分为两种：
事项、任务。
事项：
工作流中的待办事项。
任务：
项目计划中的任务项。
一个任务可包含若干事项；一个事项只能对应一个任务。
为了使最终用户在第一时间得到自己关心的内容，将待办任务和待办事项整合在一个页面，但是在查询已办任务和已办事项却分不同页面进行处理。
待办事项
待办事项、任务列出当前处理人的待办工作，主要是为了方便用户快速获知当前有哪些需要处理的工作，使工作事项集中，易于操作。
Ø支持保存用户最近一次使用的筛选规则和排序规则。
Ø支持完成待办事项后自动标示该事项的状态为已完成。
系统自动把待办事项从待办列表放入已办列表中。
待办任务
（该功能在生产管理模块描述）
3）.已办事项
展现当前用户已办结、完成的事项。
查询条件
Ø查询字段：
流程名称、创建部门、创建、创建时间和接收时间。
Ø可对已办结事项中的附件内容进行全文检索，检索的规则是：
首先是通过全文检索对流程附件和流程正文的文档库进行检索，并得到含有文档URL的检索结果，然后查找属于当前用户参与过的流程的附件和正文，并得到含有文档URL的检索结果，最后匹配两个检索结果中的URL，如果匹配，则放入查询结果中，否则放弃。
查询结果视图
列表字段：
状态、名称、创建人、创建部门、创建时间、接收时间。
4）.已结任务
（该功能在生产管理模块描述）
5）.员工自助
通过此模块启动系统中的流程，流程需要分类显示，分类有：
公文类，申请类，业务公用类，业务专用类，生产类。
6）.委托授权
用户可委托其他用户处理自己的事务，管理员也可以帮助某个用户授权给其他用户；
功能描述
Ø可委托具体某段时间内，某个项目、某种类型的事务给某人进行处理。
Ø对于被委托人处理委托人事项的情况，能在委托人的已办事项中进行浏览。
Ø超过委托时间，委托自动失效。
Ø委托人能够随时收回委托权。
Ø管理员可以强制将某个用户的事务授权给其他用户，当然也能够随时收回委托权；
7）.定制提醒
Ø对于项目提醒、项目警告能够分别进行定制。
Ø能够定制大于某种级别的警告，进行发送，默认“重要”级别。
Ø能够定制提醒的频度：
按月、日；按次数；每项警告提醒几次。
8）.我的在办流程
Ø由登陆用户自身发起的并且未结束的流程。
Ø列表、操作字段同“待办事项、任务”。
9）.我的历史流程
Ø由登陆用户自身发起并且已经结束的流程。
Ø列表、操作字段同“待办事项、任务”。
10）.我的邮件
Ø登陆用户邮箱。
Ø在个人门户获取并显示当前用户的新邮件数量。
11）.我的垃圾箱
Ø对于从已办事项中删除的条目进行列表显示，以便用户需要时进行查找。
Ø列表、操作字段同“待办事项、任务”。
2.4.3公文管理
公文管理模块包括公文的拟稿、审阅、修订、备案、转发以及来文接收、传阅；包括发文处理、收文处理、公文传输、公文催办、公文回执、公文归档等功能；同时提供电子签名、电子签章功能。
1）.撰写新公文/新业务表单
各级用户可根据实际需要撰写新公文/新业务表单（如进行工作单、公文、通知等），并可将扫描件、常用Office格式文件、甚至是系统里的公文作为新公文的附件。
新公文可以发送进入流程的下一个步骤。
2.4.4借阅管理
针对设计行业的特殊性，档案借阅功能尤为重要，结合档案管理模块，借阅管理实现针对成品、原档、地形图、底图和图书的借阅管理功能。
2.4.4.1借阅管理
通过成品档案、原始档案、地形图、底图档案和图书等台帐管理库存数量、借出数量和可借数量。
2.4.4.2借阅申请
通过通用借阅功能查询可借阅档案以及档案的库存数量、借出数量以及可借数量。
档案借阅查询可以通过类别、年份、关键字、密级、工程代号、卷册编号等信息组合查询。
对于选定的档案，点击“借阅”按钮提交借阅请求，借阅请求根据档案的密级、专业和借阅申请人所属的专业，系统自动选择工作流流向。
借阅申请根据需要通过审批后自动流转至档案借阅管理员处理，档案借阅管理员处理流程，系统同时更新借出数量和可借数量。
借阅归还档案时，档案借阅管理员在档案借阅管理界面选定对应借出记录，标记档案归还，并更新档案借出数量和可借数量。
申请借阅、审批借阅、借出、归还等操作，系统都详细的记录了时间和操作人，以便跟踪查询。
2.4.5客户信息
客户信息为平高协同办公平台的基础数据信息，客户信息主要用于查询和各功能系统的数据统一引用。
2.4.5.1客户信息管理
客户信息以单位客户信息为主，一个客户包括多个联系人。
客户分类：
客户、供应商、分包商等，可以根据需要添加分类。
2.4.5.2客户信息查询
查询客户及联系人信息，根据关键字、名称、区域、类型、电话等条件单独或组合查询。
2.4.6培训教育
制定年度培训计划，登记人员的培训信息并提供查询。
提供公司员工培训申请审批流程。
编制生成公司和部门年度员工培训计划。
记录员工培训信息。
检查公司和部门员工培训计划执行状况。
统计员工年度培训成果。
2.4.7设备和物资管理
设备物资管理包括设备管理和物资管理，物资管理侧重于耗材，重点功能包括：
Ø建立设备台帐和物资台帐
Ø反映设备的运行及库存情况
Ø设备折旧、报废统计
Ø设备出入库管理
Ø物资入库及分发领用清单
Ø根据需要可建立独立的设备库和物资库
2.4.8车辆管理
车辆管理主要是为了合理安排各处室用车要求的一个功能，对单位车辆进行统一管理。
由车辆管理员建立车辆库，然后根据单位员工的需要进行合理的调配、安排。
普通用户可以通过浏览器进行车辆的查询，包括查询车辆资料和具体使用安排。
能够满足用户提出用车申请、审批，相关领导审批、车队安排等一系列流程处理及功能操作。
除了满足车辆管理特有的业务需求外，还应完成相应的流转功能，主要流转的部门及完成的主要业务操作如下：
Ø用车申请
各部门提出用车申请，需列出用途、日期等情况。
如果是处室领导提出申请，则直接流给相关领导审批，否则，一般科员必须经过本处室领导的审批才能交给相关领导审批。
Ø相关领导审批
根据各处室提出的申请，给出意见，并转给车队执行。
领导应能看到车队车辆资源的现有情况。
Ø车队安排
根据相关领导提供的意见和标准，给出相应的用车安排，并反馈给提出申请的部门。
车队应能看到车辆资源的现有情况，系统应能进行车辆安排冲突检查。
2.4.9会议管理
会议管理提供一组以会议为中心的资源管理。
包括会议室管理、会议请示、会议室预定、会议通知、议题管理、会议纪要、会议查询
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