时间管理四个象限.docx

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时间管理四个象限

时间管理的四个象限

（2011-06-1308:

55:

47）

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育儿

优先管理（上）时间的四个象限

时间的管理根据紧急和重要的标准分为四个象限，第一象限是紧急并且重要的事情，第二象限是不紧急但是重要的事情，第三象限是紧急但不重要的事情，第四象限是既不紧急也不重要的事情。

人们对时间的利用，不外乎这四种情况，也就是说不外乎有这四种不同类型的事件，可以供你去选择和控制。

1.第一象限文化

这一象限的事情是紧急而重要的事情，是一定要优先去做的事情。

有些人做事不分轻重缓急，遇事就赶紧去做，不加考虑，这样的人看起来好想天天都有紧急的事情去做，其实是对第一象限紧急而重要的事情的错误理解。

【案例】

紧急的事情并不是经常出现、随时发生的。

发洪水危及到人们的生命财产安全就是紧急而重要的事情，水火无情，一旦发生洪水任何事情都变得不重要，抗洪救灾成了头等的大事。

一切力量和资源都要为优先处理这件事服务。

如果洪水发生在无人居住的地方，不会有人身和财产的损失，发洪水这件事就变得无关紧要。

企业要与美国的商贸界人士谈判，但没有人精通英文，找一个精通商务英语的翻译就成了紧急而重要的事情，翻译找不到会直接影响与外商谈判的可能性和进程。

如果在与外商谈判前就已经有了一个很好的翻译，寻找翻译也就不再是紧急而重要的事情了。

案例分析：

并不是所有的事情在任何情况下都会成为紧急而重要的事情。

只有在极少数的情况下，各种因素在同一个时空出现，相关条件具备时，这件事才可能成为第一象限中的事件。

不要为第一象限的事件忧心忡忡，因为，第一象限的事件并不会经常出现。

2.第二象限不紧急但非常重要

在四个时间象限中，最有价值的象限就是第二象限，也就是那些不紧急但重要的事情，而这些事情往往被人们所忽视。

【案例】

海啸的预警机制在东南亚海啸以前没有得到应有的重视，尽管人们早就认识到它能够有效疏散人员，转移财物。

在海啸没有发生的时候，海啸预警机制虽然并不需要紧急建立，但是它对于沿海国家来说非常重要。

海啸发生之前，海啸预警机制固然重要，但人们并不认为它需要马上设立，所以就忽视了这件非常重要的事情。

到海啸发生时，沿海国家由于没有事先设立海啸预警机制，致使信息沟通困难，各部门反应迟钝，造成了极其重大的生命财产损失。

案例分析：

海啸预警机制的建立并不紧急，但是对于沿海国家来说非常重要。

这件重要的事情如果不能“未雨绸缪”地完成，当与此相关的事情来临的时候，它的缺位必然会导致很大的损失。

【案例】

某外资企业向一个管理专家提出了一个问题。

他问这个管理专家，为什么同样的设备，同样的管理，我们本土的员工的工作效率，是你们的三倍多？

我们不断地对各级管理人员和工作人员进行培训，提高他们的执行力，提高他们的技能。

另外还通过绩效考核和奖惩激励机制，想办法去刺激他们，但效率为会么还是提不上不去？

于是，这个专家就到这个企业进行调查。

他发现问题不是出在管理和员工的素质上，而是出现在两种文化的冲突上，这个企业的本土文化和中国的文化发生了冲突。

后来这个专家给这个外资企业制定了一个方案，让这个企业用18个月来解决两种文化冲突的问题。

这个企业在这个方案的指导下，经过18个月的改革，企业效率明显提高，基本上达到了企业本土的效率。

案例分析：

企业文化的改变对于企业的效率提升来说并不是紧急的事件，如果企业文化制约企业效率提升，企业文化的改变就成了提高企业效率很重要的事情。

企业文化的改变与提高企业效率并不在同一个时空出现，它对于提高企业效率很重要，但并不紧急，因此，这一事件属于第二象限的事件。

3.第三象限可以简单比喻为美国西部牛仔现象

【案例】

美国西部的牛仔戴着牛仔帽，穿着牛仔服，横枪跨马，驰骋于茫茫的草原。

他们杀富济贫，打家劫舍，行侠仗义，扶危济困。

遇上什么事就管什么事，大有天下人管天下事的豪杰风范。

现在职场中的很多管理者，就变得像西部牛仔一样。

但他们每天不是横枪跨马驰骋于茫茫草原，而是带着公文包驰骋于茫茫的商场。

他们每天解决的事情很多，在他们看来也是非常的紧急，什么公司停电、工商局来检查、员工要辞职、客户要退货、原材料不足等各种各样的问题。

这些管理人员倒是很负责任，左冲右杀，把这些事情挨个处理，充分显示了个人的能力。

其实，公司停电、工商检查、客户退货、材料不足都有相应的部门来处理。

它们虽然紧急，但对于管理者并不是特别重要的事情。

案例分析：

这个案例告诉大家有些事情虽然紧急但是并不重要。

这些紧急但不重要的事情，处理起来要花费一定的时间，不过，这些事情处理完以后，不会给企业带来多大的收益。

4.第四象限文化

在这一象限内包含的是既不紧急也不重要的事情，用通俗一点的话说那些是消磨和打发时间的事情。

【案例】

我们到车站接人，但是火车晚点了，这时，我们只能找事情打发时间。

或者看报纸，或者坐在那里看过往的行人，或者什么也不做就在那里发呆。

这段时间里做的事情，既不紧急也不重要，而且，做完以后也不会有意义。

第四象限是一个完全没有必要进入的象限，进入它没有任何意义。

避免进入它的方法就是多留意对自己重要的事情，最好把它带在身边，当你没事可做的时候再去处理这些事情。

四个象限的区分

1.四个象限的界限

如果把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要的排列组合分成四个象限，这四个象限的划分有利于我们对时间进行深刻的认识及有效的管理。

紧急

不紧急

重

要

重大项目的谈判

紧急问题的处理

重要会议或工作

接待重要的人物

——必须的！

（第一象限）

愿景价值观的澄清

计划、准备、预防

学习、培训、休闲

陪客户逛大街

——重要的！

（第二象限）

不

重

要

无谓的电话、信件、

报告、会议、应酬

附和别人期望的事

打麻将偏偏三缺一

——无奈的！

（第三象限）

各种琐碎的闲杂事

无用的广告、函件

发呆、上网、闲聊

游荡、逃避性活动

——多余的!

（第四象限）

图4-1四个象限的区分

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　第一象限

这个象限包含的是一些紧急而重要的事情，这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重大性，无法回避也不能拖延，必须首先处理优先解决。

它表现为重大项目的谈判，重要的会议工作等。

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　第二象限

这一象限不同于第一象限，这一象限的事件不具有时间上的紧迫性，但是，它具有重大的影响，对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护，都具有重大的意义。

【案例】

未雨绸缪，这是我国古代的一个成语，它的意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗，以防备下雨的时候挨雨淋。

不下雨的时候并不需要急于修缮房屋门窗，修缮房屋门窗是不紧急的事情。

不漏雨的屋子对于雨天来说绝对的重要，这件事在不下雨的时候准备，才能够保证在下雨天也不影响工作的进行。

案例分析：

未雨绸缪是对第二象限事件管理的形象描述。

生活工作中好多重要的工作，都需要在事件出现之前做好准备，这就是制定计划的原因。

制定计划的目的是把那些重要而不紧急的事情，按部就班地高效完成。

因此要学会怎么样制定计划，怎么样做准备。

计划、准备、学习、培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。

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　第三象限

第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情，这些事情很紧急但并不重要，因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。

很多人认识上有误区，认为紧急的事情都显得重要，实际上，像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。

这些不重要的事件往往因为它紧急，就会占据人们的很多宝贵时间。

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　第四象限

第四象限的事件大多是些琐碎的杂事，没有时间的紧迫性，没有任何的重要性，这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间，是在浪费生命。

发呆、上网、闲聊、游逛，这是饱食终日无所事事的人的生活方式。

2.四个象限的关系

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　第一象限和第四象限是相对立的，而且是壁垒分明的，很容易区分。

第一象限是紧急而重要的事情，每一个人包括每一个企业都会分析判断那些紧急而重要的事情，并把它优先解决。

第四象限是既不紧急，又不重要的事情，有志向而且勤奋的人断然不会去做。

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第二象限和第三象限最难以区分，第三象限对人们的欺骗性是最大的，它很紧急的事实造成了它很重要的假象，耗费了人们大量的时间。

依据紧急与否是很难区分这两个象限的，要区分它们就必须借助另一标准，看这件事是否重要。

也就是按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性。

如果它重要就属于第二象限的内容；如果它不重要，就属于第三象限的内容。

3.走出第三象限

具有假象的第三象限因为它的紧急性往往使人们难以脱身，所以人们经常会跌进第三象限而无法自拔。

例如，打麻将的时候三缺一，只要一玩起来就很难脱身，而且要耗费很长的时间才能打出结果。

第一象限的事情必须优先去做，第四象限的事情人们不会去做。

第三象限的事情是没有意义的，但是又很难缠，因此，必须想方设法走出第三象限。

4.投资第二象限

第一象限的事情重要而且紧急，由于时间原因人们往往不能做得很好。

第二象限的事情很重要，而且会有充足的时间去准备，有充足的时间去做好。

可见，投资第二象限，它的回报才是最大的。

走出毫无意义的第三象限，把有限的时间投入到最具收益的第二象限去，不要再在第三象限做那些紧急但是不重要的无聊事情了。

【自检4-1】

为什么第二象限的投资回报最高？

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见参考答案4-1

压力与时间的关系（上）

压力与个人的关系说到底就是压力与时间的关系，时间的多少与压力有着直接的关系。

1.压力与时间的关系

越紧急的事情压力就越大，越不紧急的事情压力就越小，

【案例】

当人们浓缩自己生命的时候，假设自己的生命时间就剩下30天了，这时就会发现自己每天的生命都很有意义：

压力很大，有很多紧急的事情要做。

不到最后的时刻人不会这么想，总是觉得生命的时间很长。

“明日复明日，明日何其多”，无所谓的，再紧急的事情也要拖到明天去做，就这样时间一天天地过去，等时机已过，再后悔已经来不及了。

由此人们发现，不到生命的最后一段时间人不会感到有压力，就不会把一些重要的事件提前处理。

案例分析：

当一个人走到最后时刻的时候，当他觉得有很多重要的事情没有完成的时候，他就会感到有很大的压力。

当一个人富于青春的时候，他就不会有压力，他会把一些重要的事情拖到明天去做。

时间越少，紧急的事件越多，人感受到的压力就越大；时间越多，紧急事件又少，人感受到的压力就越小。

2.压力与表现的关系

人们在认识上往往存在一个误区：

认为压力越大表现越好

事实上，几乎没有人会在压力情况下表现得最好。

压力越大，紧急程度就越高，就会迫使人们加快办事的速度。

加快办事速度就会增加犯错误的几率。