办公会管理制度.docx

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办公会管理制度

院长办公会管理规定

一、范围

本文件规定了医院院长办公会的议事范围、议事原则、责任分工、工作流程、会议资料的编写及归档等要求。

本文件适用于院长办公会的管理。

二、总则

（一）院长办公会

院长办公会是医院领导集体研究决策医院重要事项，听取、审议、决定其他事项报告的会议。

（二）院长办公会议事范围

①涉及医院“三重一大”（即重大决策、重要人事任免、重大项目安排、大额度资金运作）的重要事项；

②需要院长办公会听取、审议、决定的其他事项。

1.重大决策事项

重大决策事项，是指依照《中华人民共和国公司法》《医院章程》《西飞医院“三重一大”决策实施办法》以及其他有关法律法规规定的应由院长办公会决议的事项。

2.其他应由院长办公会研究决定的重要事项。

（三）院长办公会议事原则

1.坚持实事求是，一切从实际出发的原则；

2.坚持民主集中，集体决策的原则。

严格按制度和流程办事，依据其职责、权限，对事项进行集体讨论和决定；

3.坚持科学决策的原则。

加强议题的前期调研和论证，对其可行性、潜在风险和预期效益作充分评估。

并广泛听取各方面意见，增强决策的科学性，避免决策失误；

4.坚持依法依规决策的原则。

遵循国家政策法规、党内规章制度和公司规章制度，保证决策的内容和程序合法合规。

（四）院长办公会的组织

1.院长办公会由院长或院长委托的其他领导班子成员主持召开。

2.正式参加人员由医院领导班子成员、办公室主任、医务科科长、质量控制科主任、护理部主任、经管科科长、总务科科长、门诊部主任、人力资源室主任组成。

3.必要时根据会议内容，由主持人确定其他列席人员。

4.原则上每两周召开一次会议，也可由主持人提议临时召开。

三、职责分工

（一）医院办公室

负责议题的征集、汇总和审查；负责会议的组织和准备（含会议通知、会议场所、设备和上会资料的归集）；负责会议签到、记录；编发会议纪要；负责会议决议的督办。

（二）职能部门

负责申报议题；征求相关部门、领导意见；负责编制上会汇报材料和议题论证报告，并在院长办公会上进行汇报；负责会议决议相关内容的执行和反馈。

（三）医院党委、纪委

负责对职能部门申报议题是否涉及党风廉政要求进行甄别，给出意见反馈。

（四）医院工会

负责对职能部门申报议题是否涉及职工利益进行甄别，并协助议题申报部门征求职工代表意见，给出意见反馈。

（五）参会人员

1.主持人：

决定需要上会的议题、会议时间，提出增加的列席人员；主持会议，具有对议题的表决权；负责批准会议纪要。

2.正式参会人员：

出席院长办公会成员，参与议题讨论，提出意见和建议，具有对议题的表决权。

3.列席会议人员：

列席院长办公会，参与议题讨论，接受提问，提出意见和建议。

四、院长办公会工作流程

流程名称：

院长办公会工作流程

院办主持人业务部门主管领导、相关

领导或相关

准

备

与

集

征

议

会

会

议

召

开

后

期

管

理

（一）议题征集与准备

1．各职能部门根据业务需要或领导指示，随时申报需要院长办公会决议的议题。

议题应符合本文规定的范围，并在部门业务管理权限之内。

2.议题申报部门事先做好与相关部门、业务分管领导、院长等的沟通，并在达成一致后方可申报。

3.议题申报部门填写《院长办公会申报表》（见附表A表A1），并编写议题汇报材料（Word或PPT版文档）。

必要时还应编写议题相关论证报告。

4.议题申报部门根据议题内容需要，连同议题相关资料送相关部门和领导审查，相关部门和领导在《院长办公会申报表》上签署意见，当相关部门和相关领导确定议题需要退回职能部门重新修改时，职能部门必须按新议题的程序方式重新申请。

5.签署完成的《院长办公会申报表》，连同议题汇报材料、论证报告、征求意见表等送办公室。

6.办公室对征集到的议题资料审查、汇总，报主持人审定。

7.办公室向议题申报部门发出回执，告知其议题是否上会，回执形式不限。

8.办公室组织会议准备

（1）提前1个工作日向参会人员发出会议通知（飞信通知），明确会议时间、地点、议题及会议要求；

（2）准备会议、会议设备及汇总资料，并落实参会人员等。

（二）会议召开

1.会议应有三分之二以上（含三分之二）正式参会人员到会方可进行，其中提出书面意见的正式参会人员视同参会。

参会人员除特殊情况请假获准外，不得缺席会议。

不能参加会议者，应在会前向会议主持人请假。

参会人员履行签到手续，签到表见附录A表A2。

2.由议题申报部门汇报议题议案，并报告可行性论证结论、各种征求意见和风险评估结论。

3.参会人员应充分讨论并分别发表意见，书面意见由办公室负责在会上传达。

在应参会的正式参会人员（含委托表决的正式参会人员）过半数同意的情况下，形成最终决策意见。

4.会议形成的决议或决定应符合国家法律、法规，党的方针政策和医院章程。

5.会议决策事项若存在严重分歧，可暂缓决策，留待会后进一步沟通、协商，并再次召开院长办公会讨论决策。

6.议题涉及并需要到会的部门列席会议人员在其相关议题讨论完毕后退席。

7.每次会议全部议题商议决策结束后，由办公室汇报前期会议决议事宜的完成情况。

8．参会人员应严格遵守纪律，会议讨论的相关内容或所做出的决定，未经许可，不得擅自散布泄露。

9.办公室负责会议记录。

记录应规范、完整和准确，内容和格式要求按附录A。

（三）后期管理

1.由办公室根据会议记录编写会议纪要，经办公室主任审核，主持人批准后，通过电子邮件或纸质版发给相关领导和部门。

会议纪要的格式按附录A表A3。

2.相关部门应按会议纪要完成相关工作，按一题一报的原则及时将执行情况反馈至办公室，并将完成情况填写在《院长办公会议决议执行情况反馈表》中，附录A表A4。

3.办公室对纪要的执行情况进行督办和汇总。

4.执行决议过程中如遇政策、法规调整，原决议、决定与之相悖时应停止执行，并由业务主管部门再次提请院长办公会审议。

5.在会议纪要最后一个节点的工作完成后10个工作内，由办公室编写会议决议执行情况报告，报主持人批准后向院长办公会报告。

附录A

（规范性附录）

院长办公会议题资料编写及格式要求

一、院长办公会议题申报表

（一）院长办公会议题申报表样表按表A1

表A1：

院长办公会议题申报表（A4幅面竖版、未按比例）

院长办公会议题申报表

议题名称

（1）

议题信息

申报部门：

汇报人：

预计汇报时长：

是否需要论证：

需可行性论证□

不需要论证□

（2）

议题类别：

报告事项□决策事项□

有关部门意见

（3）

是否征得主管院领导和主要领导意见

是否已征得主管领导同意：

是□否□

是否已征得主要领导同意：

是□否□（4）

是否有会前审阅文件

是□否□

发至院领导班子成员□办公会成员□（5）

申报部门负责人签字

（6）

（二）院长办公会议题申报标要求

1.院长办公会议题由各职能部门申报，一份申报表只能申报一项议题。

2.第

（1）栏：

议题名称应简单明了。

宜用“关于××××问题的提案”“关于××××的报告”。

3.第

（2）栏：

申报部门应为职能部门；汇报时长以分钟为单位；是否需要论证和议题类别由提出单位判断，并对应的方框内画“√”。

4.第（3）栏：

议题申报部门根据需要请相关部门领导签署意见。

（同意或不同意）

5.第（4）栏：

由申报部门根据实际情况在对应的方框内画“√”。

议题都应征得主管院领导同意后方能申报。

6.第（5）栏：

根据需要，如有需会前审阅的文件，应由申报部门将电子版报送办公室，办公室根据申报部门要求发至相关人员邮箱。

收到文件的部门和人员应注意文件的保密性，不得私自将文件外泄，该文件仅用做会前审阅。

7.第（6）栏：

所有栏目填写完成后由部门行政正职签名。

二、议题汇报材料

（一）议题汇报材料为Word版本与PPT版本。

（二）Word版按公文格式，原则上应竖版编排，在右下角标明页码，标题小二黑体，正文宋体四号，单倍行距。

（三）PPT版按中航工业要求，由办公室提供模板。

标题44号微软雅黑，加粗；汇报单位、汇报人、汇报日期24号微软雅黑，加粗；提纲内容28号微软雅黑，加粗，蓝色字；一级标题28号微软雅黑，加粗，白色字；2级标题24号微软雅黑，加粗，黑色字；议题内容20号微软雅黑，加粗，黑色字；表格内容，原则上使用20号微软雅黑，加粗，可适当调整。

（四）议题论证报告格式与Word版汇报材料相同。

三、会议签到表

会议签到表样见表2

表2会议签到表表样（A4幅面竖版、未按比例）

会签到表

序号

姓名

签字

序号

姓名

签字

注：

内容填写不下可续页。

四、会议记录要求

（一）会议记录需记录在由公司统一发放的记录本中，不得缺页或加页。

（二）详细记录会议时间、地点、主持人、记录人、参会人员姓名、请假人员姓名、会议议题和主要内容等。

（三）忠实记录参会人员对议题内容发言的意见。

（四）记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

五、会议纪要

（一）会议纪要表样见表A3

表3会议纪要表样（A4幅面横板、未按比例）

××××年第×次院长办公会纪要

编号：

（1）

批准

（2）

（4）

正式参会人员

审核

（3）

记录

时间

列席人员

地点

请假

序号

议题名称

汇报单位

汇报人

审议结果

会议要点

（5）

（6）

呈送：

发至：

（二）会议纪要编发要求

1.第

（1）栏：

会议纪要编号由办公室填写。

编号方法如下：

YZBGH（院长办公会代号）—××××（年代号）—×（序号，从1开始编写）

2.第

（2）栏：

会议纪要由主持人批准方可发出。

3.第（3）栏：

会议纪要由办公室主任审核。

4.第（4）栏：

院长办公会总体情况概述。

5.第（5）栏：

审议结果明确表明“通过”或“不通过”。

6.第（6）栏：

由办公室按会议记录编写会议纪要，每项议题都应有会议要点，要点描述要简洁明了，明确什么人在什么时候完成什么事项。

六、会议执行情况反馈资料

（一）会议执行情况反馈表样见表A4

表4会议执行情况反馈表表样（A4幅面横板、未按比例）

院长办公会决议执行情况反馈表

会议纪要编号：

序号

议题名称

决议内容

执行单位

执行情况反馈

执行确认

编制：

审核：

（二）会议执行情况编发要求

1.执行情况反馈表由执行单位编制，业务主管部门进行审核。

2.执行情况结果和所提供的证明资料满足决议要求，由办公室在反馈表上确认签名。

3.办公室对会议执行情况进行汇总，并在下次院长办公会上进行汇报。

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