行政管理工作手册.docx
《行政管理工作手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政管理工作手册.docx（311页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
行政管理工作手册
行
政
管
理
工
作
手
册
广东利海集团有限公司
人力行政中心行政部制
1
总则
第一章前台管理
第一节前台接待管理办法
第二节公司考勤管理办法
第三节信件收发管理办法
第四节清洁卫生管理办法
第五节工牌名片管理办法
第六节集团通讯管理办法
第七节会议室管理办法
第八节差旅票务住宿管理办法
第九节其他协办事项
第二章行政事务管理
第一节文档管理办法
第二节保密管理办法
第三节印章管理办法
第四节会议管理办法
第五节电子邮件管理办法
第六节部门经费管理办法
第七节公司证照管理办法
第八节公务接待管理办法
第三章总务后勤管理
第一节文明办公管理办法
第二节办公环境管理办法
第三节公司宿舍管理办法
第四节消防安保管理办法
第五节固定资产管理办法
第六节办公采购管理办法
第四章车辆管理
2
使用说明
一、内容及使用范围
本手册是利海集团行政部根据公司行政管理政策、制度，修订的行政管理工作手册，主要
用于各单位行政专职人员提供日常操作的参考、查询和政策指导。
二、内容更新
手册出台后，遇有政策、制度上的变更或流程上的增减，集团行政部会及时变更手册的相
关内容，当地公司行政部亦可根据当地的政策措施和实际管理作出调整或修改。
总则
一、行政部职能
行政部作为公司的综合办事部门，其核心主要包括以下三个方面。
（一）沟通职能。
充分沟通、清晰传达，协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。
（二）管理职能。
行政部担负着文件、证照办理、办公环境、公务接待、车辆、总务后勤、安
全保卫邓工作的管理。
（三）服务职能。
提供高质量服务，积极为各职能部门提供后勤保障支持。
具体职能如下：
1、
协助公司领导管理公司行政事务
对公司各项事务拥有请示权，包括其他部门的事务。
经公司领导授权或同意后拥有代位处理权。
召集及调动公司各部力量，主持对公司发展过程中出现的特殊时间、
专项问题进行处
理。
解决并处理公司各部门之间存在的管理不到位、分工不明晰的问题。
支持协调会议，
仲裁及防止各部门之间的冲突。
对公司整体发展和公司内部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，
在公司管理层
任何后负责落实实施。
组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其他综合性文稿、其
他以公司名义发言的文稿审核工作，严格按行文程序办理。
负责编写公司年度大事记。
2、
公章、文档管理
负责公司公章、档案资料的管理
3
负责公司文件上传下达工作。
负责各部门、各子公司联络人的召集与管理。
负责公司行政文书处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、
打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。
负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务知道。
整理建立公司的档案，统
一公司公文格式。
3、
负责公司各种证照的办理、保管、年审、变更工作。
公司各类证照的工商登记、注册、年审、变更、注销、外接、保管等工作。
负责公司领导的出入境证照办理。
4、
公关职能
代表本项目公司对外开展公开活动。
负责树立公司良好的形象。
负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系、沟通工作。
参与公司重大新闻发布会组织筹备工作，接待重要宾客的来访。
5、
前台管理
负责公司电话总结接听、转接。
公司来访客户接待。
员工考勤管理工作。
员工差旅票务住宿管理工作。
负责公司的报刊征订工作，以及报刊、信件收发，电话传真的转接及传达。
6、
总务后勤管理
文明办公检查，负责公司日常办公环境、清洁卫生的管理。
发现并消除公司的安全隐患，保证员工和客人在公司内的安全。
公司文体活动组织。
负责公司办公用品的购买、管理、发放。
负责公司员工宿舍的管理工作。
7、
车辆管理
负责公司车辆的购置、使用、驾驶与维修保养，
负责车辆的各项费用管理，包括：
养路费、保险、路桥、汽油、年审费用等。
4
二、行政部组织架构图
经理
主管
车
前
总
行
队
台
务
政
后
事
勤
务
三、行政经理岗位说明书
利海集团行政经理岗位说明书
第一部分
基本资料
职位名称
行政经理
所在部门
行政部
直接上级
公司总经理
下级职位
行政主管
可晋升的职位
总经理助理
可轮换的职位
—
岗位定员
1人
填写日期
2008-7-30
第二部分
工作描述
2.1职责概要：
负责公司接待、办公、安全保卫、后勤总务、公关等行政管理工作的组织实施，执行公司行政管理工作各项制度、规划。
2.2岗位职责：
日常主要工作
权限（可多选√）
序
日常主要
占总工作时
日常工作任务
经
审
批
号
工作职责
间的百分比
备注
办
核
准
5
1行政管理工作
40%
2后勤管理工作
40%
3公关事务工作
20%
4
5
1.组织制定及实施行政工作发展规划与部门工作计划。
2.依照公司经营策略，编制行政管理制度及管理办法，并制定相关的行政工作流程。
3.监督各部门的管理工作。
4.召集及调动公司资源，主持对公司发展过程中出现的特殊事件、专项问题进行处理。
5.对公司整体发展和公司内部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层认可后负责落实实施。
6.协助公司领导处理突发性事件。
1.监督各种后勤管理项目的执行进度。
2.依照公司的发展方向，不断完善、创新后勤管理工作流程。
3.选择和评估后勤服务的供应商，安排购置、调配和管理公司办公设备。
4.加强公司信息化建设的力度。
5.负责公司的企业文化宣传，增加员工的凝聚力。
6.编制行政费用预算方案，并审核监督各部门实施情况，提出成本控制建议。
1.代表公司开展公关活动。
2.组织策划公司整体性的公关活动，负责公司的部分外联工作；负责树立公司良好形象。
3.负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系、沟通工作。
4.参与组织公司新闻发布会筹备工作。
接待重要宾客的来访。
5.接待重要业务单位的来访。
临时工作
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√√
√
权限（可多选√）
序
占总工作时
号
临时工作职责
间的百分比
合理化建议或创新
1%
提案
2
临时工作任务
经
审
批
备注
办
核
准
完善公司行政管理制度，依照公司的经营策略，提
√
出合理的建议和方案。
6
2.3考核指标：
1.不发生行政工作流程混乱。
2.不发生行政管理方面的重大投诉。
3.不发生后勤管理的重大投诉。
4.预算变动率不超过10％
2.4工作协调关系：
公司内部
协调关系
公司外部
协调关系
岗位/机构
协调不力会对己方与
（按频繁程度次序列
主要协调内容
对方造成何种影响
举）
部
1.
工作效率低。
门本部所有员工
1.
行政管理及后勤管理工作。
2.
后勤服务没跟上。
内
部
1.
行政管理工作。
1.
工作流程混乱。
门其他部门
2.
协调部门关系。
1.
部门冲突。
外
1、政府各职能部门。
如工商管理部门、出入境管理部门、当地公安部门及交通部门等。
2、中国移动及中国电信运营商。
3、各后勤采购供应商。
第三部分
任职资格要求
3.1知识要求：
基本胜任本岗位所需的最低学历：
本科及以上学历
教育
基本胜任本岗位的专业：
1、企业管理2、行政管理3、工商管理4、人力资源管理
（1）胜任本职岗位所需要的专业知识：
1、综合行政管理知识
2、现代的人力资源管理知识。
专业技
（2）胜任本职岗位所需要的专业技能：
1、公共关系管理，
2、优秀的公文写作技能。
术知识
（3）资格与证书：
无特殊要求。
重要性
迫切性
培训项目
培训内容
培训方式
（一般/重要/非常重
（不迫切/一般/迫
培训
要）
切/非常迫切）
经历
商务礼仪
重要
一般
公共关系技巧/
重要
一般
谈判技巧
电脑
软件。
熟练操作office
技能
外语
国家四级，英语交流流畅。
水平
3.2
经历要求：
工作经历
最低时间要求（年）
房地产行政管理工作经验
5年或以上
3.3
能力要求：
7
能力
理解判
断能力
组织协
调能力
决策
能力
开拓
能力
社会活
动能力
语言文
学能力
业务实
施能力
其他特
别素质
选出本岗位需要该
定义
能力的最低要求级别
1
2
3
4
5
低较低一般较高
高
对有关制度、政策、目标任务的认识与领会
程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的
5
分析、综合与判断能力
组织本部门人员开展工作以及与有关部门人
5
员协同工作的能力
从整体出发，对方向性、全局性的重大问题
5
进行决断的能力
对某一业务或工作领域进行研究、开发、创
4
新、改革的能力
为开展工作在社会交往、人际关系方面应具
5
有的活动能力
在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、
情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应
4
具有的文字和口头语言表达能力
在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工
作业务，解决实际问题的能力
5
由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：
工作仔细有责任心，能承受一定的工作压力；
本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴
（根据既往工作经验填写）
8
第一章前台管理
利海集团前台文员岗位说明书
第一部分基本资料
职位名称
前台文员
所在部门
行政部
直接上级
行政主管
下级职位
无
可晋升的职位
行政主管
可轮换的职位
总务或行政专员
岗位定员
至少1人
填写日期
2008-7-30
第二部分
工作描述
2.1
职责概要：
负责公司电话总机接听、转接，公司来访客户接待，员工考勤管理，以及其他的后勤协作工作等。
2.2
岗位职责：
日常主要工作
权限（可多选√）
序
日常主要
占总工作时
日常工作任务
经
审
批
号
工作职责
间的百分比
备注
办
核
准
1.
以礼貌用语接听来电和转接电话，
若需要找的人
不在，负责记录留言或回电话号码；
1
来访接待工作
2.
掌握公司概况，能够回答客人提出的一般问题，
30％
√
提供常规的非保密信息，如销售电话等。
3.
接待来访客人，领到位置，端送茶水，并进行来
访客人登记。
1.
执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、
外出登记、监督员工刷卡、收集员工考勤补单
2
公司考勤管理
10％
√
2.
统计每月的考勤情况，月初5号前汇总后交财务
部计算工资；
2.
负责公司所有来往信件的收发工作；
；
3.
销毁过期没人认领的信涵；
3
信件收发管理
4.
分配好各中心订阅的书籍、报纸，来访信件等；
5％
每天更换公共区域的报纸；
√
5.
6.
定期更换公共区域的杂志、书刊；
7.
定期清理过期报刊。
1.
定时检查卫生间的洗手液及卫生纸，保证使用；
4
清洁卫生管理
5％2.
依照清洁卫生服务合同的清洁细则，
监督并催促√
清洁工完成当天的清洁工作；
1.
及时更新员工通信信息。
5
集团通讯管理
2.
收集及审核各地区公司、子公司通信录。
5％
集团短号集群网办理。
√
3.
4.
定期发布公司通讯录。
9
6会议室管理
5％
差旅票务住宿管
720％
理
8后勤、公共服务
10％
序
占总工作时
号
临时工作职责
间的百分比
1建议投诉5％
2文档工作5％
2.3考核指标：
投诉每月不超过3次。
1.负责会议室的日常维护管理，包括：
设备、装修、
家具等。
√
2.负责会议室的预定工作。
1.负责公务出差员工的票务办理工作。
2.
负责公务来访员工和客人的住宿安排。
√
1.
负责员工的工牌、名片制作。
2.
公司放行条办理。
3.
负责领导的订餐工作。
4.
协助公司总务进行办公维护管理。
√
5.留意桶装水饮用情况，及时订购饮用水，保证员工饮水资源，定期清洗洗手机，保证饮用水的质量。
6.人事招聘协作工作。
临时工作
权限（可多选√）
临时工作任务
经
审
批
办
核
备注
准
客户来电建议、投诉等及时反馈给相关负责人。
√
负责文件与其他资料的打印、复印、校对等工作。
√
2.4工作协调关系：
公司内部
协调关系
公司外部
协调关系
岗位/机构
协调不力会对己方与
（按频繁程度次序列
主要协调内容
对方造成何种影响
举）
部
后勤管理、维护、供应、服
门
总务专员
协助总务专员进行办公维护管理
务工作断层
内
部
各业务部门的后勤工作申办
门
各部文员
各项前台后勤业务办理
断层。
外
1.信件快递公司、邮局－信件收发、订阅
2.快餐店。
－领导订餐
3.印刷供应商－工牌、名片制作
4.清洁维护公司－清洁卫生
5.票务公司、酒店－出差票务住宿
6.大厦物业公司－办公维护
7.中国移动公司－短号集群网办理
8.饮用水供应商－饮用水订购
10
第三部分
任职资格要求
3.1知识要求：
基本胜任本岗位所需的最低学历：
大专
教育
基本胜任本岗位的专业：
1.
物业管理、2.
客户服务
（1）胜任本职岗位所需要的专业知识：
1.
物业管理、2.
客户服务
专业技
（2）胜任本职岗位所需要的专业技能：
1.
外语
术知识
（3）资格与证书：
物业管理员上岗证
培训
重要性
迫切性
培训项目
培训内容
培训方式
（不迫切/一般/迫切/
（一般/重要/非常重要）
经历
非常迫切）
物业管理
君林天下金钥匙服务
实习
重要
迫切
电脑
熟悉OFFICE操作，及OUTLOOK邮件收发。
技能
外语
2
级，能够进行简单的英语会话
水平
3.2经历要求：
工作经历
酒店物业前台工作相关经验
3.3能力要求：
能力定义
对有关制度、政策、目标任务的认识与领会理解判程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的
断能力
分析、综合与判断能力
组织协组织本部门人员开展工作以及与有关部门人调能力员协同工作的能力
决策从整体出发，对方向性、全局性的重大问题能力进行决断的能力
开拓对某一业务或工作领域进行研究、开发、创能力新、改革的能力
社会活为开展工作在社会交往、人际关系方面应具动能力有的活动能力
在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、
语言文情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应学能力
具有的文字和口头语言表达能力
最低时间要求（年）
1年
选出本岗位需要该
能力的最低要求级别
本岗位任职者需要应用
12345
到该能力的工作范畴
（根据既往工作经验填写）
低较低一般较高
高
3
3
3
3
3
4
11
业务实
在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工
4
施能力
作业务，解决实际问题的能力
其他特
由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：
别素质
谈吐大方得体，做事细心。
12
第一节前台接待管理办法
第一条、形象礼仪
1、仪容：
仪容要整洁大方，显示出个人的工作自信心，衣着要大方得体，个人卫生方面也要严格要求自己。
具体礼仪要求如下：
总体要求大方整洁，职业
1、头发梳理整齐，避免由头皮屑出现，严禁发型及颜色过于夸张。
2、勤修指甲，不留长，不留污垢，严禁在前台范围内修剪。
细节要求3、香水味道不宜浓烈。
4、女性上班期间应化淡妆，严禁前台范围内化妆。
5、不戴墨镜或变色镜。
2、仪表：
前台文员工作期间一律穿着工作服或职业装，具体要求如下：
服装的修饰与整体协调一致，饰品要自然适度，把握分寸，表现出个人的气质
总体要求
素养
1、西装：
款式简洁、单色深色为宜，西裤长度应正好触及鞋面，注意配搭。
2、领带：
颜色与西装和衬衫协调，要干净、平整，长度核实，领带尖应恰好
男士着装触及皮带扣，领带宽度与西装翻领的宽度和谐。
要求3、衬衫：
款式与领带外套协调，注意领口和袖口要干净。
4、鞋：
黑色，注意保持鞋子的光亮及干净。
5、袜子：
黑色，宁长勿短，以坐下不露出小腿为宜。
1、保持衣服平整，服饰不要过于华丽。
2、袜子颜色协调，以透明近似肤色或与服装搭配得当为好。
女士着装3、饰品要适量，同一色系，注意整体的服饰配搭。
要求4、穿着适中的高跟皮鞋。
4、严禁穿着紧身、暴露服装，如：
短裤、超短裙、紧身裤、牛仔服、拖鞋等
均不得在上班时间穿着。
13
3、仪态：
前台文员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪。
谈话时，要面对对方，保持一定的距离。
每次目光接触的时间不要超过三秒钟。
交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜。
行走时，尽量保持身体的挺直，不可歪斜。
手中也不能玩弄物品。
行走靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。
在行走的过程中，应避免吃东西、整理衣服等行为。
上下楼梯时，应尊者、女士先行。
多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。
手势运用，一定要柔和，但不能拖泥带水。
第二条、语言礼仪
1、与客人交谈，首先保持站姿端正，无任何小动作，禁止在座位上与客人交谈。
2、正面对着客人，自然大方，态度亲切、诚恳。
3、谈话时必须注意语音、语调、语速及节奏感。
4、正确提及客人姓名并在后面加上先生、小姐等称呼用语。
第三条、迎接礼仪
1、有客人来访，应主动与之招呼，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度，停止手上的所
有工作，即使正在打电话也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。
2、主动热情问候客人：
打招呼时，应轻轻点头
升级会员 