行政管理工作手册.docx

1、行政管理工作手册行政管理工作手册广东利海集团有限公司人力行政中心行政部 制1总则第一章 前台管理第一节 前台接待管理办法第二节 公司考勤管理办法第三节 信件收发管理办法第四节 清洁卫生管理办法第五节 工牌名片管理办法第六节 集团通讯管理办法第七节 会议室管理办法第八节 差旅票务住宿管理办法第九节 其他协办事项第二章 行政事务管理第一节 文档管理办法第二节 保密管理办法第三节 印章管理办法第四节 会议管理办法第五节 电子邮件管理办法第六节 部门经费管理办法第七节 公司证照管理办法第八节 公务接待管理办法第三章 总务后勤管理第一节 文明办公管理办法第二节 办公环境管理办法第三节 公司宿舍管理办法第

2、四节 消防安保管理办法第五节 固定资产管理办法第六节 办公采购管理办法第四章 车辆管理2使用说明一、内容及使用范围本手册是利海集团行政部根据公司行政管理政策、制度，修订的行政管理工作手册，主要用于各单位行政专职人员提供日常操作的参考、查询和政策指导。二、内容更新手册出台后，遇有政策、制度上的变更或流程上的增减，集团行政部会及时变更手册的相关内容，当地公司行政部亦可根据当地的政策措施和实际管理作出调整或修改。总则一、行政部职能行政部作为公司的综合办事部门，其核心主要包括以下三个方面。（一）沟通职能。充分沟通、清晰传达，协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。（二）管理职能。行政部担负着文件、证

3、照办理、办公环境、公务接待、车辆、总务后勤、安全保卫邓工作的管理。（三）服务职能。提供高质量服务，积极为各职能部门提供后勤保障支持。具体职能如下：1、协助公司领导管理公司行政事务对公司各项事务拥有请示权，包括其他部门的事务。经公司领导授权或同意后拥有代位处理权。召集及调动公司各部力量， 主持对公司发展过程中出现的特殊时间、专项问题进行处理。解决并处理公司各部门之间存在的管理不到位、分工不明晰的问题。支持协调会议，仲裁及防止各部门之间的冲突。对公司整体发展和公司内部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层任何后负责落实实施。组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其他综

4、合性文稿、其他以公司名义发言的文稿审核工作， 严格按行文程序办理。 负责编写公司年度大事记。2、公章、文档管理负责公司公章、档案资料的管理3负责公司文件上传下达工作。负责各部门、各子公司联络人的召集与管理。负责公司行政文书处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务知道。整理建立公司的档案，统一公司公文格式。3、负责公司各种证照的办理、保管、年审、变更工作。公司各类证照的工商登记、注册、年审、变更、注销、外接、保管等工作。负责公司领导的出入境证照办理。4、公关职能代表本项目公司对外开展公开活动。

5、负责树立公司良好的形象。负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系、沟通工作。参与公司重大新闻发布会组织筹备工作，接待重要宾客的来访。5、前台管理负责公司电话总结接听、转接。公司来访客户接待。员工考勤管理工作。员工差旅票务住宿管理工作。负责公司的报刊征订工作，以及报刊、信件收发，电话传真的转接及传达。6、总务后勤管理文明办公检查，负责公司日常办公环境、清洁卫生的管理。发现并消除公司的安全隐患，保证员工和客人在公司内的安全。公司文体活动组织。负责公司办公用品的购买、管理、发放。负责公司员工宿舍的管理工作。7、车辆管理负责公司车辆的购置、使用、驾驶与维修保养，负责车辆的各项费用管理，包括：养路费、保

6、险、路桥、汽油、年审费用等。4二、行政部组织架构图经理主管车前总行队台务政后事勤务三、行政经理岗位说明书利海集团行政经理岗位说明书第一部分基本资料职位名称行政经理所在部门行政部直接上级公司总经理下级职位行政主管可晋升的职位总经理助理可轮换的职位岗位定员1 人填写日期2008-7-30第二部分工作描述2.1 职责概要：负责公司接待、办公、安全保卫、后勤总务、公关等行政管理工作的组织实施，执行公司行政管理工作各项制度、规划。2.2 岗位职责：日常主要工作权限（可多选）序日常主要占总工作时日常工作任务经审批号工作职责间的百分比备注办核准51行政管理工作40%2后勤管理工作40%3公关事务工作20%4

7、51.组织制定及实施行政工作发展规划与部门工作计划。2.依照公司经营策略，编制行政管理制度及管理办法，并制定相关的行政工作流程。3.监督各部门的管理工作。4.召集及调动公司资源，主持对公司发展过程中出现的特殊事件、专项问题进行处理。5.对公司整体发展和公司内部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层认可后负责落实实施。6.协助公司领导处理突发性事件。1.监督各种后勤管理项目的执行进度。2.依照公司的发展方向，不断完善、创新后勤管理工作流程。3.选择和评估后勤服务的供应商，安排购置、调配和管理公司办公设备。4.加强公司信息化建设的力度。5.负责公司的企业文化宣传， 增加员工的凝聚力。6

8、.编制行政费用预算方案，并审核监督各部门实施情况，提出成本控制建议。1.代表公司开展公关活动。2.组织策划公司整体性的公关活动，负责公司的部分外联工作；负责树立公司良好形象。3.负责公司对外有关单位、 政府职能部门的联系、沟通工作。4.参与组织公司新闻发布会筹备工作。接待重要宾客的来访。5.接待重要业务单位的来访。临时工作 权限（可多选）序占总工作时号临时工作职责间的百分比合理化建议或创新1 %提案2临时工作任务经审批备注办核准完善公司行政管理制度，依照公司的经营策略，提出合理的建议和方案。62.3 考核指标：1.不发生行政工作流程混乱。2.不发生行政管理方面的重大投诉。3.不发生后勤管理的重

9、大投诉。4.预算变动率不超过 102.4 工作协调关系：公司内部协调关系公司外部协调关系岗位/机构协调不力会对 己方 与（按频繁程度次序列主要协调内容对方造成何种影响举）部1.工作效率低。门 本部所有员工1.行政管理及后勤管理工作。2.后勤服务没跟上。内部1.行政管理工作。1.工作流程混乱。门 其他部门2.协调部门关系。1.部门冲突。外1、政府各职能部门。如工商管理部门、出入境管理部门、当地公安部门及交通部门等。2、中国移动及中国电信运营商。3、各后勤采购供应商。第三部分任职资格要求3.1 知识要求：基本胜任本岗位所需的最低学历：本科及以上学历教育基本胜任本岗位的专业：1、企业管理 2 、行政

10、管理 3 、工商管理 4 、人力资源管理（ 1）胜任本职岗位所需要的专业知识：1、综合行政管理知识2 、现代的人力资源管理知识。专业技（ 2）胜任本职岗位所需要的专业技能：1、公共关系管理，2、优秀的公文写作技能。术知识（ 3）资格与证书：无特殊要求。重要性迫切性培训项目培训内容培训方式（一般 / 重要 / 非常重（不迫切 /一般/迫培训要）切 / 非常迫切）经历商务礼仪重要一般公共关系技巧 /重要一般谈判技巧电脑软件。熟练操作 office技能外语国家四级，英语交流流畅。水平3.2经历要求：工作经历最低时间要求（年）房地产行政管理工作经验5 年或以上3.3能力要求：7能力理解判断能力组织协调

11、能力决策能力开拓能力社会活动能力语言文学能力业务实施能力其他特别素质选出本岗位需要该定义能力的最低要求级别12345低较低一般较高高对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的5分析、综合与判断能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人5员协同工作的能力从整体出发，对方向性、全局性的重大问题5进行决断的能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创4新、改革的能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具5有的活动能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应4具有的文字和口头语言表达能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解

12、决实际问题的能力5由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：工作仔细有责任心，能承受一定的工作压力；本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴（根据既往工作经验填写）8第一章 前台管理利海集团前台文员岗位说明书第一部分 基本资料职位名称前台文员所在部门行政部直接上级行政主管下级职位无可晋升的职位行政主管可轮换的职位总务或行政专员岗位定员至少 1人填写日期2008-7-30第二部分工作描述2.1职责概要：负责公司电话总机接听、转接，公司来访客户接待，员工考勤管理，以及其他的后勤协作工作等。2.2岗位职责：日常主要工作权限（可多选）序日常主要占总工作时日常工作任务经审批号工作职责间的百分比备注办

13、核准1.以礼貌用语接听来电和转接电话，若需要找的人不在，负责记录留言或回电话号码；1来访接待工作2.掌握公司概况，能够回答客人提出的一般问题，30提供常规的非保密信息，如销售电话等。3.接待来访客人，领到位置，端送茶水，并进行来访客人登记。1.执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记、监督员工刷卡、收集员工考勤补单2公司考勤管理102.统计每月的考勤情况， 月初 5 号前汇总后交财务部计算工资；2.负责公司所有来往信件的收发工作；3.销毁过期没人认领的信涵；3信件收发管理4.分配好各中心订阅的书籍、报纸，来访信件等；5每天更换公共区域的报纸；5.6.定期更换公共区域的杂志、书刊；7.

14、定期清理过期报刊。1.定时检查卫生间的洗手液及卫生纸，保证使用；4清洁卫生管理52.依照清洁卫生服务合同的清洁细则，监督并催促 清洁工完成当天的清洁工作；1.及时更新员工通信信息。5集团通讯管理2.收集及审核各地区公司、子公司通信录。5集团短号集群网办理。3.4.定期发布公司通讯录。96会议室管理5差旅票务住宿管7 20理8 后勤、公共服务10序占总工作时号临时工作职责间的百分比1 建议投诉 52 文档工作 52.3 考核指标：投诉每月不超过 3 次。1.负责会议室的日常维护管理， 包括：设备、装修、家具等。 2.负责会议室的预定工作。1.负责公务出差员工的票务办理工作。2.负责公务来访员工和

15、客人的住宿安排。1.负责员工的工牌、名片制作。2.公司放行条办理。3.负责领导的订餐工作。4.协助公司总务进行办公维护管理。5.留意桶装水饮用情况， 及时订购饮用水， 保证员工饮水资源， 定期清洗洗手机， 保证饮用水的质量。6.人事招聘协作工作。临时工作权限（可多选）临时工作任务经审批办核备注准客户来电建议、投诉等及时反馈给相关负责人。 负责文件与其他资料的打印、复印、校对等工作。 2.4 工作协调关系：公司内部协调关系公司外部协调关系岗位/机构协调不力会对 己方 与（按频繁程度次序列主要协调内容对方造成何种影响举）部后勤管理、维护、供应、服门总务专员协助总务专员进行办公维护管理务工作断层内部

16、各业务部门的后勤工作申办门各部文员各项前台后勤业务办理断层。外1.信件快递公司、邮局 信件收发、订阅2.快餐店。 领导订餐3.印刷供应商 工牌、名片制作4.清洁维护公司 清洁卫生5.票务公司、酒店 出差票务住宿6.大厦物业公司 办公维护7.中国移动公司 短号集群网办理8.饮用水供应商 饮用水订购10第三部分任职资格要求3.1 知识要求：基本胜任本岗位所需的最低学历：大专教育基本胜任本岗位的专业：1.物业管理、 2.客户服务（ 1）胜任本职岗位所需要的专业知识：1.物业管理、 2.客户服务专业技（ 2）胜任本职岗位所需要的专业技能：1.外语术知识（ 3）资格与证书：物业管理员上岗证培训重要性迫切

17、性培训项目培训内容培训方式（不迫切 /一般/迫切/（一般 / 重要 / 非常重要）经历非常迫切）物业管理君林天下金钥匙服务实习重要迫切电脑熟悉 OFFICE操作，及 OUTLOOK邮件收发。技能外语2级，能够进行简单的英语会话水平3.2 经历要求：工作经历酒店物业前台工作相关经验3.3 能力要求：能力 定义对有关制度、政策、目标任务的认识与领会理解判 程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的断能力分析、综合与判断能力组织协 组织本部门人员开展工作以及与有关部门人调能力 员协同工作的能力决策 从整体出发，对方向性、全局性的重大问题能力 进行决断的能力开拓 对某一业务或工作领域进行研究、开发、创能力

18、 新、改革的能力社会活 为开展工作在社会交往、人际关系方面应具动能力 有的活动能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、语言文 情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应学能力具有的文字和口头语言表达能力最低时间要求（年）1 年选出本岗位需要该能力的最低要求级别本岗位任职者需要应用12345到该能力的工作范畴（根据既往工作经验填写）低较低一般较高高33333411业务实在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工4施能力作业务，解决实际问题的能力其他特由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：别素质谈吐大方得体，做事细心。12第一节 前台接待管理办法第一条、 形象礼仪1、 仪容：仪容要整洁大方，显

19、示出个人的工作自信心，衣着要大方得体，个人卫生方面也要严格要求自己。具体礼仪要求如下：总体要求 大方整洁，职业1、头发梳理整齐，避免由头皮屑出现，严禁发型及颜色过于夸张。2、勤修指甲，不留长，不留污垢，严禁在前台范围内修剪。细节要求 3、香水味道不宜浓烈。4、女性上班期间应化淡妆，严禁前台范围内化妆。5、不戴墨镜或变色镜。2、 仪表：前台文员工作期间一律穿着工作服或职业装，具体要求如下：服装的修饰与整体协调一致，饰品要自然适度，把握分寸，表现出个人的气质总体要求素养1、西装：款式简洁、单色深色为宜，西裤长度应正好触及鞋面，注意配搭。2、领带：颜色与西装和衬衫协调，要干净、平整，长度核实，领带尖

20、应恰好男士着装 触及皮带扣，领带宽度与西装翻领的宽度和谐。要求 3、衬衫：款式与领带外套协调，注意领口和袖口要干净。4、鞋：黑色，注意保持鞋子的光亮及干净。5、袜子：黑色，宁长勿短，以坐下不露出小腿为宜。1、保持衣服平整，服饰不要过于华丽。2、袜子颜色协调，以透明近似肤色或与服装搭配得当为好。女士着装 3、饰品要适量，同一色系，注意整体的服饰配搭。要求 4、穿着适中的高跟皮鞋。4、严禁穿着紧身、暴露服装，如：短裤、超短裙、紧身裤、牛仔服、拖鞋等均不得在上班时间穿着。133、 仪态：前台文员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪。谈话时，要面对对方，保持一定的距离。每次目光接触的时

21、间不要超过三秒钟。交流过程中用 60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜。行走时，尽量保持身体的挺直，不可歪斜。手中也不能玩弄物品。行走靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吃东西、整理衣服等行为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。手势运用，一定要柔和，但不能拖泥带水。第二条、 语言礼仪1、 与客人交谈，首先保持站姿端正，无任何小动作，禁止在座位上与客人交谈。2、 正面对着客人，自然大方，态度亲切、诚恳。3、 谈话时必须注意语音、语调、语速及节奏感。4、 正确提及客人姓名并在后面加上先生、小姐等称呼用语。第三条、 迎接礼仪1、 有客人来访，应主动与之招呼，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度，停止手上的所有工作， 即使正在打电话也要对来客点头示意， 但不一定要起立迎接， 也不必与来客握手。2、 主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头