程序.docx
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程序
海宁明帅照明科技有限公司
程序文件
（依据GB/T19001-2008idtISO9001：
2008）
文件编号：
Q/MS-2-A
版本号：
A
分发号：
07
持有者：
认证公司
受控状态：
受控
编写：
白庆增
审核：
吴新罗
批准：
李达明
颁布日期：
2015/01/10生效日期：
2015/01/20
目录
序号
程序文件编号
程序文件名称
页码
01
Q/MS-2-423-A
文件控制程序
4
02
Q/MS-2-424-A
记录控制程序
6
03
Q/MS-2-822-A
内部审核控制程序
7
04
Q/MS-2-83-A
不合格品控制程序
9
05
Q/MS-2-85-A
纠正和预防措施控制程序
10
06
Q/MS-2-56-A
管理评审控制程序
12
程序文件修改控制
章节号
修改内容摘要
修改人/日期
审核/人日期
批准人/日期
文件控制程序（Q/MS-2-423-A）
1目的
为确保所有文件的使用者都能及时获得适用文件的有效版本，对文件和资料进行控制，使所有使用文件和资料的场所，都能得到相应有效版本，并及时收回无效或作废文件，以保证达到产品质量目标和促进质量管理体系的有效运行。
2范围
本公司各部门的外部文件及内部文件的控制。
3职责
（1）办公室负责本公司文件的综合管理。
（2）管理者代表、总经理负责对本公司级文件的审核、批准。
（3）各部门负责本部门文件的编制、审核、批准。
4管理程序
4.1外来文件
4.1.1法律、法规、标准、上级公文
（1）法律、法规、标准等文件由办公室负责收集、购买、建立“文件一览表”，并将文件分发到文件的使用部门。
办公室定期（每年）、不定期查询该类文件的最新版本并及时更换，各部门均有责任查询本部门该类文件的版本有效性，并及时通知办公室。
（2）上级公文由办公室统一收集、发送或呈报本公司领导批阅，办公室做好公文的收发登记，收发内容包括：
文件名、发文单位、文件数量、发文时间、收文时间、收文人、转发时间、转发部门、转发数量。
上级公文如需保存，各部门阅后统一送交办公室收存。
4.1.2合同文件
（1）材料及设备的采购由供销科负责，采购文件包括：
采购合同、设备资料、材料供方的相关资料等。
采购合同需经总经理批准，采购合同由供销科保管，设备资料、材料供方资料（企业简介、证明）由供销科保管并建立“文件一览表”，同时报送办公室备案登记。
（2）供销科负责与顾客签订销售合同，重大合同需经总经理批准。
合同文件、顾客提交的资料（对产品的要求、数量）由供销科负责保管、移交，顾客提交的资料由供销科初步验证合格后移交生产科。
4.2内部文件
（1）质量手册、程序文件、本公司管理制度由总经理、管理者代表组织各部门骨干编制，管理者代表审核，总经理批准。
（2）各部门内部使用文件由各部门自行编制，技术文件由品技科编制，部门负责人审核、批准。
各部门建立各自的“文件一览表”，每年更新一次，并报办公室备案登记。
（3）内部文件由办公室建立“文件一览表”，负责文件的印制、发放、回收、销毁。
（4）办公室统一规定本公司文件的编号规则，外部文件不进行编号，质量手册编号为：
Q／MS-1-A；程序文件汇编编号为：
Q／MS-2-A；单个程序文件编号为：
Q／MS-2-XXX-A；本公司管理制度及作业指导编号为：
Q／MS-3-YYY-A。
编号中的Q代表质量管理体系；MS代表本公司名称；1代表第一层文件；2代表第二层文件；3代表第三层文件；A代表版本号；XXX代表ISO9001：
2008标准中的相应条款号；YYY代表文件的流水号。
记录编号：
QR-423-01---表示文件控制程序第一个记录：
QR-记录；423-标记录编号：
QR-423-01---表示文件控制程序第一个记录：
QR-记录；423-标准条款号；01-记录流水号。
记录格式也可按原有记录格式操作，新编记录应按此规定统一编号。
4.3文件发放与回收
（1）办公室在文件发放时应根据“文件发放审批表”确定的发放范围进行文件的发放工作，并填写“文件发放／回收登记表”。
（2）文件发放前由办公室根据文件的适用范围、密级，编制“文件发放审批表”，经管理者代表批准后进行文件发放，文件的领用人需签名登记。
当文件的领用人离开使用该文件的岗位时，应在三天之内到办公室办理文件的回收手续。
（3）当文件版本更换时，办公室应及时收回旧版本，换发新版文件。
旧版本文件如需保存，办公室应加盖“失效文件”印章。
（4）受控文件发放时应加盖“受控文件”印章，受控文件的发放对象为本公司内部相关部门、认证机构（1、2级文件），受控文件内容有变化时，办公室应及时通知文件领用人。
4.4文件更改
（1）文件更改时由更改人向办公室提出“文件更改申请表”，经原文件审批人批准后，由办公室进行更改并通知文件领用人进行更换，更换后文件的版本号、修订次必须标识清楚。
文件更改次数超过十次以上应进行换版。
（2）管理者代表组织各部门每年对质量管理体系文件的适宜性、充分性、有效性进行评审。
4.5文件的使用
（1）办公室应确保所有相关人员均能及时得到适用文件的有效版本。
（2）文件领用人应爱护文件，保持文件的清晰、整洁、完整，未经允许不得私自复印、涂改、销毁或借阅给外人文件。
（3）文件销毁由办公室统一进行，销毁前由办公室填写“文件销毁申请表”，经管理者代表批准后实施销毁。
（4）办公室每季度抽查各部门文件的使用状态，查是否有错版、作废、未经批准、乱涂乱改文件存在，查各部门是否都得到了所需文件，查是否有随意复印、借阅、销毁文件现象。
5记录
（1）“文件一览表”
（2）“文件发放审批表”
（3）“文件发放／回收登记表”
（4）“文件更改申请表”
（5）“文件销毁申请表”
记录控制程序（Q/MS-2-424-A）
1目的
为提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。
质量记录是产品质量水平和质量管理体系运行状态的客观反映，能直接地证实产品质量是否符合规定要求和质量管理体系运行是否有效，并为追溯分析、处理质量问题，制订纠正／预防措施，提供必要有效的依据。
2范围
本公司各部门所作的各种质量记录。
3职责
（1）办公室统一管理本公司的各种质量记录。
（2）各部门负责制定本部门的各种记录格式并负责填写、保存。
4程序
（1）各部门负责对本部门的各种记录格式的确定、更改，制定本部门的“记录一览表”，每年进行更新，同时报送办公室备案登记。
“记录一览表”中应规定各种记录的名称、（编号）、填写人、保存期限等内容。
（2）办公室负责印制空白记录表格并发放到相关部门。
（3）质量记录应按有关规定和规范记录，字迹要清晰，内容要完整、准确，并注明日期，记录人签名后，方能生效。
在本公司质量管理体系建立以前印制的各种记录表格可以继续使用完毕。
（4）质量记录要真实，严禁弄虚作假，不得任意涂改，改错时要符合有关规定要求，质量记录的一般性更改，由填写者在更改文字上划一横线（不得涂黑或抹去），在原文字上方填写更改后的文字，部门负责人分析记录更改应加盖印章或签名，方可生效。
（5）质量记录的表格或报告一般包括：
名称、编号、内容、记录（或报告）人员、审批人员、记录时间等。
质量管理体系运行中的质量记录各部门负责保管，质量记录应全过程统一管理，便于查阅、追溯。
（6）质量记录保存期，原始记录一般保存3年，各类台帐应长期保存。
如果合同规定客户可查阅质量记录，客户只能在合同规定期限内查阅合同规定的记录内容。
（7）质量记录的贮存应放于干燥通风处，并防虫蛀，防霉变破损，质量记录应分类贮存和标识，以便查寻，不得随便借阅他人，借阅需经部门负责人批准，并作好借阅手续，定期归还，以防丢失。
（8）质量记录保存期限到后，无需保存的由各责任部门提出申请，填写“记录销毁表”报总经理或管理者代表批准后，由办公室会同有关人员共同销毁，并做好记录。
（9）各部门每年应定期整理质量记录，将记录按名称、顺序装订成册、标识清楚，办公室应经常不定期地检查各部门记录的标识、贮存、保护、保存期限、检索、处置等情况。
5记录
（1）“记录一览表”
（2）“记录销毁表”
内部审核控制程序（Q/MS-2-822-A）
1目的
为了保证本公司质量管理体系始终符合ISO9001：
2008标准及质量手册、程序文件、相关法律法规、标准的要求，并且能够得到有效的运行和实施。
2范围
适用于本公司LED照明灯具的生产所涉及的各部门质量管理。
3职责
（1）总经理负责“年度内部审核计划”的批准。
（2）管理者代表负责内部质量审核工作的组织，负责编制“年度内部审核计划”和批准每次“内部审核计划”、“审核报告”，管理者代表任命审核组长。
（3）审核组长负责当次“内部审核实施计划”和“审核报告”的编制，及对当次审核工作的领导。
（4）审核员负责协助审核组长作审核准备，实施审核及跟踪、验证审核中提出的不符合项，并负责编制“审核检查表”和“不合格报告”。
4内部审核程序
4.1范围
（1）一般情况下为每年内审核一次，或根据特殊情况需要由总经理、管理者代表决定随时实施审核。
（2）在一次审核中，内审范围可以是体系全部要求或部分要求，可根据实际情况和重要性来安排日程计划，但一年内必须覆盖全部要求和所有被涉及的部门。
4.2年度内部审核计划的制定
（1）每年年初，由管理者代表编制本年度的“内部审核计划”，经总经理审核批准后执行，主要内容有：
a）审核目的和范围
b）审核的依据
c）审核的日期
4.3审核成员规定
（1）审核员资格
a）注册审核员，要求由具有资格的外部培训机构（如认证机构）培训合格，并被正式认定注册者承担。
b）内部审核员，需由外部培训机构进行的内部审核员培训合格者（2日以上）；对企业的各项服务有较深的了解，有一定的文字、口头表达能力的人承担。
（2）审核员的资格认定须有证明或记录依据。
（3）全本公司至少保持有2-4人的内审员队伍，以确保足够的后备力量。
4.4审核组的组成
（1）审核组长由管理者代表或其从审核组成员中指定的人担当。
（2）审核成员应与被审部门无直接责任关系。
4.5审核的准备
（1）审核前，管理者代表负责任命内审组长和内审员组成审核组。
（2）内审组长至少应提前一周制定出当次“内部审核计划”，内容应包括：
a）审核目的、范围
b）审核依据
c）审核组成员名单
d）审核的日程及内容安排
“内部审核计划”经管理者代表批准后，发给各相关部门。
（3）各有关部门在收到审核计划后，应做好必要准备，若对当次审核计划有不同意见或时间有冲突安排的，应在收到审核计划后三个工作日内提出修改。
（4）审核员负责收集上一次内审发出的“不合格报告”、被审核部门的有关文件和资料，并据以编写“审核检查表”。
4.6审核实施
（1）首次会议
由审核组长主持召开首次会议，审核组和受审部门负责人及本公司领导参加会议。
会议主要明确审核目的和范围，确定审核日程安排，落实人员分工及规定审核纪律等，由审核组指定人员记录并保存。
（2）内审员根据预定的审核计划和编好的“审核检查表”到现场通过交谈、询问、查阅文件和记录、观察现场等方式收集证据，以检查质量管理体系的运行情况，并填写记录。
（3）发现不符合项，应详细记录，填写“不合格报告”，对不符合项，事实及违反的标准条款及其严重程度予以评价。
（4）“不合格报告”由审核组长签发，受审部门负责人执行。
（5）末次会议
由组长主持召开末次会议，审核员宣读在审核中发现的不合格项，并接受被审核部门对不合格项问题的澄清。
4.7纠正预防措施的制定
（1）被审部门接到“不合格报告”之后，应在三个工作日内对不合格项作出原因分析、制定纠正预防措施，并规定完成日期及指定责任者。
（2）纠正和预防措施涉及资源，或跨部门需要协助时，应由管理者代表确认。
4.8编写审核报告
（1）审核工作结束后，审核组长应在一周内编制“审核报告”。
（2）“不合格项分布表”及对各条款的评分结果应作为报告的附件。
（3）报告及附件呈送管理者代表审批。
5记录
（1）“年度内部审核计划表”
（2）“内审日程计划”
（3）“内审检查表”
（4）“内审不合格报告”
（5）“不符项分布表”
（6）“内部审核报告”
（7）“会议记录”
不合格品控制程序（Q/MS-2-83-A）
1目的
为使本公司的不合格品都能够得到有效控制，以防止非预期地使用或交付。
2范围
适用于本公司采购、加工、交付及交付后的不合格品的控制。
3职责
（1）供销科负责对采购材料的不合格品进行控制。
（2）品技科、生产科负责对加工过程中半成品及成品中发现的不合格品进行控制。
（3）供销科负责对交付及交付后发现的不合格品进行控制。
（4）总经理、管理者代表负责监督各部门对不合格品的控制。
4参考文件
《检验规程》
5程序
（1）质检员依据《检验规程》的要求对采购材料实施检验，发现不合格品立即进行标识隔离，并与生产科进行信息沟通。
（2）供销科负责对不合格的采购材料进行处理，采取退货或拣用，并要求供应商在规定期限内分析原因，采取有效的纠正措施，供销科对供方的纠正措施进行验证，验证结果记录在“不合格品处置报告”中。
（3）品技科、生产科负责对不合格的在制品和成品进行处理。
员工对产品进行首检，质检员、班组长进行巡检、抽检，发现的不合格品放置在不合格品专用存放区，经品技科、生产科批准后，进行返工或报废，质检员将结果记录在“不合格品处置报告”中。
（4）品技科对半成品、成品进行抽检，发现不合格品，应立即进行标识隔离并通报生产科，由品技科会同生产科决定是返工或报废，返工后的产品由品技科重检。
（5）当在交付或交付后发现产品不合格时，供销科应针对不合格品所造成的后果，采取适当的补救措施（返工、致歉、违约赔偿）。
（6）品技科对检验后发现的不合格品，包括材料、成品中的不合格品，应立即进行标识隔离，防止误用。
6记录
（1）“不合格品评审/处置记录表”
（2）“纠正／预防措施表”
纠正和预防措施控制程序（Q/MS-2-85-A）
1目的
为预防产生不合格品（项）或防止再次发生不合格品（项）。
2范围
适用于本公司质量管理体系各部门对所发现的不合格及潜在不合格现象进行处理。
3职责
（1）管理者代表负责领导各部门的纠正和预防措施工作。
（2）总经理负责审批各部门所采取的重大的纠正措施与预防措施。
（3）各部门负责对责任范围内的不合格及潜在不合格现象进行原因分析、采取措施。
4参考文件
《内部审核控制程序》
《不合格品控制程序》
5程序
（1）管理者代表策划和管理持续改进质量管理体系所必要的过程。
（2）总经理应借助质量方针、质量目标、审核结果、数据分析、纠正和预防措施以及管理评审等手段，促进质量管理体系的持续改进。
（3）持续改进的策划形成每年的“质量改进计划”，在每次管理评审前，该计划内容由各部门负责人编制，管理者代表审核汇总，总经理批准后执行。
（4）发生不合格的部门的负责人应保证对不合格产生的原因作恰当分析并采取了有效的纠正措施防止其再发生。
（5）每个部门都应注意查明任何潜在的质量问题，采取预防措施避免不合格的发生。
（6）各部门采取纠正/预防措施前，应对其是否需要采取措施进行分析。
管理者代表负责组织对上述措施进行跟踪验证。
（7）供销科门接到顾客的意见/投诉时，应及时采取措施，将情况简要记录在《顾客意见处理单》上，并及时将处理结果通知顾客。
（8）生产科门发现由于原辅材料的问题造成不合格品，应将问题的性质报告品技科，品技科认定系供方的责任，应提交相应的检验报告及处理意见通知采购人员。
（9）采购人员应向供方发出《纠正/预防措施表》。
（10）发出《纠正/预防措施表》后，采购人员应督促供方在规定的时间内提供采取纠正措施的具体方案予以审查。
必要时应跟踪监督。
（11）若任一职能部门的工作质量因其他部门或人员的不合格产品、运作或服务而受到影响，则该部门可通过管理者代表向有关责任部门或人员要求采取纠正措施。
其要求应以《纠正/预防措施表》提出。
（12）有关责任部门/人员采取的纠正行动应在三天内给予回应，除非问题的复杂性而需要更多的时间。
（13）品技科对作业过程进行监督时，发现作业人员未按作业要求操作时，应立即要求责任人员纠正；若问题严重，还应发出《纠正/预防措施表》。
（14）内部质量审核中发现的不符合项应记录于《审核报告》中，责任方所采取的纠正措施，由管理者代表组织审核组成员跟踪检查其有效性。
（15）管理者代表负责落实管理评审会议上提出的纠正措施和预防措施要求。
（16）根据本程序规定采取纠正措施，由管理者代表负责组织跟踪检查，对实施的效果进行评价。
（17）采取的纠正措施导致程序文件或任何体系文件的修订，有关部门应按照《文件控制程序》规定进行。
（18）各部门负责人应从本公司在作业过程中的重大质量/安全隐患、顾客意见、内部审核及部门反映的意见中收集信息，进行综合分析、汇总并提交管理者代表审批，以确保采取必要的预防措施。
（19）管理者代表就预防措施的适宜性、充分性与有关部门/人员讨论，确定预防措施实施计划，计划可包括：
a）实施人员
b）实施时间
c）是否需要修订质量手册/程序文件等体系文件。
（20）管理者代表负责跟踪预防措施实施计划的完成情况，形成记录并报告总经理。
（21）管理者代表应在管理评审会上对预防措施的有效性进行评价。
6记录
（１）纠正/预防措施表
管理评审控制程序（Q/MS-2-56-A）
1目的
通过最高管理者对质量管理体系的充分性、有效性、适宜性的评审，不断改善体系及其运行效果，确保质量管理体系能够实现质量方针、目标的要求，持续符合ISO9001标准。
2适用范围
适用于企业质量管理体系的评审。
3职责
3.1总经理主持管理评审活动；
3.2管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进的建议，协助总经理做好有关管理评审的各项工作；
3.3办公室负责管理评审计划的制定，收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后的纠正、预防措施进行跟踪和验证；
3.4各相关部门负责人负责准备并提供评审所需的与本部门有关的资料，并负责实施管理评审中提出的相关的纠正、预防措施。
4工作程序
4.1管理评审计划
4.1.1每年至少进行一次管理评审，可结合内部审核后的结果进行，也可根据需要安排。
4.1.2办公室负责按总经理要求于每次管理评审前二周编制“管理评审计划”，报管理者代表审核，总经理批准。
计划主要内容包括：
a）评审时间；
b）工作项目；
c）完成期限；
d）责任人。
4.1.3当出现下列情况之一时可增加管理评审频次。
a）企业组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；
b）发生重大质量事故或顾客关于质量有严重投诉或投诉连续发生时；
c）当法律、法规、标准及其他要求有变化时；
d）市场需求发生重大变化时；
e）即将进行第二方、三方审核时；
4.2评审的输入
4.2.1管理评审输入应包括以下方面有关的信息：
a）审核结果，包括第一、二、三方质量管理体系审核、产品质量审核的结果。
b）顾客反馈，包括满意度的测量结果及与顾客沟通的结果等。
c）质量管理体系过程的业绩和产品的符合性；
d）改进、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监视结果；
e）以前管理评审跟踪的实施及有效性措施；
f）可能影响质量管理体系的变更，包括内外环境的变化，如法律法规的变化，新技术、新工艺、新材料、新设备的开发等；
g）质量管理体系运行状况，包括质量方针和质量目标的适宜性和有效性；
h）员工对质量管理体系改进方面的建议。
4.3评审准备
4.3.1在评审前一周，办公室负责确定参加管理评审活动的人员，用书面形式向参加评审人员发放“管理评审通知”、评审会议议程及本次评审的有关输入资料。
4.3.2办公室负责根据评审输入的要求，组织评审资料的收集，准备必要的文件。
4.4管理评审会议
a）总经理主持评审会议，各部门负责人和有关人员对评审输入做出评价并提供资料，对于存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施，确定责任人和整改时间；
b）总经理对所涉及的评审内容作出结论。
4.5管理评审输出
4.5.1管理评审的输出应包括以下方面有关的措施：
a）质量管理体系及其过程有效性的改进，包括对质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的评价；
b）与顾客要求有关产品的改进，对现有产品符合要求的评价，包括是否需要进行产品、过程审核等与评审内容相关的要求。
c）资源的需求。
4.5.2会议结束后，由办公室根据管理评审输出的要求进行总结，编写“管理评审报告”，经管理者代表审核，交总经理批准，并发至相应部门并监督执行。
本次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。
4.6纠正、预防措施的实施和验证
a）办公室根据《数据分析和改进控制程序》的规定，对纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。
b）管理者代表负责协调解决落实改进措施中的问题，并按时间要求检查跟踪措施执行情况、向总经理报告。
4.7如果评审结果引起文件更改，应执行《文件控制程序》。
5相关/支持性文件
文件控制程序
记录控制程序
数据分析和改进控制程序
6记录
管理评审计划
签到表
会议记录
管理评审报告
本程序文件产生的记录由办公室保存，保存期限为3年
升级会员 