学校档案管理要求.docx

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学校档案管理要求

学校档案管理要求

学校档案管理要求

一、学校档案是在教育、教学、教研、管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

二、学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。

学校档案工作实行"四同步"管理，即在布置、实施、检查、总结学校各项工作的同时，同时整理各项工作过程的档案资料。

三、学校一把手要亲自抓档案建设工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。

四、学校设立综合档案室，由一名副校长具体牵头，设置1－2名档案管理员。

学校各处室负责人负责本处室的档案资料的整理，按打印要求和标准格式将整理好的档案资料随时交档案管理员入档。

五、档案材料的收集、立卷和归档

学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定移交归档，集中管理。

档案管理员按照档案资料的分类目录要求，把收集到的各种档案进行整理、分类、归档工作。

各种档案材料（包含照片、音像制品和实物）随时整理，随时或定期归档。

仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档；归档的档案材料应质地优良，书绘工整，字迹清楚，符合有关规范和标准要求（详见附件1）。

六、学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号、立卷和装订（装订标准详见附件2）。

七、档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。

档案室应对档案的借阅和移出有详细的登记，借阅和移出人要签字。

八、学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信、经领导签字同意后，方可查阅。

对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，如特殊需要时，须经分管领导批准。

九、学校综合档案室要定期对所存档案进行全面检查，对破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

学校撤销、合并或分立时，学校档案的归属：

学校撤销时，档案移交当地档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。

附件:

1.文字档案材料印制格式要求。

2.档案材料立卷装订存放的要求。

3.学校档案目录索引（参考）。

附件1

文字档案材料印制格式要求（参考）

档案用纸：

采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm。

页边与版心尺寸：

档案用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。

字体字号：

标题一般用2号加粗宋体字，文中标题层次依次为“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”，一级标题用黑体，二级标题用楷体，三、四级标题用3号仿宋体；每个自然段开始行左侧空两字符；如无特殊说明，正文文字格式一般用3号仿宋体字。

标点符号和数字：

标点符号用全角，阿拉伯数字用半角。

行数和字数：

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

特定情况可以作适当调整，如首页和尾页等。

文字的颜色：

如无特殊说明，正文文字的颜色均为黑色。

印制要求：

双面印刷，印品着墨实、均匀；字面不花、不白，版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。

文字材料的日期：

所有的档案资料均应标明日期，没有日期的档案是没有意义的，没有任何保存价值。

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

附件2

档案资料立卷装订存放要求（参考）

各类档案盒里装的是当学年的档案资料，也就是每年的秋季开学（一般是9月1日）到下一年的暑假结束（一般是8月31日）这个期间的档案资料。

每年暑假期间开始对即将过去的学年度档案资料进行整理，该补充的补充，该打印的打印，进而分类、立卷、装订、存放。

立卷要求

1、各类文字档案资料一般情况下按学年度立卷，每卷大约100张纸左右（200页左右）。

若某类档案多卷，末卷小于100页可并入上一卷，大于100页且不足200页可装订成一卷。

2、两种小于100页的档案资料可合并立卷。

1.每卷装订前要编好页码，单数页码在右上角，双数页码在左上角，编好页码后编制本卷的目录。

按卷宗编号，把每一卷的目录合并在一起形成年度档案总目录。

2.立卷档案统一封面，封面标注编号和本卷的类别。

每学年把所有的立卷档案进行编号，编号采用“10位数两杠一括号”的形式，如2015-16-01（10），表示2015-2016学年度第一卷档案，括号里数字表示这个年度档案资料共有10卷。

3.各种机构设置、课程表等档案资料，以及几年不变的如学校平面图、建筑设计图等，可长期存放在档案盒里，不必装订。

左侧装订

成卷的档案采用棉线绳子装订：

1.每本100－200张纸，双面打印200－400页。

2.用打孔机左侧打孔，孔距均匀，孔与卷脊的距离不少于5mm,4孔5线缝法且每孔缭绕卷脊，绳结打在每卷的背面。

3.打孔时要注意和绳子相匹配，防止孔大绳细，装订不牢固。

存放

1.每年立卷装订好的档案不再放入原档案盒内，按照每卷的编号顺序，小号在上，大号在下叠放一起，最上面放置年度总目录，放在标注年度明显的档案橱或柜子里，以便节省空间、易查找。

2.实物资料，如锦旗、奖状、奖杯等要放到学校展室里分别悬挂在墙上、放置在展台上，并单个拍照建立电子档。

3.音像资料要存储在专用设备上，按年度编号建立电子档案，并有复制另存。

档案编号：

2018－19－01（10）

类别：

1.××××××××××××（？

－？

页）

2.××××××××××××（？

－？

页）

3.××××××××××××（？

－？

页）

附件3

深圳德邦高级中学档案资料目录索引（参考）

一、办公室、教导处档案资料目录（101——705）

第一类：

文件资料（101—103）

101.学校简介、平面图、全校教职工登记表。

102.上级文件（意见、通知、法规等）。

103.学校党工团部门（党支部、工会、共青团）组织机构、工作计划、会议记录及工作总结。

第二类：

常规管理（201—206）

201.校董会、校委会、教务处、政工处、后勤处、教代会、团支部、学生会等组织机构及分工。

202.学校远、中、近期发展规划（建设、管理、规模等）及学年度、学期工作计划和总结；班、级组、科组学年度、学期工作计划及总结。

203.学校规章制度（合订本）（校历表、作息时间表、请销假、考勤、考核、奖惩、办公、教学、教研、财务、卫生、安全、例会、教代会与民主管理、学习培训、岗位职责等）。

204.各种会议记录（校董会、校务会、教代会、学生会等会议纪录）。

205.校报、校刊、校务公开资料。

206.教职工考勤记录、班级纪律卫生检查评比情况记录。

208.学校荣誉登记及图片、证件复印件。

第三类：

教学工作（301—303）

301.教务处大事安排表、总课程表、任课表、学期（学年度）总结。

302.教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动等检查情况记录）。

303.各班各科期中、期末考试成绩统计表（升级、毕业考试、学科竞赛等）。

第四类：

教研工作（401—405）

401.各学科教研活动计划、记录与总结。

402.公开课、优质课、观摩课活动安排及总结，主讲人的课堂设计（教案）。

403.教育干部、教研组长及教师听课、评课、说课记录。

404.教研通讯、论文成果、获奖记录。

405.科研课题申请报告、实施方案、阶段性成果总结及专项教改试验情况。

第五类：

教师管理（501—504）

501.专任教师基本情况、任课及工作量情况登记表。

教师获学校及以上的奖励和处分统计表。

502.教师培训计划、内容、登记表等（含国培、市培、校培等）。

503.语言文字工作领导小组、计划、总结，教师普通话等级证书复印件，师生口语实践活动记录。

504.教师业务档案（个人基本情况登记表，说课、优质课、公开课教案，论文论著复印件，专业技术考核、职业道德考核及学历和各种奖励证书复印件等）。

第六类：

学生管理（601—607）

601.学生入学情况登记表（以班级为单位）。

602.学籍档案（或电子档）。

603.毕业生花名册（以班级为单位），学生各科成绩登记册（入学、期中、期末、毕业等），学生德育考核及操行评语等。

604.学生变动情况登记表、统计表及学籍变更材料。

605.残疾儿童随班就读情况表，后进生转化情况记录，学生获学校及以上单位奖励和处分统计表。

606.安全教育方案、内容及方法，安全演练方案，安全管理责任书等。

607.安全检查记录及专项整治资料，安全工作计划和总结。

第七类：

体育卫生、艺术、科学、劳动及第二课堂活动（701—705）

701.体育卫生、艺术、科学、劳动及第二课堂活动领导小组及计划、总结。

702.学生体质健康检测登记表、统计表。

703.疾病预防宣传教育活动记录，患病学生追踪记录。

704.各种课外活动小组活动计划、记录、总结。

705.特长生参加各种比赛及获奖情况。

二、政教处、德育处档案资料目录（801——809）

801.德育工作组织机构、工作计划、活动记录及总结。

802.班主任职责，班级主题班会计划、内容、方式和记录，班主任研讨、培训活动记录。

803.团（队）计划、总结及活动记录，国旗下讲话稿等。

804.班级量化管理统计表。

805.好人好事记录，个别教育记录（个案教育），违纪处理决定。

806.警校共建活动记录，法制教育活动记录。

807.家长学校资料（组织、制度、计划、教案、活动记录、总结等）。

808.心理健康教育情况记录（计划、情况调查、分析、团体训练、个别咨询）。

809.德育课题研究资料（课题、研究过程、成果），德育论文、获奖记录（证书或复印件）。

三、图书室（馆）档案资料目录（901——905）

901.图书管理员：

登记表、职责、培训情况，图书室（馆）或个人获奖及论文发表情况记录。

。

902.图书账册（文字版和电子版）（购入时间、价格、注销等情况）。

903.师生的办证登记、阅读记录、班级借阅和师生个人年度借阅明细表、读书活动推荐图书的统计表。

904.图书目录索引及其他为教育教学服务的报刊、杂志、文献等资料（图片、影像等）。

905.年度图书馆经费使用情况的会计资料。

四、仪器设备档案资料目录（1001——1008）

1001.实验室管理制度，实验员职责，实验仪器设备登记册、目录索引及说明书等。

1002.实验教学进度表，实验报告单。

1003.教学仪器、设备购置计划申请表，教学仪器验收单。

1004.教学仪器设备借用登记表，教学仪器设备报废、损失（调出）登记表。

1005.教学仪器设备维修保养记录。

1006.易燃、易爆、有毒药品使用登记表。

1007.自制教具及第二课堂活动情况。

1008.学生实验操作考核记录。

五、音体美和现代教育技术档案资料目录（1101——1106）

1101.音体美器材配备和现代教育技术装备（含计算机教室、多媒体室、录播室、网管室、监控室等）登记册，各室配套建设的申请报告、购置合同、组织验收、维修、保养、报废等记录。

1102.功能教室（音体美专业教室、计算机教室、多媒体室、录播室、网管室、监控室等）使用情况记录。

1103.音体美和现代教育技术师资登记表及参加培训情况。

1104.音体美和现代教育技术软件资料目录（电教教材收费许可证、年检），音体美和现代教育技术软、硬件借用登记。

1105.音体美和现代教育技术兴趣小组活动记录。

1106.音体美和现代教育技术科学规划课题及研究成果，论文、论著、优质课整合教案及成果。

六、总务室、后勤档案资料目录（1201——1206）

1201.总务人员职责、登记表。

1202.总务工作计划、总结。

1203.基本建设维修资料（校舍档案、学校规划平面图、地契证明、施工文件等）。

1204.学校校产登记表（房屋建筑、教学设备、图书资料、交通工具及其他设备物品）。

1205.食堂从业人员相关资料（登记表、体检合格证、卫生许可证）。

1206.校务公开表、财务报表。