实验三总账业务处理.docx

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实验三总账业务处理

第三节总账业务处理

实验资料准备：

1.系统参数

选项卡参数设置

凭证进行制单序时控制

进行支票控制

对资金及往来科目进行赤字控制

允许修改、作废他人填制的凭证

可以使用应收款、应付款、存货系统受控科目

凭证号采用系统自动编号

打印凭证页脚姓名

不进行制单及审核的明细权限控制

出纳凭证必须经由出纳签字

外币核算采用固定汇率

进行预算控制

账簿账簿打印位数、每页打印行数采取默认

明细账打印按年排页

会计日历会计日历采用默认设置

其他数量和单价小数位数设置为2位

部门、个人、项目按编码方式排序

2.各账户2011年年初余额

科目名称

方向

币别/计量

期初余额

现金（1001）

借

2,000

银行存款（1002）

借

4,820,000

工行存款（100201）

借

4,000,000

中行存款（100202）

借

820,000

借

美元

10,000

库存商品（1243）

借

1,418,000

借

单位

800

固定资产（1501）

借

10,000,000

累计折旧（1502）

贷

200,000

实收资本（或股本）（3101）

贷

15,000,000

盈余公积（3121）

贷

200,000

法定盈余公积（312101）

贷

100,000

任意盈余公积（312102）

贷

50,000

法定公益金（312103）

贷

50,000

利润分配（3141）

贷

840,000

未分配利润（314115）

贷

840,000

②库存商品期初余额

项目编码

项目名称

方向

本币期初余额

数量期初余额

001

海尔冰箱

借

200000

100

002

容声冰箱

借

150000

100

003

厦华彩电

借

300000

100

004

康佳彩电

借

250000

100

005

清华同方固定电话

借

8000

100

006

中兴固定电话

借

10000

100

007

三星手机

借

200000

100

008

诺基亚手机

借

300000

100

合计

借

1418000

800

3.业务资料

1）2011年1月份有关经济业务

①1月10日,销售部肖倩向甲客户销售海尔冰箱50台,单价2200元;容声冰箱50台,单价1800元;厦华彩电50台,单价3500元;康佳彩电50台,单价2800元,价款合计515000元,通过工行收取50%货款,转账支票号ZZR001（假定不考虑增值税）。

②1月15日,供应部龚超从乙供应商购进海尔冰箱50台,单价2100元;容声冰箱50台,单价1600元;厦华彩电50台,单价3100元;康佳彩电50台,单价2600元,价款合计470000元,商品已验收入库,货款尚未支付（假定不考虑增值税）。

③1月20日,销售部寿毅向乙客户销售清华同方固定电话50部,单价100元;中兴固定电话50部,单价120元;三星手机50部,单价2400元;诺基亚手机50部,单价3400元,价款合计301000元,通过工行收取50%货款,转账支票号ZZR002（假定不考虑增值税）。

④1月25日,供应部柴进从甲供应商购进清华同方固定电话50部,单价90元;中兴固定电话50部,单价110元;三星手机50部,单价2100元;诺基亚手机50部,单价3100元,价款合计270000元,商品已验收入库,货款已通过工行全部支付,转账支票号ZZR003（假定不考虑增值税）。

⑤1月26日,通过中行支付广告费1000美元,转账支票号ZZD001。

⑥1月28日,常胜利因出差向财务部门借款5000元,现金支票号XJ001。

⑦1月29日,常胜利出差归来,报销差旅费4000元,交回现金1000元。

⑧1月30日,因商品质量问题,同意甲客户退回康佳彩电1台,单价2800元;乙客户退回诺基亚手机1部,单价3400元,退货款未付。

⑨1月31日,计提本月折旧10000元。

⑩1月31日,计算本月汇兑损益并计入财务费用,月末汇率为8.25。

1）1月31日,按全月加权平均法结转本月份销售成本。

2）1月31日,结转本月期间损益至本年利润。

3）1月31日,按本月利润的33%计提所得税。

4）1月31日,将所得税费用结转至本年利润。

4.出纳对账数据

（1）银行对账期初余额

远威公司银行对账的启用日期同账务子系统,为2005年1月1日;工行人民币户企业日记账调整前余额为4000000元;银行对账单调整前余额为4000000元;无未达账项。

（2）银行对账单

2011年1月份工行银行对账单,见表517。

2011年1月份银行对账单

日期结算方式票号借方金额贷方金额

2011-1-10转账支票ZZR001257500

2011-1-20转账支票ZZR002150500

2011-1-28现金支票XJ0015000

一、设置账簿选项

进入“企业门户”后，点击左下角的【业务】，进入【财务会计】－【总账】－【设置】栏目，打开【选项】对话框（见图8-23），包含“凭证”、“账簿”、“会计日历”等栏目。

在这些栏目中，主要涵盖了业务处理过程中一些控制参数的设置，它决定了系统数据的输入、处理和输出的内容和形式，可以在相应选择框内做出打勾或取消打勾的选择。

图8-23

有几个特殊的业务控制参数说明如下：

1.制单序时控制。

在“凭证”栏目的制单控制中，系统默认选择“制单序时控制”，即凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如果违反此规则，将出现“凭证假丢失”现象。

2.资金及往来赤字控制。

选择了资金及往来赤字控制，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。

3.使用其他系统受控科目。

若某科目为其他系统的受控科目（如客户往来、供应商往来科目为应收、应付系统的受控科目），一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，总账系统是不能使用此科目进行制单的，但如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。

4.支票控制。

选择支票控制，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。

5.出纳凭证必须由出纳签字。

当选择该栏目后，含有现金、银行科目的凭证必须由出纳签字后才能记账，如果审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。

6.当企业有外币业务，需要进行外币核算时，应在“凭证”栏目中选择相应的外币核算和汇率方式。

7.当单位往来客户较多，又希望对往来客户进行明细管理，则选取应收、应付系统核算，如果选定在“应收系统核算”或“应付系统核算”，使用过程中将不能再修改，往来账的录入、查询都将在应收、应付系统进行，建议初学者在往来业务不多的情况下，不启动应收和应付子系统的核算。

8.对于“会计日历”选项，需注意如下几点：

（1）总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。

（2）已录入汇率后不能修改总账的启用日期。

（3）总账中已录入期初余额，不能修改总账的启用日期。

（4）总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期。

（5）第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。

二、期初余额录入

进入“企业门户”后，点击左下角的【业务】，进入【财务会计】－【总账】－【设置】栏目，打开【期初余额】对话框。

对未涉及辅助核算的会计科目，只需在末级明细科目中直接录入期初金额。

对涉及辅助核算的会计科目，双击科目，调出项目核算窗口（本例为库存商品），如操作中遇非法代码等错误时，按ESC键即可退出。

输入完毕后进行试算平衡（点击试算）。

期初对账（点击对账）；

三、填制凭证

从【业务】窗口，通过【财务会计】－【总账】－【凭证】界面，单击【填制凭证】，屏幕会显示一张空白凭证（见图8-35）。

单击【增加】即可开始填写凭证。

记住，用会计的身份（803）登录制单。

对于下面的第1～9笔业务,将直接在此手工填制凭证;对于第10～14笔业务,将利用自动转账功能自动生成凭证,目的仅仅是介绍自动转账的使用方法,这些经济业务也可以不使用自动转账功能,而采取和前9笔业务一样的处理方法,直接在此手工填制凭证。

1）第1笔经济业务———客户核算、项目核算、数量核算（注意，在输入辅助核算信息后，会计分录金额的位置可能不对，需要删除后重新输入到正确的位置）

该笔经济业务的会计分录如下:

借:

银行存款———工行存款257500

应收账款（甲客户）257500

贷:

主营业务收入（海尔冰箱）50×2200

主营业务收入（容声冰箱）50×1800

主营业务收入（厦华彩电）50×3500

主营业务收入（康佳彩电）50×2800

该笔凭证类别为收款凭证，填写凭证日期“2011-1-10”，摘要“向甲客户销售商品”，第一笔分录科目输入或选择科目“100201”，因为是银行科目,会出现对话框询问结算方式等信息。

在此对话框中选择结算方式“转账支票”,输入票号“ZZR001”,输入或选择发生日期“2011-1-10”。

接着,单击“确认”按钮,返回凭证；输入借方金额257500并回车,输入下一行分录内容。

对辅助信息，可双击票据号或项目等位置调出辅助项对话框修改。

2）第2笔经济业务———项目核算、数量核算、供应商核算

该笔经济业务的会计分录如下:

借:

库存商品（海尔冰箱）50×2100

库存商品（容声冰箱）50×16000

库存商品（厦华彩电）50×3100

库存商品（康佳彩电）50×2600

贷:

应付账款（乙供应商）470000

选择凭证类别“转账凭证”，填写凭证日期“2011-1-15”，摘要“从乙供应商进货”。

应收账款“乙供应商”,选择业务员“龚超”

3）第3笔经济业务———客户核算、项目核算、数量核算

该笔经济业务的会计分录如下:

借:

银行存款———工行存款150500

应收账款（乙客户）150500

贷:

主营业务收入（清华同方固定电话）50×100

主营业务收入（中兴固定电话）50×120

主营业务收入（三星手机）50×2400

主营业务收入（诺基亚手机）50×3400

凭证类别“收款凭证”，填写凭证日期“2011-1-20”，摘要“向乙客户销售商品”，“转账支票”票号“ZZR002”，业务员“寿毅”

4）第4笔经济业务———项目核算、数量核算

该笔经济业务的会计分录如下:

借:

库存商品（清华同方固定电话）50×90

库存商品（中兴固定电话）50×110

库存商品（三星手机）50×2100

库存商品（诺基亚手机）50×3100

贷:

银行存款270000

选择凭证类别“付款凭证”，填写凭证日期“2011-1-25”，摘要“从甲供应商进货”，“转账支票”,输入票号“ZZR003”，注意转账付款凭证需要登记票号。

凭证输入完毕,单击“保存”按钮保存凭证。

此时系统会提示该支票尚未在支票登记簿中登记并询问是否登记。

在此单击“否”按钮。

关于支票登记簿的操作将在后面的出纳管理中介绍。

5）第5笔经济业务———外币核算

该笔经济业务的会计分录如下:

借:

营业费用1000×8.2

贷:

银行存款———中行存款1000×8.2

选择凭证类别“付款凭证”，填写凭证日期“2011-1-26”，摘要“支付广告费”，“转账支票”,输入票号“ZZD001”

6）第6笔经济业务———个人核算

该笔经济业务的会计分录如下:

借:

其他应收款———差旅费借款5000

贷:

银行存款———工行存款5000

凭证类别“付款凭证”，填写凭证日期“2011-1-28”，摘要“职工出差借款”，结算方式为“现金支票”,输入票号“XJ001”。

其他应收款———差旅费借款因为有个人核算,所以会出现对话框询问个人信息。

在该对话框中选择部门“总经理办公室”,选择个人“常胜利”,选择或输入发生日期“2011-1-28”。

7）第7笔经济业务———部门核算、个人核算

该笔经济业务的会计分录如下:

借:

管理费用———差旅费4000

现金1000

贷:

其他应收款———差旅费借款5000

凭证类别“收款凭证”，凭证日期“2011-1-29”，摘要“报差旅费”，因为该科目有部门核算,所以会出现对话框询问部门信息。

管理费用——差旅费选择总经理办公室，其他应收款———差旅费借款分录输入时，在该对话框中选择部门“总经理办公室”，选择个人“常胜利”。

8）第8笔经济业务———部门核算、个人核算

该笔经济业务的会计分录如下

借:

应收账款（甲客户）-2800

应收账款（乙客户）-3400

贷:

主营业务收入（康佳彩电）-2800*1

主营业务收入（诺基亚手机）-3400*1

凭证类别“转账凭证”，凭证日期“2011-1-30”，摘要“销售退货”，“甲客户”对应业务员“肖倩”,“乙客户”对应业务员“寿毅”。

2800

9）第9笔经济业务———无辅助核算

该笔经济业务的会计分录如下:

借:

管理费用———折旧费10000

贷:

累计折旧10000

凭证类别“转账凭证”，凭证日期“2011-1-31”，摘要“计提折旧”

注意事项：

1．填写凭证的顺序系统默认是按时间顺序进行，凭证编号由系统按分类和按月自动填制，每月内的凭证日期不能倒流，即后填的凭证其日期不能早于前填的凭证日期。

2．凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号将不能再修改。

3．当填写凭证涉及外币核算科目时，系统会自动将凭证格式改为外币式，应先输入外币金额和有关汇率，系统会在借方自动计出本币金额，可以按空格键将其调往贷方；如果系统有其他辅助核算，应先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。

4．如果涉及到数量核算时，屏幕会提示输入“数量”、“单价”信息，系统会根据数量×单价自动计算出金额，并将其先放在借方，同样，按空格键即可调整金额的方向。

5．当编制的某张凭证可以作为常用凭证保存时，可通过“填制凭证”—“编辑”—“生成常用凭证”进行制作，屏幕会提示给该张凭证确定一个代号和说明，以后就可以通过该代号调用这张凭证。

关于凭证的其他编辑操作简要介绍如下。

（1）修改凭证

可以直接进入填制凭证窗口,通过按钮定位到目标凭证后可直接修改,当然已审核或签字的凭证不能直接修改,如果要修改的话必须先取消审核或签字。

（2）作废凭证

在填制凭证窗口中,选择“制单|作废/恢复”菜单可作废凭证或恢复凭证。

同样,已审核或签字的凭证也是不能作废的,如果需要的话,请先取消审核或签字。

（3）整理凭证

如果要删除已作废凭证并整理凭证号,在填制凭证窗口中选择“制单|整理凭证”,作废凭证将会被删除并重新整理凭证号。

但是,如果当月已有凭证记账的话,最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。

（4）冲销凭证

已记账凭证有误或需要红字冲销某张正常凭证的话,可以在填制凭证窗口中选择“制单|冲销凭证”,指定月份、凭证类别和凭证号后即可生成一张与该凭证内容完全相同但金额为红字的凭证。

冲销凭证生成的红字凭证不会自动记账,仍然需要复核、记账。

四、凭证审核

凭证审核是指具有审核权限的操作员按照会计制度的规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。

主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录和金额是否正确等。

应该注意,审核人与制单人不能是同一人。

所以审核凭证时,必须以不同于制单人且具有审核权的操作员登录总账子系统。

凭证审核操作步骤如下：

通过【总账】－【凭证】，进入【审核凭证】（见图8-36）。

审核凭证的步骤如下。

①在总账主窗口中,选择“系统|重新注册”,以账套主管“朱亮”重新登录总账子系统（如果当前用户已是朱亮的话,当然就不需要重新注册,下同）。

　　　　　　　　　　　　　　图8-36

定义凭证审核条件，按“确认”按钮，屏幕显示凭证一览表（如图8-37）。

　　　　　　　　　　　　　　图8-37

在凭证一览表中，双击某张凭证，则显示该凭证（如图8-38），对记录正确的凭证，按“审核”键，完成审核人的签字；对有差错的凭证，按“标错”键。

用友软件在凭证审核菜单下有“成批审核”和“成批销审”的命令，如果确认审核无误或需要取消所有审核，可以通过上述按键简化审核和取消审核程序（见图8-38）。

　　　　　　　　　　　　　　图8-38

五、出纳签字

因为在系统参数中设置了出纳凭证必须经由出纳签字,所以对于出纳凭证还必须进行出纳签字,然后这些出纳凭证经过审核后才能记账。

进行出纳签字前必须已经在设置会计科目时将“1001现金”指定为现金总账科目,将“1002银行存款”指定为银行总账科目。

具体操作见实验二。

六、凭证汇总

凭证汇总可按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。

进行汇总的凭证既可以针对已记账凭证也可以针对未记账凭证进行,以使财务人员在凭证未全部记账前随时查看企业当前的经营状况及其他财务信息。

凭证汇总的步骤如下。

①在总账主窗口中,选择“系统|重新注册”,以“田芳”重新登录总账子系统。

②选择“凭证|科目汇总”,出现对话框。

在该对话框中,可以设置各种汇总条件。

七、记账

第1次记账时应检查上月是否结账，如果上月未结账，本月不能记账。

在【业务】窗口，通过【总账】－【凭证】－【记账】，进入记账对话框（见图8-39），按“下一步”，系统出现记账报告（图8-40）。

记账使用801朱亮用户操作。

反记账：

在期末对账界面，按下键，即可激活。

　　　　　　　　　　　　　　　　　图8-39

　　　　　　　　　　　　　　　　　图8-40

按“下一步”，开始记账。

记账过程一旦断电或其他原因造成中断，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后可以重新记账。

八、查询凭证

有查询凭证权限的操作员可以对各种凭证进行查询,步骤如下。

①在总账主窗口中,选择“凭证|查询凭证”,出现凭证查询对话框。

②在该对话框中,可以设置查询凭证的范围。

可以查询已记账凭证,也可以查询未记账凭证;可以按凭证号范围查询,也可以按日期范围查询;可以按制单人、出纳、审核人、查询;可以查询全部凭证,也可以只查询有错凭证或作废凭证。

九、出纳管理

出纳管理的内容包括出纳签字、现金银行日记账的查询打印、资金日报表的查询打印、支票登记簿和银行对账。

其中,出纳签字已在凭证管理中进行了,而银行对账将放在期末处理中进行。

1.现金日记账

2.银行存款日记账

3.资金日报表

4.支票登记簿

银行出纳应该将支票的领用情况及时在登记簿中进行登记。

例如,2011年1月28日总经理常胜利出差借款,领用现金支票5000元。

将该支票在支票登记簿中的步骤如下。

①在总账主窗口中,选择“出纳|支票登记簿”,出现银行科目选择对话框,选择“100201工行存款”,然后单击“确定”按钮,出现支票登记簿。

②单击“增加”按钮,出现一条空记录。

输入或选择领用日期“2005.1.28”;双击选择领用部门“总经理办公室”;双击选择领用人“常胜利”;输入支票号“XJ001”;预计金额5000;输入用途“出差借款”。

其中,“报销日期”在以后报销后由系统自动登记或出纳自己登记。

③输入完毕后,单击“保存”按钮,再单击“退出”按钮返回总账主窗口。

如前所述,当报销填制凭证时,一旦输入该支票号,系统会自动在支票登记簿中为其登记报销日期。

如果未进行支票控制或由于人为原因而使系统未能自动登记报销日期,则当该支票报销后,需要由出纳在支票登记簿中手工填写报销日期。

例如29日常胜利出差回来报销,填制凭证时系统会在支票登记簿中自动为该支票登记报销日期“2011.01.29”。

十、期末处理

1.自动转账

在此以第10～14笔经济业务为例,介绍各种自动转账功能的使用方法。

其中第10笔业务即计算汇兑损益将利用汇兑损益结转功能生成凭证;第11笔业务即结转销售成本将使用销售成本结转功能生成凭证;第12笔业务即结转期间损益将使用期间损益结转功能生成凭证;第13笔业务即计提所得税将使用自定义转账功能生成凭证;第14笔业务即结转所得税将使用对应结转功能生成凭证。

1）自动转账设置

以“田芳”登录总账子系统,然后设置以下各自动转账。

（1）设置计算汇兑损益的自动转账凭证

选择“期末|转账定义|汇兑损益”,出现汇兑损益结转设置对话框;将凭证类别设置为“收款凭证”,将汇兑损益入账科目设置为“5503财务费用”,双击“100202中行存款”将其选中。

设置完毕后,单击“确定”按钮。

（2）设置计算销售成本的自动转账凭证

选择“期末|转账定义|销售成本结转”,出现销售成本结转设置对话框;将凭证类别设置为“转账凭证”,将库存商品科目设置为“1243库存商品”,将商品销售收入科目设置为“5101主营业务收入”,将商品销售成本科目设置为“5401主营业务成本”。

设置完毕后,单击“确定”按钮。

（3）设置期间损益结转的自动转账凭证

选择“期末|转账定义|期间损益结转”,出现期间损益结转设置对话框;将凭证类别设置为“转账凭证”,将本年利润科目设置为“3131本年利润”并在损益科目列表中单击鼠标,此时各损益类科目对应的本年利润科目都自动设置为“3131本年利润”。

设置完毕后,单击“确定”按钮。

需要注意:

如果以后又新增加了损益类科目,应该重新设置该凭证模板,指定新增损益类科目对应的利润科目。

（4）设置计提所得税的自动转账凭证

选择“期末|转账定义|自定义转账”,出现自定义转账设置窗口;单击“增加”按钮增加一张自定义转账凭证;此时出现转账目录对话框,输入转账序号“001”,输入转账说明“计提所得税”,选择凭证类别“转账凭证”,单击“确定”按钮;接下来定义分录的第一行内容。

摘要采用默认值,在科目栏输入或双击选择科目“5701”,方向为“借”,在金额栏输入金额公式“JE（3131,月）*0.33”。

单击“增行”按钮,输入分录的第二行内容。

摘要采用默认值,在科目栏输入或双击选择科目“217106”,在方向栏双击鼠标选择“贷”,在金额栏输入金额公式“JE（3131,月）*0.33”或“CE（）”。

设置完毕,单击“保存”按钮,再单击“退出”按钮返回。

（5）设置结转所得税至本年利润的自动转账凭证

选择“期末|转账定义|对应结转”,出现对应结转设置窗口;输入转账序号“001”;选择凭证类别“转账凭证”;输入摘要“结转所得税至本年利润”;输入或选择转出科目编码“5701”;单击“增行”按钮,输入或选择转入科目编码“3131”,将结转系数设置为1（或空缺保存后系统自动填写1）。

设置完毕,单击“保存”按钮,再单击“退出”按钮返回。

2）自动转账生成在生成这5张自动转账凭证时,要注意两个问题