公文处理工作存在主要问题和解决办法.docx

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公文处理工作存在主要问题和解决办法

公文办理工作存在的主要问题及解决方法

一、行文中的常有问题

（一）报送不规范。

主要表现在：

1．非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。

很多单位将报给市委或市政府的文件或公文代拟稿，直接报送到领导个人手中。

这样做简单出现以下问题：

一是熟悉办文程序的领导会将公文退回，并要求按程序办理，这样就耽误了时间，影响了进度；二是对办文程序不熟悉的领导，单独作出批阅，而涉及此文件的其他相关领导不知情，无人协调，造成工作被动。

依照公文办理相关规定，除领导同志有交代指示外，单位的公文不能够直接报送上级领导个人，只能报送秘书部门按程序办理。

2．倒行文。

有些部门单位将党委、政府或党委、政府办公室文件的代拟稿直接送

交党委、政府领导个人，由领导个人对其内容签署批阅性建议后交秘书部门办理。

既不符

合公文办理相关规定，同样也简单出现与

（1）同样的问题。

因此除领导直接交办的重重要迫事项外，部门单位的代拟稿应一律按要求先送交秘书部门的办文机构按程序办理。

各样领导小组要求市委市政府转发的文件，可先送领导小组领导签署建议，再送市委或市政府办公室办文，这类情况不属倒行文范围。

（二）滥发文件。

主要表现：

1．所发公文属可发可不发之列。

如有些工作，已经召开了特领悟议，领导讲话和

会议精神已经部署，而且涉及范围较窄，就不应该另行发文。

2．所发公文可是照抄照转上级的公文。

有些单位拿着中央和省里的文件，基本上

就是把“省”改成“市”、“市州”改成“区县（市）”，所发公文内容空洞，无详细措施，不解决问题。

这样的文件可直接翻印，不用转发。

本级机关主若是督促检查抓落实，可就如何督促检查抓落实提出详细工作措施。

3．调整领导小组等议事协调机组成员，每有调整，就要求发文。

原则上党委、政

府办公室只发领导小组等议事协调机构建立的文件，而且有特别明确的规定：

今后领导小

组如有人员变动，由领导小组办公室自行调整，由领导小组组长审察后以领导小组名义发

文，报党委、政府办公室备案，党委、政府办公室不再行文。

那什么情况下能够党委、政府办公室名义行文进行调整呢？

（1）依照上级要求，必定进行调整的。

如党风勤政责任制工作领导小组，今年省委省政府已经对这个机构进行了调整，对副组长的职务要求发生了变化，而且要求全部党委常委都必定是领导小组成员，这类情况下，市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。

（2）依照当地实质情况变化，市委、政府有明确要求的。

如原来某领导小组组长由党群副书记担当，现在没有设党群副书记，党委研究决定由党委常委、组织部部长担当组长，这类情况能够由党委、政府办公室行文调整。

再者，为了加强对某一项工作的领

导，原来是党委副书记担当组长的，现在改为书记担当组长，可由党委、政府办公室行文调整。

第三，为了更好地睁开某项工作，须增加党委、政府领导担当副组长，可由党委、政府办公室行文调整。

其他党委、政府主要领导有明确指示的，也可由党委、政府办公室行文调整。

（三）行文关系凌乱。

主要表现：

1．应该党政分开行文的未分开行文。

特别是政府工作安排，不宜送党委发文。

经

常出现政府部门拿着政府工作安排方面的文件，到党委办公室发文的现象。

如某单位拿着《做好行政事业单位带薪休假工作的通知》送交党委办公室，这是政府人事工作，也涉及财政管理，纯属政府工作，就应该送政府办公室发文。

还如同《关于保护价格牢固、保障市场供应的通知》、《做好免除城市义务教育阶段学生学杂费工作的通知》、《关于做好春节时期安全生产工作的通知》等方面的文件，都应该送政府办公室行文。

其原因以下：

一是政府工作由政府主管，政府领导是政府工作的第一责任人，政府发文有利于政府责、权、利的一致。

二是政府工作必定推行政务公开，自觉接受公众、人大及其常委会的督查。

若是由党委办公室发文，一方面文件的发至范围经常有严格规定，不利于公众执行知情权，另一方面人大及其常委会不便进行督查。

三是简单造成工作失误。

政府文件的出台必定经过严格的行政程序规定，重要文件还须经过人大及其常委会审议，若是这方面的文件由党委发文，简单绕过必要的行政程序和督查程序，造成工作失误。

2．部门行文“升格”为领导机关行文。

经常有一些部门，为了使部门意志上升为

领导机关意志，将部门文件升格为领导机关行文。

一般情况下，本级行文的规格应参照上级行文规格执行。

如上级某部门发文部署某项工作，本级党委或政府落实此工作时，一般由本级部门行文落实，不升格为领导机关行文。

另一种情况是纯部门工作，部门能够单独行文或部门之间能够联合行文的，也不宜由领导机关行文。

3．越级行文。

高出主管部门或上一级机关向上请示。

如乡镇、市直部门的二级机

构和直属单位直接向市委市政府请示，都是违反程序的越级行文。

一般情况下乡镇不能够向市委市政府请示，特别情况下需请示的，须报县委县政府签署建议后上报；市直部门的二级机构和直属单位向市委市政府请示，需主管部门签署建议后上报。

4．本级部门向下级党委、政府直接下发指令性文件。

个别部门为了重申部门工作，追求下级党委、政府对本部门工作的重视与支持，经常向下级党委、政府行文，安排工作。

这是严重违反公文办理规定的。

没有同级党委、政府的明确授权，部门无权下发此类文件，下级党委、政府能够不受理此类文件。

5．请示和报告泛滥。

一些部门报送党委、政府的请示和报告，有些其实不是重要事项，有些也不属于党委、政府受理的范围，却事无巨细地上报。

这样的文件，送到领导同志案头，增加了领导同志的阅文量，浪费了领导同志的精力和时间。

二、文种使用中的常有错误

（一）自制文种。

在正式文种之外，为非作歹，生造公文文种并俨然以正式公文行文。

常有的有：

“请示报告”、“工作思路”、“情况报告”等。

党的机关公文主要有

14种：

决议、决定、指示、建议、通知、通知、公报、报告、请示、批复、条例、规定、

函、会议纪要。

行政机关的公文主要有13种：

命令（令）、决定、通知、通知、通知、通

报、议案、报告、请示、批复、建议、函、会议纪要。

除此之外的文种，都不能够出现党政

机关的公文之中。

（二）误用文种。

把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。

常有的有：

把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。

把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“方法”、“规程”、“推行细则”等作为正式文种直接使用。

可是，若是将上述应用文用转发或印发通知的形式宣告，则是规范用法。

如“××市委办公室关于转发《市委宣传部××年工作要点》的通知”，““××政府办公室关于印发《××年××工作推行方案》的通知”。

（三）混用文种。

不按文种的功能和适用范围去采用文种，而造成周边文种相互混用，以致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。

常有的有：

“通知”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。

在公文办理中这类问题最常有的是“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。

如《××关于赞成建立××机构的报告》，《××举行××活动的报告》。

两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。

报告是“向上级机关报告工作、反响情况、回复上级机关的咨询”的，这类报告，只要把情况报告、反响清楚即可，目的是让上级和领导认识发展情况，掌握工作进度，做到胸有成竹，不需要回复；而请示是“向上级机关央求指示、赞成”的，需要回复，两者在使用上有很大的差异。

有时也存在“请示”和“函”混用。

《方法》规定：

不相隶属单位之间相互商洽工作、咨询和回复问题，央求赞成和回复审批事项是用函。

可是有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用了请示。

仿佛级某局向同级财政局《关于解决××活动经费的报告》或《关于解决××活动经费的请示》，所用的文种都是错误的，应为《关于解决××活动经费的函》。

（四）滥用文种。

一些部门单位为了突出本部门单位工作在党委、政府行文中的地位，代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。

“决定”这类文种，市级以下党委、政府一般用于加强自己建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面，也许用于关系经济社会全局的重要政策性文件，中央、省委文件也极少用“决定”文种。

三、版头使用中的常有问题

（一）版头混用。

将下行文版头用于上行文。

如使用“××文件”式样的版头用于向上级报告事项、请示工作、任免干部或批复等。

这里应该使用“××（）”的版头。

（二）使用非标准版头。

使用设计或印刷不标准的版头。

常有的是：

格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不盛大等。

（三）使用没有版头的白纸印发文件

四、发文字号中的常有问题

（一）年号不全。

如：

将“XX”省略为“07”。

（二）括弧不对。

发文年度应用六角括弧“〔〕”括入。

错用成圆括弧

“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。

（三）地址不当。

将发文年度地址提前到了机关代字前面。

如：

将“×发〔XX〕×号”错为“〔XX〕×发×号”。

（四）序号负担。

发文序次号中多加了“0”变成“0×”。

（五）一文多字号。

联合发文时并用了几个单位的发文字号。

（六）一字号多文。

用同一发文字号制作两份不同样的文件。

（七）跳号。

没有按自然数的序次依次排列，中间出现跳号现象。

（八）字第搭配不当。

正确的选项是“字”在年号从前，不用“第”；前面用“字”，后边用“第”；前面无“字”，后边就不应有“第”。

常有的错误是：

有“字”

无“第”或有“第”无“字”。

但“字”、“第”均省去是正确用法，如：

×委〔XX〕×号。

（九）滥用“发”字。

只有重要文件才采用“××发”字号。

（十）自制发文字号。

未按规定要求编制发文字号。

五、签发人注明中的常有问题

（一）上行文未注明签发人姓名。

公文办理规定要求上行文必定注明签发人姓

名。

（二）下行文标了然签发人姓名。

下行文不要注明签发人。

（三）注明不规范签发人注明地址远离发文字号（正确的选项是它们之间空两个字）；签发人注明的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

六、公文标题中的常有问题

（一）缺少发文机关或经过决议、决定的会议名称。

“决议”、“决定”等文种

的标题不能够省略发文机关或经过决议、决定的会议名称。

如“中国共产党省第九届委员会

第三次全领悟议关于《中共省委关于仔细学习贯彻党的xx大精神，努力首创富民强省新局

面的决定》的决议”，就不能够省略会议名称，《中共省委关于仔细学习贯彻党的xx大精

神，努力首创富民强省新场面的决定》，就不能够省略发文机关。

（二）用发文字号代替文件名称如：

“关于××〔1997〕×号文件的批复”，这类标题的事由，除极少许熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能够理解的。

应将

原文件标题或其主要内容明确注明在批复文件中间。

（三）文字负担。

如：

《“秘书工作”×人民政府关于仔细贯彻落实×政发

〔XX〕××号文件精神，积极动员公众大力睁开抗旱播种保苗，保证今年农业抢夺丰收的情况的报告》，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春耕播种情况的报告》就简了然。

其他，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻“秘书工作”×通知的通知的通知》，应为《关于贯彻“秘书工作”×通知的通知》；又如《关于央求解决“秘书工作”×的请示》，应为《关于解决“秘书工作”×的请示》，后边有请示，前面用央求就是节余的。

如《××政府办公室关于印发〈关于“秘书工作”×活动推行方案〉的通知》中，后一个“关于”就可以不要。

（四）滥用标点符号。

除引用文件用书名号外，公文标题中一般不注明其他标点

符号。

（五）缺少文种。

如《××市人民政府批市教育局关于建立高等院校学基地

的告》，把被部的“告”看作本公文的文种，在以后上“通知”一文

种。

（六）文机关称不范。

如：

如把“和社会保障局”称“社保局”，就不范。

若是是“展和改革委会”称“改委”，若是是“人口和划生育委会”称“人口生委”。

七、主送机关中的常

（一）缺主送机关。

除宣告性文件外，一般文件都必明主送机关。

但有的文种如会要等，主送机关一般放在文尾末下端。

（二）主送机关表述不范。

未按党委、人大、政府、政、法院、察院、、相关部的序排列；未用全称或范化称，如“市府”“××市人民政

府”；分排列未按内用号、用逗号的原理；随意使用称，如“市内各位”。

（三）多主送。

主送机关不仅一个。

向上机关行文，只写一个主送机关，如需同送其他机关，当用抄送的形式，但不得同抄送下机关。

（四）主送个人。

公文不得主送个人。

八、正文中的常

（一）字。

主要表：

（1）因粗心大意，将“宏”成“客”，“

款”成“拔款”，“突”成“突出”⋯⋯；

（2）因辨析严禁，将“冷淡”成“淡簿”，“”成“”，“”成“励”。

（二）点符号。

常号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，名号与引号混用。

（三）数字使用不范。

用阿拉伯数字的用了字，如“20世90年代”

成“二十世九十年代”；用字的用了阿拉伯数字，如“党的xx大”成“党的

17大”。

正文中的数字，部分构次数和、、用、略、拥有修辞色彩句中作素的数字必用字写，其他的当使用阿拉伯数字。

（四）随意简称。

如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。

（五）引文注明错误。

未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的序次引

用。

如“你单位××〔XX〕×号文件（关于“秘书工作”的请示）收悉。

”应为如“你单

位关于“秘书工作”的请示（××〔XX〕×号文件）收悉。

”

（六）随意使用字体字号。

（七）随意设定字距行距。

（八）前后表述不一致。

如前面用单位全称，后边却用规范性简称。

九、附件表记中的问题

（一）有附件不注明。

（二）附件名未标全称。

（三）注明不规范。

“附件”二字顶格注明（正确的选项是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的选项是标“附件”二字）；附件未全部注明；附件标题末用了标点符号。

（四）内容不适。

在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特别说明。

印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件注明。

“关于印发《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，不用注明。

十、发文机关表记中的问题

（一）党的机关公文未标发文机关名称，用印章代替。

（二）发文机关未用全称或规范化简称。

（三）地址不当。

常有的错误是居中表记或靠右边顶格表记。

正确地址一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期表记协

调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。

在以下两种情况下发文机关表记可高出中线：

一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响雅观时。

十一、成文日期表记中的常有问题

（一）将拟稿日期作为成文日期。

成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议谈论经过的决议、决定等，以会议经过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。

成文日期应该写明年、月、日，年份不能够简写。

（二）将打印日期作为成文日期。

（三）汉字和阿拉伯数字乱用。

党的机关应用用数字表记：

“XX年3月20

日”，行政机关应用汉字表记：

二○○五年三月二十天。

（四）地址不当或与落款不协调。

常有错误是成文日期第一个字向左高出发文机关第一个字或直接向左靠齐。

正确地址一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。

当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。

总的原则是，成文日期的表记是与发文机关表记协调，以保持文面的雅观。

十二、机关印章使用中的常有问题

（一）当用不用。

请示、报告等上行文应该用印而未用印。

（二）不当用印的却用了印。

如印制的有特定版头的一般普发性文件和会议纪要却用了印。

（三）地址不当。

用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

（四）模糊不清。

未及时冲刷印章，使印记模糊不清。

十三、主题词表记中的常有问题

（一）不标引主题词。

正式公文都应注明主题词。

（二）将标题简单分切后分当主题词标引。

主题词的主要作用是反响公文的类

别、主题和表现形式，为检索盘问供应方便，由范围（种类词）+内容（类属词）+文种

（文件形式）组成，其中的种类词反响公文内容所涉及的范围和应归属的种类，标题中一

般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其

中的发文机关一般不宜作为主题词标引。

因此，标引主题词时不能够简单地切分标题，而应依照公文内容进行解析，弄清公文的种类、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。

（三）随意生造主题词。

不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门一致制发的《公文主题词表》中采用主题词，而是随意生造。

这将以致不能够用计算机对公文进行主题检索，完好失去标引主题词的意义。

十四、办文流程常有问题

（一）部门报送党委政府办理的文件或代拟稿不吻合要求。

部门单位到同级党委、政府秘书部门呈报文件或公文代拟稿，应该供应：

1．吻合规范要求的文件或公文代拟稿。

2．与呈报文件相关的背景资料，若相关文件资料等等。

3．党委、政府领导可否有批阅要求行文。

有批阅的，来文单位应供应批阅件的原

件；

党委常委会议或政府常务会议可否明确要求行文。

要求行文的，来文单位应供应会议纪要。

上级党委、政府可否对同类工作或办理同类问题行过文。

本级党委、政府可否对相关工作或办理相关问题从前行文。

已行文的，由来文单位供应文件。

涉及其他部门协调的事项，应早先进行协调，并供应其他部门签署的建议。

本单位领导可否签署建议。

没有签署建议的，应签署建议或盖章。

4．代拟稿的电子文挡。

（二）办文工作人员对部门送来的文件或代拟稿把关不严。

收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应该进行审察。

审察的要点：

一是可否应由本机关办理；二是可否吻合行文规则；三是内容可否吻合国家法律、法规及其他相关规定；四是涉及其他部门或地区职权的事项可否已协商、会签；五是文种使用、公文格式可否规范。

六是供应的资料可否正确、齐全、齐全。

（三）文稿送审会签不规范，缺少主动协调，以致工作被动。

文稿校核后，应填写发文审签单，由秘书部门负责人注批后送相关领导审签。

文稿送审应安排特地人员呈送，一般按注批单上领导的排名序次，从后至前依次呈送。

呈送急件时，由送审人员口头向领导或领导秘书报告。

呈送急件时，如签批的领导在市内下乡，可电话报告并做好记录，也可将送审稿电传到所在地党委、政府办公室，请其转呈。

如签批的领导在出门差，可电话报告并做好记录，如联系不上，经相关领导赞成后，可高出此领导向另一位领导呈送。

每呈送一份文稿，办文人员应在公文送审台账上登记送出时间、呈送领导姓名、重要批阅建议等送审情况，便于追踪催办。

办文人员每次回收领导签批的文稿后，应逐一做好复核、协调工作。

重要批阅建讲和更正建议要报告秘书部门分管领导和主要领导。

主要领导关注的重要文件，要及时报告办理进度。

领导作出批阅或更正建议的文稿要附在清样后，必要时可在原稿上注明是哪位领导做出批阅或更正。

（四）忽视公文复核环节。

有些单位办文工作人员为了省事，不经复核就进行登记编号和印制。

已经领导审批定稿的文件，办文人员要对公文格式再复核一至两次。

要点复核文件标题、主送机关等项目可否表述正确，领导审签手续可否齐全，文件格式可否规范等，并对文件的要点更正内容及相关数据指标、专用名称等再作仔细复核。

复核后要完满公文格式要素如主题词、版记等，仔细在台账进步行编号，注明紧急程度、奥秘等级、发文日期、发至范围等。

尔后再送文印室进行印制，文印室制作出文件清样后，要将清样校核一次，确定无误后开印。

十五、请示件办理经常有问题

（一）没有建立特地台账。

收到下级机关的请示性公文，经办人员要做好签完工作，并在台账进步行详细登记，并留下联系人的联系电话。

（二）不进行严格把关，一概接受。

办文人员应仔细阅读请示内容，对存在问题作出相应办理：

请示件呈送机关有2个或2个以上的、请示件送至领导个人而领导个人已经予以批阅的，一律不予办理。

请示事项审批权限在详细职能部门的，应转相关职能部门办理或请来文单位直接报相关部门承办。

越级请示的公文，一般不予办理，必要时见告来文单位逐级呈报。

但重重要迫事项或其他特别事项，可向来文单位认识情况后，视情况及时办理。

请示事项未表述清楚的，应向来文单位认识情况，必要时请来文单位更正后再

报。

来文没有附与请示事项相关背景资料或需要补充相关资料的，应及时见告来文单位供应和补充。

请示事项没有主管部门建议的，应先征采主管部门建议或与相关单位做好协商工作。

请示事项涉及其他单位的，应先做好相关单位的协调工作。

请示事项有前卷可查的，应先查先卷后再办理。

（三）不提出拟办建议，直接送呈领导。

对请示事项明确，政策依照充分的请示，可直接呈送相关领导审批。

但对请示事项涉及面广、政策性强的请示，要先与相关单位进行协调，必要时可提请相关领导召开协调会，提出可行性建议，报领导审批。

（四）领导审批时出现不同样建议时，不向秘书部门领导报告，直接将文件送交下一领导。

领导同志对请示事项有不同样建议时，要暂缓送批，并向秘书部门领导报告，与有

关方面做好领导批阅的落实和协调工作，必要时再提请秘书部门主要领导或报党委、政府主要领导判定。

（五）回复来文单位的方式单一。

请示件办理达成后，要依照请示件的内容及办理情况，及时、正确回复来文单位。

回复方式主要有三种：

回复政策性强、请示内容较为复杂的请示件，一般采用行文的方式进行批复，同时抄送相关单位。

领导批阅明确，无分歧，且有详细建议的，可将领导批阅直接复印或电传给来文单位。

涉及相关单位的，应同时复印给相关单位。

对请示事项领导批阅不同样意或几位领导批阅建议不一致的，应采用电话或面谈的方式口头回复来文单位，并做好相关讲解和保密工作。

十六、文件管理常有问题

（一）收文不及时，没有建立台账，不按程序、要求进行签收。

有些单位收到文件后，不清点，不登记。

对上级来文要（含电子文件）及时签收，签收时要核对信封件数、收文单位、信封编号、发文字号等可否一致，保证正确无误后才能签收。

签收后要比较发文通知单，清点文件的发文字号、份数、份号可否正确。

如有出入，应及时与上级机关系系，弄清原因，马上更正。

清点后要进行登记，依照文件分类，在来文登记台账进