集团内部沟通反馈管理制度.docx
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集团内部沟通反馈管理制度
集团公司内部沟通反馈管理制度
一、目的
为促进集团公司内部机构之间的纵向、横向沟通协调和联系，通过畅通高效的沟通渠道和方法，使有关信息在集团各级各部门和全体工作人员之间得到及时传递，建立预警系统和快速反应机制，确保集团及各子公司政令畅通，存在问题得到及时处理和解决，在集团内部形成团结协作、目标一致、和谐的生产经营氛围，特制订本制度。
二、适用范围
适用于本集团经营管理活动涉及到的所有部门和员工。
三、职责
1、集团总经理负责集团内部沟通渠道及氛围形成与促进；
2、各子公司常务副总负责子公司内部沟通渠道及氛围的形成与促进；
3、各子公司副总经理负责分管范围内部沟通的协调，确保上情下达，下情上传；
4、各部门主管负责本部门内部的沟通工作，确保上情下达，下情上传；
5、总部行政部为集团公司沟通的归口管理部门，负责协助总经理做好总部与各子公司之间的沟通联系，负责内部沟通过程中有关问题的传递、分析、处理及反馈；
6、各子公司行政部为子公司内部沟通的归口管理部门，负责协助常务副总做好子公司与总部之间的沟通联系，负责沟通过程中有关问题的传递、分析、处理及反馈。
7、其他部门负责内部沟通过程中职能管理范围内的有关问题的传递、分析、处理及反馈。
8、总部各部门负责与子公司对口职能部门的沟通工作。
9、全体员工按规定向上级主管请示、汇报，并保持与其他工作人员的有效沟通。
四、内部沟通反馈的原则
1、双向互动
2、实事求是
3、就事论事
4、及时准确
5、主动高效
五、内部沟通反馈的方式
1、会议
2、请示报告
3、文件资料
4、内部刊物
5、版报
6、简报
7、通报
六、工作程序
1、总要求
1）、集团公司各级组织作出重大决策前，应通过召开座谈会、研讨会或书面征求意见等有效方式充分听取相关部门、下属单位或工作人员的意见、建议。
2）、信息发送传递
对需要解决和落实的重要问题，在口头联系未能或不足以解决时，相关人员可填写工作联系单（附表1），递交相关部门或公司行政部。
上级对下级布置工作或下达任务时，应有明确的办理要求包括工作标准、时间要求等。
3）、信息接受处理
a、各部门接到有关信息后，必须落实专人进行处理，并填写处理意见，有关部门按要求将问题解决后，填写处理结果。
如问题需公司协调解决时，由行政部向公司领导汇报，并协调处理。
b、上级对下级请示事项或反映的问题要重视并认真研究，有明确规定的按规定时间办理，一般事项在当日回复，需多方协调或复杂的事项原则上在3个工作日内回复。
书面请示或反映的原则上书面回复，且答复意见必须明确。
须再向上请示或集体讨论的，应在上级批复或集体讨论后的3个工作日内回复。
c、上下级之间意见不一致时，上级要充分听取下级意见，并做好解释说明工作，在充分沟通后按上级意见执行。
d、同级之间意见不一致不能协调时，应由各自的分管领导协调解决，分管领导不能达成一致时，报共同的上一级领导裁定。
4）、信息回单
将已签署处理结果的信息反馈回信息发送人，并由发送人签署形成闭环。
2、会议沟通
会议是内部沟通的重要形式，分为例会（定期会议）、临时会议两种，其中以例会为主。
1）、例会制度
主要在重复发生、重复处理的管理方面发挥协调作用，使日常生产经营活动始终处于受控状态，发生相互脱节、前后失衡等不协调问题时能及时解决，集团总部、各子公司各级机构（经营班子、分管领导、部门、班组）定期组织召开工作会议。
例会的名称、内容、时间、参加人员和要求应标准化。
集团公司规定必须按期进行的各种例会制度见附表2。
2）、临时会议
当集团公司、各子公司、各部门、班组出现确需及时召开会议研讨和明确的事项时，可通知召开临时会议。
3）、会议组织要求
a、会议召开之前组织部门应进行会议通知，明确会议时间、参会人员、会议地点、会议议题、需准备的材料和思考的问题。
b、会议组织部门应与会议主持者进行沟通，做好会前准备、会议记录及会议纪要。
c、各参会人员应根据会议通知做好准备，会议中围绕主题进行发言和讨论，发言简明撰要，以提高会议效率。
d、各种会议的召开应以促进公司生产经营管理为目的。
e、各种会议时间重合时，可根据情况合并进行，并可视情况扩大或缩小参会人员范围，但必须保证有相关措施确保会议精神传达到位。
3、请示报告沟通
1）、请示报告方式
请示报告人可根据事项的重要性和紧急程度选择使用口头请示报告、书面请示报告等方式向上级请示报告。
以公文形式的书面请示及批复应保留存档，保存期限按档案管理的有关规定执行。
2）、请示报告采取逐级进行，如直接上级单位无正当理由不受理或有特殊原因无法受理时，可跨级请示报告。
4、文件和内部刊物沟通
1）、文件沟通。
集团公司上下级之间可以文件的形式传达上级方针政策和精神、安排和布置工作、通报工作情况、表彰有关单位和工作人员，从而达到沟通的目的。
须公司协调办理的事项，由行政部接收来文，视来文性质送相关领导审批，行政部根据领导批示送有关人员、部门阅办，阅办部门主管根据文件要求指定专人督办，指定阅办人员根据文件要求，如需宣传发动，可通过开会、发文形式进行沟通，要求有关部门配合完成。
办结后应填写处理情况，并送回行政部。
2）、简讯通报沟通。
集团各级职能管理部门按公司规定定期对分管范围内的工作进行总结和通报，以达到集团各级组织间相互了解、促进协作的目的。
3）、内部刊物沟通。
内部刊物主要刊登集团决策、发展目标和规划、工作动态和经验交流、糖业信息和动态、各公司新闻、员工事迹、员工文苑、新技术应用等。
内部刊物根据需要确定发送对象。
5、其他沟通渠道
集团公司各级、各部门或各级、各类工作人员之间需要对方协助或与对方相关的事项可通过面谈、电话、工作函等形式进行沟通。
上级与下级人员之间可通过谈心、谈话等方式进行沟通交流。
七、沟通反馈事项分类
按沟通反馈事项的性质、紧急程度等分为日常反馈、定期反馈、异常情况反馈、重要紧急事项反馈等。
各类反馈按以下规定进行：
1、日常服务信息反馈制度
集团各部门、各车间、班组应按职能情况做好相关信息的收集、统计、传递、处理、反馈，建立相关的信息记录薄和信息反馈统计表，保证能随时及时提供相关的信息以供决策和运用。
1）、车间、班组日常填写安全、质量、工艺、设备运行原始记录，以使下道工序或接班人员了解处理有关问题。
2）、总部及子公司行政部负责人力资源管理、行政管理、综合信息的接收、传递与处理。
3）、总部及子公司市场部负责销售采购及用户信息的接收、传递、反馈工作；建立用户服务台帐。
4）、总部及子公司生产技术部负责下达生产计划，合理安排月度及阶段性生产任务，并将测定的正常生产周期向有关部门及时沟通；并负责安全、工艺、技术、设备等信息的接收、传递、反馈。
5）、总部及子公司原料部负责下达原料种植、砍运计划，合理安排月度及阶段性原料管理任务，并将估产情况向有关部门及时沟通，做好相关信息的接收、传递、反馈。
6）、总部督查部、子公司督查组负责做好生产经营管理督查及集团制度执行情况的检查及相关信息的接收、传递、反馈。
7）、质检部负责原料、中间制品、产品的质量、检验检测信息的统计、接收、传递、反馈。
总部及子公司职能部门之间需沟通和反馈的事项和时间，应本着相互支持的原则，相互协商确定。
2定期反馈制度
为保证集团公司各项生产经营管理工作得到及时总结，各级管理者及相关部门及时了解整体工作阶段性进展情况，总部及子公司相关部门负责搜集、整理职能管理范围内的相关信息（如生产、安全、管理、原料发展、预算、营销等），并定期提交相关部门或人员。
1）、总部各部门
总部各职能部门定期反馈材料交行政部审稿印发相关部门，涉及财务、营销、管理通报的交总经理审核后印发。
部门
负责项目
主要内容
定期反馈频次
发放范围
董事长
集团公司年度经营目标
集团公司年度经营目标、工作要求
每年1次
总经理
总经理
年度工作报告
集团公司年度经营目标完成情况、工作总结、下步工作思路
每年1次
董事长、董事会
集团公司年度经营目标
集团公司年度经营目标、工作计划、工作思路、工作要求
每年1次
各公司、总部各部门
行政部
各公司、各部门反馈事项
各公司、各部门反馈及需总部、集团领导协调事项，上月反馈处理情况
每月1次
董事长、总经理、总部各部门
集团公司工作总结
集团公司各项生产经营工作开展情况、取得的成绩、存在的不足、下步工作计划与措施
每年2次（每半年1次）
董事长、总经理
各子公司生产指标通报
各制糖子公司榨季期间关键技术指标对比统计通报
榨季每日1次
董事长、总经理、各子公司、总部各部门
员工思想动态反馈
各公司员工对公司管理、公司目标的认同度，员工对公司推行管理及制度的意见反映及建议,员工的期望及合理化建议
榨季、检修每月1次,放假期间1次
原料发展部
集团原料发展工作简报
集团公司种植进度、种植质量、优化布局、中耕管理、估产、优化砍运情况、砍运进度、蔗区公路建设、蔗区开发等
每旬1期（次旬第1天整理通报）
生产技术部
集团生产简报
集团公司榨季生产、检修技改进展情况、新技术应用项目进展情况，安全、质量、工艺、技术等工作存在问题、解决措施及取得经验等
榨季、检修每月1期，榨季结束、检修结束全面总结各1次
财务审计部
资金日报
集团及各子公司每日资金收入与支出情况
每日1次
董事长、总经理
集团预算管理工作简报
集团及各公司预算管理工作推行情况（成本分析、存在问题及改进建议）、财务决算情况、各公司成本完成情况、利润完成情况等
榨季、检修每月进行1次，半年度、年度全面总结各1次
董事长、总经理、各子公司、总部各部门
市场部
产品发运及销售日报
集团公司产品发运及销售情况统计
每日1次
营销工作简报
集团各子公司产品产销情况、物资采购进度、存在问题及建议等
每半年1次
督查部
集团督查通报
集团公司各项制度执行情况、存在问题及改进建议等
每月1次
各部门
部门工作总结
部门各项职能工作开展情况、年度目标完成情况、存在问题、取得经验、下步工作计划、工作建议
每半年1次（6月、12月各1次）
总经理、
总部行政部
总部所有员工
月度工作总结计划
月度计划与考核表（上月度工作总结及自评，下月度工作计划及措施）
每月1次（每月1日前提交）
直接上级
旬工作总结计划
旬工作计划总结（上旬工作总结及自评，下旬工作计划及措施）
每旬1次（次旬第一天前提交）
直接上级
2）、子公司各部门
子公司各部门定期反馈材料交行政部审稿印发相关部门，涉及财务、营销、管理通报的交常务副总审核后印发；总部行政部接收后转发相关部门。
部门
负责项目
主要内容
定期反馈频次
发放范围
行政部
各部门、员工反馈事项汇总
各部门、员工反馈及需经营班子决策、协调事项
每月1次
常务副总
公司生产经营情况汇报
公司生产经营进展情况，需各级政府职能管理部门协调事项、需总部及集团领导决策、协调事项
每月1次（次月2日前提交）
常务副总、总经理、总部行政部
子公司工作总结
公司各项生产经营工作开展情况、取得的成绩、存在的不足、下步工作计划与措施
每年2次（每半年1次）
总经理、
总部行政部
员工思想动态反馈
员工对公司管理、公司目标的认同度，员工对公司推行管理及制度的意见反映及建议,员工的期望及合理化建议
榨季、检修每月1次（30日前提交）,放假期间1次
常务副总、总部行政部
原料部
原料发展工作简报
本公司种植进度、种植质量、优化布局中耕管理、估产、优化砍运情况、砍运进度、蔗区公路建设、蔗区开发等
每月1期
公司各部门、总经理、总部原料部、行政部
甘蔗进厂统计报表
榨季期间榨区各片当日进蔗量、累计进蔗量、应付蔗款、应付运费等统计
榨季每日1次
常务副总、原料副总、调度室、行政部、财务部、总部原料部、财务部
生产技术部
生产工作简报
本公司榨季生产、检修技改进展情况、技术创新或技改项目进展情况，安全、质量、工艺、技术等工作存在问题、解决措施及取得经验等
榨季、检修每月1期，榨季结束、检修结束全面总结各1次
公司各部门、总经理、总部生产技术部、行政部
财务部
资金日报
集团及各子公司每日资金收入与支出情况
每日1次
董事长、总经理、总部财务审计部
预算管理及成本分析报告
公司预算管理工作推行情况,公司及各部门成本分析、存在问题及改进建议、财务决算情况
榨季、检修每月进行1次，半年度、年度全面总结各1次
公司各部门、总经理、总部财务审计部、行政部
市场部
产品发运日报
公司产品发运情况统计
每日1次
董事长、总经理、总部市场部
物流管理工作汇报
公司产品生产及发运情况、物资采购进度、存在问题及建议等
每半年1次
总经理、公司领导、生产技术部、财务部、行政部、总部市场部、行政部
督查组
督查工作通报
公司各项制度执行情况、存在问题及改进建议等
每月1次
公司各部门、总经理、总部督查部、行政部
质检部
生产班报
各班生产情况及采样化验分析情况统计
榨季每班1次
常务副总、生产副总、调度室、生技部
生产日报
每日生产情况及采样化验分析情况统计
榨季每日1次
董事长、总经理、总部生产技术部、行政部、子公司领导、调度室、各部门
生产期报
每个生产小期生产及采样化验分析情况汇总
榨季每期1次
高管
工作总结
分管工作开展情况、年度目标完成情况、存在问题、取得经验、不步工作计划、建议
每年2次（榨季结束后1次、12月1次）
常务副总、总经理、总部行政部
各部门
部门工作总结
部门各项职能工作开展情况、年度目标完成情况、存在问题、取得经验、下步工作计划
每年2次（榨季结束后1次、12月1次）
常务副总、上级主管、行政部
所有中高层管理人员
月度工作总结计划
月度计划与考核表（上月度工作总结及自评，下月度工作计划及措施）
每月1次（每月1日前提交）
直接上级
旬工作总结计划
旬工作计划总结（上旬工作总结及自评，下旬工作计划及措施）
每旬1次（次旬第一天前提交）
直接上级
3异常情况反馈制度
1）、各级员工发现公司生产经营管理中出现安全、质量隐患或异常情况
时，应立即处理或汇报相关部门。
2）、如自己不能处理的，应立即向直接上级或部门领导汇报，部门仍不能处理的，应上报公司协调相关力量协调解决，以避免隐患扩大形成事故。
7.3.3）、发生异常情况时,在组织处理的同时,当事人及相关部门应做好相关记录,为分析处理异常情况提供依据,同时，为以后避免类似情况提供参考。
4、重要紧急（突发）事件反馈制度
1）、当公司经营管理中出现安全、质量等事故时，应及时向上级汇报，
或边处理，边汇报请示，以免延误生产，给企业带来更大损失，同时避免处理问题考虑不周全，与上级组织规定相违悖，造成重复返工和损失。
2）、当子公司出现人身安全事故（重伤事故）时，在积极组织救护的同
时，应及时向部门及公司汇报，2小时内向集团总部汇报。
3）、当出现人身伤亡事故时，在积极组织抢救的同时，应立即向部门及
公司汇报，并在半小时内向集团总部汇报，同时按有关规定向县级职能管理部门进行汇报。
4）、重要紧急事件可先采取电话通知，事后再补充相关书面汇报材料。
事故报告的内容包括：
发生事故单位、时间、地点、事故程度、组织处理
的部署情况，事故原因初步分析等。
八、责任追究
1、本制度所规定的日常反馈及定期沟通反馈事项执行及处理情况，作为反馈者与信息接受者日常考核依据之一。
2、对发生异常情况及质量、安全、营销、财务、管理问题后，发生瞒报、谎报、延报的，造成的一切损失由相关责任人承担。
3、在集团公司各级组织的沟通中出现阻碍沟通反馈的行为、或对他人的反馈进行打击报复、故意刁难的行为，应予严肃处理。
九、内部沟通反馈资料的保管
涉及部门业务的由各有关部门保管；涉及公司经营管理、重大事故的由行政部收集并交公司档案室保管。
十、附则
1、本制度由集团各子公司、总部门各部门参与编写，经总经理审核，董事长批准，从2005年5月1日起执行。
2、集团各子公司、总部各部门可根据管理需要制订系统工作沟通反馈操作程序，作为本制度的支持性文件。
附件：
1、工作联系单
2、集团公司例会制度一览表
支持性文件：
1、物流管理沟通反馈操作程序
2、财务管理沟通反馈操作程序
3、督查管理沟通反馈操作程序
4、原料管理沟通反馈操作程序
5、行政管理、人力资源管理沟通反馈操作程序
附件1.
工作联系单
发送时间：
年月日
信息发送单位
第一信息接收部门
反馈内容及请求协调事项
发送人签字：
日期:
各级信息接收部门（人员）处理意见
签字：
日期：
签字：
日期：
签字：
日期：
最终处理结果
经办人：
日期：
发送人签署意见:
签字:
日期:
附表2.
集团公司例会制度一览表
层次
会议名称
主要议题
频次
时间
组织部门
主持人
参会人员
集团总部
高层管理人员月度考评例会
1、常务副总、总部部门经理月度工作汇报、自评及提出整改措施；
2、总经理评议；
3、对下月工作进行安排
每月1次
次月上旬
总部行政部
总经理
各子公司高管、总部助理以上及相关人员
季度工作总结会
1、各子公司、总部各部门汇报季度工作情况、下季度工作目标、措施及思路；
2、对季度工作中存在的关键问题及下季度重点工作进行讨论，提出措施及思路；
3、下季度工作安排和要求。
第年2次（1、3季度各1次）
第2、4季度上旬召开
总部行政部
总经理
子公司高管、总部助理以上及相关人员
集团半年度工作总结会
1、上半年度各项生产经营管理工作报告；
2、对存在问题进行讨论，并提出下步工作目标和措施；
3、对关键问题作专题研讨；
4、对下半年度工作进行安排和要求。
每年1次
6月下旬或7月上旬
总部行政部
总经理
子公司及总部各部门中高层管理人员、相关人员
集团年度经营管理研讨会
1、集团公司年度工作报告；
2、对年度工作中的关键问题及下年工作重点进行研讨；
3、讨论下年度工作目标和工作计划；
4、对下年度工作进行安排。
每年1次
12月
总部行政部
总经理
子公司及总部各部门中高层管理人员、相关人员
总部例会
1、各部门汇报上周工作情况及下周工作计划，并提出需相关部门、总部提供的支持和帮助；
2、传达集团总部相关通知和决定事项；
3、对下周工作进行协调和要求。
每周1次
周末下午或周一上午
总部行政部
当月值班领导
总部全体员工
各子公司
各子公司
经营班子例会
1、对上周工作情况、下周计划进行汇报；
2、传达集团公司重大举措及相关通知；
3、对须经营班子决定的事项进行讨论和表决。
每周1次
周末下午或周一上午
子公司行政部
常务副总
子公司经营班子成员及相关人员
成本分析会
1、公布各部门成本控制情况；
2、提出成本核算及生产方面问题；
3、讨论合理运用资金降低生产成本的措施。
榨季及检修期每月1次
次月上旬
子公司财务部
财务部经理
中高层管理人员、生产调度、核算员、财务人员
高层月度绩效考评例会
1、被考评人员分别汇报上月工作情况及下月计划；
2、常务副总评议；
3、公布内部考评结果；
4、对月度主要问题进行讨论；
5、月度目标分解。
每月1次
次月5日以前
子公司行政部
常务副总
中高层管理人员及相关人员
生产例会
1、对生产、检修情况进行通报；
2、各部门对生产、质量、安全、设备、物料方面提出问题、要求和建议；
3、分管副总经理对相关工作进行协调安排；
4、传达公司重大举措。
每月1次
每月末或月初
子公司生产技术部
生产副总
高层管理人员、生产车间工段长以上人员、科室部门负责人、生产调度、安全管理员、质量体系管理员及相关人员
农务例会
1、对上期砍运、种植、中耕、估产等工作进行汇报和通报；
2、对工作中存在的问题进行讨论，提出改进措施；
3、传达公司重大举措及相关通知；
4、对下步工作进行安排。
榨季、种植、中耕、估产期每月1次
次月5日内
子公司原料部
原料部经理
公司高层管理人员、原料部全体员工、外聘农务员、种植员
榨季工作总结会
1、对榨季工作进行总结；
2、对榨季生产工作中表现突出的部门、员工进行表彰；
3、对下步工作进行安排。
每年1次
榨季设备解体保养结束后
子公司行政部
经营班子成员
全体员工
培训、检修动员会
1、前期工作报告；
2、安排员工培训事宜；
3、宣布检修方案及计划；
4、传达公司重大举措。
每年1次（可分开）
员工统一收假后第一天
子公司行政部
常务副总
全体员工
榨前动员会
1、年度工作报告（常务副总）；
2、宣布新年度工作目标及工作计划；
3、表彰奖励年度先进工作者；
4、传达公司重大举措；
5、宣布公司新年度考核与分配方案；
6、公司领导作动员讲话。
每年1次
检修结束榨季生产开始前
子公司行政部
常务副总
全体员工
总部及子公司各部门
年度工作总结会
1、部门上年度工作总结（年度目标完成情况）；
2、部门员工年度考评结果通报；
3、新年度工作目标及工作思路；
4、传达学习公司重大举措及部门相关规定；
5、年度工作动员。
每年1次
12月或1月
（根据榨季生产按排情况确定）
各部门
部门负责人
部门全体员工
部门例会
1、部门月度工作进展情况通报；
2、部门员工上月考评结果通报；
3、下月工作计划及目标分解；
4、传达学习公司决策及规章；
5、部门工作要求。
每月1次
每月上旬（具体日期各部门自定）
各部门
部门负责人
部门全体员工
车间班组长例会
1、周工作总结和工作计划；
2、讨论部门管理事项（第月第1周例会时对上月部门员工考评结果进行讨论确定）；
3、传达公司通知和决策；安排和布置下周工作。
每周1次
每周末下午或周一上午
各部门
部门负责人
车间部门班组长以上人员、技术员、核算员
班组例会
1、前期工作总结、下期工作计划；
2、对存在问题进行讨论，提出改进措施；
3、传达学习公司、部门通知和决策。
榨季、检修期每半月1次
自行确定
各部门各班组
班组长
车间各班组全体员工
注：
同级例会时间重合时，可根据情况合并进行，并可视情况扩大或缩小参会人员范围，但必须保证有相关措施确保会议精神传达到位。
支持性文件之一.
物流管理反馈操作程序
1目的
为规范物流信息反馈管理，确保物流信息反馈情况的真实性能正确指导生产成本控制和市场物资采购并降低损失，特制定本程序。
2适用范围
本程序适用于集团所有产品及原辅料、备品备件等回厂物资的管理信息反馈。
3管理反馈程序
3.1产品反馈
3.1.1各子公司、驻外办事处每日编制产品发运及产品入库报表于9点以前传集团市场部，由集团市场部负责编制集团产品日报表，并将报表信息及时反馈至集团领导、各部门和各子公司。
3.1.2各子公司市场部、驻外办事处负责途中及仓储过程的产品安全信息反馈。
3.1.3集团市场部负责损失产品定性责任划分及理赔额定损。
3.1.
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