外贸函电.docx

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外贸函电

2014——2015学年第二学期

外贸英语函电

期末考试作业

姓名：

张肖

班级：

英语1201

学号：

1205010133

2015年6月23日

1、汉语版外贸函电技巧写作（中文版）

2、12封函电（英文版）

1、建立业务关系

2、询盘和对询盘的答复

3、报盘

4、还盘

5、接受

6、订单

7、装运

8、支付方式

9、包装

10、保险

11、索赔&理赔

12、代理

外贸函电写作技巧

当前经济全球化趋势深入发展，世界经济发展不平衡状况加剧，全球范围内围绕资源、市场、技术的摩擦和竞争愈演愈烈，从根本上说，这是一场争夺21世纪经济制高点和控制国际市场的战斗，而竞争的实质，归根到底是人才的竞争。

因此，学好外贸函电写作技巧变得尤为重要。

1、商务书信写作的基础知识

首先了解国际商务书信的格式。

在对外贸易中，商务书信的格式要求十分严格，它代表着一个公司的形象。

商务信函与私人信函的格式有较大的区别，即齐头式、混合式、改良式和简化式，这4种格式在当今国际贸易业务中使用均较为普遍。

商务书信通常是由8个部分组成的，即信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾敬语及签署，有了这8个部分便可构成一封完整的商务信函。

2、建立贸易关系及信用调查

建立贸易关系是交易的第一个环节。

良好的开端是成功的一半。

因此，在拟写有关建立贸易关系的信函时，应注意礼貌、得体，并应将自己要表达的内容清楚地叙述完整。

与有发展潜力的贸易商建立贸易关系是创立和发展贸易的基础，这对新老贸易商而言，都是至关重要的。

然而，贸易商通过什么渠道获得所有关于新市场与新客户的必要信息呢？

（1）通过报纸、广播中的广告节目、电视经济信息以及通过因特网等

（2）通过贸易客户的介绍

（3）通过子公司或分公司、国外代理商的介绍

（4）借助市场调查

（5）利用参加商品交易会的机会

（6）派遣贸易代表团赴国外参观考察

（7）通过自我介绍或答复国外贸易商的询盘

（8）通过银行的介绍

（9）通过商务参赞的介绍

在这些情况下，写信人通常按下列步骤书写建立贸易关系的信函：

（1）信息的来源

（2）写信人的意图

（3）公司的经营范围

（4）有关公司财政状况及信誉状况的查询之处

如果写信人有意进口，他也可以向对方索要目录单、样品、价目表等。

在信的结尾，写信人常常表达期盼合作与早日答复的愿望。

这种书信应当热情、诚挚、礼貌。

3、单元询价及回复

询价通常是由买方发出的，在许多情况下，买方将询价信函与建立贸易关系的信函融为一体，也就是说，在信的开头表达了希望建立贸易关系的意愿之后，接着就向对方索要有关商品的目录本、价格单、样品等。

在回复询价时一定要及时认真，因为每接到一封询价信，就意味着有了做成交易的机会。

即使一时没货，也不要置之不理或者简单地说句“无货”了事。

要采取积极主动的态度，有礼貌地、得体地作出回复。

4、报价、推销信、报盘和还盘

报价可以有不同的方式，比如，可以给买方开个价供其参考，也可以给买方报虚盘，作为交易磋商的邀请，还可以给买方报实盘，作为签订合约的建议。

在交易磋商的过程中往往虚实结合，反复洽商，直到双方对交易的条件完全达成一致意见，交易即告成立。

报盘是卖方按照一定的交易条件在约定的期限内向买方出售某种商品的一种承诺。

报盘一经对方接受，就具有法律效力，卖方不得随意撤回。

报盘一般除了有完整的交易条件外，还有有效期。

还盘交易的一方在接到一项发盘后，不能完全同意对方的交易条件，为了进一步洽商交易，针对另一方的发盘内容提出不同建议，这种口头的或书面的表示在国际贸易中称之为还盘或还价。

但是还盘不一定是还价格，对支付方式、装运期等主要交易条件提出不同的建议，也都属于还盘的性质。

在拟写还盘的信函时，一定要注意要有礼貌，首先应对对方的报盘表示感谢，然后谈及非常抱歉不能接受对方的某项条件，陈述不能接受的理由。

5、订单、接受和回绝

买方发出的订单一经卖方接受，就不能随意撤回，买卖双方就将按照订单上的条件签署合同并执行合同。

因此在拟写订单时，一定要将交易条件叙述完整，尤其是要将主要的交易条件叙述清楚，比如，商品名称、规格、数量、包装、价格、总金额、支付条件、交货期等。

6、支付

信用证是一种由银行开立的有条件的承诺付款的书面文件。

信用证支付方式是当今国际贸易中普遍采用的一种主要支付方式。

信用证的主要内容：

（1）对信用证本身的说明。

如信用证的种类、性质、金额及其有效期和到期地点等。

（2）对货物的要求。

货物的名称、品种规格、数量、包装、价格等。

（3）对运输的要求。

装运的最迟期限、起运地和目的地、运输方式，可否分批装运和可否中途转运等。

（4）对单据的要求。

单据分三类：

货物单据、运输单据、保险单据。

（5）特殊要求。

根据进口国政治经济贸易情况的变化或每一笔具体业务的需要，可以作出不同规定。

（6）开证行对受益人及汇票持有人保证付款的责任条款。

7、装运及保险

如果交易是按照CIF条件或CFR条件达成的，卖方则应承担租船订舱的责任。

出口货物数量较大，需要整船载运的，应办理租船手续；对出口货物数量不大，不需整船转运的，则安排租订班轮和租订部分舱位运输。

装船通知一般包括合同号、信用证号、品名、已装数量、发票金额、船名、装运港、提单日期、船舶离港日期和预计抵达目的港的时间等内容。

国际货物运输保险的种类主要包括海上货物运输保险、陆上货物运输保险、航空货物运输保险和邮包运输保险，其中以海上货物运输保险历史最久。

8、申诉、索赔和理赔

签订合同的双方，有一方违反合同的规定，给另一方造成损失，遭受损失的一方根据合同或法律向违约方提出赔偿损失的要求叫做索赔。

索赔一般有三种情况，即货物买卖索赔、运输索赔和保险索赔。

违约方对遭受损失的一方所提出的索赔进行处理的行为叫做理赔。

在提出索赔时要有理有据，然后提出要求对方赔偿损失的方法，是重新发货、补发货物，还是赔偿金额。

在索赔时还应附上货到目的港后由当地商检机构出具的商品检验证明书作为索赔的依据。

另外，索赔一定要在合同规定的期限内提出。

1、IdentifyingBusinessPartners

DearSirs,

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Weawaityourearlyreply.

Withbestregards,

2、Inquiries&Replies

DearSirs,

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Commodity:

CommonRoundIronWireNail

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100kegs

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Confirmed,IrrevocableLetterofCreditpayablebydraftatsighttobeopened30daysbeforethetimeofshipment.

Underseparatecover,wehavesentyousamplesofvarioussizesandthebrochurerequired.

Ifyoufindtheaboveacceptable,pleasecableusforconfirmation.

Yoursfaithfully

3、SpecimenLetters

DearSirs,

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Yourstruly,

4、Offers&Counter-offers

DearSirs,

WeareinreceiptofyourletterdatedMarch21ans,asrequested,areairmailingyou,underseparatecover,onecatalogueandtwosamplebooksforourPrintedShirting.Wehopetheywillreachyouinduecourseandwillhelpyouinmakingyourselection.

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81000PrintedShirting

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72435-2A

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30×36×72×6935’’×36’’×42yards

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tobemadeinthreeequalmonthlyinstallments,beginningfromJune19.

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byconfirmed,irrevocableL/cpayablebydraftatsighttobeopened30daysbeforethetimeofshipment

Wetrusttheabovewillbeacceptabletoyouandawaityourtrialorderwithkeeninterest.

Yoursfaithfully,

5、Accept

DearSirs,

ThankyouforyourletterofMay12,withwhichyousentusdetailsofPLASTICWARE.Wehavenowseensamplesofthesegoodsanddecidedtoplaceanorderfor3000piecesofPLASTICWARE,providedyoucanguaranteedeliveryonorbeforeJuly1.Pleasenotethat12piecestoaboxand100boxestoawoodencase,2%moreorlessinweight.

Wehopethateverythingwillturnouttoourentiresatisfaction.

Yourstruly,

6、Orders&TheirFulfillment

DearSirs,

ContractNo.PGO17-TiantanBrandMen’sShirts

Wehavereceivedthecaptionedshipmentexs.s.“Dongfeng”andareverypleasedtoinformyouthatwefindthegoodsquitesatisfactory.Aswebelievewecanselladditionalquantitiesinthismarket,wewishtoplacewithyouarepeatorderfor1,000dozenofthesamestyleandneedofthegoods.

Incasethesaidgoodsarenotavailablefromstock,weshallbeverygratefulifyouwilladviseuswithfullparticularsoftheparticularsofthespecificationsofthosewhichcanbeshippedfromstock.

Yourstruly,

7、Shipping

DearSirs,

OrderNo.245678

Werefertotheaboveorder,forwhichyouwillsoonreceiveourorderform.

Firstwemustinsistoncertainpackingconditions,bothinourowninterestandtocomplywiththedemandsofourcustomsauthorities.

Wepreferlightwoodencontainersforthefilingcabinetstopreventdentsandscratches.Woodencrateswillbenecessaryfortheloose-leaffolders.Wewouldliketohavesomeextrapaddinginthesecratesalso.CustomsexaminationisthoroughinBarcelona,soanymetalbandssecuringthecontainersandcratesmustbescrewedoncarefullysothatthecontainerscanbeopenedandsecuredagainproperly.

Weareacquaintedwithyourspecialmarksandtheyareadequateasidentification.Inaddition,Spanishcustomsrequirethecountyoforigintobemarkedonthecontainer,andtheweights（inkilos,please）anddimensions.WewouldalsolikethewordFARGILEstenciledinlargelettersonallsidesofthecontainer.Eachcontainermusthaveanumber.

Theseinstructionsmustbestrictlyobserved,asthecontainersandcratesarelikelytoreceiveroughhandlingintransitandattheportofdischarge.

Yourssincerely

8、TermsofPayment

DearSirs,

WehavestudiedthepricelistofyourDinnerwareandnowwishtoplaceanorderwithyou.Asweareinurgentneedofthegoods,weshouldbegladifyouwouldmakeupandshiptheorderassoonaspossible.

Inthepastwehavedealtwithyouonsightcreditbasis.Now,wewouldliketoproposeadifferentmodeofpayment,i.e.Whenthegoodspurchasedbyusarereadyforshipmentandfreightspacebooked,youfaxusandwewillremityouthefullamountbyT/T.Thereasonsarethatwecanthusmoreconfidentlyassureourbuyersofthetimeofdeliveryandsavealotofexpensesonopeningtheletterofcredit.Aswefeelthiswouldnotmakemuchdifferencetoyoubutwouldfacilitateoursales,wehopeyouwillgrantourrequest.

Welookforwardtoyourconfirmationofourorderandyouraffirmativereplytoournewarrangementofpayment.

Yoursfaithfully,

9、Packing

DearSirs,

Re:

ContractNo.115

WehavereceivedthecaptionedcontractintowcopiesonMay5th.Aftergoingthroughit,weregrettosaythatthepackingclausesisnotclearenough.Inordertoeliminatepossiblefuturetroubles,wewouldliketomakeclearbeforehandourpackingrequirementsasfollows:

Theteaunderthecontractshouldbepackedininternationalstandardteaboxes,24boxesonapalletand10palletsinFCL.OntheouterpackingpleasemarkourinitialsSCCinadiamond,underwhichtheportofdestinationandthenumberofourordershouldbestenciled.Inaddition,warningmarkslikeKeepDry,UseNoHook,etc.Shouldalsobeindicated.

Wehavemadeafootnoteonthecontractandarereturninghereinonecopyofthecontractaftercountersignedit.Wehopeyouwillfinditonorderandpayspecialattentiontothepacking.

Welookforwardtoreceivingyourshippingadviceandthankyouinadvance.

Yourssincerely

10、Insurance