会议管理系统设计说明书.docx
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会议管理系统设计说明书
摘要
本设计运用C#语言和MySQL数据库，Visual studio2013开发平台等开发技术，采用了结构化设计方法，进行了会议管理系统的开发。
系统实现的功能有：
新用户注册、用户登录、查询会议室信息等，并实现了后台管理员对会议室、用户等的管理。
首先分析了系统的业务流程和数据流程，接着进行数据库分析并建立了完整性强、安全性好的数据库，最后设计了系统的框架并编程实现应用系统，并进行了测试。
【关键词】 会议管理；C#；MySQL
1绪论
1.1现状及发展趋势
在信息化的今天，进行会议管理的内部管理是不能忽略的，而且开发一个有针对性的会议管理系统是非常有必要的。
高效的会议管理，可以为决策者及时做好决定，最终达成战略目标，对决策者的管理而言，会议内容的有效反馈和传达是非常重要的，所以，会议管理系统将为会议管理者提供高效的管理方法与查询能力。
伴随社会信息化和经济的快速发展，我国政府信息化的要求也越来越高。
信息技术的进步，在技术实现方面给政府信息化的不断深入带来了可能性，跟随政府信息化的时代潮流，构建我国的电子政府，对于社会进步与经济发展都有着重要意义。
国内现在通过电子化虽然已经存在很多会议管理系统，但因为各种因素，类似会议管理系统小二实际影响却不尽人意。
例如：
去年年底，在重庆进行的一个会议中，虽然使用了电子化会议管理系统，进行了无纸化办公，但在这个规范化平台上会议管理者却不能进行会议的预定与监控，因此并没给会议组织者与申请者带来方便。
作为计算机应用软件开发的一部分，使用计算机对会议进行管理具有手工管理无法比拟的优点。
因此，需要你通过会议管理系统，利用互联网实现不同地点多个用户的数据共享。
1.2选题背景及意义
伴随计算机信息科技的飞速反正，网络化已在学校、企业等领域被广泛使用，无论在学校还是企业，都存在会议管理方面的问题。
近年来，大学内部经常需要通过会议进行沟通、解决问题以及决策的制定，内部的会议数量在不断增多，与此同时，会议的信息里那个也在逐渐变大。
根据会议的实现的技术手段与组织形式，大学当前的会议形式主要能够划分成3类：
传统普通形式的、电视电话形式的及网络形式的。
电视电话形式，主要使用电视设备与技术，利用传输通道把不同区域联系在一起，完成开会的一类通信方式。
网络形式，通过使用计算机网络作为技术支持，人们能够不受距离的限制，完成在线实时交流、开展协同会议。
这两种形式同传统普通形式的会议相比，能够节约大量的会议旅费、可以实现跨地域进行会议交流，能够提高会议的参与程度、进而可以增强开会的效率。
现在很多企业、学校对会议的信息化建设重点已放在电视电话形式与网络形式，视频网络会议的使用尤其多，而传统普通形式关注也越来越少。
目前绝大多数的会议管理还是通过传统的会议形式，管理过程中仍使用手工作业状态，效率比较低，而且非常容易出错，更不利于会议数据管理。
有效的会议管理，是有用的管理工具，能够达到高效的沟通意见，做出好的决议，使执行者认同，共同努力达成目标，因此有必要开发会议管理系统。
1.3研究内容
对会议管理方面的背景进行分析，总结了国内已有类似会议管理系统的现状；根据实际会议管理情况，将系统业务分成四个方面，会员管理、报名管理、议题管理、数据共享；会议管理系统是基于C/S框架的，设计与实现过程中开发的语言是C#，数据库系统采用的是MySQL，前台开发使用工具Visual Studio2013；会议管理系统功能设计过程中，对四个业务需求进行模块设计，概要并详细设计了会员管理模块、报名管理模块、议题管理模块与数据共享模块，完成对会议管理系统中的表关系及表结构的设计。
2可行性分析
2.1问题描述
随着教育的改革的不断深入发展，各种学术交流会议，研讨会，培训讲座的召开日渐增多，规模和要求也不断提高，会议组织管理工作量也随之加大。
传统的手工操作，工作效率低，容易出错，难以适应此种发展趋势。
因此，采用信息化手段实现科学合理的会议管理运作方式显得尤为重要。
近年来，有关会议管理的研究主要集中在会议行为和会议技术等方面。
在会议行为方面主要是探讨会议的组织活动和各种沟通技巧；在技术方面更多的是研究如何从会议环境和手段上辅助会议召开，随着技术条件的不断成熟，已广泛应用于远程会议、远程教育、远程医疗等方面。
但是传统的会尝试会议仍然是一种不可替代的会议组织形式。
目前市场上出现了较多产品化的基于互联网会议管理系统，能够满足部分功能需求，但是在专业领域功能支持较弱。
因此针对教育行业举办一般会议的需求和特点，通过对用户和业务流程分析研究，本系统提出“四位一体”的系统设计目标和较为通用的功能模型，以及系统实现的一种体系结构方案，采取模块化组件设计思想实现了部分模块功能。
2.2可行性分析研究
当接受一个软件开发任务时，就进入软件生命的第一个阶段，即进行可行性的研究。
并不是所有问题具有简单的解决办法，许多问题不能在预定的规模之内解决。
因此通过可行性的研究分析可以知道问题。
有无可行性的解决方法，进而避免人力、物力和才力的浪费。
在现行系统初步调查的基础上就可以提出新系统目标，即新系统建立后所要求达到的运行指标，这是系统开发和评价的依据。
系统目标应充分体现，直接为会议管理系统服务，并且，程序可以分期分批实现。
但是，需要指出的是，系统目标是不可能在总体规划阶段就提得非常具体，它还将在开发过程中逐步明确和定量化。
以达到更加出色的程序系统。
2.2.1研究的意义
会议管理是政府各部门，企事业单位对社会和内部存在的问题进行研究、探讨，并得出决策，是社会管理和单位内部管理不可缺少的一部分。
会议管理系统能给政府各部门、企事业单位的管理者提供一个低成本、高效率以及容易操作的管理平台，使得管理者和参会者能够准确、及时、便利地知道会议召开时间、地点、主题等，大大降低了会议成本。
同时管理者和参会者都能自由查看会议讨论过的问题以及决策结果，这样既可以充分开发和利用有价值的信息资源，实现资源共享，进而实现该管理系统的价值。
2.2.2研究的重要性
随着计算机技术的不断发展以及计算机在政府各部门、企事业单位中的普及应用，它给人们带来便利以及在社会各个领域发挥的作用已无可替代。
传统的会议模式已不再适应当今社会的发展。
因此，研究与开发会议管理系统是一件非常中重要和必须的事情。
2.2.3技术可行性
会议管理系统的开发使用传统的生命周期法，即给会议管理系统的开发定义一个过程，对其每一个阶段规定它的任务，工作流程，管理目标以及要编制的文档等，使开发工作易于管理和控制，形成一个可操作的规范。
同时，系统需要对数据库的灵活和快捷的操作，因此强大的SQL语言是开发此类数据库系统的最佳选择。
MySQL本身所携带的面向对象程序的开发界面，以及对SQL的支持，符合本系统的开发需求。
根据客户提出的系统功能、性能及实现系统的各项约束条件，根据新系统目标来衡量所需的技术是否具备，本系统是一个数据库管理和查询的系统，现有的技术以较为成熟，硬件、软件的性能要求、环境条件等各项条件良好，估计利用现有技术条件应完全可以达到该系统的功能目标。
同时，考虑给予的开发期限也较为充裕，预计系统是可以在规定期限内完成开发。
正确的理论指导和优秀的开发工具，双重保证了我们这次开发的技术可行性。
2.2.4经济可行性
主要是对会议管理系统的经济效益进行评价，一方面是估算开发它的支出费用，其中包括设备购置费、软件开发费、管理和维护费、人员工资和培训费等。
另一方面是估算会议管理这个软件可能取得的收益中可以用钱来衡量的那部分。
并对目前的软件市场进行调查,所做软件是否有很大的销售市场和相当规模的用户群。
所做软件的开发成本与客户提出的要求是否可达到双方都满意。
并且，分析系统开发是否会对其它产品或利润带来一定影响。
经过对上述几个方面的调查研究和分析，我们得出会议管理这个软件的市场前景是相当客观的，在经济角度来说，开发会议管理是可行的。
从经济效益上讲，本系统的开发，为统计人员工作效率带来了一个质的飞跃；从所需投入来讲，对于一个中小型的会议馆管理系统来说，它的投资成本是十分的低。
所以，此系统在经济上也是可行的。
2.3结论意见
学校、企业希望建立一套信息管理系统，以准确地记录会议申请信息，预定信息、议题记录和报名管理记录，以电子化的方面进行处理、存储，便于整理、归档、分析和统计，从而提高工作效率和规范管理。
通过以上的调查分析，新系统注重基础信息的采集，规范工作流程，尽量减少工作人员的手工工作，提高各岗位的工作效率、充分利用资源，使其能为更多的单位提供优质的服务同时为学校、企业创造更多的经济效益和社会效益。
这是本次系统开发目标。
综上所述，经过认真地可行性研究，系统基本上做到了在技术、经济、运行、法律上的可行。
因此，相信在按照计划上实施的前提下，全系统的设计将会按时、高质量完成。
所以，系统研制和开发是可以马上进行的。
3需求分析
3.1任务需求分析
随着计算机系统功能的日益增强，为充分利用计算机资源为企事业单位工作，减轻会议管理人员的工作负担，实现管理工作信息化，做好会议管理系统是用户的迫切需求。
完整的会议信息管理平台必须覆盖会务管理过程中各项业务，从会前数据配置，会中信息发布到会后数据统计分析，这都是办会者希望管理平台能提供的功能。
办会者登录会议管理平台，创建一场会议，为会议选择所需要的功能模块，为各个功能模块配置信息，为这场会议配置参会人账号，给会议所有参会人发送开会通知信息，对配置的数据进行更新，对参会人利用客户端操作的数据进行数据统计。
参会者登录客户端，进入会议，浏览会议信息，使用会议服务。
该系统主要包括系统功能输入模块、基本资料维护模块、报表模块、综合查询功能模块和统计模块等。
系统要实现基本信息录入、修改、查询、删除等功能：
1.信息的输入，包括会员信息、会议信息、议题信息、报名信息等。
2.信息的修改、删除。
3.根据要求，查询统计符合条件的各类信息。
4.依据实际需要，对重要信息进行统计。
3.2数据流图
数据流图是一种能全面的描述信息系统逻辑模型的主要工具，它与对系统的物理描述无关。
由于图形描述简明、清晰，不涉及到技术细节，所描述的内容面向用户，是系统分析员和用户进行交流的有效手段。
绘制数据流图的主要原则是明确系统界面、自顶向下逐层扩展。
首先在调研的基础绘制出最高层的关联图；然后确定系统的几个主要逻辑功能绘制出顶层图，再逐层分解，得出下一层的数据流图；同事布局还要合理。
数据流图的形成过程是整个系统逻辑模型的形成过程。
数据流图由四种基本的元素构成：
数据流（DataFlow），处理（Process），数据存储和数据源（数据终点）。
数据流（DataFlow）：
为具有名称且有流向的数据，用标有名称的箭头表示，一个数据可以是记录、组合项或基本项。
处理（Process）：
表示对数据所进行的加工和变换，在图中用矩形框表示。
指向处理数据流为该处理的输入数据，离开处理的数据为处理的输出数据。
数据存储：
表示用文件方式或数据库形式所存储的数据，堆砌进行的存取分别以指向或离开数据存储的箭头表示。
数据源及数据终点：
表示数据的来源或数据的去向，可以是一个组织或人员，它处于系统范围之外，所以又称它为外部实体，它是为了帮助理解系统界面而引入的，一般只出现在数据流图的起点和终点。
本次程序的数据流图如图3.2所示。
申请修改删除会议
注册
用户信息表
用
户
管
理
员
批准会议事项
会议管理
系统
图3.2数据流图
为了能够协调、高效的实现会议安排，方便申请者进行会议申请工作，进一步改善会议质量与效率，利用合理的会议管理控制方法，进而避免会议冲突的目标，因此设计一套会议管理系统。
系统主要实现会议管理员控制各个会议，对会议进行分配、协调、规划等管理，另外控制会议室各个设备，还能够方便申请者随时了解会议相关情况，避免因没及时收到通知而导致的缺席现象，进而增强会议的价值与效率。
系统功能流程图，如图3.1所示。
d2
预定信息
会员
管理员
P2
修改会议、议题
P1
预定地点
P5
通知
会员
d1
会议地点信息信息
P6
选择确定会议地点
d2
预定信息
图3.1系统功能流图
该系统主要包括系统功能输入模块、基本资料维护模块、综合查询功能模块和统计模块等。
系统要实现基本信息录入、修改、查询等功能：
（1）信息的输入，包括会员信息、议题信息、等。
（2）信息的修改、查询、删除。
（3）根据要求，查询统计符合条件的各类信息。
（4）依据实际需要，对重要新信息进行统计。
3.3数据字典
数据字典是为数据流图上的每个成分给出定义和说明。
在系统分析中，数据字典起着重要的作用，是系统分析、设计、实施的基础。
数据流图只能给出系统逻辑功能一个总框架而缺乏详细、具体的内容，配合数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行描述，从而形成一个完整的说明。
数据字典描述的主要内容有：
数据流、数据存储、数据元素、加工和外部项，其中数据元素是组成数据流的基本单位。
由于本次设计是小型软件系统的开发，所以采用卡片形式书写数据字典。
每张卡片上保存描述一个数据的信息这样做更新和修改起来比较方便，而且能单独处理描述每个数据的信息。
下面将列出若干数据元素的数据卡片信息。
名字：
会议信息表
主持人：
主持本次会议的人
地点：
参加本次会议的地点
编号：
会议的顺序号
开始时间：
本次会议的开始时间
结束时间：
本次会议的结束时间
名字：
会员信息表
证件号：
某个会员的编号
性别：
会员的性别
年龄：
会员的年龄
姓名：
会员的名字
电话：
会员的联系电话
名字：
管理员信息表
证件号：
某个管理员的编号
性别：
管理员的性别
年龄：
管理员的年龄
姓名：
管理员的名字
电话：
管理员的联系电话
名字：
议题信息表
编号：
议题的编号
议题名称：
议题的名称
提交部门：
提交议题的部门
决定事项：
本次会议所需要处理的事项
负责人：
负责这个议题的人
会签部门：
3.4实体联系E-R图
根据对数据流图和数据字典的分析，我们可以确定该应用中的实体，属性和实体之间的关系，并画出如下所示的E-R图。
本系统中共有4个实体，每个实体的属性如下：
会员：
（会员编号，姓名，性别，年龄，电话）
管理员：
（管理员编号，姓名，性别，年龄，电话）
议题：
（议题编号，议题名称，提交部门，决定事项，负责人，会签部门）
会议：
（会议编号，会议名称，地点，开上时间，结束时间）
根据对数据流图和数据字典的分析，我们可以确定该应用中的实体，属性和实体之间的关系，并画出如下所示的E-R图。
根据以上分析规划出的实体有：
驾驶员实体、车辆实体、维修公司实体、保险公司实体。
E-R图见图3.3.1，图3.3.2，图3.3.3，图3.3.4系统的总体E-R图见图3.3.5。
地点
会议
结束时间
开始时间
会议名称
会议编号
图3.2会议E-R图
管理员编号
管理员
姓名
电话
年龄
性别
图3.3管理员E-R图
性别
电话
年龄
证件号
姓名
会员
图3.4管理员E-R图
议题
负责人
会签部门
编号
决定事项
提交部门
议题名称
图3.5议题管理E-R图
地点
会议
结束时间
开始时间
会议名称
会议编号
管理员编号
管理员
姓名
电话
年龄
性别
性别
电话
年龄
证件号
姓名
会员
议题
负责人
会签部门
编号
决定事项
提交部门
议题名称
管理1
管理2
讨论1
参加
讨论2
m
n
1
n
地点
会议
结束时间
开始时间
会议名称
会议编号
性别
电话
年龄
证件号
姓名
会员
议题
负责人
会签部门
编号
决定事项
提交部门
议题名称
参加
讨论
会议名称
地点
姓名
1
图3.6实体与实体之间的E-R图
3.5关系转换规则
E-R图向关系模型转化要解决的问题是如何将实体和实体间的联系转换为关系模式，如何确定这些关系模式的属性和码。
对于实体，将每个实体转换为一个关系，实体的属性即为关系的属性，实体的码即为关系的码。
对于实体间的联系，有一下三种不同的情况：
1、若实体间的联系时1:
1，可以在两个实体转换成的两个关系中任意一个关系的属性中加入另一个关系的码。
2、若实体间的联系为1：
m,则在n端实体转换成的关系中加入1端实体转换成的关系码。
3、若实体间的联系时n:
m，则将联系转换为关系，关系的属性为诸个实体的码加上联系具有的属性，而关系的码则为诸实体的码的组合。
根据对E-R图的分析，我们可以确定该应用中的实体，属性和实体之间的关系如下：
会员：
（会员编号，姓名，性别，年龄，电话）
管理员：
（管理员编号，姓名，性别，年龄，电话）
议题：
（议题编号，议题名称，提交部门，决定事项，负责人，会签部门）
会议：
（会议编号，会议名称，地点，开上时间，结束时间）
讨论：
（会员编号，议题编号）
参加：
（会议编号，会员编号）
4系统概要设计
4.1总体设计
系统概要设计的基本目的是用比较抽象的概括方式确定系统如何完成预定的任务，也就是要确定系统的配置物理方案。
软件结构设计时应该遵循的最主要的原理是模块独立，让模块彼此间的接口关系应该尽量简单。
4.2系统功能模块图
可以根据模块独立原理对软件结构进行精化。
为了合理的分解，得到尽可能高的内聚、尽可能松散的耦合，最终要的是，为了得到一个易于实现、易于测试和易于维护的软件结构，应该对模块进行再分解或合并。
该系统主要包括资源共享模块、会员报名模块、议题管理模块模块和报名管理模块。
这议题模块主要实现会员和管理员之间的信息沟通，让会员和管理者调节好自己的需要。
资源共享模块是是所以人员无阻隔的一个模块，在这里可以实现资源的共享，让所有人都能更有效的交流和实现信息交换的窗口。
会员报名模块和报名管理模块是会员和管理员分别对应的一个关于人员编制的信息的两个模块。
系统功能模块图如图4.1所示。
会议管理系统
议
题
管
理
模
块
报
名
管
理
模
块
会
员
报
名
模
块
数
据
共
享
模
块
图4.1会议管理系统
4.3数据库逻辑结构设计
数据库一般分为三级模式：
外模式、概念模式和内模式。
外模式也就是不同用户所对的数据视图，它将数据库内部抽象的数据及其互相之间的关系表示为简单、直观的应用界面。
概念模式是数据库中全部数据的逻辑结构和特征描述，通常以某种数据模型为基础。
内模式是对数据的物理结构和存储方式的描述。
数据库概念结构设计，是在需求分析的基础上，设计出能够满足用户需求的各种实体，以及他们之间的关系，为后面的逻辑结构设计打下基础。
根据会议管理系统的功能要求，选取MySQL作为后台数据库。
在上面的实体和实体之间的E-R图设计基础上，形成数据库中的表格及表格之间的关系。
该数据库由4个表组成，会员表、报名表、议题表、会议信息表。
1.会员信息
会员信息是对会员信息进行统计，包括会员姓名、性别、年龄、电话、会员登录密码。
会员信息表如4.1表所示。
表4.1会员信息表
列名
数据类型
长度
是否为空
说明
v_name
varchar
20
否
会员姓名
v_sex
varchar
10
否
会员性别
v_age
int
50
否
会员年龄
v_tel
varchar
50
否
会员电话
v_password
varchar
50
否
登录密码
2.
报名信息
报名信息表是对报名人员信息进行的统计，包括报名人姓名、性别、年龄、电话、审核状态。
报名信息表如4.2表所示。
表4.2报名信息表
列名
数据类型
长度
是否为空
说明
b_name
varchar
20
否
姓名
b_sex
varchar
10
否
性别
b_age
int
50
否
年龄
b_tel
varchar
50
否
电话
b_remark
varchar
50
否
审核状态
3.会议信息表
会议信息表是对会议信息进行的统计，包括会议编号、名称、地点、时间、审批状态、主持人。
报名信息如4.3表所示。
表4.3会议信息表
列名
数据类型
长度
是否为空
说明
Id
Int
20
否
会议编号
Name
varchar
10
否
会议名称
Address
int
50
否
地点
Time
varchar
50
否
时间
Remark
varchar
50
否
审批状态
Host
varchar
50
否
主持人
4.议题表
议题信息表是对议题信息进行的统计，包括议题名称、议题名称、提交部门、会签部门、议题事项、负责人。
议题信息如4.4表所示。
4.4议题信息表
列名
数据类型
长度
是否为空
说明
Id
Int
20
否
议题编号
Name
varchar
10
否
议题名称
Tijiao
int
50
否
提交部门
Huiqian
varchar
50
否
会签部门
Shixiang
varchar
50
否
议题事项
Fuzenren
varchar
50
否
负责人
4.4数据库物理结构设计
在数据库设计中相当重要的一步就是将概念模型转化为计算机上DBMS所支持的数据模型，例如，将E-R图模型转化为关系模型，道理很简单，我们设计概念模型基本上都是一些抽象的关系，在再数据库设计的实现过程中，在计算机上有效地表示出这些关系就成了数据库设计的关键。
5详细设计
详细设计阶段的根本目标是确定应该如何具体地实现所要求的系统，包括了用户界面设计、程序过程设计等步骤。
5.1系统的主要功能
系统的主要功能我们分别按照我们设计的四大模块来实现完成的，我们在此基础上还增加了系统的登录和注册功能以保证系统的完善性。
我们还增加了系统的权限管理功能，以保证会员和管理员进如不同的操作界面。
1.实现会员注册，包括会员的各种信息的录入，以及保证信息的保存。
2.实现共享信息模块下的信息共享功能。
3.实现会员申请会议的功能，包括申请信息的提交和审核功能。
4.实现议题的在没有提交前的增删改查功能，在审批后的保存和确定性。
5.2程序流程图
程序流程图是程序分析中最基本、最重要的分析技术，它是进行程序流程分析过程中最基本的工具。
它运用工序图示符号对生产现场的整个制造过程做详细的记录，以便对零部件、产品在整个制造过程中的生产、加工、检验、储存等环节待作详细的研究与分析，特别适用于分析生产过程中的成本浪费，提高经济效益。
程序流程图的优点是对控制流程的描绘很直观，易于掌握。
我们制作的程序流程图主要是会员和管理员系统流程图。
这样简洁明确。
管理员系统流程图用来表示管理员具有的操作，当管理员登录后可以对会议信息进行处理，例如处理会议申请、处理会员申请信息、查看共享资源等信息。
如图5.1所示。
处
理
会
议
申
请
结束
登录
查
看
共
享
资
源
处
理
会
员
申
请
开始
图5.1管理员流程图
会员登录系统
升级会员 