公司纪念品管理办法.docx
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公司纪念品管理办法
新能源有限公司
纪念品管理办法
第一章总则
第一条 为规范和改进新能源有限公司(以下简称公司)纪念品管理工作,展示公司企业文化,厉行勤俭节约反对浪费,根据《集团公司纪念品管理办法》,结合公司实际,制定本办法。
第二条 本办法所称纪念品是指为宣传企业形象、展示企业文化,满足公司商务和外事活动需要而赠送的物品。
第三条 纪念品管理工作应当坚持有利企业形象、统一归口管理、规范审批程序、严控范围、遵从国际惯例的原则。
第四条 本办法适用于公司总部,各区域管理机构及所属项目公司、公司直管全资子公司(以下简称各单位)。
第二章组织与职责
第五条 公司对纪念品实行归口管理、按需领用的管理方式。
第六条 总经理办公室对公司纪念品管理工作实行统筹管理,负责组织制订与完善公司纪念品管理制度,归口管理公司纪念品的定制工作。
第七条 总经理办公室负责公司总部纪念品的采购、领用、赠送、保管等工作,公司各部门按规定办理领用手续,按需领取和使用。
各单位纪念品的采购、领用、赠送、保管等工作,由各单位综合管理部门归口管理。
第三章纪念品定制
第八条 公司对公务活动所需纪念品实行严格的计划管理,所有纪念品的定制(采购)应当有计划并严格审批。
纪念品的定制(采购)费用在归口管理部门的业务招待费预算范围内执行。
第九条 纪念品设计与制作应当体现企业特色,内容以宣传企业形象、展示企业文化为主,应当使用相对统一的企业文化标识,做到朴素大方、不求奢华。
第十条 公司的纪念品由总经理办公室按照厉行节约的原则统一定制。
总经理办公室根据公司年度工作计划,结合公司商务和外事活动的需要,拟订纪念品定制计划,办理立项申请,统一组织实施。
第十一条 定制(采购)纪念品必须拟订定制(采购)合同,一般应采用书面形式,并按照公司相关规定,办理立项申请和合同审批。
立项申请和合同审批通
过后方可组织实施。
第十二条 对于临时需要又无法集中采购或统一定制的物品,应当按照《新能源有限公司业务招待费管理办法》有关规定,编制费用预算,填写《新能源有限公司业务招待费审批单》,办理预算审批。
第十三条 特殊情况不能及时履行采购审批程序的,应当在活动发生后5个工作日内补办相关审批程序。
第十四条 纪念品定制或采购应当由两人以上人员经办,发票应当有经办人签字背书。
定制或采购货物应附货物清单,注明货物品名、数量、单价、金额、规格等内容。
货物清单所列品名、金额等应当与发票相符。
第四章纪念品领用与赠送
第十五条 纪念品赠送范围和标准应当严格控制。
确需领用的,应当提供公务接待活动审批资料,填写《新能源有限公司纪念品领用审批表》(见附件)。
未经审批的纪念品领用申请一律不予办理。
第十六条 严格纪念品的发放,不得办理因私招待使用纪念品,不得擅自扩大赠送范围、增加赠送数量。
第十七条 赠送纪念品应当节约从简、内外有别。
对内赠送的纪念品应当能反映企业文化特色,对外赠送的纪念品应当尽量选择具有特色的制品、传统手工艺品和实用物品等。
第十八条 严格赠送标准,开展商务和外事活动赠送纪念品每次人均限额标准为:
商务接待对象
外事接待对象
人均标准
集团公司、公司战略合作单位、全国性行业社团组织负责人等。
外国副部长级以上人员,跨国企业、国际组织负责人。
不超过600元
集团公司、公司重要业务合作单位、社会组织负责人等。
业务合作单位和机构外事来访人员,著名友好人士、社会名流、专家学者,跨国企业、国际组织主要分支机构负责人。
不超过400元
其他商务活动对象。
其他外事活动对象。
视情况赠送小纪念品
第十九条 严格赠送对象,控制赠送数量,仅限于赠送商务和外事活动的主要对象;国际合作交往的,仅限于赠送代表团团长夫妇,必要时可包括主要陪同人
员。
如对方赠礼,可按对等原则回礼。
原则上由主要接待单位赠礼1次,其他单位不得重复赠礼。
第二十条 不得以任何名义赠送现金、购物卡、会员卡、有价证券、支付凭证以及贵重物品等。
第五章纪念品登记与保管
第二十一条 纪念品保管工作采取专人负责、统一保管的方式。
公司总部的纪念品由总经理办公室确定专用库房,安排保管人员登记造册、集中保管。
各单位的纪念品由所在单位的综合管理部门按此要求统一管理。
第二十二条 保管人员在纪念品入库前应当按合同验货,认真检查货品质量,清点数量,填写入库登记,建立健全入库台账。
第二十三条 保管人员应当严格纪念品的发放,做好发放登记,建立出库台账。
保管人员应当适时进行库存盘点,准确掌握出入库情况,做到帐帐相符、帐物相符。
第二十四条 严格纪念品库房出入,非纪念品管理人员不得擅自出入库房。
第六章附则
第二十五条 本办法为公司三级管理制度,由总经理办公室负责起草和修订,经公司总经理办公会审议通过后发布。
第二十六条 本办法由总经理办公室负责解释。
第二十七条 本办法自发布之日起施行。
附件:
新能源有限公司纪念品领用审批表
附件
新能源有限公司
纪念品领用审批表
编号:
领用部门
部门(单位):
领用时间:
20年月日
经办人:
联系电话:
领用事由
来宾名单
参加接待
人员名单
纪念品名称
纪念品数量
接待部门
意见
总经理办公室
(各单位综合管理部门)意见
公司领导
意见
实际出入库情况