六盘水市档案资料管理办法.docx

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六盘水市档案资料管理办法

六盘水市烟水配套工程档案

管理办法（暂行）

第一章总则

第一条为了规范全市烟水配套工程项目档案资料管理，达到工程质量、资金和安全责任的可追溯性，根据国家局、省局相关的档案管理规范、办法和《基本烟田水利设施建设工程质量评定与验收规程》、合同所涉及档案方面的规定，结合六盘水市烟水配套工程实际情况，制定本办法。

第二条烟水配套工程建设项目档案是指从项目准备、计划申报、勘察设计、评审、审批、实施、竣工验收到运行管护全过程中形成的，应当归档的各种文件资料。

项目档案是项目验收的重要内容，是项目数据统计，实施成效的评价依据，是工程审计结算的基础，是项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据。

第三条为确保归档文件材料的完整、准确、系统，要严格执行相应可控制措施：

档案工作与工程建设坚持“两同步一超前”的建档原则，即：

工程实施环节过程中档案资料的收集要与各环节实施进度同步；检查项目实施计划进度同检查档案资料的形成要同步；工序、单元、单位工程验收前必须提前对档案资料进行验收。

第二章职责要求

第四条通用职责

1、工程各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

2、工程各参建单位应确保各自档案资料的真实、有效、完整和齐全，严禁对档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤、损毁或丢失。

3、工程资料应按分类、分级进行收集、按要求汇编成册，由烟草公司、设计单位、招投标代理机构、监理单位、施工单位、质量监督单位负责组织所涉及的工程资料的全过程收集、整理、管理工作，应有专人负责。

第五条各参建单位职责

1、烟草公司

负责各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查，对工程各参建单位移交的工程项目档案进行检查验收，负责收集、整理综合类文件、程序类文件、工程竣工验收文件、供应商（烟草公司采购）提供的产品质量、检测等相关资料，招标、投标、议标的过程性文件，市、县局烟建办要及时收集国家局、省、市级在烟叶基础设施建设过程中发布的通知、通报、公告、会议记录或纪要等资料，达到装订厚度及时进行分类、归档、装订，避免因收集不及时造成文件资料的遗漏及原始资料的丢失，在纸质文件的收集的同时，电子档案要同步备份保存。

2、施工单位

负责编制、收集、整理、提交施工过程、工程质量评定、隐蔽工程及工程量签证、原材料及中间产品的质量、检测等相关资料，施工各类记录、竣工图纸、影像资料、施工管理工作报告、结算资料等各类资料。

3、监理单位

负责编制、收集、整理、提交监理过程中形成的工程进度、质量、投资、安全方面的控制资料、合同、信息方面的管理资料，与各参建方的协调资料、监理各类记录、监理管理工作报告等各类资料，监理单位要加强对施工单位归档资料的监管工作，对归档情况进行定期检查，同时对施工单位所形成工程项目档案的内容和编制情况做出专题审核报告报烟草公司。

4、设计单位

负责提交工程可行性研究、实施方案、施工图，负责提交全部设计变更、修改通知单及工程设计工作报告等各类资料。

5、质量监督单位

负责提供工程质量监督手续、项目划分审批、工程质量监督报告等各类资料。

第三章档案管理

第六条烟水配套工程档案的分类

烟水配套工程档案资料分为综合类档案和工程类档案两大类。

第七条综合类档案：

分市级局（公司）综合类资料、县级局（分公司）综合类资料、包括市、县组织机构、制度和文件档案等基础资料，由市、县局烟建办负责收集和归档，归档目录见附件1、附件2。

第八条工程类档案

工程类档案是指在建设过程中形成并收集汇编的各种形式的信息记录，由工程建设各参建方按各自涉及内容提交，归档目录见附件3。

1.程序类文件：

程序类文件指县级烟草公司在进行工程项目管理活动中形成的资料，包括项目申请、公示、补贴合同、组织领导机构、项目组成立、招投标文件、合同、补贴资金资料、县级验收记录、移交及管护等各类资料。

2.勘察设计文件：

勘察设计文件包括可性行研究报告、实施方案、施工图、概算书、咨询、立项、审批等各类资料。

3.监理文件：

监理文件包括在监理过程中形成的各类资料，包括监理月报、会议记录、工作日志、工作报告、中间产品及原材料的抽检记录、旁站监理记录、开、停、复工通知、整改跟踪记录、验证记录等各类资料。

4、施工文件：

施工文件包括施工组织设计、施工工作日志、隐蔽工程及工程量验收签证、施工放样记录、原材料合格证、试验报告、中间产品检验资料、运行试验记录、机电设备安装及调试记录、资金管理资料、影像资料等所有反映施工过程和项目真实面貌的文件等各类资料。

5、工程质量评定：

工程质量评定包括单位、单元、工序、重要隐蔽与关键部位、外观质量评定、施工质量检验资料核查等各类资料。

6、验收文件：

验收文件包括各级检查、验收中形成的工程现场质量检查与验收表、各级综合管理档案验收表、现场抽查验收汇总表、整改报告、复（抽）查验收报告等档案资料应及时归档，烟草公司的建设管理情况报告、设计单位的设计工作报告、监理单位的监理工作报告、施工单位的施工管理工作报告、质量监督机构的工程质量监督报告、整改情况报告、资金使用管理情况报告、审计报告、纪检监察报告、试运行情况、工程移交情况等验收时形成的文件。

7、竣工图：

竣工图按单元工程排列，单元工程中按建筑、结构、管网安装、机电设备安装等专业组卷。

第九条电子档案：

所有档案资料必须形成电子文本，保存的电子文本要与纸质档案的分类、目录、内容保持一致，要建立档案数据库，将各类档案资料输入计算机，并予以锁定，同时将资料刻制成光盘随纸质档案保存，长期存储的电子文件，应使用不可删除的方式保存。

第十条档案资料质量的要求

1.烟水配套工程档案资料均为长期保存文件，要求使用黑色钢笔记录，不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

2.文字叙述应用词准确、语言简练，图表填写应规范、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字（章）手续完备。

3.数字的小数点后保留1位，合格率用百分数表示，日期用阿拉伯数字表示。

4.应使用国际通用计量单位，并以规定符号表示（如：

MPa.m.m2.m3.kw……）。

5.改错。

将错误之处用斜线划掉，再在右上方重写正确（文字、数字）并加盖印章，禁止使用涂改液、贴纸、橡皮擦等方法。

6.资料中文件原则上必须是原件，为复印件的需说明原件存放处，复印、打印文件及照片的字迹、线条、影像的清晰度，应符合档案的质量要求。

7.要对照烟水配套工程工作流程和环节逐一核对资料信息，在填写、审核资料内容时，要确保数据的准确性和一致性、时间的关联性和周密性。

要按照“七个一致”标准整理资料内容，即：

申请验收报告与审计报告数据一致；基础信息表与申报完成表数据一致；档案卡与对应资料信息一致；各类档案的时间先后顺序一致；资料装订顺序与目录页码一致；竣工图与项目现场与编号对应一致；同一个人的签名笔迹一致。

8.录音、录像文件应保证载体的有效性，工程建设重要阶段、重大事件、事故、必须要有完整的声像资料归档，项目组和设计、监理、施工单位均应指定专人，负责照片、录像等声像资料的收集、整理、归档工作，归案的声像资料均应标注事由、时间、地点和内容，声像资料要单独归档。

第十一条竣工图的要求

1.竣工图的基本要求

竣工图是烟田水利设施建设工程的实际反映，是项目档案的重要组成部分，是各级验收和计量时最基础、最重要的、不可缺少的资料，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字（章）手续完备，每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录，施工单位应在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、验收记录和签证，在现场做好原件的各方签证，及时编制工程竣工图（管网工程必须编制管网竣工平面图），并在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”，施工单位、监理单位或项目组或其委托的代建管理机构的有关责任人应严格履行签字手续。

2.施工单位应按以下要求编制竣工图

（1）按施工图施工没有变动的，可在原图上加盖“竣工图章”，相关人员签字。

（2）一般性的工程变更，能在原施工图上修改、补充的，由施工单位在原图（必须是新蓝图）上注明修改部分和修改依据及施工说明，在原图上加盖“竣工图章”（制章样式见附件13），相关人员签字。

（3）凡涉及结构形式、平面布置、项目改变以及有其他重大变更的，必须重新绘制竣工图，重新绘图应按原施工图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内相关人员签字（图标栏见附件13）。

（4）编制时间：

根据GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定“编制各种竣工图，必须在施工过程中（不能在竣工后），及时做好隐蔽工程检验记录，整理好建设变更文件，确保竣工图质量”，所以烟水配套工程的竣工图编制必须与施工过程同步进行，而不是竣工后再编制竣工图，特别是隐蔽工程部位在编制过程中发现问题，要及时到现场进行复核。

（5）图形比例、方向：

编制竣工图时，同一张图纸有几幅不同的图，不同图可以设置不同的比例，但同一幅中尺寸所示建筑物或构件的比例相同，有必要时可增加大样图，同一幅图中所示建筑物或构件的布置方向同现场实际一致。

（6）图例：

工程项目的竣工图中的所示的建筑物或构件图例，采用制图标准规定的符号，所示的建筑物或构件相同时用同一符号表示，不同时需用不同的符号表示，表示图例的符号之间要有明显的区别，不能产生混淆。

（7）图线：

按照制图标准规定进行，所表示的建筑物或构件不同，线条的形状、粗细、颜色就不同。

（8）图纸大小：

图纸尺寸采用制图标准规定的纸张幅面，其大小按照选择的图框规格确定，但必须保证图中的所有图形、线条、字体、标注尺寸等能够完整、清晰地反映出来。

（9）图纸的一致性：

同一工程项目所有竣工图纸，对同一建筑物或构件反映必须具有一致性，关键在尺寸上，即总体与局部一致，大样图与整体图要一致，平面、断面、剖面图一致，杜绝出现尺寸不相吻合现象。

（10）管网竣工图要求：

管网竣工图要做到图实相符，各级烟草人员及烟草单位聘请的水利专家和工程监理，要对每份管网竣工图严格审核把关；

要认真执行管网竣工图的绘制标准：

以供水点（水池）为单位，按图例绘制综合管线竣工图，图上要标注管径大小、走向、管桩间距、管桩编号（田间取水口编号），注明H（水池至烟田的高程），I（管网覆盖面积）,L（管网总长度），每条管网的总长度，水池要标注座落的位置、地名（或参照物）、高程、GPS定位，管网埋设出现异常情况要用文字单独说明，图上要有工程量表；

竣工图上需盖有“竣工图章”和监理的签字。

第十二条影像资料档案的要求

影像资料档案指烟水配套工程骨干项目（50万元以上工程项目）影像资料。

主要内容包括：

（1）灌区概况：

要展示项目开工建设前灌区的基本地形地貌、烟田现状等（附语音或文字说明），由烟草公司提供。

（2）水源点概况：

要展示水库、山塘、泉水、河流基本地形地貌、周边环境、植被（附蓄水情况、集雨面积、水质、水量、水文气象等语音或文字说明），由烟草公司提供。

（3）施工过程概况：

水源。

泵房、拦水坝、取水口开挖要展示开挖过程及方法，开挖成型（能体现地质特征应体现），建筑物的砌筑（浇筑），钢筋隐蔽，成品图像等。

水池。

要展示开挖、开挖成型、砌筑（包括进出水设施安装）、成品图

管槽开挖及管道安装。

要展示管槽开挖宽度及深度、管道安装（包括焊接、铺设等）、管件安装、试水情况（附管材生产厂家、材质、质量语音或文字说明）。

沟渠。

要展示施工前状况，开挖断面尺寸，地质特征，及砌筑、防渗、外观等。

供水桩。

要展示基础、闸阀或水龙头（附安装高度、间距语音或文字说明），由施工单位提供。

以上影像资料要以骨干项目为单位进行摄制，烟草公司统一编制成完整影像资料，要求成像质量不低于100万像数，并刻制成DVD光盘随纸制档案保存或导入计算机系统，供各级检查部门和验收机构备查，凡缺失影像资料的骨干项目，市局（公司）不予认可和验收。

第十三条档案资料装订的规定

1.档案资料可按分类要求，分卷装订，每卷不应有重份文件，文字资料按事项、专业顺序排列；同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列，图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列，既有方案材料又有图纸的案卷，方案材料排前，图纸排后，资料装订不宜过厚，每卷一般不超过40mm，同一事项资料较多的，可分为

、

、

、

、

、

、………卷分别装订。

2.每卷资料排列顺序依据资料构成而定，一般顺序为封面、目录、资料部分、封底，组成应美观、整齐，每册资料封面参考样式见附件4、5，目录见附件9。

3.每卷资料要求编制目录，内容包括目录、序号、文件或资料名称、起止页码，要求每卷页码重新统一编号，页号从“1”开始编写流水号，用打号机或钢笔一次逐张连续标注页号，封面、目录及封底不编写页号，页号编写的位置，单面书写的文字材料页号在右下角，双面书写的文字材料正面在右下角，背面在左下角。

4.档案盒按工程类档案分类装盒，一个类别一个（套）档案盒，档案盒号格式为“×（分类号）-×（第几号盒）”（参考样式见附件6），档案盒内目录一般包括序号、案卷名称、案卷资料摘要内容、编制日期、页次及备注（参考样式见附件7），分类资料少、单一的可将资料合并到一个档案盒。

5.所有档案盒形成后要编制工程项目档案资料总目录，内容包括盒号、名称、总页数、保存期限、整理时间，见附件8。

第四章档案归档、验收与移交

第十四条归档文件材料的内容与形式均应满足本档案管理办法的要求。

归档文件应完整、成套、系统，应记录和反映建设项目的规划、设计、施工及完工验收的全过程，图实相符、数据真实可靠、签字（章）手续完备，签字日期相互间要有逻辑性。

第十五条勘察设计、招标代理机构在任务完成时，施工、监理在向县级提请工程验收前5个工作日，将经整理的工程项目档案按档案归档要求经监理、烟草公司审核后汇编成册向县级局移交，县级局应将接收到的工程项目档案进行归档。

结算资料必须先经监理工程师审核签字后方能提交。

第十六条烟水配套工程建设项目的综合类档案、工程类档案均为长期保存。

第十七条档案资料验收

1.工程项目只有档案资料齐全，工程质量达到设计规定的要求时，才能进行工程验收和行业验收。

2.档案资料验收与工程验收同步进行。

县局应在验收工程的同时，对工程项目档案资料进行验收，明确做出合格或不合格的结论，凡需整改的，县局烟建办要督促整改的档案资料限期（最长不得超过7天）完成。

3.工程项目档案资料验收是行业验收的重要内容，验收组验收检查中，需填写各级《综合管理档案验收表》和《基本烟田水利设施档案验收表》。

第十八条档案资料的移交

1．每个工程项目在正式签署合同后5个工作日须将合同送交市局烟建办、财务科、审计科、纪检监察科存档,档案管理人员要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单,应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

各项目和个人确因工作需要须借出查阅，办理相关借阅手续，以复印件借出,合同原件无特殊情况不得外借。

2.市烟建办保存综合类档案资料一套、县局烟建办保存综合类档案资料、工程类档案资料各一套，烟叶站保存所属工程类档案资料一套，运行管理单位保存工程类档案资料一套，各参建单位保存各自在工程建设中形成的档案资料，电子档案资料由市、县局烟建办、烟叶站各保存一套。

3．档案移交时间要求：

凡属于应向村委会或其代管部门移交的档案资料，在接到工程审计报告后15个工作日内将工程项目和档案资料与产权受益人办理移交手续，综合类档案资料、电子档案资料在市级验收合格后5个工作日内上报市局。

第五章其他要求

第十九条供水桩标识

供水桩上要喷写烟草标识、水池编号（工程编号）、管网编号、供水桩编号，上一供水桩与下一供水桩的方向用箭头标明，各施工单位对外部不光滑的供水桩，要用水泥抹光滑后刷上白漆，再喷标识内容。

第二十条烤房、机耕路、农机具、育苗大棚等其它烟叶生产基础设施建设项目的档案管理可参照本办法执行。

第六章罚则

第二十一条烟草公司相关部门和相关责任人违反本办法，履职、监管不到位造成档案不能按时归档及提交的，按《六盘水市烟叶生产基础设施建设问责考核实施细则》、《六盘水市烟叶生产基础设施建设经济处罚实施细则》中条款进行处罚。

第二十二条施工单位、监理单位、设计单位、质量监督单位不按要求、不按时限、不按质量提供档案资料的，影响工程验收、审计、结算工作的，承担所引发的全部经济赔偿相关责任，有关档案要求及违约责任必须在相关合同中给予约定。

第七章附则

第二十三条本办法由六盘水市烟草专卖局（公司）烟叶生产基础设施建设办公室解释。

第二十四条本办法自文件从2009年度烟水配套工程开始执行。

附件：

1、市级局（公司）综合类资料

2、县级局（分公司）综合类资料

3、工程类档案归档文件及范围

4、封面样式（综合类）

5、封面样式（其它）

6、档案盒样式

7、工程资料卷内目录

8、工程资料总目录

9、目录

10、烟水配套工程建设项目主要样表（填表要求和说明）

11、相关工程报告参考范本

12、工程验收应提供的资料清单

13、竣工图章（图标栏）

·附件1市级局（公司）综合类资料

类目

归档文件

收集部门

收集时间

保管期限

综合类资料

1. 成立市烟叶生产基础设施建设领导小组的正式文件

市局烟建办

接到文件、资料之日起2工作日内

长期

2. 领导小组下设专门办公室及人员

3. 固定办公场所和办公设施数量清单（盖单位公章）

4. 烟建办工作职责和规章制度（盖单位公章）

5. 基本烟田保护制度和规划的正式文件（基本烟田规划报告可另成册）

6.基础设施建设规划（另成册）

7.上级局对年度实施计划的批复（正式文件）

8.上报年度实施计划请示（正式文件）

9.对本级烟建办和下级（分公司）年度考核办法（正式文件）

10.项目补贴资金管理办法（按省局或市局下发文件）

11.概（预）算管理办法（按省局或市局下发文件）

12.项目建设标准或技术规范（按类别另成册）

13.项目运行管护办法（按市局下发文件）

14.工程项目专家评审资料（另成册）

15.实施总体情况报告（纸质打印盖单位公章）

16.项目资金使用情况报告（同级财务部门出具，纸质打印盖单位公章）

17.市局抽查验收情况报告（正式文件）

18.省局对项目变更批复的正式文件

19.项目变更请示正式文件

20.验收申请正式文件

21.省级局抽查验收结论（含整改通知）

22.对省级局抽查验收存在问题的整改情况报告（正式文件）

23.项目综合信息统计表（全市汇总表，可另成册）

附件2县级局（分公司）综合类资料

类目

归档文件及范围

收集部门

收集时间

保管期限

综合类资料

1.成立县烟叶生产基础设施建设领导小组的正式文件

县局烟建办

接到文件、资料之日起2工作日内

长期

2.成立项目组正式文件（其中一个项目）

3.领导小组下设专门办公室及人员

4.固定办公场所和办公设施名称及数量清单（盖单位公章）

5.烟建办工作职责和规章制度（正式文件或纸质打印盖单位公章，并上墙）

6.基本烟田保护制度和规划的正式文件（基本烟田规划报告可另成册）

7.基础设施建设规划（另成册）

8.项目管理办法或实施细则（按市局或省局下发文件执行）

9.项目建设标准或技术规范（另成册）

10.运行管护制度（按市局或县局下发文件）

11.年度计划及实施方案（上级局批复文件和上报请示文件，年度实施方案纸质打印盖单位公章）

12.市局对项目变更批复的正式文件

13.项目变更请示正式文件

14.项目实施总体情况报告（纸质打印盖单位公章）

15.项目资金使用管理情况报告（同级财务部门出具正式文件）

16.纪检监察报告（纸质打印盖纪检监察部门或纪检组公章）

17.项目审计报告（另成册）

18.县级验收情况报告（纸质打印盖单位公章）

19.验收申请文件

20.市级局验收结论及整改通知

21.对市级验收披露存在问题的整改情况报告

22.项目综合信息统计表（全县分项目类型汇总另成册）

附件3工程类档案归档文件及范围

案卷

归档文件及范围

表格编号

提交部门

提交

时间

组卷部门

保管期限

Ⅰ-程序类

1.项目综合信息表（见样表）

表1

县局烟建办

县级验收后3个工作日内

县局烟建办

长期

2.项目建设基本信息表（见样表）

表2

县局烟建办

3.项目档案卡（见样表，按项目基本信息表顺序装订）

表3

县局烟建办

4.建设项目申请（见范本。

跨村项目以村为单位申请，并附受益烟农签字并按手印的花名册）

表4、5

烟叶站

收到相关

资料2个

工作日

5.村委会（村民小组）、烟农承诺自行解决好土地占用、青苗补偿林木毁损等有关资料

烟叶站

6.乡（镇）政府承诺协调炸材供应、施工用水电等相关工作资料

烟叶站

7,补贴项目公示现场照片

表6

烟叶站

上级批复之后5个工作日

8.补贴合同（使用中烟办【2008】33号文——中烟草总公司关于印发《烟叶生产基础设施建设项目资金管理办法》的通知中的附件1）

表7

县局烟建办

9.成立项目组的正式文件、项目管理实施细则

10.项目组与烟草公司签订的项目实施管理委托合同或协议（原件）

11.资金支付委托书（复印件）

委托书签字后2个

工作日

12.项目设计资料（可研和实施方案报告及评审资料，另成册在“勘察设计类”中）

县局烟建办

长期

13.项目批复文件及咨询意见

接到批复文件之后2个工作日

14.项目申报请示文件

请示上报后2个工作日

15.项目招标、投标文件（另成册）

招标代理单

位

招标完成

后5个工

作日内

（1）委托单位：

招标公司确定的会议纪要、招标代理合同、工程实施方案批复文件、实施方案（图纸、概算）

（2）投标单位：

投标资格审查申请书、投标商务文件、投标技术文件、施工组织设计

（3）招标代理单位：

（一）招标文件

（二）拦标价（三）招标备案资料1、招标公告2、招标代理机构资质证书3、营业执照4、招标报名登记表5、项目招标情况说明及评标报告6、投标人须知前附表和投标人须知7、工程施工招标文件发放8、关于**标的编制结果的通知9、工程施工招标开标评标专家抽签登记

Ⅰ-程序类

表10、工程施工招标投标文件递交登记表11、授权委托书12、施工招标开标会

议签到表13、施工组织设计评分表14、唱标一览表15、评标结果确认表16、施工开标记录17中标公示18、中标通知书

招标代理单

位

招标完成

后5个工

作日内

县局烟建办

长期

16.合同管理：

（勘察设计、咨询、招投标代理、施工、监理、管材、设备采购、安全协议等合定另成册）

县局烟建办

合同签订之后2个工作日

17.项目补贴资金付款申请单（使用中烟办【2008】33号文中烟草总公司关于印发《烟叶生产基础设施建设项目资金管理办法》的通知中的附件3）

县局烟建办

所有签字手续结束后复印存档

18.项目补贴资金付款审批单（使用中烟办【2008】33号文—中烟草总公司关于印发《烟叶生产基础设施建设项目资金管理办法》的通知中的附件4）

县局烟建办

19.烟叶生产基础设施建设项目付款委托书（使用中烟办【2008】33号文—中烟草总公司关于印发《烟叶生产基础设施建设项目资金管理办法》的通知中的附件6）

县