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详细知识点

采购管理系系统

1、一般企业采购循环流程

2、基础设置

2.1录入供应商信息

核准状况有三种：

已核准若核准、尚待核准和不准交易。

只有已核准状态下才可以在后续交易单据中选择到供应商，尚待核准和不准交易状况，后续交易单据中选择不到供应商。

定金比率：

如果在采购条款里，供应商要求下采购单时需先支付一定比率的订金，则需要在这个字段输入订金比率。

后续下采购单，会自动带出定金比率，然后财务人员就知道这张单子要做预开票处理。

允许分批交货：

表示同一批采购序号，是否可分多次进货。

即一张采购单是否能对应多张进货单。

打勾表示，采购单可对应多张进货单

不打勾表示,采购单只对应一张进货单，当验收数量＜采购数量，为指定结束；当验收数量≥采购数量，为自动结束。

④初次交易日自行输入，最近交易日有最后一张进货单回写。

⑤ABC等级：

是对供应商的分类，按供应商进货净额来评定供应商的重要性等级，可自行输入，也可通过“供应商ABC分析表”更新。

⑥交货评级和质量评级：

评定供应商的交货时程和质量状况。

交货评级与超期码（延期交货）有关，质量评级与验退和退货有关。

两者可自行输入，也可有“供应商评级”更新。

“供应商评级”在供应商管理里面。

交易对象分类方式有：

国家、地区和供应商分类

2.2录入品号信息（采购）

主供应商：

后续该品号的默认采购供应商

补货政策：

遇到存货即将不足时的补货方法，依据品号特性选择

五种，分别是R:

按补货点；M：

按MRP；L按LRP；N：

不需；H：

按历史销售

固定/变动前置天数：

指采购提前期。

变动前置天数会随着采购数量的多少而改变时间。

物品的采购前置天数=固定前置天数+采购量/批量*变动前置天数

进价管控：

限制品号的采购进价不得超过上限价格

必须于两处设置，一是品号里“进价管控”打勾（注意设置上限率），一是单据性质里“进价管控”打勾。

若要管制，系统会以「供应商核价」、「最近进价」或「标准进价」作为基准和判断的依据，来控管采购单价的范围。

进价管控的基准价格有三个：

标准进价：

（在品号信息里，手动输入）

最近进价：

（在品号信息里，有最后一张进货单审核后回写）

供应商核价：

“录入供应商料件价格”（独立的窗口录入，记录各供应商的核价数据或是实际进价数据。

由更新核价或手动输入而来。

注意里面有5个蓝色字段：

供应商编号，品号，计价单位，币种，生效日。

“分量计价”这里有，核价单里也有，核价单的会回写这里的。

）

3个基准价格取哪个呢？

设置“采购取价顺序”，在“基本信息子系统”--“设置进销存参数”。

超收管理（超收率）：

超收管控

2.3设置采购单据性质

采购中可以设置哪些单据的性质：

6张单据：

询价单、核价单、请购单、采购单、进货单、退货单。

有哪些单据性质：

进价控制、更新核价、核对采购、直接开票。

注意查看习题册后的表格。

进价控制：

控制单据价格的上限

更新核价：

单据审核时，该单据的单价信息是否要更新“录入供应商料件价格”档。

同时单据中的单价也可以有供应商料件价格档带出得来。

核对采购：

关联对应的采购单

直接开票：

打勾，进货单、退货单审核时会同时立即产生一张采购发票，同时进货单中的“开票码”自动打勾。

直接开票适用于“随货附发票”的进货模式，非月结制模式。

3、日常业务流程

3.1请购流程

请购单可以直接录入，也可以通过订单、BOM等单据抛转。

【录入请购单】

来源：

6种，MRP、LRP、再补货建议表、BOM自动请购，订单转请购，其它。

【从订单自动转成采购单】

如果之前抛转过请购单，想再次重新抛转，请对“已抛转过的重复生成”打勾。

选择要抛转的订单单号。

抛转类别有两种：

采购单和请购单，注意填写要生成的采购单或请购单的单别，生成的采购单到“录入采购单”中查看，生成的请购单到“录入请购单”中查看。

④选择预交货日计算方式有两种：

一是按订单预交货日减去1；二是按前置天数推算（其中前置天数在品号信息中设置）

⑤选择供应商有两种：

一是“品号的主供应商”（“录入品号信息”中输入的主供应商）；二是“指定供应商”，此种情况需在下方输入指定的供应商。

⑥选择采购人员有两种：

一是“品号的采购人员”（“录入品号信息”中输入的采购人员）；二是“指定采购人员”，此种情况需在下方输入指定的采购人员。

高级选项中“选择订单单身品号属性”根据单身情况勾选对应的采购件货自制件等。

请购单的结束码有三种未结束、指定结束、自动结束。

当请购数量≤采购数量，自动结束；

当请购数量>采购数量，未结束，这时需要到维护请购信息中单击工具栏上的“指定结束”按钮指定结束请购单；

（在请购转采购的时候，若对“当采购数量<请购数量，请购单单身指定结束”打勾，也可以实现自动指定结束）

3.2采购流程

【维护请购信息】

只有“查询”，没有“新增”按钮。

查询到请购信息后，利用“修改”功能进行维护。

注意灰色和蓝色字段不可修改，只能修改白色和黄色字段。

锁定码：

当采购人员维护好此笔信息，可将“锁定码”打勾，表示此笔已经审核过，可以抛转采购了。

但维护好的信息不是一定要将“锁定码”打勾，不打勾也可以。

一旦锁定，原请购单不能撤销审核修改。

【从请购单生成采购单】

锁定选项：

有三种，已锁定、未锁定、全部。

如果请购单很多，一部分要采购，一部分不要采购，便可利用“锁定码”选项筛选已锁定请购单，并产生订单。

可以设置“相同交货日汇总生成”，“按交货日分单”，“当采购数量<请购数量，请购单单身指定结束”。

抛转成功后，“维护请购信息”中的“采购码”会自动打勾；抛转成功后的结果到“录入采购单”中查询。

如果企业不走请购流程，那么就直接录入采购单。

采购单中“采购数量”栏，可以利用快捷键F2各库可用库存量查询，F3可用库存量查询。

采购单中“采购价格”栏，可以利用快捷键F2查询历史价格。

注意采购但中的“已交数量”和“结束码”是有后续的进货单和退货单来回写的。

3.3采购变更流程

【录入采购变更单】注意是“新增”。

采购变更可以有以下几种方式：

一是对于没有审核的采购单据，直接利用“修改”按钮进行变更；对于已经审核的采购单据，可以先撤销审核，再进行“修改”变更。

二是指定结束现有采购单，重新再录入一张采购单。

三是通过“录入采购变更单”来进行变更，该种变更方法可以记录变更的历史和保留变更前后的原始信息，变更的结果可以到“录入采购单”中查看原采购。

注意“变更版本”。

每变更一次，变更版本就会增加“1”。

每一版次可以变更9999次，一天可变更的次数无限。

注意前一版本的变更未审核时，是不可以进行下一版本的变更。

同一张采购单有较大版本的变更时，不可撤销作废或撤销审核较小版本的变更。

“变更原因”栏输入原因，方便后续主管的审核和数据的查询。

如果是追加采购的产品，没有原序号，顺序输入即可。

注意变更中供应商是不可以变更的，其它品号，数量，交货日等都可变更。

变更前后查询：

选中要查看的那笔单身信息，单击工具栏“资料查询”----“历史变更信息查询”，即可看到变更内容。

3.4进货流程

【录入进货单】

可以通过“复制前置单据”，将采购信息复制到进货单，来源有两个：

采购单和借入单。

如果允许分批交货，单身“进货数量”带进来的是未结束的采购单的“未交数量”，即“采购数量-已交数量”，如果与供应商交货数量不一致，要修改成“供应商交货数量”。

采购进货时要注意验收，即填写“验收数量”，否则审核时会提醒“单身有待验品”。

④检验状态有：

免检、待验、合格、不良、特采。

待验状态的进货单是不能审核的。

⑤“超期码”：

但实际交货时间晚于预计交货日，系统会自动打勾。

⑥“开票码”：

该进货单已经开票，系统会自动打勾。

进货单验收可以在进货单中“验收数量”栏直接输入，也可以通过【进货单验收】作业来完成，验收结果会呈现在进货单中的“验收数量”。

“验收数量”为实际入库的数量，能影响库存数量增加。

验退数量=进货数量-验收数量，只要有验退数量，检验状态就会呈现“不良”。

“计价数量”是计算账款和存货金额的数量，一般等于“验收数量”。

“核对采购”打勾，进货单的验收数量会回写采购单的“已交数量”和“结束码”。

如果验收数量≥采购数量，采购单结束状态为“自动结束”；

如果验收数量<采购数量，采购单结束状态为“未结束”；

如果验收数量<采购数量，且不打算继续交货了，这时可以人工指定结束。

“指定结束”的方法有两种，一是通过“结束采购单”作业来完成，二是通过采购变更单来完成，两种方法都可以“整张结束”，也都可以指定结束单身的某行。

3.5验退流程

【退回验退件】

注意验退对库存没有影响，该作业完成后，进货单中的“验退码”会自动打勾。

一张进货单只能对应一次【退回验退件】作业。

3.6退货流程

【录入退货单】

退货类型：

退货、折让。

退货减少库存，减少应收账款，注意输入数量；折让，不计数量，只计算折让金额，对库存没有影响。

退货单可以设置单据性质中的“核对采购”，让其回写采购单。

注意已经处于“自动结束”状态的采购单还可以再回到“未结束”状态。

4、常用报表

请购单明细表：

下采购单前，查看所有已请购的而明细信息，记录了每中请购单的请购状况，如请购来源，请购品号、数量以及请购是否由主管审核通过了，是不是已经转采购，结束请购了等。

采购单明细表：

已有采购单的数据，作为下单或跟催的依据。

记录着采购品号、日期、数量、哪家采购，何时交货等信息。

进货明细表：

查询某一时段内的所有进货信息。

记录着进货品号、日期、数量、哪家采购，何时交货等信息。

供应商供货明细表：

供应商的进货明细信息，用于供应商账款对账。

预计进货表（四个角度：

供应商、料件、工单、采购）

销售管理系系统

1、一般企业采购循环流程

2、基础设置

2.1录入供应商信息

核准状况有三种：

已核准若核准、尚待核准和不准交易。

只有已核准状态下才可以在后续交易单据中选择到客户，尚待核准和不准交易状况，后续交易单据中选择不到客户。

交易对象分类方式有：

渠道、类型、国家、地区、路线其他。

注意没有市区

送货地址：

在此输入，后续再交易单据中可以直接带出这里的地址

④定价顺序：

用于单价取价顺序，一般设定折扣前计价单价--折扣前售价定价--折扣前标准售价。

⑤定金比率：

如果在订单条款里，有要求客户单次下订单时，需先支付一定比率的订金，则需要在这个字段输入订金比率。

后续下订单单，会自动带出定金比率，根据此比率自动计算预收定金。

⑥信用额度控制：

为了降低客户应收账款挤压造成的企业资产损失。

信用额度控制有三种：

Y：

按公司参数控制；N：

信用额度不控制以及y：

按客户信用控制。

其中选择Y：

按公司参数控制时，系统按照“设置信用控制参数”控制信用额度。

信用额度控制范围包括：

应收账款，未开票销货金额，未兑现应收票据，未出货订单金额。

根据风险不同，设置不同的检查比率。

应收账款风险最大，未出货订单金额风险最小。

信用超额处理方式：

不检查，警告，拒绝。

2.2录入品号信息（业务）

售价管控：

限制品号的售价不得超过下限价格

必须于两处设置，一是品号里“售价管控”打勾（注意设置下限率），一是单据性质里“售价管控”打勾。

若要管制，系统会以「计价单价」、「标准售价」或「零售价」以及「零售价一」「零售价二」等作为基准和判断的依据，来控管售价的范围。

售价管控的基准价格有几个：

标准售价：

（在品号信息里，手动输入）

零售价：

（在品号信息里，手动输入）

零售价一、二等：

（在品号信息里，手动输入）

计价单价：

“录入客户商品价格”（独立的窗口录入，记录各客户的数据或是实际售价数据。

由更新核价或手动输入而来。

注意里面有5个蓝色字段：

客户编号，品号，计价单位，币种，生效日。

“分量计价”这里有，报价单里也有，报价单的会回写这里的。

）

几个基准价格取哪个呢？

设置“定价顺序”，在“录入客户信息”，区别于采购的取价顺序哦，采购的在“设置进销存参数”。

超交管理（超交率）：

超交管控，注意交货数量与赠品是分别独立管控的。

2.3设置采购单据性质

销售中可以设置哪些单据的性质：

5张单据：

报价单、客户订单、销货单、销退单、出货通知单。

有哪些单据性质：

售价控制、更新核价、核对订单、直接开票。

注意查看习题册后的表格。

售价控制：

控制单据价格的下限

更新核价：

单据审核时，该单据的单价信息是否要更新“录入客户商品价格”档。

同时单据中的单价也可以有计价单价档带出得来。

核对订单：

关联对应的订单

直接开票：

打勾，销货单、销退单审核时会同时立即产生一张对用的发票，同时销货单中的“开票码”自动打勾。

直接开票适用于“随货附发票”的进货模式，非月结制模式。

3、日常业务流程

3.1报价流程

【录入报价单】

注意“客户审核”，当客户确认此报价没有问题时，执行“客户审核”，否则在后面复制该单据时，复制不到。

未经“客户审核”的报价单，不得转为正式的订单或销货单。

报价单中“生效日”必须输入，否则不能保存。

③报价单中有“分量计价”，“录入客户商品价格”中也有，且会被更新。

3.2接单流程

【录入客户订单】

复制前置单据“报价单”。

“订单数量”栏，可以利用快捷键F2各库可用库存量查询，F3可用库存量查询。

注意订单中的“已交数量”和“结束码”是有后续的销货单和销退单来回写的。

结束：

分为三种状态，N：

未结束，表示尚未全数交货（交货数量<订单数量）；Y：

自动结束，表述已全部交货（交货数量≥订单数量）；y：

指定结束，表示未全交货，但剩余未交货的部分不会交货了，必须做指定结束动作（“指定结束”的方法有两种，一是通过“结束订单”作业来完成，二是通过订单变更单来完成，两种方法都可以“整张结束”，也都可以指定结束单身的某行）。

如果前期创建了客户品号，在录入订单单身时可用客户品号录入。

3.3订单变更流程

【录入订单变更单】注意是“新增”。

订单变更可以有以下几种方式：

一是对于没有审核的订单单据，直接利用“修改”按钮进行变更；对于已经审核的订单单据，可以先撤销审核，再进行“修改”变更。

二是指定结束现有订单，重新再录入一张订单。

三是通过“录入订单变更单”来进行变更，该种变更方法可以记录变更的历史和保留变更前后的原始信息，变更的结果可以到“录入客户订单”中查看原订单。

注意“变更版本”。

每变更一次，变更版本就会增加“1”。

每一版次可以变更9999次，一天可变更的次数无限。

注意前一版本的变更未审核时，是不可以进行下一版本的变更。

同一张订单有较大版本的变更时，不可撤销作废或撤销审核较小版本的变更。

“变更原因”栏输入原因，方便后续主管的审核和数据的查询。

如果是追加订购的产品，没有原序号，顺序输入即可。

注意变更中客户是不可以变更的，其他品号，数量，交货日等都可变更。

变更前后查询：

选中要查看的那笔单身信息，单击工具栏“资料查询”----“历史变更信息查询”，即可看到变更内容。

3.4出货通知流程

若企业要走出货通知流程，务必先在“基本信息子系统”的“设置公用参数”里的“设置进销存参数”中将“出货通知管理”打勾，并设置存货调拨至备货仓。

【录入出货通知单】在“销售管理”下面

注意单身的前三列：

订单单别--订单单号--订单序号

“预计出货数量”：

默认抓取订单上的“未交数量”。

“实际销货数量”：

对应销货单上的累积销货数量，由销货单来回写。

不可手工修改。

④如果出货通知单审核后还需要复核产品质量，单击工具栏上的“出货复核/撤销出货复核”。

经过复核的出货通知单是不可以撤销审核的。

3.5销货流程

【录入销货单】

如果不走出货通知流程，可以通过“复制前置单据”，将订单信息复制到销货单，来源有三个：

订单、借出单和报价单。

如果走出货通知流程，可以通过“复制前置单据”，将客户订单信息复制到销货单，来源有三个：

出货通知单、借出单和报价单。

出货通知单的“实际销货数量”会更新为销货单上的累积销货数量，由销货单来回写。

客户订单中的“已交数量”更新为销货单的累计销货数量。

③“开票码”：

该销货单或销退信息已经开票，系统会自动打勾。

3.6销货退回流程

【录入销退单】记录客户的退货及折让信息

退货类型：

退货、折让。

销退增加库存，减少应收账款，客户订单中的“已交数量”也会减少；折让，不计数量，只计算折让金额，不影响库存数量。

注意销退数量不可大于销货数量。

退货单可以设置单据性质中的“核对采购”，让其回写客户订单单。

注意已经处于“自动结束”状态的订单还可以再回到“未结束”状态。

5、常用报表

预计出货表（四个角度：

订单、商品、客户、业务员）

客户销货明细表：

客户某一时段，销货明细数据状况，可供财务对账使用。

历史交易记录表：

货品所有往来交易明细

存货管理子系统

1、基础设置

1.1设置编码原则

在“基本信息子系统”中设置

②目前系统提供的编码原则设置有：

客户编码、供应商编码、品号编码、批号编码、固定资产编码、专用发票编码和普通发票编码。

客户编码：

国内、国外

供应商编码：

国内、国外、委外加工商

品号编码：

6位一个品号一个编码

1.2设置进销存参数

商品分类：

每种职能管理品号的角度不同，分类也不同。

分会计、仓管、生管、商品

出货通知管理

③库位管理;方便找到货物所在的储存位置。

可以指定库位也可以不指定库位。

④主要成本计价方式：

标准成本制和实际成本制（月加权平均成本制、先进先出成本制、分批认定成本制）

月加权平均成本制=（月初存货金额+本期进货净额）/（月初存货数量+本期进货数量）

分批认定成本制，必须启用“批号管理”。

⑤库存现行年月：

结算库存成本的年月

库存关账年月：

一般在会计师查完帐后执行

财务冻结日期：

盘点、月结时使用，避免某日期内的数据被更动。

1.3录入品号类别

以不同职能角度做的品号分类，衔接上面的商品分类

1.4录入品号信息

①单头的库存数量与单身的库存数量不一致，可能是因为单身存在有非存货仓。

库存检查对象：

当“设置公用参数”中的“设置基本参数”中的额“数量表达方式”为“存货双单位时”，此字段可选：

库存数量、库存包装数量、库存数量和库存包装数量。

③批号管理：

管制交易轨迹

可以设定4中模式：

不需要、仅需警告、需要不检查库存量、需要且检查库存量

④保质期：

品号有时效性时，可勾选此项来管控存货的先进先出。

注意只有当启用“批号管理”，即“批号管理”没有选择“不需要”的时候。

⑤品号属性：

采购件、自制件、委外加工件、虚设件、配置件。

虚设件为简化BOM结构，提高BOM管理效率而产生。

配置件有选配的作用，用于归集相同特性品号，为简化BOM，而虚拟化的品号。

⑥成本计价方式，这里是为了设定单个品号的成本计价方式。

一品号可对应多条码，在“设置公用参数”—“设置基本参数”里设置。

1.5设置库存单据性质

①存货中有9种交易单据：

一般交易单据、库存调拨单据、借出调拨单据、借入暂收单据、借出归还单据、借入归还单据、成本开账/调整单据，报废单据、销毁单据。

一般交易单据：

用于非生产、非采购、非销售的入、出库及调整，包括盘盈亏调整单、费用领料单、库存开账单。

调拨单据：

用于相同性质的仓库之间的调拨，对库存没有影响。

②交易类别分为：

5种，入库、销货、领用、调整、调拨。

影响“进耗存统计表”

③影响成本：

Y成本计算来源，计入本月月加权平均计算；N赋值计算结果，不会影响当月月加权平均成本的计算；y成本调整，不会被纳入本月月加权平均成本计算中。

2、期初开账

即将开账之前的库存信息录入到ERP系统中。

两种方法：

一是以盘点流程导入，二是以“存货账册”直接导入，通过“成本开账/调整单”。

3、日常业务流程

3.1库存交易流程

【录入库存交易单】

①三种单据选择：

盘盈亏调整单、费用领料单、库存开账单

②品号输入的辅助功能：

F2品号信息查询；F3整套组件展开；F4按工单展料

3.2库存调拨流程

【录入库存调拨单】

用于相同性质的仓库之间的调拨，对库存没有影响，且调拨前后库存价值不变。

不同工厂之间的仓库可以挑拨，仓库可以调拨至备货仓，也可以调拨至现场。

3.3借出/入及归还流程

①虚设了一个客户仓/供应商仓，商品借出/入时，货物以调拨方式转至虚设的仓库或从虚设的仓库转入，因此不影响库存。

②借出/入的结果又两种：

借出/入归还或借出转销售/借入转进货。

③借出/入单中有3个关键字段：

归还量、转进销量和结束状态。

当归还量+转进销量=借出/入数量时，结束状态为“已结束”。

3.4存货盘点流程

①拟定盘点计划

②自动生成抽盘料件

选择盘点底稿排序：

按品号、按仓库

盘点底稿编号：

可自行如入，后续要打印或查询盘点数据都要用到。

可以设置使用循环盘点码，或仅生成上次盘点后有交易者，或仅生成某日期后有交易者，或生成账面数量为0的品号盘点等。

打印库存盘点卡或品号盘点清单

④实地盘点

⑤实盘数量输入

首先执行“重新赋予盘点数量”其目的一是计算盘点当日的账面数量，另一是重新赋予盘点料件单身的盘点数量字段。

两种方法：

一是“补入输盘数量”，可以多人操作，补入结果更新到“录入盘点料件”中；二是通过“录入盘点料件”作业直接输入，只能有单人操作。

⑥盘点汇总

点击“录入盘点料件”工具栏的“盘点结算”按钮。

单身会显示“账面数量”。

打印盘点盈亏明细表

正数表示盘盈，负数表示盘亏。

生成盘点调整单

结果到“录入库存交易单据”中查看。

盘盈亏调整单审核

3.5存货月结流程

①修改“设置进销存参数”中的账务冻结日期；

②确认是否还有未审核的单据。

在“库存交易明细表”中查询。

执行“月底成本计价”

④执行“自动调整库存”。

执行因小数点引起的尾差。

⑤执行“月底存货结转”。

执行完毕，库存现行年月会自动+1.

4、常用报表

库存明细账

库存明细表

库存交易明细表

库存交易统计表