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公文正式讲义

大家好！

今天我和大家共同学习一些党政机关公文写作的知识。

在开始之前，跟大家说明一下由于时间关系呢,我们不能为大家一一介绍十五种党政公文，主要给大家介绍两种常用的党政公文文种请示和报告，今天我想和大家交流三个方面的内容：

一是简要说明一下党政机关公文公文含义和种类；二是讲解一下请示和报告两种党政公文文种；三是了解一下公文格式各要素编排规则。

2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），同时废止了1996年中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》。

《条例》共8章，42条，综合了上述两个文件的大多数条文，对公文的写作、处理过程进行了完善和统一。

《条例》的发布，标志着党政公文合二为一，这不仅是法定公文的权威性、严肃性在形式上的重要体现，也是公文处理手段逐步科学化的客观需要；对于促进党政机关办公的制度化、规范化、程序化建设和提高工作效率具有划时代的意义。

　　一、党政机关公文公文含义和种类

首先我们先了解一下党政机关公文的含义:

党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

公文就是官方文书。

它的主要特征有五个方面：

第一是权威性和政策性。

主要体现在它是依法制定与发布的，是治国理政的重要工具。

二是针对性和指导性。

党政机关公文总是根据现实需要，为解决某个特定问题的指导某项工作而制发的。

三是规范性和约束性。

机关公文有其规范的语言，与文学创作有本质区别。

公文的语言要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。

一般以概述为主，据事说理，言之有物。

不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。

（比较文学作品语言与公文语言的异同：

同是写一个夜晚发生的一件事，武侠小说写“月黑风高夜，***燕子李三一个鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而公文只写某年某月某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。

）所以，很多时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律，这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。

古人曾说：

“一字入公文，九牛拔不出。

”公文语言一旦出现错、漏、歧解，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。

当然，公文语言要达到炉火纯青的地步，不是容易的事情，需要长期的学习和磨炼。

再说它的约束性，公文传达的意志不以受文者是否同意为前提，公文一旦发布实施，其法定效力将对受文者及其他有关方面的行为产生不同程度的强制性影响和约束，必须严格遵守或执行。

第四是程序性和严密性。

公文制发和处理必须履行规定的程序，从起草、审核、签发、校印、发出到拟办、批办、承办、归档、清退、销毁都需要严密的程序。

五是对应性和定向性。

必须根据隶属关系和职权范围确定。

什么样的公文由什么单位制发、哪一级单位制发，有具体明确的对应关系。

其次我们了解一下党政机关公文的种类。

公文种类，即根据公文功能属性进行的分类，简称文种。

我国古代最早的公文，从先秦到清末，由简到繁，文种先后出现的约有百种。

朝代不同，文种名称也不同。

《条例》对党政机关公文的种类进行了重新整合，分为十五个种类。

这就要求我们在公文处理工作中要认真区分法规中规定的文种、专用文种及其他文种之间的关系，正确选用文种，为公文拟制、办理、管理提供便利，达到行文的目标要求。

《党政机关公文处理工作条例》规定党政机关公文有15种。

    1、决议             6、通告       11、请示        

    2、决定             7、意见     12、批复

    3、命令（令）       8、通知     13、议案

    4、公报             9、通报    14、函

    5、公告             10、报告    15、纪要

　　二、“请示”与“报告”两种党政公文文种

首先我们了解“请示”

（一）请示的概念

请示是下级机关向上级机关请求指示和批准的公文文种。

属于上行文。

请示的适用范围大致有4种：

1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.因特殊情况不能执行上级统一规定和安排，需要作变通处理3、本机关、本单位无力解决或难以解决而又需要解决的问题和事项。

4、是因职权范围所限，不能解决的问题或上级规定经请示批准才办理的事项。

（二）请示的特点

1、请示必须是下级向上级行文，有的虽然不是直属上级机关，但属于业务主管部门，行文也应使用请示，其他如平行机关、不相隶属机关之间的行文都不能用请示。

2、请示必须是自己职权范围内无法解决或无法处理的事项，行文机关既不要请示与自己职权无关的事，也不要请示本应自己处理并有条件、有可能处理的事；

3、请示要求上级必须明确态度或者批复。

请示是有针对性的上文，上级机关对下级机关呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的答复。

（三）请示的种类

1、请求指示的请示。

此类请示为就某一问题或事项请求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神。

多是下级机关、部门执行政策时有不明白之处或遇到困难、问题需要变通处理，却又不清楚政策界限、不知该怎么处理或执行，请求上级给予明确的指示意见，多涉及政策上、认识上的问题。

例如：

《辽宁省人民政府关于确定普通高中学费标准的请示》（辽政〔2008〕212号）

2、请求解决的请示。

下级机关遇到自身人力、财力、物力无法解决的困难或问题时，请求上级机关给予帮助解决的，多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题；例如：

《辽宁省人民政府关于解决今冬明春灾民生活求助资金的请示》（辽政〔2008〕189号）

3、请求批准的请示。

本机关、本部门关于某一问题或事项已有处理意见，但因职权所限必须请求上级机关批准、同意。

这类请求，主要是呈请上级认定或批准，与前两类请示有明显区别。

例如《辽宁省人民政府关于修改辽宁省海洋功能区划的请示》（辽政〔2009〕224号）

（四）请示的写法

请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分构成

1.标题

标题一般由发文机关+发文事由+文种：

——《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》

发文事由+文种————《关于购买小轿车的请示》

首先，标题应做到一题一事，指事具体。

一文一事是请示行文规则，因此，标题中应该避免以“和”“及”连及两事或多事的错误，同时标题应指事具体，要明确请示的具体内容，不能含糊笼统。

其次，请示的标题应用词准确、表意完整。

一份请示到底是请求指示、请求解决还是请求批准，标题中应该反映出来，让上级机关一看标题就能明了请示内容。

2.主送机关

主送机关：

一般系上一级领导机关或上一级主管部门

原则上主送机关只能是一个，这是由文种的性质和用途决定的。

如果主送机关有两个或多个，由于没有明确的牵头部门，就容易贻误工作。

或上级机关互相推诿不及时答复甚至不复，或因上级机关各有答复，出现分歧而无法执行。

因此，应杜绝请示的多头主送现象，以主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”的办法处理。

3.正文

主要包括请示原由、请示事项和结语等项内容

（1）请示缘由。

请示原由——请求指示的原因或请示批准的理由即正文的开头部分，明确“为什么请示”的问题。

一般需要简要陈述情况，写明请示的原因和理由。

正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据。

因此，这部分在写法中要求情况真实，理由充分；缘由部分是提出请示事项的依据和立足点，如情况不真实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也就降低了解决问题的可能性。

尤其是请求解决的请示，缘由部分要尽量写得详尽些。

缘由部分写完一般用“现将有关问题请示如下”过渡。

（2）请示事项。

请示事项——请求对什么作出指示或请求批准什么是正文的主体和核心部分。

每个请示只能是一个事项，而且要写得具、明确。

请求指示的，主体部分要明确提出问题和要求。

请求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。

请求批准的，主体部分应提供本机关、部门的具体意见、措施、方案，要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施、方案等均表述为“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。

（3）请示结语。

常另起占行。

惯用的请示语有“请予批准”“请予审批”、“当否，请批复”等。

4.落款

请示的落款为请示单位名称和成文日期，请示单位名称一般为加盖请示单位公章。

成文日期为阿拉伯数字将年、月、日标全汉字的年、月、日。

 [例文]

××市统计局关于拨款修复车库的请示

××市人民政府：

我局原有160m2砖瓦结构车库（平房），因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。

经测算，共需资金40万元。

因我局除行政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款修复车库，以解决车辆越冬之急需。

请予审批

附件：

1.车库维修图纸

2.车库维修预算表

（××市统计局印）

2012年8月28日

（五）请示写作应注意事项

1.要掌握使用，当用才用。

必需操持而在本人职权范畴内又不能处理，的确需求请示上级的才可行文请示。

不要动辄请示，把冲突上交。

2.一文一事。

一份请示只能写一件事（一类事），切忌把不相关联的事项放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。

3.单头请示。

一份请示只能主送一个上级机关，不能同时主送两个或两个以上机关。

避免职责不明，耽搁处理工夫。

4.不得越级请示。

一般不越级请示，如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示的，要同时抄送越过的机关。

请示一般不直接送领导个人，除非是领导直接交办的事项。

5.不能抄送下级机关。

请示是上行文，不得同时抄送下级机关。

6.严格遵循请示内容真实、理由充分的原则。

言语要谦虚，态度要诚恳；常用的词语有“以上看法能否妥当，请指示”、“妥否？

请指示”、“当否？

请批复”、“以上看法如可行（或如无不妥），请批转相关单位施行”等，缘由要说明，请求的语气要平实、恳切，用词准确，不同意的后果要表达，以事实引起上级机关的重视，要让上级感到不同意就说不过去。

 其次我们了解一下“报告”

（一）报告的概念

报告是一种陈述性的上行文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。

报告是上级制定方针政策、指导工作、进行决策的重要依据之一，也是下级取得上级的理解、信任、支持、指导的重要途径。

发生下列情况时应及时、主动向上级写报告：

一是为获得上级的指导；二是发生重大情况或特殊问题；三是已完成上级交办或布置的事项时；四是答复上级的询问时。

（二）报告的特点

1.应用的范围广泛。

报告属于上行公文，可用于定期或不定期向上级汇报工作，反映实际工作中遇到的问题，为上级制定方针、政策提供依据，还可以用于答复上级机关的询问，使上级机关在全面掌握情况的基础上，准确、有效地指导工作。

2.行文的单向性。

它是阅知性，不是批复、答复性的公文，报告是下级机关向上级机关行文，就是为了向上级机关提供情况，属于单向行文不需要受文机关答复或审批。

看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。

3.表达的陈述性。

报告是用于汇报工作，反映情况的，上级机关能否全面了解下级机关的情况，并综合各下属单位的情况对全局作出决策，在很大程度上取决于下级机关能否适时地汇报工作。

其基本表达手段是直来直去陈述和说明。

（三）报告的分类

1.工作报告用于向上级机关汇报本机关工作进展情况、工作成绩、工作经验、存在的问题以及下一步工作安排和设想等。

它又可分为综合性报告和专项性的工作报告两种。

综合性报告是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。

它在内容上具有综合性、全面性、总结性的特点，且多为定期汇报，如季度工作报告、年度工作报告等。

专题性报告是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

比如开展了一个专项活动，可以给上级正式行文写一个报告。

再比如本单位出现了正常工作秩序之外的情况，对工作产生了一定程度的影响，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，应该及时向上级将有关情况进行汇报。

即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新风气、新事物、新情况，必要时也要向上级报告。

2.情况报告：

用于向上级机关反映社会上或本机关工作中出现和存在的有代表性、倾向性的有关情况。

情况报告重在反映情况。

不局限于本机关情况这是它与工作报告的区别。

情况报告所反映一般是重大特殊情况或者新动向，旨在引起上级机关的注意。

以便上级机关及时采取措施、指导工作。

3.回复报告。

也称为答复问题报告。

对上级机关查询、查办、催办的事项做出专门的回复时，使用这种报告。

这种报告要求迅速、及时、准确、简要，有时一两句话即可，答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。

4.递送报告。

用于向上级机关递送文件、物件的报告，是报告中最简单的一类。

（四）报告的写法

报告一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成

1.标题和主送机关

报告的标题由发文机关、事由、文种组成

——《铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告》

发文事由+文种

——《关于××河水质污染治理情况的报告》

主送机关只能是一个，需同时报送其他上级机关时可采用抄送方式

2.报告的正文

报告正文多由报告导语、报告主体、报告结语组成

（1）报告导语主要有以下几种类型：

背景式导语；根据式导语；叙事式导语；目的式导语。

（2）报告主体的几种常见形式：

总结式写法：

主要用于工作报告，类似于工作总结，按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次是最常用的结构方式。

第一层一般写工作情况的概括传述，工作成绩比较突出时第二层次应写得详细、具体一些。

工作中存在的困难或问题比较突出，尤其是失误比较严重时，则应详写第三层。

工作报告内容的重点应是所做的主要工作、今后的打算，成绩、经验应该很好的总结，困难和失误应不隐瞒地提出来。

“情况—原因—教训—措施”四步写法，先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。

多用于情况报告。

针对主级机关询问或要求将有关工作和情况回答清楚即可，不涉及其他问题，形式上采用分条列项的方法逐层表达。

递送报告只要写清楚报送文件或物件的名称和数量即可。

（3）报告结语通常比较简单，可重申意义、展望未来，也可采用“特此报告”“以上报告，请审阅”等模式化结语。

例文

            沈阳市人民政府关于沈抚城际铁路平交道口

                       改造工程情况报告

省政府：

利用既有铁路线实施的沈抚城际铁路项目在我市境内现有平交道口15处。

根据省政府工作部署，我市相关部门近期对上述道口“平改立”进行了联合现场踏勘，并经市政府业务会议确定了工程实施方案。

现将有关情况报告如下。

报告内容（略）

特此报告。

                                    沈阳市人民政府

                                  2008八年8月8日

（五）报告的写作的注意事项

1、材料要真实。

写综合报告应注意抓住重点，材料要真实，向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。

无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能报喜不报忧，也不能夸大和虚构，上报的公文应该在调查研究，全面掌握本单位情况的基础上撰写。

2、除综合性报告外，都要遵守一文一事的原则。

一份报告应只报告一项或一个方面工作的进行情况，尤其是专题报告更应做到专文专用，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

3.严格使用文种，切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。

因为报告不需批示或批复，会影响请示事项的处理和解决。

4.报告要总结出有规律性的东西，写作报告的重点要突出。

报告要及时迅速总结出有规律性的东西。

请示与报告的区别

1.行文目的不同

请示一般要求上级机关给以直接的答复，报告的目的在于汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回答上级机关询问，以便上级机关了解要单位情况，能够有针对性的指导，而“请示”的目的，是为了解决问题，请求上级机关作出指示或予以批准。

所以报告是陈述性公文，请示则是呈批性公文。

2.行文时间不同

请示必须在事先行文，待上级予以指示或批准后才能按上级的要求进行工作和处理问题。

不允许先斩后奏。

报告则可根据实际情况随时行文，事前、事中、事后均可。

3.行文内容不同

请示主要写带有迫切性的、需要上级机关指示、批准的事项。

报告则主要着眼于汇报工作、反映情况、提出建议或回复询问。

4.答复的形式不同。

报告不要求上级机关回复，而请示则要求上级机关及时批示或批复。

举例说明

［改错］

关于提高山区小学教师待遇的

请示报告

地区教委、青山县政府：

我县地处高山，生活比较恼火，中小学教师工资待遇偏低，影响了教师队伍的稳定和教师工作的积极性。

为解决此问题，我们已于二00五年一月正式决定对我县中小学教师实行了生活补贴（小学教师每人每月二十元，中学教师每人每月三十元）。

你们的意见如何？

请及时告诉我们。

另外，为推动中小学体育活动的开展，拟每年初举行一次“青山县中小学体育节”活动。

当否？

请一并批示。

（青山县教育委员会办公室印）

二〇〇五年三月二十八日　

经修改如下：

关于对全县中小学教师实行生活补贴的请示

青山县人民政府：

我县地处高寒山区，生活条件艰苦，中小学教师待遇低，影响了教师工作的积极性和教师队伍的稳定。

为解决教师的实际困难，我委拟从2005年5月起对全县中小学教师实行生活补贴（小学教师每人每月20元，中学教师每人每月30元）。

增加的经费由我委自行解决。

妥否，请批复。

（青山县教育委员会印）

2005年3月28日

关于重建税务所办公楼的请示报告

××地区国税局、城建局、国土局、物资局：

我局所属城关区、东城区、南郊区三个税务所，因受灾被洪水冲毁，现决定重建三个区税务所办公楼三幢，建筑面积八百平方米，共需资金八十万元，扩增土地八亩，钢材××吨，水泥××吨。

特此报告

××县国税局

二○○五年八月十六日

经修改如下：

关于解决重建城关区等3幢税务办公楼经费的请示

××地区国税局：

我局所属城关区、东城区、南郊区3个税务所，在7月28日特大洪峰到来时被洪水冲毁，因转移及时，幸无人员伤亡。

为使员工能正常办公，拟重建该3个区税务所办公楼各1幢，建筑面积各800平方米，共需资金80万元。

请予核拨

附件：

税务办公楼经费预算表

（××县国税局印）

2005年8月16日

三、公文格式各要素编排规则

公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

（一）版头

份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线组成

1.份号

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件组成

1.标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。

使用引号的情况：

如“863”计划、“三·八”妇女节、“七·七”事变

2.主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。

3.正文

公文首页必须显示正文。

一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

（1）加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（2）不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

（３）加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下