ppt注意事项.docx
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ppt注意事项
大多欧美企业都非常重视presentationskills，不懂得这一点，是许多在外企工作的人认为自己怀才不遇的原因。
我不敢自称presentation高手，但我深谙外企presentation之道，这不是自吹自擂，而是十年外企工作经验的所得。
所谓presentation，不一定非是powerpointpresentation不可。
外企对管理人员的衡量指标之一有一个sellingskill，其实大多便是从presentation里面得来的印象。
外企看重的presentation是所有外企员工展示自己能力最好的平台，不懂得这个道理便做不好presentation.
不论是怎样的presentation，目的都一样——说服别人接受某一个观点，告诉别人他们不了解的事。
下面从技术上谈谈几个步骤及要点：
1.Titlepage或Frontpage（封面/首页）
以powerpoint为例，一个好的presentation的封面页上要有以下几个要素：
（1）演示题目（长度不超过一行的60%，如太长，应精简文字或设为两行。
三行为大忌。
）
（2）副标题（不一定要有）
（3）演示人姓名：
常用的排版方式是全居中，也可以采用fullblock或halfblock，但要与选用的powerpointtemplate背景配合。
（4）日期
2.Introduction（简介）
演示内容的简要介绍。
3.Agenda（演示专题目录）
这一点至关重要，目的是给听众一个清晰的脉络，给人条理性强的印象。
但agenda的页面排版要注意：
最好不要超过6行，每行注意长度不要超过页面一行的80%，保证页面整体的视觉效果清晰。
4.演示正文页面
字数最忌太多。
注意给页面给白，并且要按照信息的重要性排好次序，每行字数不要差别太大。
正文页面不要使用全局中方式。
有一种理论说，每行不要超过6个字，有一定的道理，但不一定。
5.目录页插入
根据演示进程插入刚开始时的目录页，标明进程。
以免观众忘记脉络。
6.Visualaid
适当使用视觉辅助手段很重要，但不要太多，以免喧宾夺主。
所谓视觉辅助指的不是office自带的那些剪贴画，而是各种图形、图标等。
office的各种图标也尽量不要使用。
7.动画效果与transition
Office页面动画效果要慎用。
除非某个页面有特别强调内容，也不要使用页面转换动画效果。
这些都是不专业的表现。
以上是powerpoint页面制作技术层面的要点，更重要的是演示时的理念。
第一，要明确做演示的目的。
如果是培训，要大量使用visualaid，否则枯燥的文字内容很难吸引听众的注意力。
如果是工作汇报，要通过各种指标的分析（使用分析图表和图形），引出分析结果。
第二，语速要变化。
这一点不必多说。
第三，不要背对观众。
许多做powerpoint演示的人常犯的错误是看屏幕的时间太多，与观众的目光交流太少。
给人以看录像的感觉，而容易使观众忽视演示人的表现。
还要注意目光交流不能偏颇，防止部分观众感到被忽视。
第四，适当发问。
这是防止观众跑神的方法，但不能使用过多。
第五，切忌照屏幕念稿。
演示的内容绝不等于屏幕显示的那些字，否则观众用不了三页就没人看演示人了。
演示的全过程中始终要让观众的眼睛盯在演示人身上，而不是屏幕上。
需要观众看屏幕时要及时提示。
这样，观众始终被演示人引导着，演示效果最好，同时加深了演示人的形象。
第六，观察观众的反应，及时解惑，防止迷惑的观众注意力流失。
第七，演示人bodylanguage
常见的演示错误是演示人手持打印稿按照演示顺序念，观众或看屏幕，或看发放的稿子，纯粹是传达文字，效果最差。
好的presentation是在做到了第五点的基础上用适当的身体语言与观众达成长久的互动交流。
第八，演示过程中不要加入过多自己的评论。
第九，所有演示援引数字、资料要注明出处。
跟写学术论文一个道理。
掌握了这些要点，每次的presentation都是你全面展示自己才能的平台了。
大多数美国人从幼儿园开始就会做presentation了，而国人大多不善于用这种形式表现。
我接触的中国企业，没有一个能做出像样的presentation的，这是他们始终是“不成熟”企业的原因之一。
一个好的PPT演讲不是源于自然，有感而发。
在我看来一个好的PPT演讲需要演讲者的精心策划与细致的准备，同样必须对PPT演讲的技巧有所了解。
我們辛辛苦苦準備的內容只佔7％；簡報成功最主要的關鍵是能度/形象，佔了58％；其次是聲音，佔35％。
回想一下所謂的名嘴，那麼這層道理也就不說自明了。
——PPT制作技巧
内容：
演讲的骨架多使用图形少用术语
的内容应简洁而突出重点，在10/20/30法则中强调使用30号字体。
我更同意如下建议：
大标题44点粗体
标题一32点粗体
标题二28点粗体
标题三24点粗体
如果有必要请多以图形表达你的思想。
因为图形更容易让人理解，同时也让听众印象深刻。
当然图形也会帮助演讲者更好的进行阐述。
但是同样你必须注意图形上标注字体的大小。
如果你的演讲内容比较专业，请考虑你的听众，避免使用你的听众群不理解的术语。
如果非要使用，请一定要解释清楚。
还是上面提到的那次飞利浦来我公司的演讲，LCD本身包括了很多术语，加之语言不通，让我们很多人听得贩晕。
讲师是好的，但没有考虑语言和术语这些东西，听众听不下去，演讲者也就白忙活了。
花样：
正式场合不使用任何PPT动作非要使用最多不超过三种
如果在非常正式的场合下进行PPT演讲，在PPT制作中我建议不使用任何“花样”，包括自定义动作，幻灯片切换样式等。
一个朴素的，中规中矩的PPT是不会引起非议的。
这时你可能得不到别人对你PPT的夸奖，但决不会有人说你做的不好。
当然如果在非正式场合你可以加上一些效果。
但我建议最多不要超过三种。
这样你的PPT还是简洁的，不至于落入“杂”的境地。
形象：
穿着正装目光接触保持微笑
请穿着正装进行PPT演讲，首先给听众一种权威的形象。
我没见过余世维穿着牛仔裤去做演讲的，也没有见过那家公司过来演讲是穿着体恤的。
你不要和我说比尔盖茨，他可以这么做，如果你是比尔盖茨我也不介意你这么做。
正确着装的同时，请你在演讲之前保持精神焕发的状态，你要有一种积极向上的态度，并相信这种态度同样的可以影响你的听众。
在演讲过程中请始终保持与听众的目光接触，你可以在他们眼中读出自己下一步要做些什么，也可以让听众知道你关心他们。
最后讲一下制作PPT的两个原则
原则（7士2＝5～9）。
每张幻灯片传达5个概念效果最好。
7个概念人脑恰恰好可以处理。
超过9个概念负担太重了，请重新组织。
原则。
因为我们做PPT针对的是大众，不是小众。
我们的目的是把自己的理解灌输给听众。
深入浅出才代表你对知识的真正掌握。
制作一个好的PPT并不简单，做一个好的演讲更难。
掌握一点这里面的技巧是必须的
CherieKerr了解PowerPoint在商务会议中振奋人心并具有说服力的原因所在。
她也清楚地知道可能产生负面作用。
决窍：
在PowerPoint中，通过选定您要改变的图形，可迅速将自选图形转换为另一个自选图形而不会改变格式，单击绘图按钮（在绘图工具栏），指向“改变自选图形”，然后单击新的自选图形。
“她将成为您最好的朋友，”在加利福尼亚担任公共关系顾问的SantaAna说。
“前提是您必须正确使用。
”
Kerr对于这款广受欢迎的微软演示和图形程序一分为二的看法也正反映出了企业界和学术界长久以来对此问题的争论。
很多人将PowerPoint推崇为有价值的强大商业工具，但是也有一部分人认为它是实现有效互动的障碍，会搅乱、歪曲甚至毁掉沟通。
然而，正如Kerr指出的那样，任何关于PowerPoint优劣的讨论只是说明了利用此程序胜人一筹的重要性。
这里有10种使用PowerPoint的方法，能够让您的业务更加出色。
采用强有力的材料支持您的演示。
在某种程度上，PowerPoint的易用性可以成为它最致命的弱点。
虽然利用它可以轻松创建引人注目的幻灯片和图形，但您需要知道PowerPoint并非独立存在。
观众前来并不只是为了观看屏幕上显示的影像，更多的是为了聆听您的演说。
您需要构建一组强有力的PowerPoint程序，但也应确保您的口头评论同样引人入胜。
“PowerPoint不负责演示，只负责制作幻灯片，”弗吉尼亚中洛锡安AudienceFirst（一家提供演示培训的公司）总裁MattThornhill说。
“切记您创建幻灯片的目的是支持口头演示。
”
简单化。
我们可能都曾见过演讲者在PowerPoint和其他演示中似乎准备充分胸有成竹的情形。
毕竟，他引以为傲的明显只是各个功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。
其实最有效的PowerPoint很简单，只需要易于理解的图表和反映演讲内容的图形。
权威人士建议每行不超过五个字，每张幻灯片不超过5行。
“不要用太多的文字和图形破坏演示，”Kerr说。
“您真的需要在屏幕上显示出一切吗？
”
最小化幻灯片数量。
PowerPoint魅力在于能够以简明的方式传达观点和支持演讲者的评论。
通过大量的数字和统计信息很难做到这点。
对于这方面，最有效的PowerPoint展示绝不会用太多的图形和数字把观众淹没。
取而代之的是，将这些图形和数字留在演示结尾分发的讲义中，以便观众彻底消化演示内容。
如果您要强调PowerPoint中的某处统计信息，可以考虑采用图表或影像来传达。
“例如，有一次谈到老年性痴呆症病人数量庞大时，我使用了一副老年妇女的照片，而不是仅仅在屏幕上列出相关数字,”Kerr说。
不要照念PowerPoint。
仅仅为观众照念可见的演示是PowerPoint用户最常见也最不好的习惯。
这样说来，演讲者简直就是多余的，毫无存在的必要。
不仅如此，即使是最具视觉吸引力的演示也会因此变得索然无味。
PowerPoint与扩充性和讨论性的口头评论搭配才能达到最佳效果，而不是照念屏幕上的内容。
“即便使用PowerPoint，您也要与观众保持视线接触，”康涅狄格州PrescottGroup沟通咨询公司的RobertaPrescott说。
“观众们并不是来看您的后脑勺的。
”
安排评论时间。
另一个潜在的不良习惯是演讲者在一张新PowerPoint幻灯片出现时就立即开始评论。
那只会分散观众的注意力。
恰当编排的PowerPoint程序在展示新幻灯片时，先会给观众阅读和理解的机会，然后才会加以评论，拓展并增补屏幕内容。
“这是个时间安排的问题，”Kerr说。
“永远不要在幻灯片一开始就评论。
”
要有一定的间歇。
再次说明，PowerPoint是口头评语最有效的视觉搭配。
经验丰富的PowerPoint用户会不失时机地将屏幕转为空白。
那不仅能带给观众视觉上的休息，还能有效地将注意力集中到更需要口头强调的内容中，例如分组讨论或问答环节。
使用鲜明的颜色。
文字、图表和背景颜色的强烈反差在传达信息和情感方面均非常有效。
导入其他影像和图表。
不要把演示限制在PowerPoint提供的范围内。
使用外部影像和图表（包括视频）能增强多样性和视觉吸引力。
“我通常会在演示中加入一两个很短的视频剪辑，”纽约技术顾问RamonRay说。
“这有助于制造幽默效果、传达信息和减轻拥堵感。
”
在演示结尾分发讲义，而不是在演示过程中。
这里可能有人会向我表示异议。
可是没人希望对着一群忙于阅读评论总结的观众演讲。
除非规定观众在您演示时要对照讲义，否则请您演示完再分发讲义。
演示前要严格编辑。
永远不要忽视观众的看法。
一旦您完成PowerPoint幻灯片草稿，在复查时您可以假设自己只是一名观众。
如果发现不吸引人、跑题或令人疑惑的内容，要严格进行编辑。
这是完善您的总体演示的好机会。
来源：
Ppt制作的最高境界
一、在PowerPoint中插入flash影片的方法
二、在PPT中插入视频
三、PowerPoint中插入声音的几种方法。
四、在用PowerPoint制作课件时加入解说词
在PPT中能插入的动画和视频、音频格式
动画：
swfgif
视频：
avimpgwmv
音频：
avimpgwavmidmp3（有的不支持）
一、在PowerPoint中插入flash影片的方法
法一：
利用控件插入法
1.调出工具箱。
操作步骤：
启动powerpoint，从主菜单中选择—视图—工具栏—控件工具箱。
如图1
2.在控件工具箱中选择“其他控件”，这时会列出电脑中安装的ActiveX控件，找到ShockwaveFlashObject控件。
如图2。
3.这时，鼠标变成“＋”，在幻灯片中需要插入flash动画的地方画出一个框。
如图3。
4.在框中点击鼠标右键，点击属性，如图4，然后出现ShockwaveFlashObject属性设置栏，如图5。
5.左键双击“自定义”，在弹出的对话框中，在影片URL（M）后的输入栏中，填上要插入的swf档案的路径和文件名，当然，直接读取网上的swf文件也是可以的。
如图6。
注意：
在填写影片URL时需填写上文件的后缀名.swf。
另外选中“嵌入影片”，即将flash动画包含到ppt文件中，复制ppt的同时不需复制动画文件，当将该ppt复制或移动到其他计算机使用时仍能正常显示flash。
若未选“嵌入影片”，则需将动画文件和ppt文件同时复制，并且修改影片URL路径，否则在动画位置上将会出现白框，动画显示不正常。
笔者建议选择“嵌入影片”。
若计算机上未安装flash播放器也能正常运行。
保存浏览即可。
优点：
1）无需安装flash播放器；2）在图6所示对话框中选中“嵌入影片”，则可将动画文件和ppt文件合为一体，复制时不需单独复制动画文件，也不需再做路径修改。
缺点：
操作相对复杂。
法二：
利用对象插入法
1、启动PowerPoint后创建一新演示文稿；
2、在需要插入Flash动画的那一页单击菜单栏上的“插入——对象”，如图7。
出现插入对象对话框，单击“由文件创建——浏览”，选择需要插入的Flash动画文件，然后确定，如图8；
3、在刚插入Flash动画的图标上，单击鼠标右键打开快捷菜单，选择“动作设置”，如图9，出现动作设置对话框，选择“单击鼠标”或“鼠标移过”都可以，在“对象动作”项选择“激活内容”，单击确定，如图10。
选择“幻灯片放映→观看放映”命令，当把鼠标移过该Flash对象，就可以演示Flash动画了，且嵌入的Flash动画能保持其功能不变，按钮仍有效.注意：
使用该方法插入flash动画的ppt文件在播放时，是启动flash播放软件（AdobeFlashPlayer）来完成动画播放的，所以在计算机上必须有flash播放器才能正常运行。
优点：
动画文件和ppt文件合为一体，在ppt文件进行移动或复制时，不需同时移动或复制动画文件，也不需要更改路径。
缺点：
播放时要求计算机里必须安装有flash播放器。
法三：
利用超链接插入flash动画
1. 启动PowerPoint后创建一新演示文稿；
2. 在幻灯片页面上插入一图片或文字用于编辑超链接。
在本例中我们插入一个圆。
3. 鼠标右击“圆”，选中“编辑超链接”，进入超链接编辑窗口，如图11。
在编辑窗口输入flash动画文件地址，最后点击确定，如图12。
4. 保存文件。
注意：
使用超链接插入的动画有3点需要注意：
1）动画文件名称或存储位置改变将导致超链接“无法打开指定的文件”。
解决方法是，在进行文件复制时，要连同动画文件一起复制，并重新编辑超链接。
2）在ppt播放时，点击超链接，将会弹出如下窗口，如图13，通常做法是点击“确定”。
3）计算机上要安装有flash播放器才能正常播放动画。
优点：
操作简单
缺点：
由于ppt和动画文件是链接关系，所以在ppt文件复制或移动过程中，必须同时复制和移动动画文件，并且更改链接路径。
否则，将出现“无法打开指定文件”对话框。
另外，在计算机中必须安装flash播放器才能正常播放。
二、在PPT中插入视频
（一）直接播放视频
这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。
因此这种方法特别适合PowerPoint初学者，以下是具体的操作步骤：
1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。
2.将鼠标移动到菜单栏中，单击其中的“插入”选项，从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。
3.在随后弹出的文件选择对话框中，将事先准备好的视频文件选中，并单击[添加]按钮，这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。
4.用鼠标选中视频文件，并将它移动到合适的位置，然后根据屏幕的提示直接点选[播放]按钮来播放视频，或者选中自动播放方式。
5.在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。
如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。
（二）插入控件播放视频
这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。
使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。
该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。
1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。
2.将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。
3.在随后打开的控件选项界面中，选择“WindowsMediaPlayer”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为WindowsMediaPlayer的播放界面（如图1）。
4.用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。
5.在“属性”窗口中，在“FileName”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。
这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。
6.为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。
7.在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。
（三）插入对象播放视频
这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的，与以上两种方法不同的是，它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。
实现步骤为：
1.打开需要插入视频文件的幻灯片，单击“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框。
2.选中“新建”选项后，再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项，单击[确定]按钮（如图2）。
3.PowerPoint自动切换到视频属性设置状态，执行“插入剪辑/Windows视频”命令，将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。
4.执行“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者是播放结束后是否要倒退等，单击[确定]返回到视频属性设置界面。
5.点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮，重新设置视频文件的播放起始点和结束点，从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。
6.用鼠标左键单击设置界面的空白区域，就可以退出视频设置的界面，从而返回到幻灯片的编辑状态。
还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。
三、PowerPoint中插入声音的几种方法。
（一）将某段音乐作为整个演示文稿的背景音乐
如果用PowerPoint制作电子相册、画册时，人们不仅仅要欣赏精美的画面，还希望听到美妙动听的音乐。
我们可以在第一张幻灯片上进行如下操作：
1.准备好一个音乐文件，可以是WAV、MID或MP3文件格式。
2.执行“插入”菜单下的“影片和声音”选项中的“文件中的声音”，插入你选择的声音文件，同时弹出对话框，询问是否在放映幻灯片时自动播放该声音文件，选择“是”。
则幻灯片上有一个“喇叭”图标出现。
3.用鼠标右击该“喇叭”图标，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”。
4.在“自定义动画”对话框的“多媒体设置”选项卡中，作如下设置：
播放时：
选“继续幻灯片放映”
停止播放：
选“在XX张幻灯片之后”，具体在第几张幻灯片之后，要视你的相册或画册中的幻灯片张数而定，比如总张数为20，则此处输入“20”。
然后，单击该选项卡上的“其他选项…”按钮，在弹出的对话框中选择“循环播放，直到停止”，然后依次单击“确定”按钮，关闭各对话框。
四、在用PowerPoint制作课件时加入解说词
如果我们希望在播放到某一张幻灯片时，自动播放该张幻灯片的解说词，可以采用如下的方法：
1.首先录制好该张幻灯片的解说词，并保存为声音文件。
2.选择你要加入解说词的幻灯片作为当前操作的幻灯片，执行“幻灯片放映”菜单下的“幻灯片切换”命令。
3.在弹出的“幻灯片切换”对话框中，进行如下操作：
在“声音”的下拉列表中，选择“其它声音…”，在随后出现的“添加声音”对话框中选择你已录制好的声音文件，单击“确定”，关闭“添加声音”对话框，然后单击“应用”，关闭“幻灯片切换”对话框。
如果我们希望演示者自己根据情况决定是否播放声音，可以制作交互按钮来控制声音的播放或停止。
这一方法在课件制作中经常使用。
具体的操作步骤如下：
1.首先录制好该张幻灯片的解说词，并保存为声音文件。
2.选择你要加入解说词的幻灯片作为当前操作的幻灯片，在幻灯片上加入两个自定义按钮，并分别在上面加入文字“播放声音”和“停止播放声音”。
3.用鼠标右击“播放声音”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“动作设置”命令，随后出现“动作设置”对话框，在“单击鼠标”选项卡上进行如下操作：
单击鼠标时的动作：
选“无动作”；
播放声音：
在前面打“√”，在其下拉列表中，选择“其它声音”，在随后出现的“添加声音”对话框中选择你已录制好的声音文件，单击“确定”，关闭“添加声音”对话框，然后单击“确定”，关闭“动作设置”对话框。
4.用鼠标右击“停止播放声音”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“动作设置”命令，随后出现“动作设置”对话框，在“单击鼠标”选项卡上进行如下操作：
单击鼠标时的动作：
选“无动作”；
播放声音：
在前面打“√”，在其下拉列
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