企业存货内部控制存在的问题及对策分析以云南白药为例 2.docx
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企业存货内部控制存在的问题及对策分析以云南白药为例2
企业存货内部控制存在的问题及对策分析
——以云南白药为例
商学院财管152班卓燕青指导教师：
赵洁
摘要：
存货是企业流动资产的重要组成部分。
医药企业重视对内部控制建设，可以有效减少企业存货的占用，有助于企业对资产的管理，提高企业的经营管理效率。
本文以云南白药公司为研究对象，对该公司的存货管理内部控制进行分析研究。
在对存货管理内部控制理论基础上展开对云南白药公司存货管理内部控制现状的分析，发现云南白药公司在存货管理内部控制上存在如下问题：
一是供应商管理缺乏日后评估机制；二是采购订单与合同管理不规范；三是采购退回缺乏流程规范、销售退回责任不明确；四是存货验收入库及日常巡检不到位。
最后本文针对上述问题提出了相应的改进存货管理内部控制问题的建议，以期促进云南白药公司内部控制问题的改进。
关键词：
存货管理；内部控制；云南白药；规范
ProblemsandCountermeasuresofEnterprise
InventoryInternalControl
——TakeYunnanBaiyaoasanexample
SchoolFinancialManagement152ZhuoYanQingInstructor:
ZhaoJie
Abstract:
Inventoryisanimportantpartofthecurrentassetsofanenterprise.Pharmaceuticalenterprisesattachimportancetotheconstructionofinternalcontrol,whichcaneffectivelyreducetheoccupancyofinventory,helpenterprisestomanageassets,andimprovetheefficiencyofbusinessmanagement.Inthispaper,YunnanBaiyaoCompanyistakenastheresearchobject,andtheinternalcontrolofitsinventorymanagementisanalyzedandstudied.Basedonthetheoryofinternalcontrolofinventorymanagement,thispaperanalysesthecurrentsituationofinternalcontrolofinventorymanagementinYunnanBaiyaoCompany,andfindsthattherearethefollowingproblemsintheinternalcontrolofinventorymanagementinYunnanBaiyaoCompany:
firstly,suppliermanagementlacksevaluationmechanisminthefuture;secondly,purchaseorderandcontractmanagementarenotstandardized;thirdly,procurementreturnlacksprocessspecificationandsalesreturnresponsibilityisnotclear;fourthly,inventoryacceptanceandstorageandroutineinspectionarenotinplace.Finally,thispaperputsforwardsomesuggestionstoimprovetheinternalcontrolofinventorymanagementinordertopromotetheimprovementofinternalcontrolofYunnanBaiyaoCompany.
Keywords:
InventoryManagement;InternalControl;YunnanBaiyao;Specification
一、存货管理内部控制概述
（一）存货管理
存货一般是指企业在日常生活中持有以备出售的产品或商品、生产过程中使用的材料、生产过程或提供劳务等，内部控制是管理者优化内部经营成本、提高效率的手段，以确保公司以效益为中心，减少内部库存欺诈。
内部控制是通过对企业从采购到销售的库存转移全过程进行风险评估分析和合理控制，实现库存绩效的控制，库存管理的内部控制还包括企业的总库存、仓库容量和周转速度。
通过建立完善的库存管理内部控制体系，可以使存货的固定成本控制在一定范围内，提高企业经营效率，保证存货的存在状况良好，最终达到公司生产效率的经营目标。
（2）存货管理内部控制研究背景及意义
1.研究背景
随着全球经济的快速发展，企业数量和组织规模不断增加和复杂化。
在当前所有权与经营权分离的经营模式下，企业应思考如何在激烈的市场竞争中找到适合自身发展的途径。
内部控制作为企业管理的重要组成部分，越来越受到企业的重视。
随着政府医疗改革的实施，国内医疗产业开始了一个繁荣发展的时期。
随着国家生活水平的提高，国家对社会医疗体系投资的增加，人口老龄化指数的提高，医疗技术的突破，国内制药企业前景良好，未来几年医药行业的乐观预期可以保持。
耳朵。
作为医药产业的一个子产业，在国家颁布的一系列法规和提纲的陪同下，中药产业已成为中国发展最快的产业之一。
据统计，2016年中成药子行业主营业务收入6223.92亿元，占总医药行业主营业务收入的24%，与2011年中药子行业的3522亿元主营业务收入相比增长了76.7%。
中国的医药制造业近五年以来受医疗改革制度的影响，其销售利润增长率一直在下滑，增长率由2011年的11.16%下降到2015年的10.05%，但是中药子行业在2013-2015年间的销售利润率一直高于行业平均水平，从此可以看出中药行业的增长势头强劲。
存货是企业流动资产的重要组成部分，占企业流动资产的40%-60%。
药品企业库存是药品、制成品和辅料的重要具体表现形式。
国家食品药品监督管理局对药品生产的管理非常严格。
对不同剂型的药品储存标准、原料药的储存和使用、成品的管理、保存和评价等，制定了一系列制度和规定。
国家实行药品标准化。
工业库存管理方法的制定提供了建设性的参考，对企业库存管理的内部控制水平有很高的要求。
制药企业非常重视内部控制的建设，可以降低库存成本的占用，保证库存药品的安全性和完整性，最终增强整个企业的整体竞争力。
2.研究意义
近年来，在国家政策的推动下，医药行业进入了繁荣发展的时期。
在此期间，各种大、小制药企业如雨后春笋般涌现。
如何把握消费者心理，在激烈竞争的医药市场中占据市场份额，需要企业重视增强核心竞争力。
企业内部是否有完善的内部控制制度是企业核心竞争力的具体表现之一。
有效的库存管理内部控制体系，可以促进多种生产任务和复杂经营活动的协调运行，提高企业资本链的管理水平，保证公司内部药品生产的安全，保证企业在市场竞争展中的快速稳定的发展。
鉴于各行业存货的种类和来源不同，一般不能将内部控制准则应用于企业系统。
公司需要根据自身行业特点，在支持性内部控制指引的指导下，研究和开发适合于公司存货管理的内部控制体系。
特别是在医药行业，企业应坚持药品安全的重要原则，在保证库存管理安全、完整、合法的基础上，努力实现库存管理内部控制、企业发展战略和文化理念的互补。
但目前，该制度的实施不仅不符合制药企业内部库存控制管理的要求，而且在整个制药企业行业还没有合理的药品库存标准化体系和规范化指标。
因此，加快企业库存管理内部控制的设计和实施过程，对于整个医药行业的发展具有重要的现实意义。
（三）存货管理内部控制的风险因素
在市场化经营中，公司为实现最终效益目标而开展的一系列日常生产活动，必然存在一些市场化、基于消费者需求的风险。
事件的性质、时间和地点决定了风险对公司影响的严重性。
库存风险主要来源于市场需求的预测差异、生产过程中的不可控因素以及管理层在库存决策中的失误。
需求决定生产。
企业在计划确定生产周期和产量时，以当前市场的需求预测为参考坐标。
然而，需求预测是非常不确定的。
经常会出现企业高估客户需求，提供具有较高市场容量的库存产品，或“黑天鹅事件”企业不能及时调整产销策略，导致产品产量。
压力。
生产系统本身的不稳定也是造成库存风险的重要原因之一，如生产设备的突然故障和生产的浪费消耗率。
以下几种原因都会从各方面引出企业存货管理方面会存在的风险，主要有：
1.仓储风险
仓储风险是指随着企业生产规模的扩大，原材料、包装等存货在企业资产中的比重也在不断增加。
如果企业的实物库存管理不到位，存货会因保管不善而损坏和被盗；存货的验收程序不严格，使账面价值与实物价值不一致；企业库存计划控制不合理，库存能力与生产计划不匹配，或库存生产能力随市场需求和库存比重大而及时变化，企业仓储成本的增加，将导致大量的流动性被占用，生产速度加快。
现代市场的管道更新换代将加快，表明大量的仓库将增加库存折旧的风险，造成账面呆滞，降低了企业的年利润。
2.财务风险
财务风险是指存货核算中存在的一些错误，如存货核算制度不完善；存货盘点工作流程粗浅，不能清晰、及时地反映存货的实际价值；存货跌价准备计划不准确，导致存货数据不能如实反应情况等。
3.信息传递风险
信息传输风险有两个方面。
一是在库存控制过程中，信息传递不及时、不失真，使得内部库存的库存和运营效率没有直接的数据支持源。
企业领导者无法支持企业内部的库存信息，很难做出适合企业生产发展的战略决策。
第二，在现有的企业信息技术系统下，许多部门的信息平台与终端之间的库存信息传输不可避免地会面临信息安全泄露的风险，因此企业应在开发企业信息系统的基础上，重视网络信息风险的防控。
二、云南白药公司基本情况与存货管理内部控制现状介绍
（一）公司基本概况
云南白药集团有限公司原为1971年6月成立的云南白药厂。
1993年5月3日，经云南省经济体制改革委员会云体（1993）48批准，云南白药制药厂进行现代企业制度改革，成立云南白药实业有限公司，在云南省工商行政管理局登记注册。
1996年10月，经临时股东大会讨论，公司更名为云南白药集团有限公司。
公司被评为“2009年中国典型国有企业”，是历次评价中唯一入选的云南企业和医药企业。
经过30多年的发展，公司已由资产不到300万元的生产型企业成长为资产总额超过76.3亿元的生产型企业，总销售收入超过100亿元（截至1010年底）。
主要从事化工原料、化学药品制剂、中成药、中药、生物制品、保健食品、化妆品、饮料的开发、生产和销售。
是在云南省医疗器械（二类、医用敷料类、一次性使用医疗卫生用品），日化用品等领域的实力最强、品牌最优的大型医药企业集团。
公司产品主要有云南白药系列和和田七系列，共有10种剂型70余种产品。
主要销往国内、香港、澳门、南洋，并已进入日本、欧洲、美国等国家和地区的市场。
2002年2月，云南白药商标被国家工商行政管理局商标局命名为中国驰名商标。
云南白药是一家大型现代制药企业，拥有80余项专利技术，产品涉及制剂、药材、护理等领域，拥有两个国家专利保护品种。
云南白药产品主要有两大系列：
一是以云南白药为核心的系列，二是云南特色天然药材系列。
产品种类多，领域广。
有350种和20种药物剂型。
云南白药集团有限公司位于云南，是国际知名品牌。
它具有悠久的传承历史，同时也具有很强的商业发展潜力。
（二）医药公司存货管理的内部控制现状
1.采购与付款环节中的内部控制
（1）原材料采购
云南白药公司有两个主要的原材料采购渠道。
一是公司直接与当地种植者联系，确定采购日期和地点，公司采购部人员到现场与种植者沟通。
如果他们对彼此的产品质量和价格满意，他们可以直接在现场交换现货。
但这种交易的缺点是，当公司药品需求量大，原料供应不足时，这些种植者会提高价格，增加公司的采购成本，给公司带来一定的经济损失。
二是公司不直接面对种植者，与当地大采购商和销售商联系，协商购买医药原料，再购买大采购商和种植者中的销售商购买的医药原料。
与第一种方法相比，购买价格不会出现波动，增加公司的购买成本，有利于公司的资金周转。
云南白药公司的采购活动主要由采购供应部负责。
统计各部门上报的采购需求，编制详细的采购清单，与相关供应商进行采购活动。
（2）供应商管理环节的控制
供应商必须经过资格鉴定和综合评价后才能纳入合格供应商类别。
第一次采购供应商，采购供应部、药材部、医疗器械部的销售人员，应当按照国家监管机构和有关法律、法规的要求，要求供应商向公司提供营业执照。
营业执照、质量保证协议等资料，由质量管理部门审核、整理、记录。
该系统将设置资格到期预警。
目前，合格供应商准入的具体过程是：
采购供应部供应商收集供应商资质信息资料，进行初审，填写《初审企业审批表》，提交采购供应部经理。
会签处。
质量管理部对采购供应部提交的供应商信息进行进一步审核，审核后由质量管理部经理和质量负责人签字确认。
对相关资料经审核批准的供应商，认定为合格供应商，列入《合格供应商名录》。
如有必要，可对供应商进行现场检查。
质量监督员将领导现场调查。
质量管理部和采购供应部组织现场调查，对供应商进行评价。
现场调查需要建立书面记录，由所有检查人员和被检查监督人签字或盖章确认。
（3）采购付款环节的控制
在采购结算方面，供应商将货物送至仓库后，将发票发送给采购供应部。
采购员核对相应的入库单清单，确认收货，在系统中打印入库单，核对发票、入库单的数量、金额、名称，并将第一张发票、发票提交财务部核算应付账款，核对发票，确认无误。
房屋收据是否与详细信息一致，并将发票号码输入系统。
当合同付款要求付款时，买方将付款申请单录入系统，提交财务会计、采办供应经理、财务总监、总经理审核，然后打印出付款申请单，按以上系统处理，采购员将仓库收据和付款收据支付给财务部进行付款和账务处理。
在供应商对帐管理中，公司财务部负责与供应商对帐，采购供应部协助完成对帐。
财务部根据需要提出供应商对帐要求，明确各类供应商对帐所需信息的详细内容，采购供应部负责协助联系供应商获取相关信息。
核对一致后，财务部加盖印章确认。
当双方数据不一致时，财务部应反馈采办供应部经理协助核实处理。
2.存货仓储保管环节中的内部控制
（1）仓库日常管理
公司高度重视仓储环境，不断加大投资力度，确保仓储环境完全达到或超过国家GSP标准。
为了储存中药材等原材料，新建冷库的温度应严格控制在20度以下。
公司在仓库管理方面制定了严格的规章制度，员工严格按照现行制度执行。
阴凉仓库在任何季节都保持在20度以下。
麻醉库内设有若干门锁，防止外来人员进入。
公司建立了水库安全监控系统，视频监控、红外监控工作24小时不间断，确保库区安全。
同时，公司为不同类型的库存建立了不同的存储环境。
所有药品均在严格的储存条件下生产。
（2）盘点
每年对云南白药公司的股票进行全面检查。
仓库管理员应每天对仓库内的货物进行库存记录，以确保货物的数量准确无误。
年度盘点由质量监督部牵头。
仓库管理中心和财务部指定人员陪同质量监督部完成库存工作。
主要库存仓库存货包括产成品、半成品、原材料等。
重点检查存货的存放情况，确认存货的实际价值与账面价值是否一致。
存在差异、损坏和腐败的存货应及时记录，作为盘点的依据。
对存货的毁损、腐败有人为责任的，应当追究具体责任人的责任。
根据库存情况，财务部应及时调整账目。
3.销售与收款环节中的内部控制
（1）领用发出环节的控制
通过在ERP系统中设置信用额度，控制实施信用管理的客户的交货安排。
对于应收款在信用额度内的客户，各部门销售人员可以在系统中安排正常的发货。
应收账款超过信用额度的，由销售部负责人填写《客户信用额度通知单》，报销售总监审批后，报公司总经理决定是否安排发货。
不安排交货的客户应将信息反馈给客户，协调与客户的沟通，赢得客户的理解。
安排发货的客户应提交信用调整申请，并提交销售总监、财务总监和总经理批准执行。
出售库存现金的客户必须确认客户的资金已到达公司指定的银行账户，然后才能安排交付或交付。
存货售出后，仓库管理人员应当填写企业规定的连续编号收据，严格按照授权审批制度审批各级收据情况，未经批准不得交付。
存货的出库记录应妥善保存，以备审核和核对。
（2）存货盘点环节的控制
公司通过移动和固定两种方式进行库存检查。
修理是每月一次。
首先，用ERP对唤醒仓库管理系统进行检查，然后进行WMS和实物库存。
动盘指的是循环盘存，包括需求盘存和拉取、需求盘存，即在收到发货指令后，将货物发送到复合打包台，在打包台上找到货物的数量和交付情况。
当包装信息不一致时，应及时核对库存信息；抽签是指在业务不忙的情况下随机抽取几十个品种进行库存。
（3）收款环节的控制
收到发票指令后，根据发票明细、销售订单价格以及系统中不同类型的药品开具发票。
例如，物流领域负责人检查发票信息，确保发票信息与发票信息准确对应，并将发票和发票提交给物流部门，准备配送和运输工作。
公司财务部在进行财务对账时，负责与客户进行对账，每季度或定期向客户发送对账函，并在客户盖章后退回。
对账单双方数据不一致时，财务部反馈销售部负责人审核处理。
当客户未回复对账单时，财务部应反馈给销售部负责人，并根据情况进行适当处理。
信用不良或账期较长的客户需要安排人员到客户现场沟通确认。
客户发出的对账单由公司财务部填写，报销售总监、副总经理审核签字后，方可办理对账单。
对账完成后，财务部将对账函交销售文员审核签字，交销售总监、副总监审核签字并反馈给客户。
三、云南白药公司存货管理内部控制的问题及原因分析
（一）供应商管理缺乏日后评估机制
目前，公司对采购供应商的资质准入要求非常严格。
在供应商资质审核过程中，采购供应部销售人员将根据国家监管机构的要求和相关法律法规收集相关资质信息，包括营业执照、营业执照和质量保证协议，并进行收集和分包。
提交质量管理部审核、汇总、整理，最后将审核通过的供应商名单录入系统。
具体内部控制流程图如下：
采供部质量管理部供应商评价
采购员部门经理经办人部门经理
开始
图3-1供应商管理流程图
从上图可以看出，合格供应商准入后，公司对供应商的一般资质进行严格的分级审批，但尚未建立供应商的日后评价机制。
参照2016年医药行业分析报告，医药商业企业库存周转率约为6.5，公司目前库存周转率为4.7，仍远远落后于行业领先水平。
造成公司存货周转率低的原因之一是部分供应商长期拖延，往往导致药品不能及时入库。
同时，在质量管理部的定期质量抽检中，发现供应商交货质量不高，药品接近保质期，包装破损，部分供应商交货率差甚至达到11%。
质量检验部门需要投入大量人力物力对不符合验收要求的药品进行检验、记录和退货，无疑增加了质量检验部门的工作量，降低了库存周转率。
同时，供应商选择不当也可能导致采购材料的质量高、价格低，给公司造成经济损失。
同时，供应商选择不当也可能导致采购材料的质量高、价格低，给公司造成经济损失。
因此，公司今后需要建立规范化的供应商评价机制，对供应商的质量和供货的及时性进行跟踪、记录、监督和评价，与优质供应商建立长期合作关系，提供更好的服务，及时惩罚甚至淘汰合格的供应商。
（3）采购订单与合同管理不规范
采购订单的签订与合同管理是整个采购过程的最重要的环节，然而采购订单与合同管理方面的内部控制制度还存在一定的缺陷，现行的采购合同管理内部控制流程如下：
采供部合同审批人员合同评审小组公司领导
采购员部门经理合同审批人员合同评审小组公司领导
开始
草拟合同合同审批
合同签订合同签订
归档管理
结束
图3-2采购合同管理流程图
从上图可以看出，公司目前尚未成立合同评审小组。
重大或重要合同的审核，由采购部采购员起草，各部门经理批准。
合同评审没有集体决策制度。
同时，在对签订的合同进行评审时，发现采购部、销售部、药品部、医疗设备部等部门采购合同不规范。
如果采购合同不规范，可能导致供需双方在交货时间、标的物规格、成本负担等方面的权利义务不明确。
公司的合同管理也很混乱。
采购供应部、药材部、医疗设备部对合同的形成、执行和变更未实施全过程封闭管理。
发现本合同系随意借阅，未经登记，造成合同损失。
（三）采购退回缺乏流程规范、销售退回责任不明确
公司每月与供应商退换货。
一旦发现药品存在质量问题或其他不符合验收和储存要求的情况，应及时将货物退回上游供应商，并相应扣减与供应商的结算金额。
根据公司2015年下半年采购收益统计，即每月收益总额/采购总量，公司月平均采购收益率约为4%，8月份最高为7.3%。
但是，公司尚未制定完整的采购退货流程规范。
退货应办理哪些手续，出仓时如何登记，付款回收期限没有明确规定，导致退货长期积压，无法及时清关，增加了与供应商的结算金额，给企业造成经济损失。
公司。
同时，由于各种原因，如质量问题或包装破损，客户将其销售的药品退回公司。
根据2015年下半年销售收益统计，即每月总收益/总销售额，公司月平均销售收益率约为3%。
目前公司的销售退回流程图如下：
各销售部门物流中心
业务员部门负责人保管员
开始
核查销售记录
填写退货单签署处理意见验收入库
开具退货凭证
结束
图3-3销售退回流程图
由图3可以看出，对于这些客户退回的药品，销售部销售人员只需登记退货的名称、数量、客户名称、原因和时间，并填写退货单。
之后，保管人检查并接受药品并将其存放在仓库中。
但质检部缺乏对顾客退货原因的认真检查、责任认定和台账记录。
这将导致公司经常发生销售部、物流中心、客户等相关方无法识别退货责任，导致发生争执事件，影响公司的经营效率。
（4）存货验收入库及日常巡检不到位
2016年下半年，公司检查了500份已入库的药品文件。
发现30份药品文件资料丢失，但仍在存放中。
存储错误率为6%。
同时，在每个季度的仓库库存中，都会发现不同程度的药品损坏、变质、浪费或损失，给公司造成了经济损失。
造成上述问题的部分原因是药品需求量大，供过于求。
药品严格按照进货验收和储存标准执行的，予以拒收。
一旦被拒绝，将不可避免地直接影响订单的完成，导致下游机组的需求不满意，从而导致客户不满，严重的客户损失。
因此，公司管理层将更加关注公司和客户的订单是否能够及时完成，不会出现货物短缺，而忽视内部控制制度是否到位。
另一个原因是仓库库存的日常检查不充分。
这是由于缺乏对管理层内部控制实施的有效性的关注，以及在制定过程和法规后缺乏持续的跟踪和监督，导致内部控制体系正式化。
日常质量检查的不足，特别是对特殊储存条件的药品，可能导致药品储存和物流过程中出现产品变质、分解、丢失等质量隐患，无法及时发现，给公司造成经济损失。
四、云南白药公司存货管理内部控制的改进建议
（一）改善内部控制环境
1.构建清晰合理的组织架构
质量检验单位对生产线上不合格品和成品报废的识别负全责。
目前，它只是生产部下属的一个团队。
由于生产部门的废品率与绩效奖金挂钩，生产部门负责人可能为了个人和部门绩效，故意抑制生产线上产品的废品率。
质量检验单位属于同一部门。
收费标准将与部门负责人串通，睁一只眼闭一只眼识别废物。
质量检验部由公司最高管理者直接领导，独立承担药品质量生产的全部责任。
督促企业各部门贯彻执行药品质量标准，建立计算机质量信息系统。
质量监督部作为公司产品的门卫，不仅要对生产线上
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