档案管理实施细则.docx

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档案管理实施细则

国电英力特能源化工集团股份有限公司

基建工程项目档案管理实施细则

1总则

根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局国档发[1992]8号《基本建设项目（工程）档案验收办法》）等有关规定的要求，为了加强国电英力特能源化工集团股份有限公司基建工程竣工档案的收集、整理和归档工作，确保工程项目档案的完整性、准确性、系统性，更好地为投产运行后的生产、运营等项工作服务。

特制定本实施细则。

1.1本实施细则中明确了国电英力特能源化工集团股份有限公司工程竣工档案管理的组织原则、参建单位基建档案的管理职责及归档范围、竣工档案的编制要求、编制方法、装订要求、竣工档案审查、移交和考核以及竣工档案编制内容等。

1．2本细则适用于国电英力特能源化工集团股份有限公司有关基建工程项目建设的勘察、设计、建设、施工、调试、生产、质监、监理、设备制造厂商等单位与部门。

1．3编制依据及相关文件。

1.3.1《中华人民共和国档案法》。

1.3.2《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国家档案局国档发[1988]4号。

1.33《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008。

1.3.4《工业企业档案分类规则》。

1.3.5DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范。

1.3.6GB50319-2000建设工程监理规范。

1.3.7GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范。

1.3.8GB/T11821-89《照片档案管理规范》。

1.3.9《火力发电厂基本建设工程启动试运及验收规程》DL/T5437-2009。

1.3.10DL/T5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》。

1.3.11《中国国电集团公司火电机组达标投产考核办法（2006年版）》国电集工[2006]41号。

1.3.12国电股工〔2009〕315号关于印发《加强工程建设精细化管理的意见》的通知

1.3.13国家电力公司总文档[2002]29号《火电企业档案分类表6-9大类（修订本）》。

1.3.14《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH3503-2007）

1.3.15《煤炭建设工程质量技术资料管理规定与评级办法》（1999版）

1.3.16DB64-266-2003宁夏建筑工程资料管理规程

2组织管理原则

2．1贯彻统一领导与管理的原则，确保工程项目档案的完整与安全，为工程建设提供有效地服务。

国电英力特能源化工集团股份有限公司工程建设部负责对各个项目公司基建档案监督、检查、培训、指导工作。

通过编制文件、召开会议、学习培训、执法监督等方式，提高全体人员的档案意识和法制观念，提高档案人员业务素质和工作水平，提高竣工档案资料编制与归档水平。

2．2各个项目公司档案室全面负责本项目公司形成的全部基建档案的统一管理。

各项目公司（建设单位）要建立档案室，对工程项目档案实行集中统一管理，负责对施工、设计、调试、质监、监理等工程各参建单位竣工文件的编制、工程项目档案的整理与移交工作进行检查、监督和指导。

2．3建设单位各项目公司要建立本项目工程由参建单位参加的工程项目档案管理组织网络，由建设单位各项目公司主管领导挂帅，统一协调工程、质量、设备等各有关部门的档案工作。

各勘察设计、监理、工程承包、工程施工、工程调试等单位要严格按合同、协议和国家有关规定要求，确定有一位工程负责人分管竣工档案资料的管理工作，并设立与工程建设任务相适应的专门机构和配专职人员，负责认真做好各自责任范围内的竣工档案资料的编制和移交工作。

工程开工前各参建单位的专职档案员必须到位。

2．4工程项目档案管理工作要注重工程过程管理，贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。

工程项目档案管理是工程建设管理的有机组成部分。

各单位应把工程项目档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范或岗位经济责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。

2．5各有关项目公司及有关参建单位应在各自的职责范围内做好本工程文件材料的形成、积累、整理、编制、保管和移交工作。

原则上谁承包、谁负责。

各承包单位按照工程承包合同，负责汇总和移交工程竣工档案资料;工程承包单位要根据承包合同，负责做好承包范围内的分包单位竣工档案资料的管理工作，为确保竣工档案资料的质量，应经常对分包单位履行监督、指导的职责。

3各参建单位基建档案的管理职责及归档范围

工程技术档案管理总则：

工程技术档案管理和工程建设必须做到“三同步”“五统一”。

“三同步”即在单位工程一开始，就与建立竣工图和施工技术记录同步进行；工程建设中就与竣工图和施工技术记录的收集、积累、整理、审定同步进行；工程竣工验收时，要与提交整套合格的竣工图和施工技术记录同步进行。

“五统一”是指工程的计划管理、施工管理、施工图预算、工程结算和竣工图、施工技术记录编制移交统一进行，是工程技术资料和工程管理的有机结合，是保证工程技术资料完整、提高工程管理水平的重要手段。

工程项目档案管理依据统一领导、统一管理的原则，各项目公司形成的工程项目档案由各项目公司档案室统一管理，并全面负责。

凡施工技术记录、竣工图不完整、不标准、不系统，工程不算完工，不得进行验收和结算。

3.1建设单位（各项目公司）

3.1.1管理职责:

1）认真履行甲方对工程项目档案工作统一组织和管理的职能，负责对工程各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查。

负责工程项目档案、资料的日常审查及全部工程竣工档案的最终审查与汇总；负责竣工档案验收的组织工作。

2）建设单位应在工程招标、投标和签订合同协议时，应当设立专门条款，明确工程参建各方在文件收集、整理、归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质检（监）、监理等单位移交档案材料的内容、数量、费用、时间、质量等要求和违约责任。

3）对工程各参建单位移交的工程项目档案进行检查验收。

4）在单位工程验收时，应通知档案部门参加验收，档案部门对工程竣工档案的归档率、完整率、准确率进行检查，发现问题，及时处理。

5）负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发工作。

6）负责接收工程的全部档案，汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅条件。

7）建立符合要求的工程项目档案保管库房，集中统一保管档案，配备必要的装具和设备，其费用列入工程总概算。

为工程建设提供有效服务。

8）配备与工程规模相适应的档案人员，未经档案专业业务培训，不能上岗。

档案人员应具备档案专业知识和生产知识，不断提高综合文化素质和业务素质，为工程建设提供有效服务。

9）档案部门按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程竣工资料，确认准确无误，符合归档要求后在移交清册上签字。

财务部门在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。

10）建立工程项目档案管理网络，一是档案工作人员网络，按照建设项目的布局和档案工作自身特点，布网建点设人，以点联线，以线联网；二是重要档案资料的流向网络，对重要的档案资料的情况及流向进行追踪管理。

3.1.2归档范围:

1）负责项目（工程）前期文件的收集、整理与归档等工作（可行性研究、任务书、项目建议书、项目选址意见书、设计任务书等）。

2）负责工程前期依据性文件（批准文件、红线图、拆迁补偿协议书、申报表、规划许可证、五通一平、环保三同时等）文件的收集、整理与归档等工作。

五通一平（五通指水通、电通、公路通、铁路通、通讯通；一平是指场地平整。

五通一平文件含与有关方面签订的合同、协议及来往文件等）。

）环保三同时（即为防治环境污染（大气污染、水污染、油污染、烟灰污染、噪声污染、固体废物污染等）和生态破坏的设施与工程建设同时设计、同时施工、同时竣工验收）。

4）负责工程前期工程联系单和工程涉外的收集、整理与归档等工作。

（工程来往传真件、国外图纸、材料有关信件、外商工地代表技术联系单、工地一与外商工地代表召开的各类工程技术联络会议的会议纪要等）。

5）负责重要会议材料和纪要的收集、整理与归档等工作。

（各专业的联络会议纪要、工作会议纪要、澄清会议纪要、合同谈判纪要、备忘录等相关材料）。

6）负责设计基础文件的收集、整理与归档等工作。

（工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、土壤化验、试验报告、重要土样、岩样及说明、水文、气象、地震等其它设计基础材料）。

7）负责工程管理性文件的收集、整理与归档等工作。

（包括征地、移民文件，计划、投资、统计、管理文件，专利申请、批复文件、设备厂家文件、招投标文件、工程质量监督文件、各种合同、协议等）；

8）负责已形成的竣工验收文件（包括：

环保、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收申报及审批文件，项目报优奖申报材料、批准文件及证书等）。

9）按要求负责设备厂家资料的收集、整理、归档工作。

3.2设计单位:

3.2.1管理职责:

1）设计单位应及时收集整理变更文件原始资料，对汇总的工程各类变更文件进行最终审核，保证其完整、准确。

按竣工图编制合同及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中竣工图编制要求，编制两套完整的竣工图及二套完整的电子文件竣工图，并按本细则整理要求进行整理、装盒。

编制移交清册，在完成满负荷试运行后两个月内移交建设单位档案部门。

3.2.2归档范围:

1）负责按合同、协议要求向国电英力特能源化工集团公司有关项目公司及相关部门提交工程设计基础资料，以及工程各设计阶段的设计文件、施工图；负责提交工程全过程的设计修改通知单；负责按合同、协议规定交齐全、完整、准确、系统的竣工图（一式三套）；负责提交设计总结。

3.3施工单位：

3.3.1管理职责:

原则上谁承包、谁负责。

各承包单位按照工程承包合同，负责汇总和移交工程竣工资料；工程承包单位要根据承包合同，负责做好承包范围内的分包单位竣工资料的管理工作，为确保竣工资料的质量，应经常对分包单位履行监督、指导的职责。

3.3.2归档范围:

负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）；负责提交分部试运阶段的方案、措施;负责提交分部试运记录及验收签证书；负责提交设备到货、安装、调试及试生产等各阶段的设备缺陷记录、消缺记录和消缺率记录；负责提交全部项目建设期间的工程联系单及总结；负责收集、整理、移交工程施工过程中形成的施工文件和竣工文件；负责建设单位委托采购和自采设备、材料的出厂资料及建设单位委托办理的有关合同、协议的收集、整理与立卷归档工作；负责汇总、移交分包单位工程管理、施工、竣工文件材料。

3.4监理单位：

3.4.1管理职责:

1）按本实施细则档案管理的有关要求，对工程各类监理文件进行整理、装盒，编制移交清册，在工程竣工（包括单项工程及分期建设的工程投入使用）后一个月内移交建设单位档案部门。

2）监理单位作为工程建设过程中的档案责任单位负责监督工程文件内容的真实性、完整准确情况以及归档文件的质量，督促检查文件材料的收集积累和完整、准确情况，负责竣工文件和竣工图的审核签署意见并与建设单位密切配合，共同做好档案管理工作。

3）监理单位资料室负责所有监理竣工资料的传递、检查工作，同时要求各参建单位的工程竣工资料从资料室传递并监督其完成情况。

4）对各参建单位形成的归档文件材料达到完整、准确、系统，负有监督、检查、审核、签证的责任。

3．4．2归档范围:

1）负责收集、整理、移交工程建设监理过程中形成的有关工程质量、工期、投资监理等方面的全部文件材料、声像材料。

2）负责监理过程中形成监理规划（计划）、监理大纲、监理实施细则、质量监督文件、监理通知单、施工简报、监理月报、监理依据性文件。

3.5调试单位：

3.5.1管理职责:

1）将项目整套启动试运及系统调试期间形成的文件按本细则的整理要求进行整理、装盒。

2）编制移交清册，在工程竣工（包括单项工程及分期建设的工程投入使用）后一个月内移交建设单位档案部门。

3.5.2归档范围:

1）负责向各项目公司（建设单位）提交审查批准的调试大纲和调试方案、措施、试验记录与调试报告等。

2）负责提交调试过程中设备缺陷记录和处理记录。

负责提交调整试运质量验评表。

负责提交调试过程中变更设计材料、技术联系单及调试工作总结。

3.6供货厂家：

3.6.1管理职责:

1）编制移交清册，在设备开箱验收前移交建设单位档案部门。

2）在设备到货时，必须同时按照合同要求提供设备资料.

3.5.2归档范围:

1）各供货厂家负责按照合同、协议中规定的设备、材料的资料内容和数量，向用户提供完好、合格的图纸、文件技术资料。

提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料。

2）对于进口设备还须向用户提供商检证、出厂证明书以及材料原产地证明书。

3.8质监单位（质量监督中心站、质量监督站）

3.8.1管理职责:

1）负责提交本项目质量监督检查大纲所规定的文件材料。

2）并依据质量监督文件及按照合同规定中的份数移交到项目公司档案室。

3）负责审核施工单位提交的竣工文件。

3.8.2归档范围:

1）质量监督机构的质量监督申报书、评价报告等需质监机构出示的质监活动文件以及工程各阶段形成的质监检查记录、纪要、报告和结论等文件。

3．9生产单位

3．9．1管理职责:

1）负责收集、整理生产准备文件，提供整套启动及试生产期间文件材料。

2）负责提供设备命名等重大操作项目的运行操作及试验方案等，负责提交生产准备及试生产总结。

3.9．2归档范围:

1）负责收集、整理生产准备文件，包括现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施、生产人员培训教材、运行系统图等。

2）提供整套启动及试生产期间文件材料，包括试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析和结论及生产准备和试生产总结等文件。

负责提供主设备及主要辅助设备台帐。

3．10凡承担建设任务的各参建单位或部门，必须明确档案、资料管理的责任部门和责任人。

按照“谁施工谁竣工”和“谁管理谁负责编制竣工档案”的原则做好工程项目档案管理工作，负责本单位工程建设任务范围内的竣工档案的收集、整理、归档，并提交完整、准确系统的工程竣工档案。

3．11以上归档案单位应提交相应的声像及电子文件各二套。

4工程竣工资料的编制

4．1对工程项目档案的解释

4．1．1工程文件：

是指从工程立项、可行性研究、招投标、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程形成的文件材料，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。

4．1．2工程前期文件：

是指工程开工以前在立项、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。

4．1．3工程竣工文件：

是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试、监理等）过程的文件。

主要由施工文件、质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及机炉安全性能检验报告、配套设备技术文件和工程竣工图文件组成。

4．1．4工程施工文件：

是指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件。

4．1．5工程竣工图文件：

是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

4．1．6工程竣工验收文件：

是指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。

4．1．7竣工验收：

是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。

4．1．8工程技术档案：

即建设工程项目档案，是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的。

即基本建设项目档案，是从项目决策到建成投产的全过程形成的、具有保存价值，并且按照一定的归档制度、作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料，是项目公司及参与项目建设的单位技术管理中的一个重要组成部分，包含与工程有关的函件、文件、合同、会议纪要、工程设计图纸、说明书、计算书、施工组织设计、施工方案、施工调试记录、声像材料、图表、竣工图，以及工程总结和竣工验收等全部资料。

4．1．9设备资料:

指设备说明书、图纸、合格证、出厂检验报告、装箱单。

进口设备还包括原产地证明、出厂证明、商检证明。

4．1．10档案移交：

一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向工程建设单位（以下简称“建设单位”）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向生产单位档案部门移交。

4.1.11原件：

所有手写和激光打印的表式、文字、数据资料，经签字、加盖单位图章后，称为“原件”。

4.1.12正本：

所有手写和打印的表式、文字、数据资料，经签字后的复印件，再加盖单位图章后，称为“正本”。

4．1．13副本：

指所有正本的复印件。

4．2竣工资料的编制要求

4．2．1竣工图的编制要求

4.2.1.1竣工图应按照《国家重大建设项目项目文件归档要求与档案整理规范》中竣工图编制要求进行编制。

竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工时的实际情况。

4.2.1.2应编制“竣工图编制总说明”，在说明中应说明竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制情况。

对每册修改图纸，应编制分册说明，内容包括：

修改内容、修改原因、变编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述变更单号、提供修改资料单位等。

4.2.1.3竣工图的编制工作应及时、正确、完整。

设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工、调试单位的工程变更记录并将变更情况及时反应在设计图纸上。

对于涉及其它专业的设计变更，应及时通知相关专业。

4.2.1.4没有修改的施工图用作竣工图时，应由竣工图编制单位直接在图纸上加盖“竣工图”图章（见附图1），位置在图纸标题栏的上方空白处。

4.2.1.5经修改或变更的施工图应重新编制竣工图，图标采用竣工图修改图标（见附图2）。

4.2.1.6竣工图的份数应符合合同规定或国档发[1982]34号国家档案局《关于颁发“编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定”的通知》（热电厂按DL/T5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》）要求提供。

4.2.1.7竣工图按GB/T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》，“手风琴式”折叠，统一折叠成210㎜×297㎜（A4）图幅，图标朝外。

4.2.1.8所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。

竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。

竣工图章盖在标题栏附近的空白处或右下脚向上折叠后空白处；竣工图章应使用不褪色红印泥。

4.2.1.9国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应有外方签字确认。

4.2.1.10竣工图内容应与施工图设计、设计变更、恰商、材料变更、施工及质检记录相符合。

4.2.1.11凡结构形式、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过35%的应重新绘制竣工图。

4.2.1.12竣工图编制完后的审核，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短期时要及时修改和补充。

4.2.1.13录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件的长期存储介质另行规定（竣工图电子文件的命名应与图纸编号一致，以保证其唯一性）。

4.2.2工程变更资料的编制要求

4.2.2.1作为竣工图编制依据的工程变更资料，由各有关施工、调试等单位根据合同范围负责编制。

4.2.2.2所有已实施的工程设计变更文件，必须毫不遗漏地列入工程变更资料，包括：

设计修改通知单、工程技术联系单、材料代用单等。

4.2.2.3所有工程变更资料，编制单位应负责向各项目公司移交二份，必须是原件，并交二套电子光盘。

4.2.2.4工程变更资料按单位工程划分，以表格形式列清单，内容包括：

（1）单位工程施工图（变更）目录，见表1。

（2）工程变更资料一揽表，见表2。

内容包括：

1变更文件编号；

2变更文件提出单位及日期；

3变更文件涉及施工图图号及版本；

4变更文件执行状况。

表1：

单位工程施工图（变更）目录

序号

图号

版本

变更

序号

图号

版本

变更

表2：

工程变更资料一览表

序号

变更文件