四河堤防工程临时办公项目文件归档办法.docx

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四河堤防工程临时办公项目文件归档办法

湖北腾升工程管理有限责任公司

湖北省洞庭湖区四河堤防加固工程临时办公、生活

及通讯机房改建项目文件归档整理办法

为了加强本项目资料管理以及工程竣工资料整理归档工作，特制订本办法。

监理部除应按本办法执行外，还应执行国家及地方的其它有关规定。

项目开工前，监理部应主动与城建档案馆进行联系，明确具体要求。

竣工资料要求，应与建设单位取得共识，以使得资料管理符合有关规定要求。

项目监理部资料管理由总监理工程师负责，并指定专人具体实施。

一、资料的分类：

依据荆州市城市建设档案馆的有关规定，现场监理资料分为三大类，即：

综合性文件材料、承包单位文件材料、监理单位文件材料。

施工中各种文件、资料原则上都应用相应的监理规范用表报监理单位。

除特别注明外，各类监理表均应于其规定的附件存放在一起。

各大类所包含的资料如下：

1、综合性文件材料

1.1建管手续、合同资料

应包括以下资料:

1.1.1规划许可证、投资许可证、土地使用证；

施工许可证含试桩、深基坑、桩基、电梯、幕墙及其它按规定需单独办理施工手续的施工许可证。

1.1.2质量监督登记表、安全监督登记表；

1.1.3建设工程委托监理合同、建筑工程施工合同；

1.1.4监理单位资质证书、营业执照；监理人员资质证书；

1.1.5承包单位资质证书、营业执照；技术、管理人员资质证书；

1.2监理规划、旁站监理方案、监理实施细则

应包括以下资料：

1.2.1监理规划;

1.2.2旁站监理方案;

1.2.3监理实施细则

监理实施细则含重要分部（子分部）、分项工程监理实施细则和安全监理实施细则。

1.3监理例会记录、纪要

应包括以下资料：

1.3.1工地例会会议原始记录、专题会议纪要；

1.4工程验收备案资料

应包括以下资料：

1.4.1工程验收资料；

工程验收资料包括桩基、基础、主体工程、各按规定单独验收的单项工程、单位工程验收资料（含验收方案、施工单位自评报告、监理质量评估报告；验收会议纪要、质量监督意见、整改情况报告、验收证明书、综合验收评定表等）

1.4.2备案表、备案证；

1.4.3获奖证书；

1.4.4监理业务手册；

1.4.5监理工作总结；

1.4.6总监理工程师、总监理工程师代表授权委托书；

1.4.7业主评价材料等

2.1工程开工/复工报审表

应包括以下资料：

2.1.1总体及各单项工程开工报审表及其附件；

各单项工程指按有关规定须单独办理施工许可证的工程，包括：

试桩工程、深基坑工程、桩基工程、幕墙工程以及其它单独办理施工许可证的单项工程。

2.1.2工程复工报审表及其附件

2.2施工组织设计（方案）报审表

应包括以下资料：

2.2.1总体施工组织设计及单项工程施工组织设计报审表及其附件；

各单项工程指按有关规定须单独办理施工许可证的工程，包括：

试桩工程、基坑工程、桩基工程、幕墙工程以及其它单独办理施工许可证的单项工程。

2.2.2主要分部（子分部）、分项工程施工方案报审表及其附件；

2.2.3安全专项施工方案的施工方案报审表及其附件；

2.2.4图纸会审、设计交底记录；

2.2.5设计审查文件、勘察设计报告

上述施工组织设计、施工方案、图纸会审、设计交底均包含各专业工程、各分包单位的资料。

2.3分包单位资格报审表

应包括以下资料：

2.3.1分包单位（含供货单位、试验单位）资格报审表及其附件

附件包括分包单位资质证书、营业执照、主要人员名单、资质、以往工程业绩资料、分包合同登记备案手续。

2.4报验申请表

应包括以下资料：

2.4.1报验申请表及其附件

报验申请表应按检验批、分项、分部（子分部）工程质量报验；

工程试验、检验报验；施工现场质量、安全体系报验；资料核查（质量控制资料核查、安全和功能检验资料核查等）报验进行分类存放。

以上各类报各类报验均包含各专业工程、各分包单位的报验申请表及其附件。

2.4.2工程试验、检验报告

桩基、通风空调、电气、电梯等试验、检验报告直接报监理存档。

2.5工程款支付申请表

应包括以下资料：

2.5.1工程款支付申请表及其附件

2.6监理工程师通知回复单

应包括以下资料：

2.6.1监理工程师通知回复单及其附件

监理工程师通知回复单，应于监理工程师通知单对应。

2.7工程临时延期申请表

应包括以下资料：

2.7.1工程临时延期申请表及其附件

2.8费用索赔申请表

应包括以下资料：

2.8.1费用索赔申表表及其附件

2.9工程材料/构配件/设备报审表

应包括以下资料：

2.9.1工程材料/构配件/设备报审表及其附件

规定见证取样，见证取样单作为附件之一。

以上各类报审均包含各专业工程、各分包单位的报审表及其附件。

各种不同种类材料的报审表宜分类存放。

2.9.2见证取样登记表、各种材料登记表。

2.10工程竣工报验单

应包括以下资料：

2.10.1工程竣工报验单及其附件

附件包括：

承包单位自审、自查、自评资料（不含自评报告）。

2.11混凝土浇筑申报表

应包括以下资料：

2.11.1混凝土浇筑申报表及其附件

C40以上自拌混凝土以及各种强度等级自拌混凝土首次使用的配合比均应进行开盘鉴定。

混凝土开盘前承包单位应将本次混凝土的原材料、外加剂等用工程材料/构配件/设备报审表报监理单位。

2.12施工测量放线报验单

应包括以下资料：

2.12.1施工测量放线报验单及其附件

2.12.2沉降观测录、报告

沉降观测记录、报告等可直接报监理存档。

2.13承包单位通用申报表

应包括以下资料：

2.13.1承包单位通用申报表及其附件

承包单位来往函件如无专用表格，原则上均应用承包单位通用申报表报监理，各种不同事务的申报应分类。

施工进度计划用此表向监理申报。

2.13.2其它承包单位来往函件

3、监理单位文件材料

3.1监理工程师通知单

应包括以下资料：

3.1.1监理工程师通知单及其附件

3.2工程暂停令

应包括以下资料：

3.2.1工程暂停令及其附件

3.3工程款支付证书

应包括以下资料

3.3.1工程款支付证书及其项目监理机构审查记录

由于工程款支付申请表属承包单位文件材料，根据荆州市城市建设档案馆规定的监理档案移交目录，为了移交档案方便，申请表不与支付证书一起存放。

3.4工程临时延期审批表

应包括以下资料：

3.4.1工程临时延期审批表及其项目监理机构审核记录

3.5工程最终延期审批表

应包括以下资料：

3.5.1工程最终延期审批表及其项目监理机构审核记录

3.6费用索赔审批表

应包括以下资料：

3.6.1费用索赔审批表及其项目监理机构审核记录

3.7监理工作联系单

应包括以下资料：

3.7.1监理工作联系单及其附件

应按收发文单位分类。

3.8工程变更单

应包括以下资料：

3.8.1工程变更单及其附件

3.9监理工程师检查记录表

应包括以下资料：

3.9.1监理工程师检查记录表（工程检验批质量检查记录表（通用））

应按分部（子分部）、分项工程分类整理。

3.10建设监理日志

应包括以下资料：

3.10.1建设监理日志

3.11监理月报

应包括以下资料：

3.11.1监理月报

3.12旁站监理记录手册

应包括以下资料：

3.12.1旁站监理记录手册

3.13无专门分类的资料

应按内容分类。

二、监理资料的组卷

对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

当一个监理项目由多个单位工程组成时，监理资料应按单位工程组卷。

资料的入册应以监理规范表格为基础，即不论总包、分包，土建、安装，同类表格均存放在一起。

档案盒依据工程实际情况、监理工作范围确定。

档案盒的数量依据资料数量增减，工程规模较小，资料数量较少时，可将同一大类的不同资料存放在同一档案盒中，但应按本文件的规定进行分类，严禁不同大类的资料混放。

当工程规模较大，资料数量较多时，可将一个小类的资料分成两个或两个以上的档案盒存放。

档案盒参考分类如下（中等规模房屋建筑工程），各项目监理部可根据上款的规定、具体确定。

档案分类

档案盒

编号

档案盒标签

备注

综合性文件材料

Ⅰ—1

建管手续、合同资料

各档案盒内资料应按本文件规定的资料分类入册，如资料较多可增加档案盒数量。

Ⅰ—2

监理规划、旁站监理方案、监理实施细则

Ⅰ—3

监理例会记录、纪要

Ⅰ—4

工程验收备案资料

承包单位文件材料

Ⅱ—1

工程开工/复工报审表、分包单位资格报审表

Ⅱ—2

施工组织设计报审表、图纸会审、设计交底记录

Ⅱ—3

报验申请表

Ⅱ—4

监理工程师通知回复单

Ⅱ—5

工程材料/构配析/设备报审表

Ⅱ—6

混凝土浇筑申请表、施工测量放线报验单

Ⅱ—7

工程款支付申请表、费用索赔申请表、工程临时延期申请表

Ⅱ—8

承包单位通用申报表

监理单位文件材料

Ⅲ—1

监理工程师通知单、工程暂停令

Ⅲ—2

工程款支付证书、费用索赔审批表

Ⅲ—3

工程临时延期审批表、工程最终延期审批表

Ⅲ—4

监理工作联系单、监理月报

Ⅲ—5

工程变更单

Ⅲ—6

监理工程师检查记录表

Ⅲ—7

建设监理日志

Ⅲ—8

旁站监理记录手册

Ⅲ—9

备查资料

三、资料的质量要求

报送城建档案馆的归档资料应符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）规定的归档文件的质量要求：

1、报送城建档案馆的文件材料应为原件。

移交公司的文件材料除与城建档案馆重复的可为复印件外，其余资料均应为原件。

2、工程文件的内容及其其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4、报送城建档案馆的工程文件应采用耐久性的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料书写，如：

红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

移交公司的资料除允许有复写件外，其余要求同报档案馆的要求。

5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

要求施工单位报城建档案馆的图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

8、要求施工单位所有报城建档案馆的竣工图均应加盖竣工图章。

9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，应要求施工单位重新绘制竣工图。

四、资料的时间要求

施工阶段现场监理资料必须与施工进度保持同步，不得后补。

项目监理部在工程竣工前应按城建档案馆资料移交目录对监理资料的完整性、准确性检查，并在施工单位自检合格的基础上对施工单位资料进行检查。

项目监理部应提示建设单位根据《荆州市城市建设档案管理办法》和《关于建设工程竣工档案实行专项验收的通知》等文件规定，在组织竣工验收前十五日内提请城建档案馆对工程档案进行验收，合格后方可办理备案手续。

工程竣工后1个月内，项目监理部负责将报送城建档案馆的资料移交给建设单位，办理档案移交手续，并提示建设单位按有关文件规定，建设单位应当在工程竣工验收合格之日起3个月内，向城建档案馆报送建设工程档案。

工程竣工后一个月内，项目监理部负责将移交公司的资料移交公司工程部，移交公司的资料移交目录另行制订。

湖北腾升工程管理有限责任公司

湖北省洞庭湖区四河堤防整险加固工程监理部

二0一一年三月三十一日

拟稿：

吕茂刚校核：

肖西子