香格里拉物业管理制度.docx

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香格里拉物业管理制度

香格里拉物业管理制度

物业管理费的收取及催缴程序

物业管理处服务收费管理规程

　　一、目的

　　规范管理处服务收费（包括管理费、水电费），确保用户对服务的满意。

　　二、适用范围

　　小区物业管理处为用户提供的有偿服务收费及每月管理费、水电费、车管费的收取。

　　三、职责

　　1、管理处收款员负责办理各项费用的收取工作。

　　2、管理员负责派发各项收费通知单，并协助收款员做好费用的催缴工作。

　　3、小区主任负责对有偿服务进行计费。

　　4、相关部门主管对有偿服务收费进行审核。

　　四、工作程序

　　1、水电费、管理费、车管费的收取

（1）管理处应从入伙通知书发出之日起向业主收取管理费，管理费的收取标准按物价部门核准及业主委员会决定执行。

（2）管理处每月安排人员准确抄记水、电表度数，收款员根据水、电表度数准确计算收费，具体收费标准按物价部门有关规定执行。

　　（3）对固定车位使用费自有车位月租费，自车场投入使用时逐月或按双方约定一次性收取，临时车辆收费执行《交通管理实施规范》，收费标准按物价部门核准。

　　（4）管理员每月应及时向用户派发收费通知单，协助收款员做好未交费用户的费用催缴工作。

　　（5）对逾期不交纳管理费、水电费的用户，管理处应根据省市物业管理条例有关规定处理。

　　2、有偿服务费收取

（1）管理处在为用户提供有偿服务后，应根据《服务项目及收费标准》计费，并请用户对服务项目进行验收签认。

（2）部门主管在检查有偿服务工作单时应对有偿服务费进行审核，并对于不符合《服务项目及收费标准》的收费应及时采取措施纠正，并在每月月初及时将工作单第三联送交财务室。

　　（3）财务人员根据服务工作单在收费通知相关栏目中记录收费金额，并由管理员及时向用户派发。

　　五、相关文件与记录

　　1、《住户手册》

　　2、《交通管理实施规范》

　　3、《服务项目及收费标准》

　　编制审核

批准生效日期

物业费用催缴规定

　　为了确保各项管理费用的及时收缴，保障管理的正常运转，特制定本规定：

　　1、管理处的各项管理费用一般为每月一收。

当用户不能如期缴交有关费用时，管理处应及时采取相关催缴措施。

　　2、当用户当月费用银行无法划帐时，收款员统计欠费用户清单交管理员于月底前填制催款通知单通知用户。

　　3、当第二月仍无法通过银行划帐时，管理员再次填制催款通知单，并上门送催款通知单，并要求用户签收。

空置物业，管理员应通过电话通知用户。

　　4、当用户拖欠费用三个月时，由收款员提供欠费用户清单交管理员再次填制催款通知单，并上门进行劝导及了解拖欠原因。

对空置物业及拒交者通过寄挂号信催缴方式，保留法律依据。

　　5、当用户拖欠费用三个月以上六个月以下时，管理处主任应亲自上门进行催缴工作，对于拒交者按照业主公约和管理合同的规定进行催交。

　　6、当用户用户连续六个月不交纳时，管理处应统计欠费名单报公司发送律师函，并要求用户签收，限期交纳，过期未交向人民法院申请追缴。

（1）对长期未入伙，又无联系地址及电话的，指定专人到开发公司查询。

（2）对于用户拒绝签收的行为，应注明拒签时间、地点、理由及其姓名。

　　（3）收款员于每月底做好统工作，编制《收费情况一览表》、《欠费用户一览表》、收缴率等报管理处主任及财务部。

管理处主任审核后，将每月收缴率报公司。

　　有关滞纳金比例以该项目《业主公约》及《物业管理合同》为准）业户收楼时需将计费时间终止到每自然季度末最后一日

　　1.1预缴半年管理费

　　1.1.1物业公司财务部将于每年６月１日及1２月１日起向各业户发出次年〈管理费付款通知书〉，详列应交款明细，规定业主须在收到〈付款通知书〉一个月内缴纳下一个半年的管理费。

　　1.1.2每年的１月１日及７月１日起，财务部对尚未交纳本年度应付款的业主发出《催款通知书》，列明欠款明细项目，通知其在收到〈催款通知书〉一个月内缴清欠款。

《催款通知书》列明如未按规定支付欠款，管理公司将对所欠款项收取每日3‰滞纳金的提示。

　　1.1.3《催款通知书》发出后，业主逾期未清缴欠款的，管理公司将于第8日起发出《最后缴款通知书》，通知其必须于收到《最后缴款通知书》5日内缴清，并对所欠款项收取每日3‰的滞纳金（从１月１日或７月１日欠款的第一天起算）。

　　1.1.4在《最后缴款通知书》发出后逾期欠款仍未清缴的，管理公司将按《业主公约》《物业管理合同》规定做出其它追讨行动，及对欠款者提出法律诉讼。

　　1.1.5《付款通知书》、〈催款通知书〉及〈最后缴款通知书〉均由财务部负责编制，统一经客服部发出。

　　1.2预缴三个月管理费

　　1.2.1物业公司财务部将于每年３月１日及６月１日、９月１日、１２月１日起向各业户发出下一季度〈管理费付款通知书〉，详列应交款明细，规定业主须在收到〈付款通知书〉一个月内缴纳下一季度的管理费。

　　1.2.2每年的１月１日、４月１日、７月１日及１０月１日起，财务部对尚未交纳本季度应付款的业主发出《催款通知书》，列明欠款明细项目，通知其在收到〈催款通知书〉一个月内缴清欠款。

《催款通知书》列明如未按规定支付欠款，管理公司将对所欠款项收取每日3‰滞纳金的提示。

　　1.2.3《催款通知书》发出后，业主逾期未清缴欠款的，管理公司将于第8日起发出《最后缴款通知书》，通知其必须于收到《最后缴款通知书》5日内缴清，并对所欠款项收取每日3‰的滞纳金（从当季度欠款的第一天起算）。

　　1.2.4在《最后缴款通知书》发出后逾期欠款仍未清缴的，管理公司将按《业主公约》《物业管理合同》规定做出其它追讨行动，及对欠款者提出法律诉讼。

　　1.2.5《付款通知书》、〈催款通知书〉及〈最后缴款通知书〉均由财务部负责编制，统一经客服部发出。

　　1.3预缴一个月管理费

　　1.3.1物业公司财务部将于每月１５日起向各业户发出下月〈管理费付款通知书〉，详列应交款明细，规定业主须在收到〈付款通知书〉一个月内缴纳下月的管理费。

　　1.3.2每月的１日起，财务部对尚未交纳本月应付款的业主发出《催款通知书》，列明欠款明细项目，通知其在收到〈催款通知书〉７日内缴清欠款。

《催款通知书》列明如未按规定支付欠款，管理公司将对所欠款项收取每日3‰滞纳金的提示。

　　1.3.3《催款通知书》发出后，业主逾期未清缴欠款的，管理公司将于第8日起发出《最后缴款通知书》，通知其必须于收到《最后缴款通知书》5日内缴清，并对所欠款项收取每日3‰的滞纳金（从当月欠款的第一天起算）。

　　1.3.4在《最后缴款通知书》发出后逾期欠款仍未清缴的，管理公司将按《业主公约》《物业管理合同》规定做出其它追讨行动，及对欠款者提出法律诉讼。

　　1.3.5《付款通知书》、〈催款通知书〉及〈最后缴款通知书〉均由财务部负责编制，统一经客服部发出。

第四章物业管理费用分摊及缴纳

　　一、物业管理收费内容：

　　为了保障所有业主/住户在XXXX的物业长远利益，以达到投资保值的目的，本公司按照"量出而入"和"取之于业主、用之于业主"的原则，合理编制了小区的开支预算、制定了合理的收费标准[经公开招投标确定]；（业主委员会成立后，物业管理费用则经过业主委员会或业主大会通过，并报物价部门备案）。

所有业主/住户必须按照公约的规定承担本小区的保养、维修及日常管理开支。

物业管理费用的各项支出包括但不限于：

　　1、管理服务人员的工资、社会保险和按规定提取的福利费等；

　　2、物业共用部位、共用设施的日常维护保养费用；

　　3、物业管理区域清洁卫生费用；

　　4、物业管理区域绿化养护费用；

　　5、物业管理区域秩序维护费用；

　　6、物业管理企业办公费用；

　　7、物业管理企业固定资产折旧费用；

　　8、经业主大会同意的其他费用；

　　9、合理利润；

　　10、法定税费；

　　11、其他约定项目。

　　二、物业管理费和其它相关费用的缴纳

　　1、公共服务费收取标准：

0.50元/月×12个月×业主住房建筑面积；

　　2、装璜垃圾处置费收取标准：

1元/平方米㎡×业主住房建筑面积（一次性）；

　　3、生活垃圾处置费收取标准：

1元/户/月，全年12元（一次性／每年）；

　　4、公用院墙灯楼道灯用电费预收：

50元/户／年，其中单元楼道灯20元／年，小区公用水电30元／年（每年一次如有节余下年度继续使用，不足部分下年度累计收取）

　　5、一层有库房使用二次供电的业主预交一年电费，每户（间）50元／年，单独装表计量专款专用，不足时续筹；

　　6、装修不良风险责任押金1000元／每户（办理装潢手续时由装修企业缴纳）；

　　三、违约责任及解决办法

　　1、业主/住户未按时缴纳物业管理费用的，本公司将根据有关规定按日加收应缴纳费用万分之五的滞纳金。

　　2、业主/住户如对交款金额有异议，可在交款前五日与物管处联系，但不可以此为借口拖延或拒交物管费。

若拖延或拒交物管费，物业管理处保留向法院起诉追缴的权力。

　　四、其他费用

　　有偿服务项目收费标准详见届时公布的有偿服务收费一览表。

　　五、物管费交付方式

　　1、各业主/住户一次性缴纳一年的物业管理费用。

　　2、物业管理费用交付为现金交付。

　　3、周一至周六物管处办公室7：

30-17：

00有专人负责收费。

　　4、如有需要，物管处亦可上门办理收费业务。

　　附一　温馨服务

　　常用紧急电话号码

　　电话查询：

114电力故障：

95960

　　火警：

119煤气故障：

　　匪警：

110有线电视：

　　救护中心：

120自来水故障：

　　天气预报：

121地区邮编：

　　客户服务

　　1、代办信邮、报刊、传真、打字、复印等；

　　2、代办票务、保险等；

　　3、代订代送牛奶、饮用水等；

　　4、代办家政服务等；

　　5、代设计养护绿化、盆景等；

　　6、代管房屋；

　　7、房屋中介，业主/住户委托出租转售服务；

　　8、意见征询，及处理业主/使用人的投诉；

　　9、业主/住户委托的其他服务项目。

　　维修服务

　　1、楼宇保养维修；

　　2、公共设备养护及维修；

　　3、急修项目一天内修理，一般项目三天内修理；

　　4、水、电、电视、等公共设施的维修养护；

　　5、（特约家庭维修）：

管道疏通、电路（表）故障、室内门窗、地板内墙、等维修；

6、代客设计、室内装潢。

F物业公司财务管理制度

　　第一条为了加强公司财务管理，规范公司财务行为，合理控制成本费用支出，根据《企业财务通则》规定，结合公司经营性质，特制定本财务管理规定。

　　第二条收费管理。

各项目部应建立收支两条线的登记账，不得坐支。

（1）收费员收取的款项应开具公司盖章的收据，不得以收条替代收据。

开出的收据字迹要清晰，金额不得涂改，收据上应载明每项收费金业主姓名、房号、款项时段，部门等内容。

（2）略。

　　（3）公司出纳员每天下午下班前到各项目部签收进账后的回单和开出的收据，两项核对一致，做到日清月结。

　　（4）月底各项目部将本部收费明细表汇总后发给公司财务部核对。

　　第三条报销管理。

公司日常报销费用主要包括保洁费，维修材料费，保安服装费，绿化费，电话费，水电费，交通费，办公用品费，固定资产、低值易耗品的购买，汇兑手续费，业务招待费等，财务部要严格执行费用报销总经理一支笔的签字制度。

（1）所有报销票据要合法、有效，印章清晰，报销单上要注明报销人（仅限公司员工），金额，事由，部门（购置物品应有物品保管人签字），票据归类粘贴，经部门负责人、总经理签字后，财务方能受理。

百元以上的费用在结算时应以转账支票付款，如维修材料费，办公用品费，固定资产、低值易耗品的购买，保安服装费等等，尽量减少现金支出。

（2）为了有效控制公司成本费用总额，原则上，一个预算期间内，各项目部的费用累计支出不得超出当期的预算或收入。

项目部应每月对本部的开支进行统计，月底汇总，连同收费明细表一起报给公司财务部。

（3）财务部门要建立小区业主交费情况表，督促项目部的收费及时入账，确保公司资金安全。

　　第四条票据管理

　　1、发票管理。

出纳员从税务领回的空白发票要进行票号登记，开出发票要作开出票号的记录，作废发票当月要在税务开票系统中进行作废处理。

每月终了后，要对当月开票金额、份数进行统计，报与会计核对。

　　2、支票管理。

（1）出纳员从银行购买回的转账和现金支票要根据银行回执联上记载的起止号码和支票号码进行核对，并登记。

作废支票盖作废章剪角后另行保管，由公司领导安排集中销毁，不得擅自处理。

（2）出纳员签发支票要与存根联、发票金额保持一致。

现金支票原则上仅限公司出纳员对银行。

转账支票如因业务需要可由他人代办，但代办人须在支票存根联上签字。

　　（3）不得签发空白支票和远期支票。

　　第五条收据管理

（1）公司空白收据应由专人集中保管，各项目部须根据收费量到公司领取并作起止号登记，作废的收据要盖上作废章并在登记簿上登记后随同用完的收据一起上交，不得擅自销毁。

公司出纳员收到收费员退回的已开完了的收据，要检查号码是否连续，起止号是否与领出的一致，收据金额是否与进账金额相符。

（2）需要退付的装修押金、服装押金之类的收据要有当事人签名，部门负责人和总经理签字后，出纳方可付款，不得凭空支付。

　　第六条原则上，公司印章、重要票据应分人保管。

　　第七条资产管理

　　1、财产管理。

公司购入的固定资产、低值易耗品以及办公用品等财产应建立物品购入和领用登记簿，年终财务部门会同办公室负责人一起对公司财产进行清点，形成文字，报告总经理。

如涉及财产损失和报废，账务处理需要经总经理签字。

　　2、银行账户管理。

（1）会计人员要按开户行分别设置银行存款账，按月核对出纳员的银行日记账，做到会计账、出纳账、银行账三账余额三符。

（2）出纳员每月初要及时从银行取回存款对账单，逐笔勾对。

对未达账或银企余额不符的，要查明原因，编制银行调节明细表进行调节。

调节表一联留存一联返馈银行。

　　第八条往来账的管理

（1）项目部要对本部正在执行的往来单位合同进行清理，对过期或收费金额、收费方式发生变化的合同原则上应重新签订，并提供给财务部新的收费合同及清单。

如不能重新签订的合同，应在清单中注明双方认可的收费金额和收费方式，便于财务部门敦促催收。

（2）应收款的增加和确定必须要素取价款的凭据，如：

合同、收据、发票、借款条，禁止凭空挂账和销账。

　　（3）根据合同预付款时，需提供合同、协议书等有关资料和付款申请，经办人签名、部门负责人签字、总经理批准后财务方可付款。

　　（4）应付企业的账款和代收的应付的款项支付时应由经办人提出付款申请，总经理签字，财务方可支付。

　　（5）财务部门应建立往来单位客户档案信息，应收款和应付分别设置明细账核算

物业公司财务部管理制度提要：

支出/报销凭单》只用于"发票"、《出/入库单》、"签报"、《采购（应急）申请单》、《合同付款单》等报销手续齐备时

文章来自房地产e网

　　物业公司财务部管理制度

　　1.固定资产\低值易耗品的核算制度

　　1.1.根据各类财产的《入库单》登记分类明细金额数量帐。

　　1.2.根据各类财产的《出库单》登记在库财产减少帐与在用财产增加帐。

　　1.3.根据中心内部财产转移单，及时登记调整各部门财产明细帐的有关数量、金额。

　　1.4.按公司规定办理各类财产的报废核销手续，并做帐务调整。

　　1.5.相关记录

　　CX7.5-02-F01-02《出库单》

　　CX8.2-03-F03-02《入库单》

　　2.财务支出/报销制度

　　2.1.出纳员严格审核报销单据，检查各项成本费用支出手续是否健全、原始单据的真实性、报销金额正确性，财务经理依据年度预算支出项目认真审核各项支出是否在预算范围内，保证公司资金的安全，有效地降低成本费用。

　　2.2.各部门报销人员填写"支出/报销凭单"，并将所有原始单据粘贴在背面，交部门负责人审核。

　　2.3.部门负责人审核此支出的真实性，签字后转到财务部。

　　2.4.出纳接收各部门人员递交的"支出/报销凭单"，并进行初次审核

　　1）.《支出/报销凭单》只用于"发票"、《出/入库单》、"签报"、《采购（应急）申请单》、《合同付款单》等报销手续齐备时。

　　2）.行政性开支（费用、采购）应由行政人事部经理在"支出/报销凭单"上签字认可。

　　3）.应急采购应在《支出/报销凭单》后附有《应急采购申请单》，合同付款应在《支出/报销凭单》后附有《合同付款单》，并对照合同付款一览表，预算外支出应附有获批准的"签报"。

　　4）.检查《支出/报销凭单》内各栏项目是否逐一填写；

　　5）.报销人、部门经理是否签字确认；

　　6）.支票付款应在凭单背面注明与所附发票上公章印章相符的公司全称、银行帐号及开户行代码，并由填单人签字确认；

　　7）.检查附件中发票是否写有抬头、财务印章是否清晰可辨、大小写金额是否正确、背面是否有经办人签字确认；

　　8）.《出/入库单》中列明的项目及金额是否与发票上一致、各责任人是否已签字确认。

　　当检查各项报销手续齐备、无误后，出纳员在审核人处盖人名章确认后交财务经理核批，财务经理应以年度预算支出项目为依据，认真审核各项支出是否在预算范围内，以保证公司资金的安全，有效地降低成本费用。

　　2.6.经财务经理核批后送交总经理签字。

　　2.7.总经理签字后即可通知报销人前来领款，领款人在《支出/报销凭单》内领款人处签字确认，出纳员按报销金额付款，如有预借款按多退少补的原则进行付款或收回退款，并将保存的借款单退还给报销人。

　　2.8.付款后，出纳员在《支出/报销凭单》上盖人名章及银行付讫或现金付讫章，以示此项目已付款，并将报销过的"支出/报销凭单"交会计记帐。

　　2.9.相关表格

　　YZ-ZG/BCW-F01-01《支出/报销凭单》

　　2.6.记录表格

　　YZ-ZG/BCW-F01-01《支出/报销单》

　　YZ-ZG/BCW-F02-01《会计凭证》

　　YZ-ZG/BCW-F03-01《会计报告》

　　YZ-ZG/BCW-F04-01《合同付款单一览表》

　　YZ-ZG/BCW-F06-01《缴款通知书》

　　各物管中心《退租表》

　　各物管中心《入住通知单》

　　各物管中心《业主/租户装修申请表》

　　CX7.4-01-F06-02《应急采购单》

　　CX7.5-02-F01-02《出库单》

　　CX8.2-03-F03-02《入库单》

物业公司财务部操作规程

　　1.日常会计核算操作规程

　　1.1.目的

　　规范日常会计核算工作。

　　1.2.范围

　　适用于所有财务收支业务。

　　1.3.职责

　　财务部会计负责收支业务。

　　1.4.操作规程

　　工作流程图说明记录

　　1.整理，审核支出凭单。

　　2.填写会计凭证。

　　3.财务经理（副经理）审核会计凭证无误则过帐，有误则重新填写。

　　4.会计凭证无误，则过帐。

　　5.编制会计报告。

　　6.打印、装订凭证及报表，半年打印、装订会计帐簿形成会计档案。

　　《支出/报销单》　YZ-ZG/BCW-F01-01

　　《会计凭证》　YZ-ZG/BCW-F02-01

　　《会计报告》　YZ-ZG/BCW-F03-01

　　2.财务支出/报销操作规程

　　2.1.目的

　　规范财务支出/报销手续，保证支出合理性。

　　2.2.范围

　　适用于所有成本费用的支出。

　　2.3.职责

　　财务部出纳员（收款员）负责执行。

　　操作规程

　　工作流程图说明记录

　　1.报销人填写《支出/报销单》并将发票、《出/入库单》、《应急采购单》、《合同付款单》、签报等相关原始单据作为附件，粘贴在背面。

　　2.部门负责人审核支出的真实性，无问题，交到财务部，如有问题，退回报销人。

　　3.出纳员对《支出/报销单》内各栏项目及签字手续进行审核，无问题交财务经理审核，如有问题，退回报销人。

　　4.财务经理以年度预算为依据对此支出进行审核，无问题交总经理审核，如有问题，退回报销人。

　　5.总经理对此支出进行审批，无问题，签字后将"支出/报销单"转回财务部。

　　6.出纳员通知报销人领取报销款。

　　7.将"支出/报销单"交会计记帐。

　　8.权限范围内的按上述工作流程。

　　9.超过权限再需经公司副总和总经理签核后再执行。

　　《支出/报销凭单》　YZ-ZG/BCW-F01-01

　　《合同付款单一览表》　YZ-ZG/BCW-F04-01

　　《应急采购单》　CX7.4-01-F06-02

　　3.业主/租户入伙操作规程

　　3.1.目的

　　保证业主/租户顺利入住。

　　3.2.范围

　　所有申请入伙的业主/租户。

　　3.3.职责

　　财务部收款员具体操作。

　　3.4.操作规程

　　工作流程图说明记录

　　1、财务部签收物管部转来的合同及近报。

　　2、根据合同或近报制作《缴款通知书》（空置费和管理费押金）。

　　3、《缴款通知书》交物管部送达客户。

　　4、10日内收款并开据发票。

　　5、收款后整理合同及近报存档。

　　注：

《缴款通知书》可根据各物管中心实际情况由各物管中心自行编制，但需报公司财务部备案。

　　《缴款通知书》CX7.5-02-F01-01

　　4.入住收费操作规程

　　4.1.目的

　　保证物业管理费的及时入帐。

　　4.2.范围

　　所有申请入伙的业主/租户。

　　4.3.职责

　　财务部收款员具体操作。

　　4.4.操作规程

　　工作流程图说明记录

　　1.接收物管部转来《入住通知单》

　　2.根据《入住通知单》制作《缴款通知书》。

　　3.将《缴款通知书》送物管部交客户签收。

　　4.收款开据发票。

　　5.每日收款情况电话报物管部

　　6.每周收款情况统计表报物管部

　　7.每月统计月收款及累计收款情况，作收款率分析

　　各物管中心《入住通知单》

　　《缴款通知书》　CX7.5-02-F01-01

　　5.租户退租操作规程

　　5.1.目的

　　保证租户顺利退租。

　　5.2.范围

　　所有申请退租的租户。

　　5.3.职责

　　财务部收款员具体操作。

　　5.4.操作规程

　　工作流程图说明记录

　　1.财务签收物管部的客户《退租表》。

　　2.会计查阅押金情况出纳统计欠款情况，计算应退款金额

　　3.在客户《退租表》上，签属财务部意见

　　4.将汇签后的客户《退租表》交物管部通知客户办理退租

　　5.收齐欠款开发票，收回已交押金的收据后退回余款

　　6.客户退租后，整理客户

物业公司收款员的岗位职责

　　1.每月与物管中心相关部门核对应收客户各种款项，计算并制作各种应收款项帐单，包括物业管理费、特约服务费、车位管理费、能源费、电话费、保洁费、管理费押金、代管基金等其他收费项目。

　　2.负责保管物管中心备用现金；负责将各项收入及时缴存银行。

　　3.负责解答客户有关收款问题的各种疑问，协助物业部做好应收账款的催收工作，随时监督并反馈客户缴款情况。

　　4.每月登记客户收费台帐、各种应收帐款备查账，按月编制客户收费汇总表、物管中心收入明细表、应收帐款报表及说明，季（年）末编制物管中心收入分析表及说明、客户应收帐款情况分析表及说明、客户缴费评价表。

　　5.参与编制年度物管费收入预算，提出预算初稿，协助物业管理相关计划统计工作。

　　6.建立、保管客户信息档案，保证档案资料的完