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应用文基础知识

应用文写作基础知识

导入:

“博士”寻驴

从前,有一位老先生,号称学富五车、才高八斗,方圆百十里地享有很高的声望,人称“博士”,他也因此得意洋洋、自视很高。

这一天,家人来向他报告:

家里一头最精壮的黑驴莫名其妙地丢失了,而眼下正是田里、家里活儿最多、最需要牲口的时候,请老爷赶紧想办法或者找回黑驴、或者重买一头新驴。

当时一头正值壮年的驴也还很值几个钱,于是有好事者提醒博士说,还是先写个寻驴启事,也许还能找回来呢!

博士连连点头称是。

于是磨墨铺纸,提笔运腕,一张寻驴启事一气呵成,墨迹未干就赶紧让家人拿出去,张贴在闹市口了。

可是,转眼几天过去了,一点黑驴的消息也没有,博士决定亲自到街头去看一看、听一听,了解了解关于黑驴的消息。

来到闹市口,自己写的启事还在,还真有不少人在围观,博士混入人群,心下得意,想听听大家的说法。

只听得有好事者正摇头晃脑地给大家念着:

“……,我中华古国、历史悠久,文化灿烂、民风淳朴、文明教化,……盘古开天……,唐宗……,宋祖……”“什么嘛!

什么嘛!

”“什么意思!

瞎耽误工夫!

”围观的人没等好事者念完,就已连连唾弃着地四下散去。

原来,“博士”真不愧为博士,一个寻驴启事洋洋洒洒上万字下去,还没提到一个驴字,难怪他等了好几天没有任何消息呢!

原来大家还没等他讲到驴就早已不耐烦读下去了!

那么,到底什么是应用文呢?

关于应用文的概念,1979

年上海辞书出版社出版的《辞海》的解释是:

应用文是人们在日常生活、工作和学习中所应用的简易通俗文字,包括书信、公文、契约、启事、条据等。

定义很简单,但没能概括出应用文的本质特征,仅仅指出应用文的“简易通俗”,这才只是应用文的一些方面,而不是全部特征。

根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》中对公文的定义,推广开来,应用文的定义应为:

应用文是机关团体、企事业单位以及人民群众在日常工作、生产和生活中办理公务以及个人事务时,交流情况、沟通信息,具有直接实用价值和惯用格式的一种书面交际工具。

这个定义规定了应用文的本质特征,使它明显区别于其他文体,又涵盖了应用文的基本特性。

应用文的起源至迟可以追溯到殷商社会晚期,也就是距今3000

多年前,可以说我国有初步定型文字的最初年代也就伴随着有了应用文的使用。

殷墟出土的甲骨卜辞,商周时期的钟鼎文,《周易》中的卦、爻辞等,都是应用文的原始形态。

所以,如果说,神话是中国文学的“祖先”,那么甲骨文则是应用文的“祖先”了。

应用文的使用非常广泛,几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个人。

比如,科研单位的人员,需要用学术论文;政府机关指导工作,需要用公文;工商企业经营,需要用合同;打官司,需要用诉状;即使个人今天生病了、不能上课,也需要用到请假条;……。

相对于其它文体来说,应用文的使用频率要高得多:

许多人可以一辈子不写小说、剧本、诗歌、散文,但他在工作、生活、学习中却免不了要写应用文,小到写张请假条,大到计划、总结、论文等。

正如

叶圣陶先生所说的那样:

“大学毕业生不一定能写小说诗歌,但是一定要能写工作和学习中实用的文章,而且非写得既通顺又扎实不可。

可以这么说,应用文使用的广泛,已经到了无所不在的程度。

今天在中国特色的社会主义市场经济条件下,应用文是任何企事业单位和个人日常工作、生活中不可缺少的一个重要工具。

应用文同别的文体比较,有共性,也有个性。

共性是他们都是对客观事物的反映,都要谋篇布局、用词造句、使用标点符号,讲究条理性、逻辑性,同样使用叙述、说明、议论等表达方式,要求准确、鲜明、生动的文风。

具体表现在以下几方面。

教学内容:

第一节 应用文的主题

应用文写作基础知识既有与一般文体写作的共通之处,更多的是其在写作知识运用上的独特性,只有掌握其独特性,才能正确、规范地写好应用文体。

主题先行性

一、主题的特点主题单一性

主题显露性

应用文的主题就是解决问题的方法、建议。

其主题是十分明确直接的,主题的确立大多不是写作者有感而发,而是应客观实际的需要,为解决实际问题而产生的,由此可以说应用文主题就是解决问题的具体方法。

因此应用文的主题具有以下特点:

文学作品的主题是从生活中、从已获取的材料中提炼出来的,往往反对主题先行。

而应用文主题的确立与文学作品主题的确立不同,其主题确立在全文写作之前,所谓“意在笔先”。

因为应用文总是先产生了具体问题而后产生写作的需求,而解决这一问题的方法、结论往往也产生在文章写作之前;同时执笔者的写作行为往往也是被动的,是应解决问题而动笔,写作的过程更是确切地体现主题。

如《国务院关于同意黑龙江省调整哈尔滨市部分行政区划的批复》一文就是为答复《调整哈尔滨市部分行政区划的请示》而写的文章,表示同意请示提出的请求事项而作,主题一定是确立在写作之前。

一般说文学作品的主题具有其复杂性,对主题的理解更呈多元化。

然而应用文的主题则必须单一、明确,读者对主题的理解不允许多元,而要求理解上的同一性,这样才利于统一认识,更有利于问题的解决。

如:

《关于当代青年消费问题的调查报告》一文就消费观念、消费现状、消费趋势和消费结构等四个方面,展开调查,尽管涉及面广,材料较丰富,但文章紧紧围绕“当代青年消费”这一中心,内容集中,一题一议,主题单一、明确。

文学作品的主题要求含蓄、曲折,令人回味。

而应用文写作就不同,要求直截了当地点明主题,表明态度,提出解决问题的措施和办法,对文章所涉及的各类问题,必须有明确的观点立场,应该怎么做,解决什么问题,达到什么目的,都要明确地表达出来。

标题显旨

二、主题的表现方法开头点旨

结尾点旨

应用文主题的表达要做到明确、显露。

那么怎么才能做到主题从文章中显露出来呢?

下面就给大家介绍几种表现方法:

标题显旨,就是在文章的标题中直接点明主题。

如《三季度物价水平再次转降,出口增速趋于稳定》,这篇经济活动分析报告的标题就直接点明了主题,让人一看就大致明白了文章的主要内容,主题十分显露。

这不失为是一种使主题显现的好方法。

这种方式是在文章的开头或每一段落的开头用简短的语句陈述主题,使主题凸现出来。

如《2001年经济形势展望》一开头就指出:

“展望2001

年,经济回升的势头还比较微弱,促进经济的持续向好仍然需要克服许多困难。

开宗明义,点明主题。

再如《靠名牌赢得市场——关于深圳市飞亚达(集团)股份有限公司的调查》一文在“启示:

现代企业必须重视实施名牌战略”

的小标题下,分三段来阐述这一问题,在每段开头用段首句点明主旨:

第一段的段首句:

实施名牌战略是提高产品质量、提升企业品味的内在要求。

第二段的段首句:

实施名牌战略是企业参与市场竞争尤其是国际市场竞争的客观需要。

第三段的段首句:

实施名牌战略是增强国家经济实力的重要手段。

在这三句主题句的提示下,每段的中心就十分明了。

这种方式是在文章的的结尾之处点明文章主题。

如李政道的论文《基础、应用科学与生产三者关系》一文就是采用这一方法结尾。

文章的结尾指出:

“我再重复一下,没有基础学科就没有应用学科,没有应用学科就没有生产学科,三者是紧密结合在一起的。

”非常清晰地显示了主题。

主题决定材料的选取

三、主题的作用主题决定文种的选用

主题决定结构的安排

主题决定表达方式的选用

实训:

根据下面材料概括出主题,并用主题句表现出来。

1.目前,全世界的年教育经费已超过2000

亿美元,在公共资金的支出中仅次于军事经费,占第二位。

世界工业化国家人口只占世界人口约三分之一,其教育经费比发展中国家多十倍以上。

中国人口占世界总数超过五分之一,但教育经费仅占约三十分之一。

1982年的数字算,人均教育费为11.2元人民币,属世界14个人均教育经费不足5美元的国家之一。

2

.国外有两家鞋厂,各派一位推销员到太平洋某岛国去推销本厂的鞋子。

上岛后不久,他们各发回一份电报。

一位的电文是:

“此岛上的人都不穿鞋,明天我就回去。

”另一位的电文是:

“太好了!

这个岛上的人都没穿上鞋子,我打算长驻此岛。

 

第二节 应用文的材料

材料的真实性

一、材料的特点材料的现实和新颖性

材料的典型性

应用文写作对材料是十分依赖的,常言道“巧妇难为无米之炊”,为了表现主题我们需要收集一系列材料,或综合或舍取运用到文章的写作之中,使主题真实立体地表现出来。

应用文材料的使用除了与文学作品有共通之处外,更多地体现自身特点:

应用文在材料的选用过程中不准改变材料本身性质,必须保持材料的真实性,对材料的时间、地点、数据、事实过程及结果都不能任意改动,否则就会使材料本身的价值发生变异,导致歪曲事实的真相,弄虚作假的后果,失去应用文的主题应有的价值,不仅不能解决问题,反而于事无补。

应用文要求的真实是“绝对的真实”,也就是说所有材料要确凿无误、持之有据。

不仅对搜集到的材料要反复核实,在材料的解释上,也要有科学的态度,实事求是。

应用文写作是为了解决现实问题而作的即时之作,其主要的材料需选取能反映现实的新颖材料。

所谓现实是指,围绕文章要解决的问题所存在的事实(数据)材料而非通过联想和推论得到的材料。

如在《新的消费热点:

出门旅游过年》一文中,为了陈述出门旅游过年的现状,就采用了大量的事实(数据)材料:

“根据国家旅游局对江苏、广东、云南、海南、北京、福建、广西、四川、黑龙江、湖南、山东、山西等13

个省、自治区、直辖市的调查,……今年春节期间,这些地区直接由旅行社接待的国内旅游人次比往年至少有15%的增长……以上13

个省、区、市的旅行社,春节期间共接待旅游者124万人次,旅行社营业收入14亿元。

文中采用的材料都是新近现实发生的,这是大多数应用文材料的特点。

所谓新颖是指,材料本身是新近产生的,如新事实、新政策、新的统计数据、新发现的问题等和用新的角度重新审视其新意。

所谓典型性是指那些最能支持主题和说明问题的材料。

典型材料可以是一个具体的事例,一些有说服力的数据和一些带有普遍性的现象。

如题为《“小解放”为何俏销湖北》的市场调查报告中,在说明“优质服务获得良好口碑”这一经验时,采用了这样一则事实材料:

“去年10

月的一天傍晚,河南省郑州市某单位的一辆小解放牌车在去广州途径武汉时,在武汉黄鹤楼处出现问题,求助电话打到了该销售中心,中心经理立即亲自带队迅速赶到现场,发现该车是用户对后驱动桥端面螺丝没拧紧而发生齿轮油漏尽,导致差速器锥齿烧损。

当维修人员在后半夜将修好的车交给用户时,用户激动地说虽然我们不属于该省管辖,又没带保用手册,并且问题又是因我们使用不当所致,你们还这样及时周到地服务,太让我们感动了!

‘小解放'走到哪服务到哪,此言不虚,以后再买车,还买‘小解放'。

这一材料就是一则很能表现主题的材料,是典型的材料。

直接获取

获取材料的方法

二、材料的选取间接获取

围绕主题,挖掘材料的意义

材料的使用根据主题的需要,进行详略处理

合理安排材料,注重条理

如何获取材料,哪些材料是应用文写作值得关注的?

下面我们谈谈这个问题:

在实践之中积累材料。

在自身及周围同事的工作实践中做个有心人,时刻关注有价值的事件及数据,如在工作中及时对做了什么工作、采用了什么方法、取得了什么效果、有哪些人参与等信息及时记录收集。

在观察中掌握材料。

在观察时要做到实事求是,防止主观武断、先入为主,同时要全面、系统、动态地进行观察,以获取真实、广泛、完整的材料,并能把观察所得及时整理成文字,给写作提供基础。

在调查中拓展材料。

个人的实践和视野总是有限的,观察也不可能做到深入细致,这样就需要走向实际、走向社会,向有关人士了解情况,做一些调查,以扩大自己的视野,获取材料上的补充。

经济类的应用文,调查是必不可少的步骤,如市场调查报告,市场预测报告需在调查之后,才能动笔。

通过查阅文献资料获取材料。

应用文写作材料常常从有关文件、正式出版物,以及会议资料中获取材料,为写入具体文章之用,因此大量查阅文献资料来获取材料,是应用文写作经常采用的方法。

获取材料是写作的第一步。

总的来说,获取材料要求以多为好,以全为贵。

材料多了,便于比较、鉴别,更有选择的余地;材料全面,观点才能不至于偏颇,因此,动笔之前,应当围绕主题,占有详尽而充实的材料。

其次,强调对感性材料的分析研究,不能停留在表面的认识上,要挖掘材料能凸现主题的一面,使其在文章中发挥挖掘主题的作用。

如有这样一则材料:

某日,某国驻广州领事馆的外交官员去珠江三角洲某市参观,市长亲自接待,但讲不好普通话请了一个翻译,本来10分钟就可以讲完的话,结果用了20

分钟。

此外交官用标准的普通话问:

广东不是在大力推广普通话吗么?

这则材料从不同的角度可展现不同的主题,但意义深浅不一。

从较粗浅的角度看,可表现“市长不重视说普通话”的主题;进一步挖掘可表现“我们的官员素质的高低,直接关乎办公的效率”。

这样的材料还可以根据主题的需要进行开拓。

同学可以动动脑筋来挖掘一下。

使用材料时,要分清主次。

对材料的加工整理,无非是为了突出文章的主题,加强应用文的表达效果,处理材料的详略要以此为据。

突出事件特征的材料要详写,一般材料可略写;处于主体地位的材料详写,处于从属地位、过渡的材料略写;读者不熟悉的材料详写,熟悉的略写;材料之间角度相异的详写,材料之间相同的略写。

根据主题的需要,按照一定的组织形式,安排材料的先后顺序,在安排顺序时要考虑材料的主次、时间的先后、材料间的逻辑顺序、人们认识事物的规律、事物发展的过程等因素。

最后,数字材料是应用文写作中十分重要的材料,数字有时比文字材料更具体、准确、更能说明问题。

因此,要注意:

⑴真实、准确地用好数据材料。

运用统计数据,展开分析论证,更好地为主题服务。

⑶适当地使用统计图表。

变抽象的数字为具体,使其形象。

如有两篇介绍乐山大佛的文字,其中一篇在介绍时用了这样一些数字:

“乐山大佛身高71米,头高14.7米,宽10米

”这些数字看似具体清晰,但比较抽象,大佛的高大这一主题没有凸现出来。

另一段文字这样写道:

“佛像有三十多层楼高,耳朵有四人高,每只脚背上可以停五辆解放牌汽车,脚大拇指上,可以摆一桌酒席。

这段文字也用了数字,但采用文字叙述的方法,使抽象的数字形象了,大佛的高大形象仿佛就在眼前,极好地体现了主题。

实训:

概括下列材料的主题。

1.随着市场的进化,专业化分工的加强,未来10

年内,以往支撑家电企业的自营渠道因为成本原因将全面撤退,而其他大量零星的代理商将通过特许经营方式加盟到大的品牌渠道中,成为品牌渠道的连锁店。

2.据1987年国家审计局的公报,1985——1986年仅对2700多个县以上的教育主管部门的审核,查出被挪用、占用普教经费,竟高达5

亿多万,占审计总额的5%,成了违纪金额中的主要项目。

被占用的钱用来建干部宿舍、招待所、办工楼、买小汽车、经商办厂。

一个县教育局竟把40

万转入银行吃利息,而置全县二万多平方米的学校危房于不顾。

第三节 应用文的结构

固定性

一、应用文结构的特点条理性

文种不同结构不同

应用文是经过长期写作实践,逐渐形成较固定的写作结构,以适应实际工作需要,使写作更快速,阅读更便捷,提高办事效率。

特别是公文写作,其格式更规范,结构更固定。

应用文写作要求有严密的思路,表现在结构上以求清晰有条理。

在写作中要根据主题的需要安排好结构。

如写事件,就应按“开端——发展——结果”的顺序安排结构;写问题就应按“发现问题——分析问题——解决问题”的顺序安排结构。

凡文种都有相对稳定的结构样式,应用文写作结构安排需适应不同文体的要求。

如写合同就需要将合同的条款按标的、数量、质量、价款等内容分条列项地写清楚;写通知要按目的依据、事项、执行要求的顺序安排结构。

二、常见的应用文结构模式

(一)单段式

正文内容用一个自然段来表达。

用于内容少而单一,不便分开,往往采用一段文字来表达。

如写在商品外包装上的说明文;公文中的函、批复,也常用一段文字来进行写作。

“玉兰油”写在外包装上的说明:

“经实验证明能帮助减少细纹。

四星期内,肌肤重现青春光泽。

请不要涂抹在眼睛及眼睑周围。

如不慎入眼,即用清水彻底洗清。

如有持续眼睛刺激,请向医生咨询。

如有持续皮肤刺激,请停止使用。

请置于儿童接触不到的地方。

这就是单段式。

(二)两段式

正文内容用两个自然段来表达。

用于内容简单,不需每层内容都分段。

这种结构模式,一般用于以下几种情况:

1.把结语部分内容和主体内容分开写,单列一个自然段,成为两段式。

即行文的缘由和行文事项为一段,希望、要求等结语为一段。

2.写作目的缘由、行文事项各为一段。

3.在转发、发布性公文中,将发布或转发的文件名和发文意见列为一段,执行要求另为一段。

4.在答复性公文中,将表示收到对方文件为一段,而答复事项为另一段。

5.没有开头、结语部分,将主体内容列为两段。

(三)三段式

这是短篇应用文比较规范的常用模式。

正文把写作目的缘由、写作事项、结尾分为三段来写。

(四)多段式

它用于内容较多,篇幅较长的应用文书,总共有四个自然段以上。

一般是开头概述基本情况、说明原因、目的、依据,结尾单独成段或省略结尾,主体部分内容分为若干个段,各部分不分条列项。

如短文式的说明书、简单的市场预测报告等。

内容多、篇幅长的应用文书,一般不宜采用多段式,宜采用将主体内容分成几部分,用小标题或总分条文式。

(五)条款式

用分条列项的形式安排结构。

规章制度、计划、合同和职能部门的一些文书,较多使用这种形式。

全文从头到尾都用条款组织内容,给人以眉目清楚、排列有序的印象。

(六)表格式

这是应用文不同于其他文体所特有的一种结构形式。

表格式通常有以下两种形式:

1

.由职能部门或企事业管理部门或企业如银行、厂矿、公司等单位,事先印制好表格式的规范文本,将有关内容分项列出,各项之后留下空白,让使用或合作单位和个人按规定填写。

表格文书一般要注明填写要求和注意事项。

如申请专利、商标的文书、合同、税务征管文书、财务会计文书,大都采用这种形式。

2.作者单位临时制作的表格式文书。

根据写作目的,将有关统计数据编制成表格。

三、应用文结构的基本内容及写法

(一)标题

应用文写作的标题,要求充分体现主题,有的标题还有规范要求。

这与文学作品形式多样、灵活多变的标题有着明显的不同。

应用文的标题通常有三种形式:

1.公文式标题。

这类标题程式性强,表达直接而少变化,主要用于公文。

2.新闻式标题。

新闻式标题通常又称文章式标题,又可分为单标题和双标题两种形式。

单标题有的直接提出文章主题,如“小商品也要高质量”、

“做好纪检信息工作实践与体会”;有的概述主要内容,如“积极财政政策仍将持续至少两到三年的时间”;有的在标题中提出问题,如“日本经济何时走出低谷”。

双标题是有正题和副题的双行标题,其中正题符合单标题的要求,更多地突出文章主题,副题则对正题起补充作用,常常说明应用文的内容范围和文种,如

“靠名牌赢得市场——关于深圳市飞亚达(集团)股份有限公司的调查”、“繁重·活跃·稳定·上升——2002年国内市场发展趋势”。

3.论文式标题。

这类标题或表达文章的观点和内容或点明所论述范围。

如“核心竞争力——企业制胜的根本”、“双峰县农村劳动力转移的调查与思考”。

(二)开头

应用文写作开头担负着统领全文,揭示主题或全文的作用。

开头要求开门见山,直接显露,常见的开头方式有:

1.概述式。

这种方式要求用简明扼要的语言,围绕主题介绍有关情况或背景。

如一篇题为《加强民族团结繁荣民族事业》的总结开头:

“山东省青州市是少数民族居住比较集中的地区之一,有回、满、蒙古、朝鲜、土家等27个民族,2.6万余人,占全市人口的2.5

%。

近年来,青州市积极加强民族团结,繁荣民族事业,有力地推动了全市经济和社会各项事业全面发展。

就是用了这一开头方式。

报告、会议纪要、调查报告等文种也常用此开头方式。

2.说明依据式。

开头引用上级指示精神或有关法律,常以“根据”、“按照”、“遵照”等词语领起下文。

如《关于粮食政策性财务挂帐停息的意见》一文的开头:

“根据中共中央、国务院关于妥善解决粮食财务挂帐问题的一系列文件精神,结合各地清理粮食财务挂帐的实际情况,经过反复研究,对粮食财务挂帐实行停息的有关政策提出如下意见”。

这种方式常在通知、批复、通告、规章等文种的开头使用。

3.陈述目的式。

开头以简明的语言,直接说明写作的目的和意义,常用介词“为”、“为了”领起下文。

如《国务院关于成立经济贸易办公室的通知》一文开头写道:

“为适应加快改革开放和经济建设的新形势,加强宏观调控和协调日常经济工作,国务院第100次常务会议决定,……”。

4.说明原因式。

开头常用“由于”、“鉴于”、“因为”等词领起下文,也可以简述发文原因,再引出写作目的。

如《广州市建设用地起坟通告》的开头

“因建设的需要,经核准,市公安局天河区分局征用天河区东圃镇堂下乡(村)土地。

为便利建设工程顺利进行,……”。

5.议论式。

开头用议论的表达方法,表达作者的看法,提出观点。

如《现代化企业需要什么样的复合型会计人才》的开头:

“随着社会主义市场经济的不断深入发展,会计工作也不断拓宽,过去那种单一的会计知识结构已远远不能适应会计管理工作的需要,会计人员作为企业经济管理的重要的专门人才,必须相应地提高自身的专业素质,改变原来那种单一的知识结构,以适应市场经济发展的需要。

因此,培养造就一批复合型会计人才是当前会计工作的一项重要任务,也是企业发展向现代化迈进的关键所在。

6

.提问式。

先提出问题,然后引出下文。

这种开头方式能引起读者的注意和思考。

这种开头方式常见于调查报告、学术论文的写作。

如《核心竞争力——企业制胜的根本》的开头:

“在激烈的市场竞争中,一个企业制胜的根本是什么?

为什么有的企业能长盛不衰,有的企业只能成功一时,而有的企业却连一点成功的机会都没有?

笔者一直为这些问题所困惑。

这篇论文就是采用了提问式开头。

(三)结尾

应用文的结尾讲究言尽意尽,不留“余味”,不添“蛇足,更不能草率。

常用的结尾方法有:

1.强调式。

对文中提出的问题作强调说明,以引起重视。

2.结论式。

对文中的主要观点或问题,加以归纳总结或略作重申,以加深印象。

3

.说明式。

对与主体内容有关但性质不同的问题或事项作补充交代、说明,以保证内容的完整性,如公文结尾交待施行日期、执行范围、传达对象、与该文规定不符的原有规定如何处置等;论文结尾处说明尚未解决而应另作讨论的问题。

4

.号召式。

提出希望,发出号召,展望未来。

如公文的通报、市场预测、计划等常用这种结尾形式。

如《关于成都矿产综合利用研究所值班人员勇斗歹徒先进事件的通报》一文结尾就是采用这一方法。

5.建议式。

针对设定的施行目标、产生的问题提出意见和建议。

除了上述几种结尾方式,还有请求式、责令式、表态式等不一一列举,有的则没有结尾,自然收尾。

实训:

指出下列开头所使用的方式。

1.20世纪90年代后,我国计算机市场随着信息化建设的启动和发展,进入前所未有的高速发展阶段,1991年至1997年间的平均增长速度高达

56.9%。

1998

年由于受到亚洲金融危机的和我国经济出现通货紧缩等国内外宏观经济环境的影响,增长速度下降。

此后,经过调整和转型,我国计算机产业和市场

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