内部控制手册152 专利管理.docx
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内部控制手册152专利管理
15.2专利管理
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关涉及公司对于知识技术的认证、专利申报、统一管理、转让或出售、跟踪检查及保密等制度，旨在加强对知识技术的保护，对核心研发人员管理。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
专利评审制度
合同管理规定
商业秘密管理规定
员工保护和商业道德行为规范
专利管理规定。
1.4职责分工
法律事务部：
负责专利有关认证和申报，登记、组卷及建档，专利的管理，定期更新检查，签订专利转让合同及负责相关转让手续。
授权审批人员：
负责专利、专利转让及出售等的审批。
研发中心：
负责研发相关的知识产权成果立项、对研发成果转让或出售的合同审核。
1.5流程图
1.6控制目标
序号
《内控手册》唯一具体控制目标编号
控制目标
目标类别
1
15.2-CT1
确保对专利受到合理保护
资产保全目标
2
15.2-CT2
确保对研究成果达到公司预计效果
经营效率目标
3
15.2-CT3
确保专利得到及时申请
资产保全目标
5
15.2-CT4
确保专利转让相关手续经过适当的管理层的审批
经营效率目标
6
15.2-CT5
确保对核心研究人员管理符合国家法律规定
合法合规目标
7
15.2-CT6
确保研究成果能及时转化为生产力
经营效率目标
8
15.2-CT7
确保对专利的相关处理符合法律规定
合法合规目标
1.7控制矩阵
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1
2
3
4
5
15.2-R1
各项专利技术的申报、审核及转让等工作由同一人负责，导致知识产权管理不相容职责未分离、职责混乱，造成公司内部舞弊风险
15.2-CT1
15.2-CA1
在专利提案中明确知识产权管理过程中各岗位的职能及分工，包括对知识产权申报、审核、保管及转让的各项岗位情况说明
申报/审核/保管
预防型
专利管理规定
专利提案及申请OA流程
15.2-R2
公司或下属单位相关部门XX使用公司专利，造成公司资产损失
15.2-CT1
15.2-CA2
公司及下属单位需要使用相关专利时，须签订相关协议，并在协议中进行概括性的约定
申请/审核/审批
预防型
专利管理规定
相关协议
15.2-R3
研究成果转化成功后未及时申请专利，导致研究成果被其他竞争对手模仿利用，损害公司经营收益
15.2-CT3
15.2-CA3
公司法律事务部组织，研发中心或研发部配合进行有关认证或专利申报等工作，经认证或取得专利后形成自主知识产权
预防型
专利管理规定
专利申请单、专利提案书
15.2-CT3
15.2-CA4
利用公司资金支持完成的研发项目所形成的自主知识产权归公司所有，在法律允许范围内由公司法律事务部统一管理
预防型
专利管理规定
知识产权管理清单
15.2-R4
专利管理部门无专利相关资料记录台账，导致无法明确了解具体项目，无法有效进行项目后期跟踪管理
15.2-CT1
15.2-CA5
专利管理部门应建立专利资料管理数据库，由部门内部专人负责保管
预防型
专利管理规定
研发项目资料管理数据库
15.2-R5
专利资料归档交接不规范、归档不全导致归档信息记录不全，重要资料未编号记录，容易造成研究资料遗失
15.2-CT1
15.2-CA6
专利申报过程中的资料按阶段收集并上传至专利资料管理数据库
预防型
项目管理程序
项目资料管理数据库
15.2-R6
未设立标准的专利评审流程
15.2-CT2
15.2-CA7
主管单位应当建立标准的专利评审流程，评审时应严格按照制度执行，相关的审批必须严格执行
预防型
专利评审制度
专利评审记录
15.2-R7
未明确设置查阅和使用专利资料的权限，导致XX人员直接接触研究资料，造成未公开信息泄露
15.2-CT4
15.2-CA8
对于涉密文件的管理按照商业秘密管理规定进行管理
预防型
商业秘密管理规定
商业秘密使用审批记录单
15.2-R8
未对专利项目进行后评估
15.2-CT6
15.2-CA9
专利评审委员会定期对专利项目进行后评估
发现型
专利管理规定
专利后评估会议记录
15.2-R9
未具体明确与合作单位共同开发形成的研究成果归属权和使用权，导致利用研究成果形所成的经济利益分配不当，引发法律纠纷，造成公司经济损失
15.2-CT7
15.2-CA10
在项目开展前协商确认研发成果的归属权及违约责任并在项目合同条款中予以明确
预防型
合同管理规定
合作开发合同书
15.2-R10
公司转让专利时未签订专利转让合同/协议，导致受让方将研究成果占为己有，造成公司研究成果受到侵害
15.2-CT7
15.2-CA11
专利转让合同需按照合同管理规定进行合同的草拟、审批和签订
预防型
合同管理规定
研究成果转让合同
15.2-R11
专利转让合同条款未经相关部门及领导审核确认，导致合同条款存在风险漏洞，造成公司财产损失
15.2-CT4
15.2-CA12
专利转让合同需按照合同管理规定进行合同的草拟、审批和签订
编制/审批
预防型
商业秘密管理规定
合同会审表、领导审核意见
15.2-R12
未对公司专利转让使用情况进行定期台账的更新管理，导致研究成果管理不当，造成公司经济损失
15.2-CT7
15.2-CA13
专利管理人员必须对公司的专利使用和转让情况及时进行台账更新，每季度定期检查更新情况
发现型
专利管理规定
专利管理台账
15.2-R13
职务发明的专利所有权界定不明确，导致研发成果产权纠纷，造成公司名誉和经济损失
15.2-CT7
15.2-CA14
职务发明的专利所有权应当归公司所有，以确保合理地保障公司利益，避免由于研发成果产权纠纷造成的公司名誉和经济上的重大损失
预防型
员工保护和商业道德行为规范；商业秘密管理规定
核心人员劳动合同；保密协议；
15.2-R14
未与所有能接触核心研究资料的研究人员签定保密协议和竞业限制协议，导致研究人员私自窃取研发资料并谋取个人利益，造成研究项目核心机密泄露
15.2-CT5
15.2-CA15
凡在研发部工作的员工（含外聘人员），根据涉密情况不同，必须与单位签订相应的保密协议，履行保密责任和义务，遵守保密规定
预防型
员工保护和商业道德行为规范；商业秘密管理规定
研发中心人员名单；签订保密协议人员名单；保密协议
15.2-CT5
15.2-CA16
涉密人员在职在岗期间除履行职务需要外，不得利用所掌握的公司技术，个人或与他人合作从事生产经营活动；不得出卖秘密谋取个人或他人利益
预防型
保密协议竞业限制协议
15.2-R15
专利项目核心资料由研究小组个别核心人员掌握，导致项目核心人员流失时，项目无法完成，造成研究资源浪费、重要研究资料流失
15.2-CT5
15.2-CA17
研发项目完成后由项目负责人负责收集所有项目资料，整理完成后统一交档案室归档保管。
重要研发人员离职时必须对其带走的文件资料进行核查，确认其未将与公司核心研发项目有关的所有资料带走
预防型
员工保护和商业道德行为规范
研发资料台账、研发资料归档清单
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