PowerPoint入门.docx

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PowerPoint入门

Powerpoint入门

Powerpoint是微软公司推出的MicrosoftOffice办公套件中的一个组件，专门用于制作演示文稿（俗称幻灯片）。

广泛运用于各种会议、产品演示、学校教学。

本系列文章以Powerpoint2003为例，向大家全面介绍Powerpoint演示文稿制作、播放、打包的方法和技巧。

第一部分：

软件界面与制作流程

本篇主要带大家熟悉Powerpoint的软件界面，介绍制作普通图文混排幻灯片的基本制作流程：

标题的插入、文本的输入、图片的插入等。

并通过一个实例制作过程帮助大家快速上手做出自己的演示文稿。

一、熟悉PowerPoint2003的工作界面

[注意]展开“视图→工具栏”下面的级联菜单，选定相应选项，即可为在相应的选项前面添加或清除“√”号，从而让相应的工具条显示在PowerPoint2003窗口中，方便随机调用其中的命令按钮。

二、演示文稿的制作过程

　　演示文稿的制作，一般要经历下面几个步骤：

1、准备素材：

主要是准备演示文稿中所需要的一些图片、声音、动画等文件。

2、确定方案：

对演示文稿的整个构架作一个设计。

3、初步制作：

将文本、图片等对象输入或插入到相应的幻灯片中。

4、装饰处理：

设置幻灯片中的相关对象的要素（包括字体、大小、动画等），对幻灯片进行装饰处理。

5、预演播放：

设置播放过程中的一些要素，然后播放查看效果，满意后正式输出播放。

三、制作第一份演示文稿

一份演示文稿通常由一张“标题”幻灯片和若干张“普通”幻灯片组成。

启动PowerPoint2003，执行“文件→保存”命令，打开“另存为”对话框（如下图），选定“保存位置”（①），为演示文稿取一个便于理解的名称（如“第一份演示文稿”②），然后按下“保存”（③）按钮，将文档保存起来。

[注意]为了防止或减少因特殊情况（死机、停电等）造成编辑工作损失，我建议大家在动手编辑文档前，先将这个空白文档保存起来。

[小技巧]

1）以后在编辑过程中，通过按“Ctrl+S”快捷组合键，随时保存编辑成果。

2）在“另存为”对话框中，按右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“安全选项”，打开“安全选项”对话框（如下图），在“打开权限密码”或“修改权限密码”中输入密码，确定返回，再保存文档，即可对演示文稿进行加密。

　　[注意]设置了“打开权限密码”，以后需要打开相应的演示文稿时，需要输入正确的密码；设置好“修改权限密码”，相应的演示文稿可以打开浏览或演示，但是，不能对其进行修改。

两种密码可以设置为相同，也可以设置为不相同。

1、标题幻灯片的制作

　　1）启动PowerPoint2003以后，在工作区中，点击“单击此处添加标题”文字，输入标题字符（如“走进PowerPoint2003”等），并选中输入的字符，利用“格式”工具栏上的“字体”、“字号”、“字体颜色”按钮，设置好标题的相关要素。

　　2）再点击“单击此处添加副标题”文字，输入副标题字符（如“第一份演示文稿”等），仿照上面的方法设置好副标题的相关要素。

3）标题幻灯片制作制作完成（效果如下图）。

[注意]在标题幻灯片中，不输入“副标题”字符，并不影响标题幻灯片的演示效果。

[小技巧]以后如果在演示文稿中还需要一张标题幻灯片，可以这样添加：

执行“插入→新幻灯片”命令（或直接按“Ctrl+M”快捷组合键）新建一个普通幻灯片，此时“任务窗格”智能化地切换到“幻灯片版式”任务窗格中（如下图），在“文字版式”下面选择一种标题样式即可。

2、普通幻灯片的制作

1）新建一张幻灯片，在幻灯片版式”任务窗格中的“内容版式”下面选择一种幻灯片样式（我们这里选择“空白”样式吧）。

[小技巧]将光标定在左侧“大纲区”中，切换到“幻灯片”标签下，然后按一下“Enter”键，即可快速新建一张幻灯片。

2）将文本添加到幻灯片中：

输入文本：

执行“插入→文本框→水平（垂直）”命令，此时鼠标变成“细十字”线状，按住左键在“工作区”中拖拉一下，即可插入一个文本框，然后将文本输入到相应的文本框中。

设置要素：

仿照上面的操作，设置好文本框中文本的“字体”、“字号”、“字体颜色”等要素。

调整大小：

将鼠标移至文本框的四角或四边“控制点”处，成双向拖拉箭头时，按住左键拖拉，即可调整文本框的大小。

移动定位：

将鼠标移至文本框边缘处成“梅花”状时，点击一下，选中文本框，然后按住左键拖拉，将其定位到幻灯片合适位置上即可。

旋转文本框：

选中文本框，然后将鼠标移至上端控制点，此时控制点周围出现一个圆弧状箭头，按住左键挪动鼠标，即可对文本框进行旋转操作。

[小技巧]

1）在按住Alt键同时，用鼠标拖拉文本框，或者，在按住Ctrl键的同时，按动光标键，均可以实现对文本框的微量移动，达到精确定位的目的。

2）将光标定在左侧“大纲区”中，切换到“大纲”标签下，然后直接输入文本，则输入的文本会自动显示在幻灯片中。

3）将图片插入到幻灯片中：

将光标定在“工作区”，执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，定位到图片所在的文件夹，选中需要的图片，按下“插入”按钮，即可将图片插入到幻灯片中。

[注意]调整图片的大小、移动、定位和旋转图片的操作方法，同操作文本框十分相似。

第二部分：

修饰与模板

在制作Powerpoint演示文稿中，我们可以利用模板、母版等相应的功能，统一幻灯片的配色方案、排版样式等，达到快速修饰演示文稿的目的。

一、模板的使用

1、把自己制作好的演示文稿保存为模板

　　如果我们经常需要制作风格、版式相似的演示文稿，我们就可以先制作好其中一份演示文稿，然后将其保存为模板，以后直接调用修改就行了。

1）制作好演示文稿后，执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框（如下图）。

2）按下端“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“演示文稿设计模板（*.pot）”选项。

3）为模板取名（如“常用演示.pot”），然后按下“保存”按钮即可。

2、模板的调用

1）启动PowerPoint2003，执行“文件→新建”命令，展开“新建演示文稿”任务窗格，单击其中的“本机上的模板”选项，打开“模板”对话框，选中需要的模板，单击确定按钮。

2）根据制作的演示的需要，对模板中相应的幻灯片进行修改设置后，保存一下，即可快速制作出与模板风格相似的演示文稿。

[注意]如果在“模板”对话框中，切换到“设计模板”或“演示文稿”标签下，可以选用系统自带的模板来设计制作演示文稿。

二、母版的使用

　　所谓“母版”就是一种特殊的幻灯片，她包含了幻灯片文本和页脚（如日期、时间和幻灯片编号）等占位符，这些占位符，控制了幻灯片的字体、字号、颜色（包括背景色）、阴影和项目符号样式等版式要素。

母版通常包括幻灯片母版、标题母版、讲义母版、备注母版四种形式。

1、建立幻灯片母版

　　幻灯片母版通常用来统一整个演示文稿的幻灯片格式，一旦修改了幻灯片母版，则所有采用这一母版建立的幻灯片格式也随之发生改变，快速统一演示文稿的格式等要素。

1）启动Powerpoint2003，新建或打开一个演示文稿。

2）执行“视图→母版→幻灯片母版”命令，进入“幻灯片母版视图”状态，此时“幻灯片母版视图”工具条也随之被展开。

3）右击“单击此处编辑母版标题样式”字符，在随后弹出的快捷菜单中，选“字体”选项，打开“字体”对话框（如下图）。

设置好相应的选项后“确定”返回。

4）然后分别右击“单击此处编辑母版文本样式”及下面的“第二级、第三级……”字符，仿照上面第3步的操作设置好相关格式。

5）分别选中“单击此处编辑母版文本样式”、“第二级、第三级……”等字符，执行“格式→项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，设置一种项目符号样式后，确定退出，即可为相应的内容设置不同的项目符号样式。

6）执行“视图→页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”对话框（如下图），切换到“幻灯片”标签下，即可对日期区、页脚区、数字区进行格式化设置。

7）执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，定位到事先准备好的图片所在的文件夹中，选中该图片将其插入到母版中，并定位到合适的位置上。

8）全部修改完成后，单击“幻灯片母版视图”工具条上的“重命名模板”按钮，打开“重命名模板”对话框（如下图），输入一个名称（如“演示母版”）后，单击“重命名”按钮返回。

9）单击“幻灯片母版视图”工具条上的“关闭模板视图”按钮退出，“幻灯片母版”制作完成。

2、母版的应用

　　母版建立好了以后，下面，我们将其应用到演示文稿上。

1）启动PowerPoint2003，新建或打开某个演示文稿。

并执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”。

2）按“任务窗格”右上角的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“幻灯片设计—设计模板”选项，打开“幻灯片设计”任务窗格。

3）双击上面的包含“母版”模板文件（如“演示母版.pot”），“母版”应用到当前演示文稿的所有幻灯片上。

第三部分：

插入多媒体

本篇介绍Powerpoint演示文稿中动画的设置、声音的添加等。

一、动画的设置

1、进入动画设置

1）选中需要设置动画的对象（如一张图片），执行“幻灯片放映→自定义动画”命令，展开“自定义动画片”任务窗格（如下图）。

2）单击“添加效果”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，展开“进入”下面的级联菜单，选中其中的某个动画方案。

此时，在幻类片工作区中，可以预览动画的效果。

[注意]：

如果对列表中的动画方案不满意，可以选择上述列表中的“其他效果”选项，打开“添加进入效果”对话框（如下图），选项合适的动画方案，确定返回即可。

2、退出动画的设置

　　如果我们希望某个对象演示过程中退出幻灯片，就可以通过设置“退出动画”效果来实现。

选中需要设置动画的对象，仿照上面“进入动画”的设置操作，为对象设置退出动画。

[注意]：

如果对设置的动画方案不满意，可以在任务窗格中选中不满意的动画方案，然后单击一下其中的“删除”按钮即可。

3、自定义动画路径

如果对系统内置的动画路径不满意，可以自定义动画路径。

1）选中需要设置动画的对象（如一张图片），单击“添加效果”右侧的下拉按钮，依次展开“动作路径、绘制自定义路径”下面的级联菜单，选中其中的某个选项（如，“曲线”，参见下图）。

2）此时，鼠标变成细十字线状，根据需要，在工作区中描绘，在需要变换方向的地方，单击一下鼠标。

3）全部路径描绘完成后，双击鼠标即可。

二、声音的配置

1、插入声音文件

1）准备好声音文件（*.mid、*.wav等格式）。

2）选中需要插入声音文件的幻灯片，执行“插入→影片和声音→文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框，定位到上述声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，确定返回。

3）此时，系统会弹出如下图所示的提示框，根据需要单击其中相应的按钮，即可将声音文件插入到幻灯片中（幻灯片中显示出一个小喇叭符号）。

2、为幻灯片配音

1）在电脑上安装并设置好麦克风。

2）启动PowerPoint2003，打开相应的演示文稿。

3）执行“幻灯片放映→录制旁白”命令，打开“录制旁白”对话框（如下图）。

4）选中“链接旁白”选项，并通过“浏览”按钮设置好旁白文件的保存文件夹。

同时根据需要设置好其他选项。

5）单击确定按钮，进入幻灯片放映状态，一边播放演示文稿，一边对着麦克风朗读旁白。

6）播放结束后，系统会弹出如下图所示的提示框，根据需要单击其中的相应按钮。

[小技巧]

如果某张幻灯片不需要旁白，可以选中相应的幻灯片，将其中的小喇叭符号删除即可。

第四部分：

播放技巧

我们用Powerpoint制作好演示文稿，总是要播放给观众看的，如何把演示文稿播放好，是制作和播放过程中的一项重要任务。

一、设置幻灯片切换方式

启动PowerPoint2003，打开相应的演示文稿，执行“幻灯片放映→幻灯片切换”命令，展开“幻灯片切换”任务窗格（如下图），先选中一张（或多张）幻选片，然后在任务窗格中选中一种幻灯片切换样式（如“随机”）即可。

[注意]：

如果需要将所选中的切换样式，用于所有的幻灯片，选中样式后，单击下方的“应用于所有幻灯片”按钮即可。

二、设置适当的播放方式

　　根据演示文稿的播放形式，我们可以设置不同的播放方式。

1、自动播放文稿

演示文稿的播放，大多数情况下是由演示者手动操作控制播放的，如果要让其自动播放，需要进行排练计时。

1）启动PowerPoint2003，打开相应的演示文稿，执行“幻灯片放映→排练计时”命令，进入“排练计时”状态。

2）此时，单张幻灯片放映所耗用的时间和文稿放映所耗用的总时间显示在“预演”对话框中（如下图）。

3）手动播放一遍文稿，并利用“预演”对话框中的“暂停”和“重复”等按钮控制排练计时过程，以获得最佳的播放时间。

4）播放结束后，系统会弹出一个提示是否保存计时结果的对话框（如下图），单击其中的“是”按钮即可。

2、循环放映文稿

　　如果文稿在公共场所播放，通常需要设置成循环播放的方式。

进行了排练计时操作后，打开“设置放映方式”对话框（参见下图），选中“循环放映，按ESC键中止”和“如果存在排练时间，则使用它”两个选项，确定退出。

3、隐藏部分幻灯片

　　如果文稿中某些幻灯片只提供给特定的对象，我们不妨先将其隐藏起来。

1）执行“视图→幻灯片浏览”命令，切换到“幻灯片浏览”视图状态下。

2）选中需要隐藏的幻灯片，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“隐藏幻灯片”选项（此时，该幻灯片序号处出现一个斜杠，参见下图），在一般播放时，该幻灯片不能显示出来。

[注意]：

如果再执行一次这个命令，则取消隐藏。

[小技巧]：

在进行放映时，如果要让隐藏的幻灯片播放出来，可用下面两种方法来实现：

——右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“定位→按标题→隐藏的幻灯片（隐藏的幻灯片序号有一个括号（参见下图）”即可。

——在播放到隐藏幻灯片前面一张幻灯片时，按下“H”键，则隐藏的幻灯片播放出来。

[小技巧]：

在文稿放映过程中，按下F1功能键，上述快捷键即刻显示在屏幕上（参见图L）。

第五部分：

异地播放

制作好的演示文稿，我们通常要移到其他电脑上播放，这其中也有不少学问。

本篇我们分别介绍直接复制播放、“打包播放”的各种方法和技巧。

一、直接复制播放

　　如果“电脑B”上安装了PowerPoint2003，那就简单了：

将制作好的演示文稿直接拷贝到“电脑B”中，双击打开（或者启动PowerPoint2003，然后将其打开），执行“幻灯片放映→观看放映”命令即可。

[小技巧]

　　1）打开了演示文稿后，按下F5功能键，也可以快速进入播放状态。

　　2）将演示文稿“另存为”PowerPoint放映格式（*.pps），双击相应的文件，即可直接进入播放状态。

二、“打包”播放

　　如果“电脑B”中既没有安装PowerPoint2003，我们可以在“电脑A”上，将演示文稿的播放器一并打包，然后拷贝到“电脑B”中解压播放。

1、在“电脑A”上启动PowerPoint2003，打开相应的演示文稿。

2、执行“文件→打包到CD”命令，启动“打包成CD”属性框（如下图）。

3、单击“添加文件”按钮，可以将所要一起打包的演示文稿一起进行打包。

4、单击“选项”按钮，进入选项设置窗口，如下图，建议选中“包含链接文件”和“嵌入TrueType字体”选项。

若“电脑B”中无“电脑A”中的相关字体，演示文稿也能保持原有字体播放出来。

选中后，点击确定返回。

5、单击“复制到文件夹”按钮，进入“复制到文件夹”界面（如下图），通过浏览选项将打包文件指定到具体文件夹中。

点击“确定”按钮，此时将执行复制操作，进行打包。

[注意]：

需要播放打包后的演示文稿是，进入上述指定的文件夹，启动PPVIEW.EXE程序，进入程序窗口，选择并播放相应的演示文稿。

[小技巧]以后只要将演示文稿拷贝到上述文件夹中，然后将该文件夹拷贝至其它电脑上，启动PPVIEW.EXE程序，即可播放后来拷贝而来的演示文稿，免去了“打包”和安装播放器的过程。