文书处理手册.docx

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文书处理手册

文書處理手冊

中華民國74年12月24日

行政院臺74文字第23076號函修正附件13

中華民國78年9月27日

行政院臺78秘字第25146號函修正三十四之（六）

中華民國78年12月1日

行政院臺78秘字第30177號函修正二十三之

（二）之１

中華民國79年11月2日

行政院臺79秘字第31735號函修正附件13、14

中華民國82年8月6日

行政院臺82秘字第2831號函修正八十四暨附件2、3、4、7、8、10、11、12、15、16、17、

18、20、21、22

中華民國87年3月26日

行政院臺87秘字第12598號函修正文書處理部分

中華民國89年8月16日

行政院臺89秘字第24413號函修正文書處理部分

中華民國90年2月13日

行政院臺90秘字第008871號函修正八十一

中華民國93年1月8日

行政院院臺秘字第0930080052-C號函修正文書處理部分

中華民國93年6月29日

行政院院臺秘字第0930086517號函修正文書處理部分

中華民國93年12月1日

行政院院臺秘字第0930091795號函修正文書處理部分

中華民國99年1月22日

行政院院臺秘字第0990091522號函修正

中華民國104年4月28日

行政院院臺綜字第1040130453號函修正

壹、總述

一、本手冊所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。

凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。

二、文書製作應採由左至右之橫行格式。

三、檢察機關之起訴書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書等，除法律別有規定者外，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

四、本手冊所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列步驟：

（一）收文處理：

簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。

（二）文件簽辦：

擬辦、送會、陳核、核定。

（三）文稿擬判：

擬稿、會稿、核稿、判行。

（四）發文處理：

繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。

（五）歸檔處理：

依檔案法及其相關規定辦理。

關於文書之簡化、保密、流程管理、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。

五、機關公文以電子交換行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依機關公文電子交換作業辦法及「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。

六、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關資訊安全管理要點」、「行政院及所屬各機關資訊安全管理規範」及「公文電子交換系統資訊安全管理規範」等安全規範辦理。

各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。

七、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子交換行之者，應依機關公文傳真作業辦法及機關公文電子交換作業辦法辦理。

八、機關公文得採線上簽核，將公文之處理以電子方式在安全之網路作業環境下，採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施並在確保電子文件之可認證性下，進行線上傳遞、簽核工作。

各機關實施公文線上簽核採電子認證者，應依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。

九、各機關之文書處理電子化作業，應與檔案管理結合，並依行政院訂定之相關規定辦理；對適合電子交換之公文，應以電子交換行之。

十、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）、影印本或譯本。

正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，並應附加電子簽章。

抄本（件）及譯本，無須加蓋印信或章戳。

抄本（件）、影印本及譯本，其文面應分別標示「抄本（件）」、「影印本」及「譯本」。

十一、各機關為實施分層負責，逐級授權，依中央行政機關組織基準法第8條第2項規定，得就授權範圍訂定分層負責明細表。

十二、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。

凡性質以用本機關為宜者，雖可授權第2層或第3層決定，仍以機關名義行文。

凡性質以用單位名義為宜者，可由單位主管逕行決定，並以該單位名義行文。

十三、依分層負責之規定處理文書，如遇特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。

十四、第2層、第3層直接處理之案件，必要時得敘明「來（受）文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。

下級機關被授權處理之案件，亦得比照辦理。

貳、公文製作

十五、公文程式之類別說明如下：

（一）公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種：

1、令：

公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。

2、呈：

對總統有所呈請或報告時使用。

3、咨：

總統與立法院、監察院公文往復時使用。

4、函：

各機關處理公務有下列情形之一時使用：

（1）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。

（2）下級機關對上級機關有所請求或報告時。

（3）同級機關或不相隸屬機關間行文時。

（4）民眾與機關間之申請與答復時。

5、公告：

各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。

6、其他公文：

其他因辦理公務需要之文書，例如：

（1）書函：

甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。

乙、舉凡答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。

（2）開會通知單或會勘通知單：

召集會議或辦理會勘時使用（格式如附件1）。

（3）公務電話紀錄：

凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發（受）話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份，以1份送達受（發）話人簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件2）。

（4）手令或手諭：

機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。

（5）簽：

承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

（6）報告：

公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。

（7）箋函或便簽：

以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用（箋函作法舉例見附錄6）。

（8）聘書：

聘用人員時使用。

（9）證明書：

對人、事、物之證明時使用。

（10）證書或執照：

對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。

（11）契約書：

當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。

（12）提案：

對會議提出報告或討論事項時使用。

（13）紀錄：

記錄會議經過、決議或結論時使用。

（14）節略：

對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。

起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。

（15）說帖：

詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。

（16）定型化表單。

（二）前述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。

十六、公文製作一般原則如下：

（一）文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：

1、正確：

文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。

切忌主觀、偏見。

2、清晰：

文義清楚、肯定。

3、簡明：

用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。

4、迅速：

自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成

5、整潔：

文稿均應保持整潔，字體力求端正。

6、一致：

機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。

7、完整：

對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。

所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

（二）擬稿注意事項如下：

1、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。

2、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。

3、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。

4、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。

5、文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。

6、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。

7、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。

8、簽宜載明年月日及單位。

9、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。

10、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。

11、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。

12、字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。

13、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。

上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。

14、文稿有2頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。

（三）分段要領如下：

1、「主旨」：

（1）為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。

（2）「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之右書寫。

2、「說明」：

（1）當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。

（2）如無項次，文字緊接段名冒號之右書寫；如分項標號條列，應另列縮格書寫。

3、「辦法」：

（1）向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。

本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「公告事項」、「核示事項」等名稱。

（2）其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。

4、「主旨」、「說明」、「辦法」3段，得靈活運用，可用1段完成者，不必勉強湊成2段、3段。

（四）製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：

1、分項標號：

應另列縮格以全形書寫為一、、二、三、……，

（一）、

（二）、（三）……，1、2、3、……，

（1）、

（2）、（3）；但其中“（）”以半型為之（格式如附件3）。

2、內文：

（1）中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。

（2）阿拉伯數字、外文字母及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

十七、公文結構及作法說明如下：

（一）令：

1、公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則：

（1）令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：

甲、訂定「○○○施行細則」。

乙、修正「○○○辦法」第○條條文。

丙、廢止「○○○辦法」。

（2）多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同。

（3）公、發布應以刊載於政府公報或其他出版品方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。

2、人事命令：

（1）人事命令：

任免、遷調、獎懲。

（2）人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

（二）函：

1、行政機關之一般公文以「函」為主，函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」3段式。

2、行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或刊（登）載政府公報或機關電子公布欄。

但應發布之行政規則，依本點

（一）1、所定法規命令之發布程序辦理。

（三）公告：

1、公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）3段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」1段完成者，不必勉強湊成2段、3段。

2、公告分段要領：

（1）「主旨」應扼要敘述，公告之目的及要求，其文字緊接段名冒號之右書寫。

公告刊載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職銜、姓名，刊（登）載於政府公報、其他出版品或電子公布欄之公告，免蓋用印信、免署機關首長職銜、姓名。

（2）「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。

有2項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列縮格書寫。

（3）「公告事項」（或說明）有2項以上者，每項應冠數字並分項條列，另列縮格書寫，使層次分明，清晰醒目。

公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。

公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。

3、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用3段式。

4、公告得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。

如需他機關處理者，得另行檢送。

（四）其他公文：

1、書函之結構及文字用語比照「函」之規定。

2、定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

十八、公文用語規定如下：

（一）期望、目的及准駁用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」、「應予照准」、「未便照准」等。

（二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。

（三）直接稱謂用語：

1、有隸屬關係之機關：

上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。

2、對無隸屬關係之機關：

上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。

3、對機關首長間：

上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。

4、機關（或首長）對屬員稱「臺端」。

5、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「臺端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。

6、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

（四）間接稱謂用語：

1、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職銜」。

2、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。

十九、簽、稿之撰擬說明如下：

（一）簽稿之一般原則：

1、性質：

（1）簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列2種：

甲、機關內部單位簽辦案件：

依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。

乙、下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。

（2）「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。

2、擬辦方式：

（1）先簽後稿：

甲、有關政策性或重大興革案件。

乙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。

丙、擬提決策會議討論案件。

丁、重要人事案件。

戊、其他性質重要必須先行簽請核定案件。

（2）簽稿併陳：

甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。

乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。

丙、須限時辦發不及先行請示之案件。

（3）以稿代簽為一般案情簡單或例行承轉之案件。

（二）簽之撰擬：

1、款式：

（1）先簽後稿：

簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理。

（2）簽稿併陳：

如案情簡單，可不分段，以條列式簽擬。

（3）一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。

2、撰擬要領：

（1）「主旨」：

扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，1段完成。

（2）「說明」：

對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。

（3）「擬辦」：

為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。

意見較多時分項條列。

（4）「簽」之各段應截然劃分，「說明」段不提擬辦意見，「擬辦」段不重複「說明」。

3、本手冊所訂「簽」之作法舉例，下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一致採用，至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。

（三）稿之撰擬：

1、草擬公文按文別應採之結構撰擬。

2、撰擬要領：

（1）按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」、「公告」等。

（2）一案須辦數文時，請參考下列原則辦理：

甲、設有幕僚長之機關，分由機關首長及幕僚長署名之發文，分稿擬辦。

乙、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理者，可用數稿。

（3）「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項：

甲、訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。

乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：

「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。

丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，請列入「辦法」段內。

丁、「說明」、「辦法」分項標號條列時，每項表達一意。

戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。

己、須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。

庚、如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數；正、副本檢附附件不同時，應於文內分別敘述附件名稱及份數。

參、處理程序

二十、文書處理程序一般原則如下：

（一）各機關處理文書，應明確劃分各經辦單位之權責，以期密切配合。

（二）各機關文書之處理，其方式、手續、流程、文字、用語等，應力求簡明。

（三）各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。

惟機關之組織單位不在同一處所及以電子交換行之者，不在此限。

（四）各機關應指定適當人員負責辦理收發文及分文工作；收發電報、傳真、電子交換及機密文書，並應指定專人處理。

（五）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。

（六）各機關得視實際需要，採用收發文同號。

（七）文書須記載年、月、日，配合流程管理，得註明時間；文書中記載年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。

（八）文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明月日及時間（例如11月8日16時，得縮記為1108/1600），以明責任。

簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。

（九）各機關在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日人員按照值日及值夜規則之規定辦理。

（十）機關內部各單位間文書之傳遞，均應視業務繁簡及辦公室分布情形，設置送文簿或以電子方式簽收為憑。

（十一）組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關，應設立公文交換中心，定時集中交換，以加速公文之傳遞。

（十二）機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告知，不另行文；登載電子公布欄之公文應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。

（十三）各機關對於全國機關電子公布欄所登載之資訊，應視內容性質自行下載使用並為必要之處理。

收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息，應依其訊息擷取相關資料，並為妥適處理。

（十四）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合機關公文電子交換作業辦法、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。

二十一、文書處理流程圖示如下：

創簽、稿

（簽）

肆、收文處理

二十二、簽收應注意事項如下：

（一）外收發人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查對點收，並就原簿、單，註明收到時間蓋戳退還；如無送文簿、單，應填給送件回單。

機關如未設外收發單位者，應指定專人辦理。

（二）外收發人員收到之文件應登錄於外收文簿，其係急要文件、機密文書、電報或附有現金、票據等者，應隨收隨送總收文人員，其餘普通文件應依性質定時彙送。

文件封套上指定收件人姓名者，應另用送文簿登錄，並比照上述文件性質，隨時或按時送達。

（三）來人持同文件須面洽者，應先以電話與承辦單位接洽，如有必要再引至承辦單位，其所持文件應囑承辦單位補辦收文手續。

（四）收件應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應當面會同送件人於送文簿、單上，註明退還或拒收。

（五）電子交換收文人員應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、確認發文單位，及檢查附件與文件有否疏漏或被竄改。

二十三、拆驗應注意事項如下：

（一）總收文人員收到文件拆封後，除無須登錄者外，如為機密文書或書明親啟字樣之文件，應於登錄後，送由機關首長指定之機密文書處理人員或收件人收拆；如為普通文件，應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，除將原封套保留註明外，應以電話或書面向原發文機關查詢。

（二）應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相稱，如相隔時日較長時，應在文面註明收到日期。

（三）公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送出納單位或承辦單位點收保管，並於文內附件右側簽章證明。

（四）附件應不與公文分離為原則，由總收文人員裝訂於文後隨文附送；附件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明○○號附件字樣。

（五）附件未到而公文先到者，應俟附件到齊後再分辦；公文如為急要文件，可先送承辦單位簽辦，其附件如逾正常時間未寄到時，應速洽詢。

（六）來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案等，且有封套者，其封套應釘附於文後，以備查考；郵寄公文之封套所貼郵票，不得剪除。

（七）來文如有誤投，應退還原發文機關；其有時間性者得代為轉送，並通知原發文機關。

（八）機密文書經機關首長指定之處理人員拆封後，如須送總收文人員編號、登錄者，應在原封套加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位拆封」，以資識別。

二十四、分文應注意事項如下：

（一）總收文人員收到來文經拆驗後，應彙送分文人員辦理分文。

如係電子交換、傳真、電報或外文文電，應按程序收文分辦。

（二）分文人員應視公文之時間性、重要性，依本機關之組織與職掌，認定承辦單位並由各機關規定適當位置加蓋單位戳後，依序迅確分辦；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋戳記，以提高承辦人員之注意。

（三）來文內容涉及2個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。

（四）來文屬急要文件或案情重大者，應先提陳核閱，然後再照批示分送承辦單位，如認有及時分送必要者，應同時影印分送。

（五）機關首長或單位主管交下之公文，分文時應於公文上加註「○○○交下」戳記。

二十五、編號、登錄應注意事項如下：

（一）來文完成分文手續後即在來文正面適當位置標示收文日期及編號，並將來文機關、文號、附件及案由摘要登錄於總收文登記表，分送承辦單位；急要公文應提前編號登錄分送。

（二）總收文登記表之格式，得視機關實際之需要自行製作。

（三）總收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍應持續，不另更換。

（四）每日下班2小時前送達總收文人員之文件，應於當日編號登錄分送承辦單位。

（五）機密文書應由機關首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文號填入該文件，並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由，或以代碼或代名表示。

（六）承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。

（七）電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應收文登錄，並將相關電子檔與收文號連結。

二十六、傳遞應注意事項如下：

（一）在機關內傳遞屬於絕對機密、極機密文件、急要文件或附有大量現金、高額有價證券及貴重物品之公文，應由承辦人員親自持送。

（二）內部傳遞文件以下列各種為限：

1、各機關本於職權所訂定之內部文件。

2、文書單位收受之外來文件。

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