公文处理程序.docx

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公文处理程序

公文处理程序

公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。

公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节,应力求当日事当日毕。

一般应在十五天内办理完毕，并答复报文单位。

因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。

紧急文件随到随办。

有时限要求的文件，必须在时限内办完。

具体有以下几个环节:

①签收、登记:

首先应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。

收文的签收、登记一般由秘书部门负责。

　　指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。

1．第一阶段：

公文的收受与分流

（1）签收。

指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。

（2）外收文登记。

即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。

　　（3）启封。

即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。

　　（4）内收文登记。

即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

　　（5）分办。

即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

　　（6）摘编。

由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

2．第二阶段：

办理收文

（1）拟办。

由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

（2）批办。

即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。

　　（3）承办。

即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

　　（4）注办。

即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

3．第三阶段：

组织传阅与催办查办

（1）组织传阅。

指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。

（2）催办。

由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。

　　（3）查办。

由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

4．第四阶段：

处置办毕公文

　　包括：

立卷归档、清退、暂存、销毁等。

1．拟办

　　拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。

作好拟办应注意：

（1）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。

（2）意见要简明、具体、得体。

（3）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。

（4）意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。

（5）当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。

2．批办

　　批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。

法定责任者即机关或部门的领导人。

批办的要求是：

（1）不得越权批办公文。

（2）严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。

（3）批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。

（4）采取有效措施监督批办意见的执行结果。

（5）批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。

在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。

（6）批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。

3．承办

　　只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节。

在承办时应注意：

（1）熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。

（2）为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。

（3）加强协商，努力协调各方面关系。

（4）有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。

（5）分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。

（6）各级领导积极参与承办。

（7）注重对承办结果的检查与监督。

4．注办

　　注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。

　　注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。

签注的项目通常包括：

是否办复，复文号及复文日期；召开会议的名称，与会范围，决议与结果；电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期；现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果；主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。

收文管理活动的方法要点

（1）签收。

签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。

其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。

（2）登记。

登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

登记时应注意：

收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

　　（3）启封。

启封应由专人负责；标明亲收的亲启件，由领导人亲启；启封后应检查公文的完整情况。

　　（4）分办。

即为公文确定运转方向。

这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。

依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。

　　分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。

送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。

　　（5）公文摘编。

在重要公文投入办理之前对其所作的加工。

目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。

文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。

综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快报》等刊物上。

　　（6）组织传阅。

在组织传阅时应注意：

①选择合理的传阅路线形式。

②正确排序，随情况变化做适当调整。

③适当分流，如复制若干副本。

④积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。

⑤建立传阅登记手续。

⑥及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。

　　（7）催办。

根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。

　　催办工作的一般过程为：

明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据；定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转；验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。

　　（8）查办。

公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。

　　公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：

①催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕；②催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。

　　查办工作的一般过程是：

立案，即确定查办对象；交办，向有关部门布置查办任务；向承办部门催询办理情况；反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。

公文的发文办理

　　发文办理“发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序”；为了提高发文办理工作的水平和质量，下面就发文办理各个环节中需要特别注意的问题及有关程序性工作，作些介绍，供参考。

（一）草拟公文。

在区办公室办理文件过程中，我们发现草拟公文方面主要存在这样几个问题。

一是使用文种不当；二是行文目的不够明确，原因不够充足，依据的政策不够全面或不准确。

比如，一些已经停止执行的文件或政策有时还作为行文依据；三是引文、结构层次序数、计量单位和数字应用等不够规范等。

针对上述几个方面的问题。

在草拟公文过程中，应该注意以下几点：

　　1、要认真学习与研究有关的政策法规，准确把握政策界限。

各部门办公室人员在接受一项具体的写作任务后，首先应该翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深入理解其精神实质和政策界限。

并根据本部门的实际情况有效地贯彻上级精神，正确地提出执行的具体措施和办法，确保草拟的公文“符合国家法律、法规及其他有关规定”。

“如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明”。

这就要求我们在草拟公文时，要充分阐述提出“新政策、规定”的目的、原因以及所依据的政策、法规，做到有理有据，又符合实际。

2、要认真领会机关领导的意图。

公文是为解决具体问题而制发的。

机关领导决定撰写某一文稿或是制定某一制度，目的就是为了根据本单位的实际情况贯彻执行党和国家的方针政策，执行上级的要求，提出解决具体问题的措施和办法。

因此，公文草拟者要结合本机关、本单位的实际，将上级某项政策、精神加以具体化，十分重要的途径就是要认真领会领导的意图。

领会领导意图，具体说来，就是要搞清楚以下几个问题：

（1）领导布置这个写作任务的目的、背景是什么？

（2）领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？

　　（3）领导对文稿的内容提出了什么要求？

　　（4）领导对文稿的文种有什么要求？

　　（5）受文对象是谁？

　　（6）受文对象曾提出过什么问题？

发文者的态度和意见是什么？

如果在动笔之前，能够把这些问题准确地理解和掌握，那么，我们所撰写的文稿就有可能较好地体现领导的写作意图。

对领导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补充或诚恳地提出自己的不同看法，努力做好参谋。

但是，要注意把握好角色，从属性、服务性是机关文秘工作者的本份，若有异议，只能提出建议，不能擅作决定，也不能以自己的看法代替领导意图。

　　3、要正确使用文种。

文种的使用刚才已经讲过。

　　4、引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。

《公文处理办法》对这些方面均有明确的规范要求，但实际执行中也还存在不少问题。

比如：

公文中只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱，不知是哪一条哪一款；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字；公文的紧急程度随意等等。

这些都是草拟公文中的最基本、最常识性的问题。

希望各部门办公室的同志要认真学习，认真对待，以提高公文的质量，保持公文的严肃性。

　　二、公文涉及内容的协调拟制公文过程中，对涉及其他部门职权范围内的事项要进行协商，取得一致意见后方可行文。

这在发文办理中是一个非常重要的问题，必须高度重视。

　　三、公交审核公文送工管委领导签发前，需经办公室进行审核。

负责核稿的人员，必依据《公文处理办法》和《细则》，坚持实事求是、执行政策、精减、高效、精益求精的原则，及时审核，严格把关。

审核的重点是：

一是行文。

是否确需行文，行文方式是否恰当。

二是政策。

是否符合党和国家的方针、政策；是否符合行文规则和发文办理的有关要求；新出台的政策规定有无依据、有无说明，是否切实可行；与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾；涉及其他部门职权范围的事项，是否经过协商，分歧意见是否一致，会签单位是否齐全，是否符合拟制公文的有关要求等。

三是格式。

是否符合《公文处理办法》和《细则》的有关规定，文种是否恰当；文稿结构是否符合公文写作要求。

四是文字。

表述是否规范，包括字、词、标点、语句和逻辑结构是否准确、合理；计量单位是否符合国家标准；行文、数字、层次、序数是否规范等。

公文审核一般有初核、校核、审核、复审、审签5个程序。

根据开发区实际，区办公室对草拟公文的程序进行了规范。

凡是部门代工管委草拟的公文，拟稿人撰写好稿件后，由单位的负责人进行初核；然后送办公室秘书股进行校核，办公室负责联系该口的同志进行审核；重要的文件送办公室主任审核后，报工管委分管领导或主要领导签发。

今后，各部门代工管委草拟的公文，未经办公室校核之前，不能直接送给工管委领导签发，以免造成公文倒流，办公室也不予编号。

　　四、公文签发“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发”。

各部门不能将代拟稿直接送工管委领导签批。

（五）公文复核、登记1、公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。

公文复核的目的是为了防止遗漏和疏忽大意，确保成文的质量。

这是非常重要的一个环节。

在以往的发文办理中，习惯上总认为已经负责人签发的公文就不会有错，或者即使发现了欠妥之处，也习惯于以最后签发稿为准，不认真去思考，或请求复核，造成个别发出的公文不尽完美。

因此，在发文办理中一定要重视复核环节。

复核的重点是：

审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

2、发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。

发文登记也是公文复核工作的有益补充。

公文的收文办理

　　收文办理是公文处理工作的一项重要内容，也是办公室工作的重要组成部分。

收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等。

（一）签收、登记是收文办理的基础工作严格程序是保证收文准确、规范、高效办理的基础。

任何机关办理收文的工作，一般都有签收、登记、审核、拟办、批办、承办和反馈等程序。

签收是收文办理的开始，因此，要做好清点和分类工作，注意检查来件是否是发给本机关、本单位的；文件是否完全完整，如有无缺附件、缺页、白页、未具落款、未盖公章；是否符合国务院《办法》的规定。

对于不符合要求的要及时退回，这样既可以体现公文的严肃性，也可以科学、规范地处理收文，提高办理效率。

签收的公文要根据文件的秘密程度、文件的性质、实际工作需要、文件数量等进行登记。

文件的登记范围没有统一的界限，但是，上级机关文件、下级机关文件、重要的带有密级的刊物、资料、其他机关商洽问题和需要答复的文件、上级机关如开会印发的会议文件材料等必须登记。

登记填项一般包括收文号（或顺序号）、收文日期、来文机关、文件标题（内容）、密级、文件号、份数等。

　　登记方法主要有两种：

（1）流水式登记法。

就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上。

（2）分类式登记法。

就是根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记。

如，工委文件、管委会文件、省、州、县各部门文件等。

收文登记是文件处理的重要依据，也是秘书人员一项经常性的工作，要严格按照登记项目逐项登记，不得漏项，不得出现重号和跳号现象。

（二）审核工作是收文办理的关键做好审核把关工作既有利于纠正来文机关行文的错误，严格公文的有关处理办法，体现公文的严肃性和规范性，也有利于收文的及时、有效办理。

在实际工作中，我们常常会碰到这样的情况，有的下级来文是请求批复的，但是由于把“请示”文种错用为“报告”，致使请示事项得不到及时答复。

因为“请示”是要求上级机关答复的，而“报告”可不答复；有的文件由于没有与有关部门和单位协商、会签，而延误了发挥效用的时间，甚至出现了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不规范，而不能得到及时办理。

因此，加强审核是从源头上保证收文办理的重要环节。

（三）承办是收文办理的重点首先，要认真研究文件内容和批办意见，弄清是否属于自己主管业务范围。

其次，要弄清文件处理的时间要求，然后再按照轻重缓急进行落实。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时返回交办的文秘部门并说明理由。

公文办理过程中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

第三，在仔细研究来文内容、要求和领导批办意见的基础上，认真办理。

凡属自己承办范围内的文件，如有领导批示意见，可以根据领导批办意见办理。

未经领导批办的公文，可以遵循有关的方针、政策的精神、有关规定或惯例等进行办理。

凡领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门要先准备好处理意见，邀请协办部门会商会签，再由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。

如有分歧，应报送领导裁决，或按领导意见再次会商，取得处理结果。

承办人员提出处理意见，要做到及时、认真、审慎、负责，并须报请一定层次的领导人审核同意后才能答复送文机关或来文机关。

需要说明的是，处理意见或处理结果是代表一定的机关和部门的，决不能以个人名义答复问题。

另外，为了加快文件处理速度，提高机关工作效率，对于送负责人批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办。

收文办理中，除周知性公文外，承办部门要及时向发文机关反馈办理结果。

公文处理程序

　　公文处理是使文书发挥作用的工作过程，须经收、发处理的一系列环节，每一个环节都是公文运转处理过程依次出现的顺序，统称公文处理程序。

编辑本段公文处理规范性文件

　　一、公文种类：

略

　　二、公文格式规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性、严肃性，而且也有利于提高工作效率，保证政令畅通。

　　一份公文中的要素主要为：

秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。

《国家行政机关公文格式》规定，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

编辑本段公文各要素和标识的简介

（一）眉首部分

　　1．公文份数序号、秘密等级和保密期限。

根据开发区实际，一般情况不标注。

　　2．紧急程度。

急件公文分为“特急”、“急件”两种。

其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

3．发文机关标识。

发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“贵州顶效经济开发区管理委员会文件”等。

对一些特定公文可只标识发文机关名称。

发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号一般应小于22mmX15mm。

联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

　　4．发文字号。

由发文机关代字、年份、序号组成，如“区管发〔2009〕2号”，“区管发”指发文机关代字，“〔2009〕”指年份，“2号”指发文序号。

整个意思就是顶效开发区管委会在2009年发的第2号文件。

标识位置在红色反线上4毫米处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

　　5．签发人。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

（二）主体部分

　　1．公文标题。

一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《省人民政府关于发布〈贵州省国家行政机关公文处理实施细则〉的通知》等。

公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。

回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生歧义。

除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。

　　2．主送机关。

指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。

上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“顶效镇、区直各部门：

”等。

标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

　　3．公文正文。

标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

　　4．附件。

公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。

附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：

1××××××、”。

附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。

如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

　　5．成文日期。

以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“〇”）。

成文时间标识时，右边要空4字。

　　6．发文机关印章。

按照规定，“公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

”单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm，以端正、居中、下压成文时间为标准。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

联合行文的印章：

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。

最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

　　7．附注。

指需要说明的其他事项。

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（三）版记部分

　　1．主题词。

是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是为实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。

一般的排列次序为：

反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。

在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。

“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

　　2．抄送机关。

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。

抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

在