校办公室日常管理制度.docx
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校办公室日常管理制度
湖南深职训职业学校
行政日常管理制度
（草案）
二0—一年二月十六日
目
一、日常纪律管理制度
二、前台接待礼仪规范
三、来访人员接待管理制度
四、前台电话接听管理制度
五、办公设备管理制度
六、办公用品管理制度
七、办公文书管理制度
八、员工考勤管理制度
九、学校会议管理制度
十、学校保密管理制度
十一、清洁卫生管理制度
十二、行政部档案管理制度
一、日常纪律管理制度
第1章总则
第1条目的
为加强学校行政纪律管理，维护学校良好形象，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于学校内部所有员工。
第2章员工通则
第3条员工要按照学校规定的作息时间按时上、下班，不得迟到、擅离职守或早退。
第4条举止文明，对来宾热情礼貌。
第5条员工之间应通力合作、同舟共济，共同维护学校形象。
第6条员工应忠于职守，关心学校，爱护学校，维护学校利益。
第7条员工应坚持顾客至上，尽量为顾客提供优质的服务。
第8条秉公办事、平等待人；敬业乐业、钻研业务；讲求效率。
第9条切实服从领导的工作安排和调度，保质保量地完成工作任务。
第10条爱护学校财产，不浪费，不损公肥私。
第11条维护学校信誉，不做任何有损学校信誉的事情。
第12条不得泄漏学校业务信息和商业秘密。
第13条坚守工作岗位不得串岗。
第14条上班时间不看报纸、玩游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。
第15条不要因私事长时间占用电话。
第16条不要在学校电脑上发送私人邮件或上网聊天。
第17条未经允许，不得使用其他部门的电脑。
第18条注意保持行政部的整洁干净。
第19条接待来访和业务洽谈应在会议室进行。
第20条吸烟到走廊、过道。
如在办公场所或公共办公区吸烟，一经发现，罚款20元/次。
第21条不私自从事与学校业务有关的经营活动或兼任学校以外的职务。
第22条服从上级指挥，如有不同意见，应婉转相告或以书面的形式陈述，一经上级主管决定，应立即遵照执行。
第23条办公场所不得大声喧哗，接听电话时尽量控制通话音量，不得影响他人工作。
第3章仪容仪表
第23条员工着装应整洁、大方，衬衫要求纯色浅色，无醒目花纹，下装要求深色，款式力求稳重,纽扣须扣好。
不得卷起裤脚，不得挽起衣袖（施工、维修、搬运时除外）。
第24条员工上班时必须佩戴胸卡。
应将胸卡端正地佩戴在胸前，正面向外，不许有遮盖，要保持卡面清洁。
非因工作需要，不得在学校以外的地方佩戴胸卡。
第25条上班时间不得穿超短裤、超短裙及无袖装、背心、露背装等。
第26条女员工宜化淡妆。
第27条员工头发应修剪、梳理整齐，保持干净，禁止梳奇异发型。
男员工不准留长发，禁止剃光头、留胡须。
第28条员工应保持良好的个人卫生习惯。
第4章附则
第29条本制度由行政部负责解释，自公布之日起实行。
二、前台接待礼仪规范
第1章总则
第1条目的
为规范前台接待人员的职业形象，充分发挥前台接待工作的窗口作用，维护良好的学校形象，特制定本规范。
第2条适用范围
行政部前台接待人员均应遵守本规范。
第2章前台接待仪态规范
第3条前台接待仪表要求
前台接待人员应注重仪表，工作期间一律着职业装，具体要求如下表所示。
总体要求
1.适合性：
服装、修饰要与容貌、体型、年龄、个人气质相符合
2.整体性：
各部位的修饰要与整体协调一致
3•适度性：
在修饰程度、饰品数量、修饰技巧上，要自然适度，注意分寸
男士
着装
要求
1•西装：
款式简洁，单色为宜，西裤的长度应正好触及鞋面，并注意与其他配
件搭配
2•领带：
颜色必须与西装和衬衫协调，干净，平整不起皱；长度合适，领带尖应恰好触及皮带扣，领带宽度应该与西装翻领宽度协调
3•衬衫：
浅色，纯色，领型、质地、款式都要与外套和领带协调，注意领口和袖口要干净
4.鞋：
最好穿黑色或深棕色的皮鞋，并注意保持鞋的光亮、清洁
5•袜子：
宁长勿短，以坐下后不露出小腿为宜；袜子颜色要和西装颜色协调
女士
着装
要求
1•保持衣服平整，职业装质地要好，但不要过于华丽
2•袜子的颜色，以透明近似肤色或与服装搭配得当为宜
3•配戴饰品要适量，应尽量选择冋一色系，注意与整体的服饰搭配协调
第4条前台接待仪容要求
前台接待人员的仪容应整洁，并能够通过恰到好处的修饰突出个人修养及自信心，具体要求如下表所示。
总体要求
大方整洁，凸显职业性
细节要求
1•勤洗头发，并梳理整齐
2•勤剪指甲，不要过长，不留污垢
3.香水味不宜过于浓烈
4.不要戴墨镜或变色镜
第5条前台接待仪态要求
前台接待人员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪，塑造完美仪态，具体要求主要有以下几点。
1•站姿要求
男士站姿应体现出阳刚之美，头正、颈直、收下颌、挺胸、收腹，收臀，双脚大约与肩膀同宽，重心
自然落于脚中间，肩膀放松，两眼平视前方，表情自然，面带微笑；女士站姿则主要体现出柔和与轻盈，丁字步站立。
2•坐姿要求
（1）肩部放松，双手自然下垂，交握于膝上，五指并拢，或一只手放在沙发或椅子扶手上，另一只
手放在膝盖上。
（2）双腿、双膝并拢，脚自然着地，一般不要翘腿，两脚踝内侧互相并拢，两足尖距离10厘米左右。
（3）坐下后上半身应与桌子保持一拳左右的距离，坐在椅子的2/3处，不要只坐一个边或深陷椅中。
（4）坐姿应尽量保持端正，身体不要前倾或后仰，双肩齐平。
（5）移动位置时，应先把椅子搬到相应位置，然后再坐下。
身体不能在座位上来回晃动。
（6）与人交谈时，双眼应平视对方，但时间不宜过长或过短；也可使用手势，但手势不可过多或幅度过大。
3•走姿要求
（1）走路时头正颈直，上身挺直，挺胸收腹，两臂收紧，前后自然摆动，前摆稍向里折约35度，后摆向后约15度。
（2）身体重心在脚掌前部，尽量走在一条直线上。
（3）靠道路的右侧行走，遇到同事要主动问好；上下楼梯时，应让长者、女士先行。
（4）在行走的过程中，应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。
4.手势要求
前台接待人员可通过手势，表达介绍、引领、请、再见等含义。
这些手势也有一定的规范要求，具体
规定如下表所示。
手势礼仪要求
详细说明
大小适度
手势的上界一般不超过对方的视线，下界不低于自己的胸区，左右摆的范围应在人的胸前或右方。
一般场合，手势动作的幅度不宜过大，次数不宜过多和重复
自然亲切
多用柔和的手势，少用生硬的手势，以求拉近双方的心理距离
避免不良手势
1•在与人交谈的过程中，讲到自己时不要用手指自己的鼻尖，而应用手掌按在胸口
2.谈到别人时，不可用手指别人，更忌讳背后指指点点等不礼貌的手势
3•避免交谈时指手划脚或手势动作过多过大
4•不可在接待客人时出现抓头发、玩饰物和剔牙齿等行为
指向目标
在指引方向时，手指应自然并拢，手掌以肘关节为轴指向目标，冋时要看
目标
5•传递物品要求
前台接待人员在递物时须使用双手，以示对对方的尊重，并要考虑接物人员是否方便；在接物时，身体应向前倾，用双手接住，并表达谢意。
第3章违纪处理
第6条前台接待人员如违反本规范，学校将视情节提出批评，或处20元以上50元以下的罚款。
第7条经多次批评、罚款仍屡教不改者，学校可视情节严重程度给予降级、辞退处理。
第4章附则
第8条行政部对本规范拥有解释权。
第9条本规范自公布之日起实行。
三、来访人员接待管理制度
第1章总则
第1条目的
为规范前台接待人员对来访人员的接待行为，提高接待效率，树立学校形象，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于学校所有前台接待人员。
第2章人员来访接待
第3条接待预约来访人员时，接待人员应礼貌大方、热情周到。
第4条客人到来进行来后，接待人员要立即通知被访者；如需引导，则应使用正确的引导方法和引
导姿势，具体如下表所示。
引导方法
详细说明
在走廊的引导方法
接待人员在客人两二步之前，配合步调，请客人走在内侧
在楼梯的引导方法
当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面；若是下楼时，应由接待人员走在前面，客人走在后面。
上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全
在电梯的引导方法
引导客人乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电
梯门；到达时，由接待人员按“开”钮，请客人先走出电梯
客厅里的引导方法
当客人走入客厅，接待人员应用手指示，请客人坐下；看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。
如客人误坐下座，接待人员应请客人改坐上座
第5条安排时接待地点，接待人员主要遵循以下原则。
1•对于普通来宾，一般安排在学校会议室内接待。
2•对于贵宾，应由具体接待者安排接待地点。
3.对于面试人员，如果会议室条件允许，应尽量安排在会议室接待。
4•对于来学校学习培训的人员，由行政部协助相关部门安排接待。
第6条预约人员到达后，若被访者由于种种原因不能马上接见，接待人员一定要说明理由与等待时间，若来访人员愿意等待，则应向其提供饮料和杂志，如有可能，还应该不时为来访人员更换饮料。
第7条如果预约来访人员要找的负责人不在，接待人员要明确告知负责人的去向及回学校的时间，请来访人员留下电话、地址，并明确是来访人员再次来学校，还是本学校人员回访来访者单位。
第8条如果采访人员未预约，接待人员应首先明确对方姓名，委婉询问对方来意，并初步判断能否让他与相关人员见面。
第9条接待人员经过初步判断，如果不能直接回答，应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员沟通，最后决定是否安排接待。
四、前台电话接听管理制度
第1章总则
第1条目的
为规范前台接待人员接、打电话的礼仪和行为，为客户提供优质、高效的服务，展示学校良好的形象，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于学校所有前台接待人员。
第2章接听电话管理
第3条迅速、准确接听
1•电话铃响两声后，接听人员必须接听。
如果超过三声再接电话，接听人员必须先说：
“对不起”或
“对不起，您久等了。
”
2•电话铃响时，如果接听人员正在与客人交谈，应先向客人打声招呼，然后再去接电话。
3•接听电话时，接听人员首先应该说：
“您好！
”接着报出自己的工作单位及姓名，一为礼貌，二为
帮助对方确认自己是否拨错电话号码。
第4条使用规范用语
接听电话时，接听人员应恰当使用规范用语，常见用语如下图所示。
1.您好，xxxx学校。
2•请问有什么可以帮到您？
3.请问您找哪位？
4.请稍等。
5.我再重复一遍，您看对不对？
6•请您再查证一下，好吗？
7•好的，再见！
第5条保持愉快心情
接听电话时，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和，音量要适中，避免语气过于生硬。
如遇对方拨错号码，接听人员不可大声怒斥或用力挂电话，应礼貌告知对方。
第6条谨慎接听电话
1•转接电话
（1）对于任何要求转接到管理者的电话，接听人员必须首先转到相关人员的秘书或助理那里，以避免学校领导被某些无关紧要的电话打扰。
（2）若来电者要找的人电话占线，接听人员需询问来电者是否愿意继续等待；若来电者不愿等待，
则应询问其来电事由，是否可以转告，避免贻误重要事情。
（3）若来电者要找的人暂时不在行政部，接听人员应向来电者说明情况，并询问其来电事由，是否可以转告等，避免贻误重要事情。
2•代接电话
（1）代接电话时，对方如有留言，接听人员应用纸笔记录。
（2）电话接听完毕之前，接听人员不要忘记复诵一遍来电要点，防止由于记录错误或者偏差而引起误会。
第7条做好电话记录
接听人员在接电话时，要随时记录电话内容，记录内容应简洁完整，最好具备以下六点内容：
When
（何时）、Who（何人）、Where（何地）、What（何事）、Why（为什么）、How（如何进行）。
第8条礼貌挂断电话
通话完毕后，接听人员可以询问对方：
“请问还有什么事吗？
”或者“还有什么要吩咐的吗？
”既是
尊重对方，也是提醒对方。
谈话结束时，接听人员要表示谢意，并让对方先挂断电话，不要忘了说“再见”。
第9条当接听人员正在通电话而又有客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快向通话对方致歉，得到许可后挂断电话。
不过，如果电话内容很重要而不能马上挂断时，接听人员应请客人稍等，然后继续通话。
第3章拨打电话管理
第10条前台工作人员应在打电话前准备好通话内容，若怕遗漏，可拟出通话要点，理清讲话顺序，备齐与通话内容有关的文件和资料。
第11条电话接通后，接打电话人员应首先通报自己的姓名、职位。
必要时，应询问对方是否方便，在对方方便的情况下再开始交谈。
第12条电话用语应文明、礼貌，电话内容要简明、扼要。
“您好”，“请”，“谢谢”等词语应不离口。
同时注意语音、语调。
第4章附则
第13条行政部对本制度拥有解释权。
第14条本制度自公布之日起实行。
五、办公设备管理制度
第1章总则
为了保证学校电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效
率和使用效率，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于对学校内部所有办公设备的使用管理。
第2章办公设备购买
第3条行政部在年初资金计划中统一将购买办公设备、固定资产等费用列入预算，经校领导审批后由总部行政部统一购买。
对于临时需要的办公设备，要经校长审批通过后，由总部行政部购买。
第4条在办公设备采购前，必须由行政部牵头，组织各分学校负责人、计划财务部相关人员共同对供应商报价进行会审，参照财务制度中的相关采购流程办理。
第3章电脑使用管理
第5条专人专管
1•每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意使用。
2•电脑使用人员要设置开机密码，密码需向学校行政主管报备，密码属学校机密，未经批准不得向任何人泄露。
第6条操作规定
1.严禁在学校电脑上从事与本职工作无关的事项。
2.不得使用未经病毒检查的软盘、光盘、移动存储介质，防止学校电脑“感染”病毒。
3.严禁私自拷贝、泄露涉及学校机密的文件资料。
第7条病毒防护
1.所有电脑不得安装游戏软件。
2.数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。
3.在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。
4.任何人未经同意，不得使用他人的电脑。
第8条硬件保护
1.除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。
2.硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。
3.硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。
4.各部门行政人员必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。
5.对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。
第9条电脑保养
1.严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。
使用人在下班前应退出系统并关闭电脑，如遇节假日长时间不启用电脑，需关闭电源开关。
2.定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够
3.定期（每季度一次）由指定的专业电脑维护学校对电脑进行维护和保养。
第4章电话使用管理
第10条电话由行政部统一管理，各部门行政主管负责监督与控制使用情况。
第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及
交涉结果。
该表每月转行政主管审阅。
第12条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。
第13条禁止因私事拨打长途电话。
第5章打印机、复印机使用管理
第14条打印机、复印机属于学校固定资产，任何人员未经批准不得擅自带离办公场地。
第15条打印、复印文件资料要遵循节约原则，不得任意浪费耗材和纸张。
学校内部使用文件，一
般用可在利用的纸张反面打印、复印；对外发文或者报送的文件，要求使用干净、整洁的纸张打印、复印。
第16条凡是加盖公章后作废的文件，不得作为废纸使用，须将文件用专门工具搅碎销毁。
第6章传真机使用管理
第17条传真机属于学校固定资产，任何人员未经批准不得擅自带离办公场地。
。
第18条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经学校领导批准后方可传真。
第19条行政类传真文件需进行传真登记、签收制度，并立档备案。
第20条业务类传真文件一般采取自动接收状态，由业务人员自行与收发传真方进行确认。
第7章其他办公设备使用管理
第21条各部门所有办公设备都要指定专人管理，财务部门对于各部门电脑及周边耗材、固定资产
都要进行登记建档，每季度对实物进行盘点。
行政部应建立办公设备及固定资产档案，包括购置发票，保
修卡，产品说明书，驱动软件等。
各部门的闲置办公设备应及时呈报行政部，由行政部做合理调配。
第22条办公设备采购时须提供保修服务及维护服务，以便设备定期维护和保养。
第23条办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要
追究相关人员的责任。
第8章办公设备使用监管
第24条各部门行政部负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。
第25条各部门行政部对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。
第9章附则
第26条行政部对本制度拥有解释权。
第27条本制度自公布之日起实行。
六、办公用品管理制度
第1章总则
第1条目的
为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于学校所有办公用品的发放和管理工作。
第2章办公用品的申请
第3条对于日常办公用品、易耗品的申请，由各部门行政部根据学校各部门提交的采购申请填写“采
购申请单”，经学校校长签字确认后，由总部行政部进行统一采购。
第4条各部门根据工作需要，需购置电脑、办公软件等具有专业要求的大额办公用品时，需向总学
校行政部提出采购申请，并经由计划财务部审核商务询价后，方可由总部行政部按照询价结果进行采购。
第5条采购申请表中要写明所需物品、数量、质量、规格、型号、用途，如有特殊要求的需注明。
第3章办公用品的购买
第6条总部行政部统一购买各部门或分支机构的办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出按照已审批的采购申请单就近采购，由行政部审核签字。
第7条根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量，遵循节约原则来采购。
第8条行政部在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。
第9条行政部必须按照“采购申请单”中所填报的数量进行采购，不得自行增多或者删减，以确保各部门日常工作正常开展。
第10条所采购物品如由供货商送货上门，需有物资申请人、行政部人员共同到场进行检验。
第11条按照财务独立原则，各部门申购的物资要求由各部门行政部进行报销，如需提供发票的，在付款时要求核对清楚学校名称，以免账目混乱。
第4章办公用品的核发
第12条各部门行政主管按照所填报的“采购申请单”，在所需物品全部到库后，向总部行政部统一
领用。
第13条办公用品和易耗品的领用需进行登记。
第5章办公用品的保管
第14条各部门行政主管必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。
第15条办公用品一年盘点两次。
盘点工作由各部门行政主管负责。
盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。
第16条印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准，随时记录领用数量并进行加减，计算余量。
第17条非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。
第18条非工作原因严禁将办公用品带出学校。
第6章办公用品的报废处理
第19条对于各部门提交的“物资报废申请”，行政部要认真审核，确认其不能再次利用后，经行政校长和财务校长签字方可作报废处理。
第20条对于决定报废的办公用品，行政部要做好登记，写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
第21条不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。
第7章办公用品使用的监督
第22条行政部有权不定期核对各部门办公用品的使用情况进行检查，杜绝浪费办公用品的行为。
第23条行政部要不定期核对办公用品领用台账与办公用品台账。
第8章附则
第24条本制度自发布之日起实行。
七、办公文书管理制度
第1章总则
第1条目的
为确保学校文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。
第2条管理原则
准确、快速。
第3条适用范围
本制度适用于对学校内部所有公文文书的管理。
第2章文书的种类
第4条文书的范围
本学校文书包含学校业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。
第5条文书保密等级划分
1•绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。
2•秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。
3•机密，指不宜向学校以外人员透露内容的文书。
4•普通，指非机密文书。
如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。
1•文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。
2•起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。
3•必须明确起草文书人的责任，并正确署名。
4•修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。
第7条文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。
重要文件还应经过会签，并在正式文书形成前，附上必要的证明文件。
第8条文书的署名
1•学校内文书，如果是一般往来文书，只需部门主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由校长、副校长、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。
2•对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署校长职务与姓名。
如果是校长委托事项可由指定责任者署名。
除上述规定以外的文书，也可署分学校或分支机构主管的职务与姓名。
第9条文书的盖章
1•各部门往来文件、正式文件、对外发文等需加盖相应学校公章，未加盖公章的发文一律视为无效。
2•涉及到加盖私人名章的文件，须经相关人员批准后，统一由行政部盖章，各分学校或其他人员不得私自用印。
第4章文书的收发
第10条总部行政部及各负责收发文书，并按下列要点处置。
1•文件的收发必须填写“文件发出”“文件签收”登记表。
2•在登记表上需清楚注明记录收发文时间、文件内容、收发文数量，并由发出或者签收人签字确认。
3•下发的文书若有差错，必须立即追回，并予以销毁。
第11条如需使用传真、快递来传达的文件，必须进行相应登记，并由发文人员及时与接收人进行确认，以免文件丢失。
第5章文书的处理
第12条普通文书处理
1•分学校负责人，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书
进行具体处理。
2.部门主管负责对学校负责人批示的处理意见进行具体的答复，并将处理结果批注在公文处理单上相
应位置，连同公文原件一起交由各部门行政部存档。
3•处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。
1•机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。
2•文书原则上由指定人员进行传递，其他人不得擅自翻阅。
如果
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